Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Überprüfung von Hinweisen
- Anpassungen über den Reiter „Zusammenfassung“ hinzufügen
- Manuelle Anpassungen oder Hinweise hinzufügen
- Bearbeiten von Hinweisen und Anpassungen
- Bearbeiten einer Anpassung über den Reiter „Zusammenfassung“
- Entfernen einer Anpassung über den Reiter „Zusammenfassung“
- Anzeigen des Gebührenverlaufs
Überprüfung von Hinweisen
Sobald Sie Ihre Rechnung zur Überprüfung gefunden haben, beginnen Sie damit, alle Hinweise zu prüfen, die während der automatischen Validierung oder von einem vorherigen Prüfer erstellt wurden. Sie können Hinweise entweder im Reiter „Gebühren“ oder im Reiter „Zusammenfassung“ auf der Übersichtsseite der Rechnung überprüfen.
Alle Änderungen, die Sie in diesem Schritt vornehmen, sind vertraulich. Die Kanzlei sieht die Hinweise oder Anpassungen nicht.
- Wechseln Sie zum Reiter Gebühren auf Ihrer Rechnungsübersichtsseite.
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Finden Sie Hinweise, indem Sie durch die Gebühren scrollen oder sie sortieren.
- Setzen Sie ein Häkchen bei dem/den Hinweis(en), die Sie bearbeiten möchten.
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Nachdem Sie einen oder mehrere Hinweise ausgewählt haben, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Diese Aktionen sind nur für den aktuellen Rechnungseigentümer verfügbar (oben auf der Seite angezeigt). Wenn ein anderer Nutzer Hinweise prüfen oder bearbeiten soll, weisen Sie die Rechnung zunächst neu zu.
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Umwandeln des Hinweises in eine Anpassung. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol
neben dem Hinweis oder auf die Schaltfläche „Umwandeln“ oben in der Gebührenliste. Der Hinweis wird in eine Anpassung umgewandelt und der Gebührenbetrag entsprechend aktualisiert.
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Bearbeiten des Hinweises. Klicken Sie auf das Stift-Symbol
neben dem Hinweis oder auf die Schaltfläche „Anpassungen bearbeiten“ oben in der Gebührenliste. Das Fenster „Anpassung bearbeiten“ wird angezeigt.
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Löschen des Hinweises. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol
neben dem Hinweis oder auf die Schaltfläche „Anpassungen löschen“ oben in der Gebührenliste. Der Hinweis wird aus der Rechnung entfernt.
Vermeiden Sie das Löschen von Hinweisen. Da sie für die Kanzlei nicht sichtbar sind und die Rechnungssumme nur beeinflussen, wenn sie umgewandelt werden, kann es sinnvoll sein, sie für spätere Referenzzwecke zu behalten.
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Umwandeln des Hinweises in eine Anpassung. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol
Nach Ihren Änderungen wird der Gebührenbetrag automatisch aktualisiert. Der Hinweis oder die Anpassung spiegelt die manuelle Bearbeitung wider. Details können Sie im Gebührenverlauf einsehen.
Anpassungen über den Reiter „Zusammenfassung“ hinzufügen
In manchen Fällen müssen Sie die gesamte Rechnung anpassen, statt einzelner Gebühren.
Beispiel: Sie haben einen vereinbarten Rabatt von 15 %, aber auf der Rechnung sind nur 10 % berücksichtigt. Die restlichen 5 % können Sie im Reiter „Zusammenfassung“ hinzufügen.
Sie können mehrere Anpassungen desselben Typs zu einer Rechnung hinzufügen.
- Klicken Sie auf den Reiter Alle oder Zusammenfassung auf der Rechnungsübersichtsseite.
- Klicken Sie auf +Rechnung anpassen im Bereich „Rechnungszusammenfassung“. Das Fenster „Rechnung anpassen“ wird angezeigt.
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Wählen Sie im Bereich „Neue Anpassung“ die passenden Werte für die angezeigten Felder aus.
Feld Beschreibung Anpassungstyp
Wählen Sie im Dropdown-Menü eine der folgenden Optionen:
Gebühren: – Um Gebühren anzupassen.
Auslagen: – Um Auslagen anzupassen.
Gesamt: – Um den Gesamtbetrag der Rechnung anzupassen.
Reduzieren um
Geben Sie einen festen Betrag ein (darf den Netto-Rechnungsbetrag nicht überschreiten).
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Oder geben Sie einen Prozentsatz ein (muss zwischen 0 und 100 liegen).
Gesamte Anpassungen müssen prozentbasiert sein.
Zahlen Wählen Sie einen neuen Gesamtbetrag aus, der gezahlt werden soll. Das System aktualisiert automatisch die entsprechenden Werte bei „Reduzieren um“.
Notiz
Geben Sie einen erläuternden Text ein. Diese Notiz erscheint in der Spalte „Rechnungsanpassung“ im Reiter „Zusammenfassung“.
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Klicken Sie auf Speichern.
Die Anpassung erscheint als eigene Zeile unterhalb des Rechnungsgesamtbetrags im Bereich „Rechnungszusammenfassung“.
Manuelle Anpassungen oder Hinweise hinzufügen
Sie können während der Rechnungsprüfung eine manuelle Anpassung oder einen Hinweis hinzufügen, wenn besondere Umstände vorliegen.
