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Überprüfung und Sortierung von Gebühren

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Gruppieren und Filtern von Anwendungsfällen

Nachfolgend finden Sie Beispiele, wie Gruppieren und Filtern Ihren Rechnungsprüfungsprozess vereinfachen können.

Gruppieren nach Zeiterfasser

Wenn Sie Gebühren nach einem bestimmten Zeiterfasser überprüfen möchten (zum Beispiel ein Zeiterfasser, der bei früheren Rechnungen Fehler gemacht hat), können Sie die Gebühren nach Zeiterfasser gruppieren.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Gebühren auf Ihrer Übersichtsseite der Rechnung.
  2. Klicken Sie auf die Gruppieren nach-Dropdown-Liste.

  3. Wählen Sie Zeiterfasser aus.

Die Gebühren werden nun gruppiert nach einzelnen Zeiterfassern angezeigt.

Filtern nach Regel

Wenn viele Gebühren wegen einer bestimmten Regel markiert wurden (zum Beispiel Reisezeit), filtern Sie die Liste nach dieser Regel.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Gebühren auf Ihrer Übersichtsseite der Rechnung.
  2. Klicken Sie auf die Filtern nach-Dropdown-Liste.

  3. Wählen Sie die Regel aus, nach der Sie die Gebühren filtern möchten. In diesem Beispiel ist es Q7 - Reisezeit.

  4. Klicken Sie auf Anwenden.

Die Gebührenliste wird aktualisiert und zeigt nur noch Gebühren mit dieser Regelmarkierung an.

Filtern und Gruppieren nach Zeiterfasser und Zeiterfasser-Level

Wenn Sie vermuten, dass viele Gebühren auf einem bestimmten Level abgerechnet wurden (zum Beispiel Partner), filtern Sie nach Zeiterfasser-Level und gruppieren Sie nach Zeiterfasser.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Gebühren auf der Übersichtsseite der Rechnung.
  2. Klicken Sie auf die Gruppieren nach-Dropdown-Liste.
  3. Wählen Sie Zeiterfasser aus.
  4. Klicken Sie auf die Filtern nach-Dropdown-Liste.
  5. Wählen Sie Partner im Bereich Zeiterfasser-Level aus.
  6. Klicken Sie auf Anwenden.

Die Gebühren werden aktualisiert und nur noch nach Zeiterfassern gruppiert, die zum Partnertarif abgerechnet haben.

Überprüfung von Rechnungsaggregaten

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  1. Öffnen Sie die Übersichtsseite der Rechnung.

  2. Klicken Sie auf Rechnungsaggregate, um den Bereich zu erweitern.

  3. Wählen Sie einen Wert aus dem Gruppieren nach-Dropdown aus.
  4. Wählen Sie einen oder mehrere Einträge in der Gruppenspalte aus.

  5. Klicken Sie auf Gruppenfilter anwenden.

  6. Die Registerkarte Gebühren zeigt nun die Gebühren entsprechend Ihrer Kriterien an.

  7. Entfernen Sie die Filterkriterien, indem Sie auf das x neben dem angewendeten Filter klicken.

Gruppieren und Filtern von Gebühren

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Rechnungen können viele Gebührenzeilen enthalten. Das Durchscrollen von oben nach unten ist selten effizient – Gruppieren und Filtern hilft Ihnen, die relevanten Positionen gezielt zu prüfen.

Gebühren gruppieren

Mit der Gruppieren nach-Dropdown-Liste können Sie Gebühren in folgende Kategorien gruppieren:

  • Keine – Standardansicht; entfernt Gruppierung

  • Gebührendatum – Gruppiert nach dem Datum, an dem die Gebühren erfasst wurden

  • Code – Gruppiert nach Gebühren-Code (falls vorhanden)

  • Änderungstyp – Gruppiert nach Anpassungs-/Markierungsaktivität (z. B. Anpassung bearbeitet, Markierung hinzugefügt)

  • Bearbeitet von – Gruppiert nach dem Benutzer, der die Gebühr zuletzt bearbeitet hat (einschließlich System für Validierungen)

  • Phase – Gruppiert nach Gebührenphase

  • Zeiterfasser – Gruppiert nach Zeiterfasser

  • Zeiterfasser nach Datum – Gruppiert nach Zeiterfasser und Gebührendatum

  • Vergütungsstruktur – Gruppiert nach Vergütungsstruktur

  • Kanzleistandort – Gruppiert nach dem Kanzleistandort, der die Gebühr eingereicht hat

  • Zeiterfasser-Level – Gruppiert nach Zeiterfasser-Level (z. B. Associate, Partner)

  • Aktenbezeichnung – Gruppiert nach dem Vorgang, auf den die Gebühren gebucht wurden

Gebühren filtern

Mit der Filtern nach-Dropdown-Liste können Sie Rechnungsgebühren nach ausgewählten Kriterien filtern. Sie können mehrere Filter auswählen und auf Anwenden klicken.

