CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Beheer van Werkintake

  • Bijgewerkt

Met de configuratie van Work Intake kan je organisatie het routeren en de workflowprocessen automatisch en consistent laten verlopen.

Work Intake moet voor je organisatie geconfigureerd zijn om deze taken uit te voeren. Je moet de rol Intake Administrator hebben om de acties in dit artikel uit te voeren.

Dit artikel behandelt het volgende:

Aanbevolen instellingen

Meestal volg je dit proces om intakes voor je organisatie aan te passen:

  1. Maak unieke gebruikersgroepen aan om te bepalen hoe intakes worden gerouteerd.
  2. Ga naar de pagina Work Intake-beheer om aanvraagtypes — of verschillende intakeformulieren — aan te maken die gebruikers invullen.
  3. Pas UCDF-velden aan om toe te voegen aan je formulieren.

  4. Configureer regels om te bepalen hoe je aanvragen binnen je workflow worden gerouteerd. Hiermee kun je aanvragen toewijzen aan specifieke gebruikers of groepen die je hebt aangemaakt.

    Zie dit onderwerp voor informatie over het aanmaken en toewijzen van gebruikersgroepen aan intakes.

Nadat je je intakes hebt ingesteld, kun je ook het externe gebruikersbeheer voor je intakeformulieren regelen. Intakebeheerders kunnen intakes ook in bulk toewijzen aan gebruikers via de Intake Search-pagina.

Over de Work Intake-beheerpagina

Terug naar boven

Op de Work Intake-beheerpagina kun je aanvraagtypes (formulieren) en regels beheren.

Je moet de rol Intake Administrator hebben om toegang te krijgen tot deze pagina.

Je vindt de pagina in het gedeelte QuickLinks van de Corporate Profile-pagina of in het beheerpaneel van de homepage.

De link brengt je naar de pagina waar je aanvraagtypes en regels kunt beheren.

Zodra een aanvraagtype is aangemaakt, kun je velden instellen en regels toepassen om de routing te bepalen. Zo kan een aanvraagtype voor contractbeoordeling automatisch naar het juiste juridische team worden gestuurd.

Aanvraagtypeformulieren maken

Terug naar boven

Aanvraagtypes — of formulieren — helpen je organisatie om belangrijke informatie over intakes te verzamelen. Aanvragers kiezen bij het indienen uit een lijst met deze aangepaste aanvraagtypes. Aanvraagtypes bepalen ook aan welke gebruiker of groep de aanvraag bij het indienen wordt toegewezen.

Het kan zijn dat je in de loop van de tijd nieuwe aanvraagtypes moet instellen voor je organisatie.

Je moet de rol Intake Administrator hebben om aanvraagtypes te kunnen aanmaken.

  1. Klik op Work Intake in het gedeelte QuickLinks of in het beheerpaneel van de homepage. De Work Intake-beheerpagina wordt weergegeven.

  2. Klik op +Aanvraagtype toevoegen. Het venster Aanvraagtype toevoegen schuift uit.

  3. Vul de velden in waar nodig.

    Velden gemarkeerd met een (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Naam * Voer een naam in voor het aanvraagtype.
    Locatie*

    Selecteer de lay-outlocatie waar aangepaste velden worden opgeslagen. Je kunt op + Nieuwe locatie toevoegen klikken om er een aan te maken.

    Het abonnement van je organisatie bepaalt hoeveel formulieren je kunt aanmaken.
    Toewijzen aan* Selecteer Persoon of Groep aan wie het aanvraagtype wordt toegewezen. 
    Document vereist Selecteer Ja of Nee om aan te geven of een document verplicht moet worden toegevoegd bij het indienen van de aanvraag.
    Converteren naar zaak Selecteer Ja of Nee om toe te staan dat het aanvraagtype wordt omgezet naar een zaak.

