Dit artikel behandelt het volgende:
- Algemeen workflowproces
- Inzicht in het geautomatiseerde validatieproces
- Inzicht in factuurworkflow-acties en -proces
Algemeen workflowproces
CounselLink biedt verschillende tools om je te helpen facturen efficiënt te beoordelen. Om deze effectief te gebruiken, is het belangrijk om het basisproces van de factuurworkflow te begrijpen:
Een advocatenkantoor dient een factuur in via CounselLink.
CounselLink voert geautomatiseerde validatiecontroles uit.
De factuur wordt beoordeeld aan de hand van je facturatie-richtlijnen.
- Je beoordeelt de factuur, past deze indien nodig aan en keurt deze goed of wijst deze af.
- Als de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling buiten CounselLink om verwerkt.
Klik op deze link om een gratis cursus te volgen over het werken met facturen in CounselLink. De cursus behandelt de factuurworkflow, het zoeken naar facturen en het efficiënt beoordelen van facturen.
Inzicht in het geautomatiseerde validatieproces
Voordat je een ingediende factuur beoordeelt, doorloopt deze een geautomatiseerde validatie.
Stap 1: Validatiecontrole (opmaak en nauwkeurigheid)
De eerste controle voor geïmporteerde facturen heet de Validatiecontrole. Hierbij wordt gecontroleerd op:
Of het bestand in een acceptabel formaat is
Of de gegevens correct zijn opgemaakt (bijvoorbeeld, datums moeten het vereiste formaat hebben)
Of de totalen wiskundig kloppen
Of alle verplichte informatie is ingevuld
Zowel geïmporteerde facturen als facturen die binnen CounselLink zijn aangemaakt, gaan door naar de volgende stap.
Stap 2: Controle op facturatie-richtlijnen
De controle op facturatie-richtlijnen zorgt ervoor dat de kosten overeenkomen met de facturatie-eisen van je organisatie.
CounselLink gebruikt SmartReview®-technologie om de tekstomschrijvingen van elke post te lezen, te categoriseren en te beoordelen.
Afhankelijk van je richtlijnenconfiguratie kunnen kosten die in strijd zijn met de richtlijnen:
- Gemarkeerd worden voor verdere beoordeling
- Automatisch worden aangepast om te voldoen aan de richtlijnen
- Automatisch worden aangepast en goedgekeurd zonder handmatige beoordeling
- Teruggestuurd worden naar het advocatenkantoor (bij ernstige overtredingen)
Wanneer kosten worden aangepast, verschijnt er een door het systeem gegenereerde notitie onder de betreffende post.
Als je organisatie geen workflow heeft ingesteld, kunnen facturen na de geautomatiseerde verwerking de handmatige beoordeling overslaan.
Als een factuur de richtlijnencontrole doorstaat, ontvangt de toegewezen factuurbeoordelaar een e-mail dat de factuur klaar is voor handmatige beoordeling.
Factuurregels
Factuurregels handhaven de facturatie-eisen van je organisatie. Een regel bestaat uit:
- Een specifieke omschrijving van de kosten
- Een gedefinieerde actie als die regel wordt overtreden
Bijvoorbeeld, een regel kan zijn: Duplicaatkosten boven de 10 cent per stuk – Kostenaanpassing.
Regels worden vastgesteld tijdens het implementatieproces. Je organisatie bepaalt:
- Welke kosten acceptabel zijn
- Welke kosten een overtreding van de regels veroorzaken
- De gevolgen van overtredingen
Voor elke factuurregel die wordt overtreden, verschijnt een van de volgende drie statussen:
- Kostenaanpassing – Kosten worden verlaagd
- Kosten gemarkeerd – Kosten worden gemarkeerd; er vindt geen verlaging plaats
- Factuur terugsturen – De hele factuur wordt afgewezen en is niet zichtbaar voor de klant
Regelovertredingen en regelprioriteit
Regels worden uitgevoerd op volgorde van belangrijkheid. Als een post meerdere regels overtreedt, wordt eerst de regel met de hoogste prioriteit toegepast.
Bijvoorbeeld, als een post:
- Ouder is dan 90 dagen, en
- Hoger is dan het goedgekeurde Fee Offer-tarief
Wordt alleen de regel met de hoogste prioriteit eerst getoond.
Als de gebruiker de post aanpast (bijvoorbeeld de datum corrigeert), worden alle regels opnieuw geëvalueerd. Eventuele resterende overtredingen worden dan getoond.
Gebruikers kunnen kosten blijven aanpassen totdat alle overtredingen zijn opgelost. Zodra de factuur is opgeslagen, geeft de pagina Factuuroverzicht de bijgewerkte status weer.
Inzicht in factuurworkflow-acties en -proces
De factuurworkflow van je organisatie bepaalt:
- Wie de factuur ontvangt bij elke stap
- Welke acties beschikbaar zijn
- Wanneer meldingen worden verstuurd
- Hoe facturen door de beoordeling en goedkeuring gaan
Het workflowgedrag is specifiek ingesteld voor je organisatie, dus de stappen en beschikbare opties kunnen verschillen.