Filter Beschreibung
Gebührentyp Filtern nach Honorare oder Auslagen.
Phasenbezeichnungen Filtern nach einer bestimmten Phasenbezeichnung, die auf der Rechnung vorhanden ist.
Gebührenprobleme Filtern nach Regelverstößen oder nur Angepasste, Markierte oder Mit Lesezeichen versehene Gebühren anzeigen (sofern verfügbar).
Zeiterfasser-Level Filtern nach Zeiterfasser-Level (z. B. Partner).

Suchen in der Gebührenliste

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Sie können die Suchfelder oben in der Gebührenliste nutzen, um Gebühren nach bestimmten Kriterien zu finden. Sie können ein einzelnes Kriterium anwenden oder mehrere Kriterien kombinieren.

Such- und Sortierfelder verwenden

Die Such- und Sortierfelder befinden sich oben in der Gebührenliste.

Feld Beschreibung
1. Feld Wählen Sie das Gebührenattribut aus, nach dem gesucht werden soll (z. B. Gebührendatum, Gebührenbeschreibung, Zeiterfasser).
2. Bedingung

Legt fest, wie der Suchbegriff angewendet wird:

  • Enthält: Schließt alle Gebühren ein, die Ihren Suchbegriff enthalten.
  • Entspricht: Schließt nur Gebühren ein, die exakt mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen.
  • Enthält nicht: Schließt alle Gebühren aus, die Ihren Suchbegriff enthalten.
3. Suchbegriff Geben Sie den Wert ein, nach dem gesucht werden soll (z. B. ein Zeiterfassername oder ein Stichwort in der Gebührenbeschreibung).

Mehrere Kriterien anwenden

  1. Klicken Sie auf den Kriterien-Link neben dem Suchfeld.

    Das Fenster Suchkriterien wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf +Weiteres Kriterium hinzufügen. 
  3. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
  4. Klicken Sie auf Suchen. 

Gebühren sortieren

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Zusätzlich zum Gruppieren und Filtern können Sie die Gebühren auf verschiedene Arten sortieren.

Überprüfen Sie alle Gebühren, bevor Sie irgendwelche Workflow-Aktionen auf die Rechnung anwenden.

Anzeigeoptionen verwenden

Die Anzeigeoptionen-Auswahlliste bietet schnelle Möglichkeiten, Informationen ein- oder auszublenden.

Wählen Sie eine oder mehrere Optionen aus und klicken Sie auf Speichern, um die Bedingungen anzuwenden.

Option Beschreibung
Anpassungen Gebühren mit Anpassungen ein- oder ausblenden.
Gebühren-Flags Gebühren mit Flags ein- oder ausblenden.
Gebührennotizen Gebühren mit Notizen ein- oder ausblenden.
Anpassungsbeschreibungen Gebühren mit Anpassungsbeschreibungen ein- oder ausblenden.
Gruppen ein-/ausklappen Wählen Sie eine dieser Optionen, um alle gruppierten Gebühren schnell ein- oder auszuklappen.
Widerspruchsnotizen ein-/ausklappen Wählen Sie eine dieser Optionen, um alle Widerspruchsnotizen schnell ein- oder auszuklappen.

Spaltensortierung verwenden

Klicken Sie auf einen beliebigen Spaltenkopf, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren (zum Beispiel auf Stufe, um Partnergebühren zusammenzufassen). Klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

Gebühren mit Lesezeichen versehen

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Wenn Sie später zu einer Gebühr zurückkehren möchten, markieren Sie sie mit einem Lesezeichen für eine spätere Überprüfung. Lesezeichen sind besonders hilfreich bei langen Rechnungen oder bei der Überprüfung in mehreren Sitzungen.

Sie können bis zu 500 Rechnungszeilen mit einem Lesezeichen versehen.

  1. Klicken Sie auf das Lesezeichen-Symbol neben der Gebührenzeile. Das Symbol wird rot.

  2. Wiederholen Sie dies bei Bedarf für weitere Gebührenzeilen.
  3. Klicken Sie oben in der Gebührenliste auf die Auswahlliste Filtern nach.

  4. Wählen Sie unter dem Abschnitt Gebührenprobleme Mit Lesezeichen aus.

    Diese Option erscheint nur, wenn mindestens eine Gebührenzeile mit einem Lesezeichen versehen wurde.

  5. Klicken Sie auf Anwenden. 

Dokumente auf einer Gebührenzeile verwenden

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Anwaltskanzleien können Dokumente an einzelne Gebührenzeilen anhängen (z. B. Belege oder unterstützende Details). Überprüfen Sie Anhänge immer im Rahmen der Gebührenbewertung.

Wenn Ihre Organisation die Rechnung erstellt hat, können Sie ebenfalls Dokumente zu einer oder mehreren Gebührenzeilen hochladen (z. B. um eine Anpassung zu belegen, auf die sich die Kanzlei beziehen soll).

Angehängte Dokumente anzeigen

  1. Öffnen Sie den Tab Gebühren auf der Übersichtsseite der Rechnung.