  4. Klik op Aanvraagtype opslaan. Het aanvraagtype wordt toegevoegd aan de lijst.

    Nieuwe aanvraagtypes zijn standaard inactief. Je moet ze handmatig activeren om ze beschikbaar te maken.

Regels maken voor Work Intake

Terug naar boven

Regels automatiseren het routeren en toewijzen van intake-aanvragen.

Je moet de rol Intake Administrator hebben om regels te kunnen aanmaken.

  1. Klik op Work Intake in de QuickLinks-sectie of in het beheerpaneel op de startpagina. De pagina Work Intake Beheer wordt weergegeven.

  2. Klik op Beheer Regels. De pagina Eventregelbeheer wordt weergegeven.

  3. Klik op +Aanmaken. De pagina Regel aanmaken wordt weergegeven.

  4. Vul de volgende velden in om je Eventregeltype te voltooien:

    Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.  

    Veld Beschrijving
    Regeltype* Selecteer Matter.
    Regelnaam* Voer een naam in voor de regel.
    Eventtype*

    Geef een gebeurtenis op waarop de regel wordt geactiveerd.

    • Intake aangemaakt: De regel wordt geactiveerd wanneer de intake wordt ingediend.
    • Intake toegewezen: De regel wordt geactiveerd bij het toewijzen van een intake.
    • Matter aangemaakt: De regel wordt geactiveerd wanneer de intake wordt omgezet naar een matter. Met deze optie kun je automatisch een takenlijst toewijzen aan de nieuw aangemaakte matter in het veld 'Dan'.
    Prioriteit* Selecteer een prioriteitsniveau om te bepalen of een regel vóór of na een andere regel wordt uitgevoerd.

  5. Klik op het plusteken naast Wanneer onder het gedeelte Voorwaarden en Acties Definiëren. Hiermee geef je aan welk event de regel activeert.

    Je keuze hier bepaalt de opties in de dropdownmenu's bij 'Wanneer' en 'Dan'.

  6. Selecteer Veld, Request Type, Intake toegewezen of Matter Type in de dropdown naast Wanneer. Als je Veld kiest, kun je een waardeconditie instellen op basis van een specifiek veld in je Request Type. Met Request Type kun je een specifiek type kiezen.

    • Afhankelijk van deze keuze stel je je 'Wanneer'-definitie in. Bijvoorbeeld: als je wilt dat de regel wordt uitgevoerd wanneer een bepaald Request Type wordt ingediend, kies je 'Request Type', 'Gelijk aan' en vervolgens het specifieke type.

  7. Selecteer Taakset toevoegen of Intake toewijzen naast Dan onder het gedeelte Voorwaarden en Acties Definiëren. Met Taakset toevoegen kun je een takenlijst selecteren die wordt toegepast op de intake of matter. Met Intake toewijzen kun je een persoon of groep aan een intake toewijzen.

    • Afhankelijk van deze keuze stel je je 'Dan'-definitie in. Bijvoorbeeld: als je wilt dat een specifieke taakset wordt toegewezen, kies je 'Taakset toevoegen' en selecteer je de gewenste set uit de lijst.

      Je kunt meer dan één 'Dan' toevoegen door op het plusteken te klikken. Bijvoorbeeld als je wilt dat zowel een taakset wordt toegepast als een persoon of groep wordt toegewezen.

  8. Klik op Opslaan. De pagina Regels Beheer wordt weergegeven met de nieuwe regel, inclusief een symbool dat aangeeft dat deze nog niet actief is.

  9. Vink het vakje naast de regel aan.
  10. Klik op Publiceren. Het venster Publicatie bevestigen wordt weergegeven.
  11. Klik op Bevestigen.

Er verschijnt een bericht ter bevestiging dat de regel is gepubliceerd.

Aangepaste velden toevoegen aan een Request Type

Terug naar boven

Nadat je een Request Type hebt aangemaakt, moet je er specifieke velden aan toevoegen. De aanvrager moet deze velden invullen voordat het formulier naar je organisatie wordt verzonden.