Beispiel: Eine Vorbereitungsgebühr erscheint überhöht, verstößt aber technisch gesehen gegen keine Regel. Sie können eine manuelle Anpassung oder einen Hinweis für eine spätere Überprüfung hinzufügen.
Anpassung über den Reiter „Gebühren“ hinzufügen
- Klicken Sie auf den Reiter Gebühren auf der Rechnungsübersichtsseite.
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Suchen Sie die entsprechende Gebühr.
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Klicken Sie auf Anpassen. Das Fenster „Gebühr anpassen“ wird angezeigt.
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Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.
Feld Beschreibung Regel* Wählen Sie den passenden Hinweis aus. +Notizen hinzufügen Fügen Sie interne Notizen oder für die Kanzlei sichtbare Notizen hinzu (max. 1024 Zeichen). Beschreibung* Zeigt die Standardbeschreibung der Regel an; bei Bedarf bearbeiten. Einheiten Ändern Sie die vom Bearbeiter für diese Aufgabe aufgewendete Zeit. Das Feld „Zahlung nach Anpassung“ wird automatisch aktualisiert. Satz Ändern Sie den mit dem Bearbeiter verbundenen Stundensatz. Das Feld „Zahlung nach Anpassung“ wird automatisch aktualisiert. Prozentsatz Ändern Sie den mit der Gebühr verbundenen Rabatt-Prozentsatz. Das Feld „Zahlung nach Anpassung“ wird automatisch aktualisiert. Betrag Ändern Sie den zu zahlenden Betrag für die Gebühr. Das Feld „Zahlung nach Anpassung“ wird automatisch aktualisiert. - Klicken Sie auf Anpassen, um eine Anpassung vorzunehmen, oder auf Hinweis, um die Anpassung als Hinweis hinzuzufügen.
Die Anpassung oder der Hinweis wird der Rechnung hinzugefügt.
Bearbeiten von Hinweisen und Anpassungen
Sie können Hinweise oder Anpassungen bearbeiten, bevor Sie sie akzeptieren oder einen Hinweis in eine Anpassung umwandeln.
Wenn Sie mehrere Elemente auswählen, müssen Sie entweder nur Hinweise oder nur Anpassungen auswählen. Eine gemischte Auswahl führt zu einem Fehler.
Hinweise bearbeiten
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Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol
. Um mehrere Hinweise zu bearbeiten, setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Hinweisen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anpassungen bearbeiten
.
Das Fenster „Anpassung bearbeiten“ wird angezeigt.
- Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Speichern.
Bearbeiten einer Anpassung über den Reiter „Zusammenfassung“
Sie können Anpassungen auf Rechnungsebene im Reiter „Zusammenfassung“ bearbeiten (sofern Anpassungen vorhanden sind).
- Auf dem Tab „Übersicht“ der Rechnungsübersichtsseite.
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Klicken Sie auf Rechnungsanpassung bearbeiten. Die Seite „Rechnungsanpassungen bearbeiten“ wird angezeigt.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Anpassung.
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Bearbeiten Sie die Anpassung nach Dollarbetrag oder Prozentsatz.
- Bearbeiten Sie die Beschreibung, falls nötig.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Tab „Übersicht“ wird mit den aktualisierten Informationen angezeigt.
Entfernen einer Rechnungsanpassung aus dem Tab „Übersicht“
Sie können bei Bedarf Anpassungen auf Rechnungsebene löschen.
- Klicken Sie auf den Tab Übersicht auf der Rechnungsübersichtsseite.
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Klicken Sie auf Rechnungsanpassung löschen. Die Seite „Rechnungsanpassungen löschen“ wird angezeigt.
- Setzen Sie ein Häkchen neben die Anpassung(en).
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Tab „Übersicht“ wird mit den aktualisierten Informationen angezeigt.
Anzeigen des Gebührenverlaufs
Mit der Funktion „Gebührenverlauf“ können Sie frühere Aktionen zu einer Gebühr einsehen, einschließlich Regeländerungen und Anpassungen.
- Klicken Sie auf den Tab Gebühren auf der Rechnungsübersichtsseite.
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Klicken Sie auf das Buchsymbol neben der Gebührennummer.
Das Fenster „Gebührenverlauf“ wird angezeigt.
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Standardmäßig werden die Änderungen vom ältesten zum neuesten angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spalte Datum/Uhrzeit, um die neuesten Änderungen zuerst anzuzeigen.
Spalte Beschreibung Datum/Uhrzeit Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Änderung vorgenommen wurde. Aktuelle Regel Die Regel zum Zeitpunkt der Änderung. Wenn eine Regel geändert wird, wird diese Spalte auf die neue Regel aktualisiert. Aktion Die vorgenommene Bearbeitung (z. B. Anpassung hinzugefügt, Markierung bearbeitet) Betrag Der Betrag, der bei einer Gebühr geändert wurde. Beträge in Klammern wurden abgezogen. Benutzer Benutzername, der die Änderung vorgenommen hat, oder System, wenn die Änderung während der Validierung durchgeführt wurde. Beschreibung Eine Beschreibung der Änderung. Wenn eine Regel geändert wurde, wird hier die ursprüngliche und die neue Regel angezeigt.