  2. Erkennen Sie Dokumente an einer Gebührenzeile am Büroklammer-Symbol neben der Spalte Datum.

  3. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol. Das Fenster „Gebührendokumente“ wird mit einer Liste der Dokumente und Informationen angezeigt.

  4. Klicken Sie auf einen Titel in der Spalte Name, um das Dokument herunterzuladen. 

Sie können auch über den Tab Dokumente auf zugehörige Dokumente zugreifen.

Ein Dokument zu einer einzelnen Gebühr hinzufügen

Diese Option ist nur verfügbar, wenn ein Benutzer Ihrer Organisation die Rechnung erstellt hat. Wenn eine Kanzlei die Rechnung erstellt hat, wird diese Option nicht angezeigt.

  1. Öffnen Sie den Tab Gebühren auf der Übersichtsseite der Rechnung.
  2. Wählen Sie die Gebührenzeile(n) aus.

  3. Klicken Sie auf +Dokument hinzufügen.

    Das Fenster „Anhänge hinzufügen“ wird angezeigt.

  4. Laden Sie Ihr(e) Dokument(e) auf eine der folgenden Arten hoch:

    1. Geben Sie einen Dokumentenlink (URL) unter Dokumente hochladen ein (inklusive http:// oder https://).

    2. Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den Bereich Drag and Drop.

    3. Klicken Sie auf Datei auswählen, um ein Dokument zu suchen und auszuwählen.

  5. Geben Sie bei Bedarf einen Namen im Name-Feld ein. Ein Name wird automatisch ausgefüllt, sobald Sie Ihr Dokument auswählen.
  6. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. 

Dokumente werden der Gebührenzeile hinzugefügt und erscheinen auch im Tab Dokumente unter dem Gebühren-Hauptordner.

Ein Honorarangebot zu einer Rechnungsgebühr anzeigen

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Bei Bedarf können Sie das mit einer Gebührenzeile verknüpfte Honorarangebot einsehen.

  1. Fahren Sie mit der Maus über das Drei-Punkte-Symbol (Weitere Optionen) neben dem Gebührendatum.

  2. Klicken Sie auf Honorarangebot anzeigen. Das Honorarangebot wird in einem neuen Fenster angezeigt.

Gebührennotizen

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Notizen zu Gebühren hinzuzufügen ist eine bewährte Methode – besonders bei Anpassungen. Notizen helfen, zukünftigen Prüfern (und ggf. der Kanzlei) den Kontext zu vermitteln.

Ein gelbes Post-it-Notiz-Symbol erscheint an einer Gebührenzeile, wenn eine Notiz vorhanden ist. Der Text neben dem Symbol zeigt die aktuellste Notiz. Wenn mehrere Notizen vorhanden sind, klicken Sie auf das Symbol, um alle anzuzeigen.

Notizen zu einer Gebühr hinzufügen

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Sie möchten vielleicht eine Notiz hinzufügen, um den Grund für eine Änderung zu dokumentieren oder um eine Nachverfolgung anzufordern.

Sie müssen der Rechnungseigentümer sein, um eine Notiz zu einer Gebühr hinzuzufügen.

  1. Wählen Sie die Gebührenzeile(n) aus.

  2. Klicken Sie auf die Auswahlliste Weitere Aktionen.

  3. Wählen Sie Gebührennotiz hinzufügen. Das Fenster „Gebührennotizen“ wird angezeigt.

    Falls bereits frühere Notizen hinzugefügt wurden, erscheinen diese in diesem Fenster.

  4. Geben Sie die Notiz in das Feld Notiztext ein.

  5. Wählen Sie eine Option:

    • Nur intern – Nur innerhalb Ihrer Organisation sichtbar

    • Mit Kanzlei teilen – Für die Kanzlei sichtbar

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Die Notiz wird zu den ausgewählten Gebühren hinzugefügt.

Zu einer bestehenden Notiz hinzufügen

  1. Klicken Sie auf das Post-it-Notiz-Symbol. Das Fenster „Gebührennotizen“ wird angezeigt.
  2. Geben Sie Text in das Feld Notiztext ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Notiz wird zu Ihrer Notiz hinzugefügt und erscheint neben dem Notizsymbol der Gebühr in der Gebührenliste.

Gebührennotizen bearbeiten oder löschen

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Sie müssen der Rechnungseigentümer sein, um eine Notiz zu bearbeiten oder zu löschen.

Eine Gebührennotiz bearbeiten

  1. Klicken Sie auf das Post-it-Notiz-Symbol in der Gebührenzeile. Das Fenster „Gebührennotizen“ wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Notiz.
  3. Bearbeiten Sie den Notiztext.

  4. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Sichtbarkeitseinstellung (Nur intern oder Mit Kanzlei teilen).

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Gebührennotiz löschen

  1. Klicken Sie auf das Post-it-Notiz-Symbol in der Gebührenzeile. Das Fenster „Gebührennotizen“ wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol neben der Notiz.
  3. Klicken Sie auf Ja, löschen.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."