Wat betekent dit voor jou?
Jouw ervaring bij het beoordelen van facturen hangt af van:
- Je toegewezen rol
- De workflowstap
- Of jouw stap werkt met individuele toewijzing of een wachtrij
- Of je goedkeuringsbevoegdheid hebt
Heb je vragen over hoe jouw workflow is ingesteld? Neem dan contact op met je systeembeheerder.
1. Workflowstappen
Elke factuur doorloopt één of meer workflowstappen. Elke stap staat voor een fase in het beoordelings- of goedkeuringsproces van je organisatie en kan zichtbaar zijn voor het advocatenkantoor.
Wat zie je?
- Een stapnaam (bijvoorbeeld: Eerste beoordeling, Managerbeoordeling, Boekhoudkundige beoordeling)
- De huidige stap wordt getoond op:
- Factuuroverzicht
- Factuur zoeken (filters en kolommen)
- Rapportages
2. Hoe een factuur wordt toegewezen
Wanneer een factuur een workflowstap binnenkomt, wordt deze toegewezen op basis van de configuratie van je organisatie.
Toewijzing kan gebaseerd zijn op:
- Een specifieke persoon
- De Matter Contact
- De Factuurcontactpersoon
- Een workflowtaakrol (WF Taak 1–28)
- Een groepswachtrij (gedeeld door meerdere gebruikers)
| Toegewezene | Beschrijving |
|---|---|
| Matter Contact | De Matter Contact voert vaak de eerste beoordeling van de factuur uit. Deze persoon moet in het systeem de Matter Contact-rol toegewezen krijgen. |
| Factuurcontactpersoon | De Factuurcontactpersoon heeft vaak goedkeuringsbevoegdheid. Deze persoon kan facturen goedkeuren tot aan zijn of haar bevoegdheidslimiet. |
| Workflowtaakrollen (WF Taak 1-28) |
Deze rollen:
Afhankelijk van de configuratie kan een workflowtaakrol aan één of meerdere gebruikers worden toegewezen. |
3. Groepswachtrijen (gedeelde beoordeling)
Als meer dan één gebruiker dezelfde workflowrol deelt, kan een groepswachtrij worden gebruikt.
Hoe werken groepswachtrijen?
- Facturen komen in een gedeelde wachtrij. Elke gebruiker met de workflowrol kan toegang krijgen tot de wachtrij.
- Een gebruiker accepteert een factuurtoewijzing.
- Na acceptatie kunnen andere gebruikers er niet meer bij.
- De factuur kan, afhankelijk van de configuratie, worden teruggezet in de wachtrij of opnieuw worden toegewezen.
Deze opzet wordt vaak gebruikt voor gecentraliseerde of teamgebaseerde beoordelingsprocessen.
4. Beschikbare acties in een workflowstap
Welke acties voor jou beschikbaar zijn, hangt af van de stap en jouw rol.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Voltooien | Rondt je beoordelingsstap af. Na voltooiing gaat de factuur naar de volgende ingestelde workflowstap of eindigt de workflow. |
| Goedkeuren |
Keur de factuur goed (als je bevoegd bent). Wanneer een factuur wordt goedgekeurd:
Na goedkeuring kan de factuur naar de volgende stap gaan of eindigt de workflow. |
| Opnieuw toewijzen (binnen dezelfde stap) |
Indien ingeschakeld, zie je mogelijk een knop Opnieuw toewijzen. Opnieuw toewijzen:
Deze knop verschijnt als er meer dan één actieve gebruiker de rol voor die stap deelt. |
| Laterale toewijzing (geavanceerde routering) | Sommige workflows staan toe dat facturen direct naar een andere workflowtaak gaan. Indien ingesteld, kan opnieuw toewijzen de factuur naar een andere workflowstap sturen. Dit ondersteunt extra beoordelaars naast de standaard Matter/Factuurcontactpersonen. |
| Afwijzen | Indien ingeschakeld, stuurt de knop Afwijzen de factuur terug volgens de workflowconfiguratie van je organisatie. |
| Collaboratieve beoordeling (heraanwijzing advocatenkantoor) | In collaboratieve workflows kan de factuur worden toegewezen aan het advocatenkantoor. Dit maakt extra verduidelijking of aanpassingen mogelijk voordat het beoordelingsproces verdergaat. |
5. Meldingen
Je kunt een e-mail ontvangen wanneer een factuur jouw workflowstap binnenkomt of aan jou of jouw wachtrij wordt toegewezen. Afhankelijk van de configuratie van je organisatie kunnen meldingen afzonderlijk of gebundeld in één e-mail worden verstuurd.
Als herinneringen zijn ingesteld, kun je herinneringen ontvangen na een bepaald aantal dagen of totdat de taak is afgerond.
Sommige workflowstappen hebben een tijdslimiet. Als een taak verloopt, verplaatst het systeem de factuur automatisch naar de volgende ingestelde stap. De tijd gaat in op de datum waarop de factuur aan de stap is toegewezen en verloopt om 18:00 uur PDT.