Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
Rechnungsanfechtungen und Optionen verstehen
Nachdem Sie eine Rechnung genehmigt und bezahlt haben, kann die Kanzlei Einwände gegen angepasste Posten erheben. Es gibt drei mögliche Vorgehensweisen, um mit Rechnungsanfechtungen umzugehen. Ihre Organisation legt fest, welche Anfechtungsoptionen den Kanzleien zur Verfügung stehen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Sie benötigen die Rolle Workflow-Administrator, um eine vorherige Genehmigung zu entfernen und eine angefochtene Rechnung in einen neuen Prüfungszyklus zu geben.
1. Zweite Rechnungsprüfung anfordern (Genehmigen und neuer Zyklus)
Empfohlene Best Practice (sofern für Ihre Organisation eingerichtet).
In diesem Fall:
Die Rechnung wird angepasst, genehmigt und bezahlt.
Wenn die Kanzlei mit den Anpassungen nicht einverstanden ist, nimmt sie Kontakt mit Ihnen auf, um die strittigen Posten zu besprechen.
Wenn Ihr Zahlungssystem mehrere Zahlungen unter derselben Rechnungsnummer zulässt, können Sie den Prüfungsprozess neu starten.
Sie prüfen die strittigen Posten erneut und können je nach Ergebnis eine zusätzliche Zahlung veranlassen.
Einige Organisationen begrenzen die Anzahl der zulässigen Anfechtungszyklen pro Rechnung.
2. Kanzlei reicht eine neue Rechnung mit strittigen Posten ein
In diesem Fall:
Sie prüfen die ursprüngliche Rechnung, nehmen Anpassungen vor, genehmigen sie und zahlen den angepassten Betrag.
Wenn die Kanzlei die Anpassungen anfechtet, nimmt sie Kontakt mit Ihnen auf, um die betroffenen Posten zu besprechen.
Wenn Sie einer Änderung zustimmen, bitten Sie die Kanzlei, eine neue Rechnung einzureichen, die nur die strittigen Posten enthält.
Die neue Rechnung wird separat geprüft und genehmigt.
3. Kollaborative Überprüfung
Mit der kollaborativen Überprüfung können Sie angepasste Rechnungen zur Überprüfung vor der endgültigen Genehmigung und Zahlung an die Kanzlei zurücksenden. Diese Option hilft, Anfechtungen nach der Zahlung zu vermeiden.
In diesem Ablauf:
Angepasste Rechnungen werden während der Prüfung an die Kanzlei zurückgegeben.
Die Kanzlei kann bestimmte Anpassungen akzeptieren oder anfechten.
Ein Überprüfung erforderlich-Link erscheint im Bereich Rechnungen im Abrechnungsbereich für zugewiesene Kanzlei-Nutzer.
Alle Streitpunkte werden vor der Rechnungsfreigabe geklärt.
Sollten nach der Zahlung Probleme auftreten, können Sie eine der oben beschriebenen anderen Anfechtungsoptionen nutzen.
Wenn Sie die kollaborative Überprüfung nicht sehen, ist sie für Ihre Organisation nicht aktiviert.
Kollaborative Überprüfung
Einige Organisationen erlauben die kollaborative Überprüfung bei Rechnungsanpassungen. Nachdem Sie die Rechnung angepasst haben, wird sie an die Kanzlei zurückgesendet. Diese prüft die Rechnung und akzeptiert oder lehnt die Anpassungen ab.
Wenn Sie diese Option nicht sehen, ist die kollaborative Überprüfung für Sie nicht aktiviert.
Überprüfung von Kanzlei-Anfechtungen
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Klicken Sie auf den Link in Ihrer E-Mail. Die Übersichtsseite der Rechnung wird angezeigt.
- Klicken Sie auf den Tab Posten.
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Die Aktionen der Kanzlei werden bei jedem Posten angezeigt. Für von der Kanzlei angepasste Posten erscheint eine Lösen-Schaltfläche.
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Lösen Sie die Posten einzeln oder wählen Sie alle aus und klicken Sie auf Anfechtungen lösen. Das Fenster "Anfechtung lösen" wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Anfechtung akzeptieren oder Anfechtung ablehnen. Unabhängig von Ihrer Auswahl ist eine Notiz im Feld Entscheidungsnotiz erforderlich.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Angefochtene Rechnung genehmigen in den Workflow-Aktionsschaltflächen.