Je moet de rol Corporate Administrator hebben om configureerbare velden aan te maken en te beheren.

  1. Klik op Configurable Fields Layout in de QuickLinks-sectie of het beheerpaneel op de startpagina. De pagina Configurable Fields Layout wordt weergegeven.

  2. Selecteer de locatie in de dropdown Wijzig lay-outlocatie.

  3. Klik op Ga. De lay-outpagina voor de geselecteerde locatie wordt weergegeven.

  4. Stel de locatie zo in dat de velden worden weergegeven die je wilt tonen bij je Request Type. Bijvoorbeeld: als je een Request Type voor contractinformatie instelt, kun je contractwaarde, opleverdatum of contracttype toevoegen. Zie het voorbeeld in de screenshot:

    Zie dit onderwerp voor meer informatie over configureerbare velden.

  5. Klik op Publiceren.

De velden verschijnen nu bij je Request Type. 

Status van Request Type beheren

Terug naar boven

Nieuwe Request Types moeten worden geactiveerd voordat ze gebruikt kunnen worden.

Je moet de rol Intake Administrator hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Ga naar de Work Intake Beheerpagina.
  2. Zoek je Request Type.

  3. Gebruik de statusschuif om te wisselen tussen Actief/Inactief.

Je Request Type is bijgewerkt.

Een externe link instellen

Terug naar boven

Externe gebruikers kunnen intakeformulieren indienen via een beveiligde portallink.

Op de pagina Externe Gebruikersbeheer vind je een link die je kunt delen met externe organisaties. Deze link brengt hen naar een portaal om verzoeken in te dienen.

Gebruikers moeten de rol Matter Intake Administrator hebben om deze acties uit te voeren.

  1. Klik op Externe Gebruikers in de QuickLinks-sectie van het bedrijfsprofiel of het beheerpaneel op de startpagina. De pagina Externe Gebruikers Beheren wordt weergegeven.

  2. Klik op Kopieer link. 
  3. Voer onder Toegestane domeinen de e-maildomeinen in die je wilt goedkeuren voor toegang tot de link. Je krijgt een foutmelding als je een domein invoert dat het toegestane limiet van je organisatie overschrijdt.
  4. Klik op Toevoegen.
  5. Klik op Opslaan.

Externe gebruikers die intakes indienen

Terug naar boven

Nadat je je link voor intake-indiening hebt ingesteld, doorlopen aanvragers een verificatieproces.

Als je de rol User Administrator hebt, kun je de status van externe gebruikers bewerken of beheren.

  1. Nadat een gebruiker op de externe link voor indiening heeft geklikt, komt hij op de pagina Toegang aanvragen tot Work Intake.

  2. Wanneer ze hun naam en e-mailadres hebben ingevuld en op Verzenden klikken, ontvangen ze een zescijferige verificatiecode.

    Als het ingevoerde e-mailadres geen goedgekeurd domein is, krijgen ze een foutmelding.

  3. Nadat ze de code hebben opgehaald, voeren ze deze in en klikken op Verifiëren. De pagina Intake aanmaken wordt weergegeven.

    Als dit de eerste keer is dat de gebruiker inlogt, wordt zijn gebruikersprofiel automatisch aangemaakt.

Intakes toewijzen via massale actie

Terug naar boven

Als je de rol Intake Administrator hebt, kun je intake-indieningen opnieuw toewijzen vanaf de pagina Intakes Zoeken.

  1. Ga naar de Intake Overzichtspagina.
  2. Zet een vinkje naast de intake(s).

  3. Klik op Opnieuw toewijzen.

    Het venster Intake opnieuw toewijzen wordt weergegeven.

  4. Selecteer een Persoon (gebruiker) of een Groep.
  5. Vul indien nodig een beschrijving in bij het veld Reden voor wijziging.
  6. Klik op Intake opnieuw toewijzen.

De geselecteerde intakes zijn toegewezen aan de gebruiker of groep.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."