CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Factureringsrichtlijnen

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Beheer van factureringsrichtlijnen

Met factureringsrichtlijnen kun je documentatie opstellen over je factureringspraktijken en deze publiceren zodat advocatenkantoren deze kunnen bekijken en accepteren voordat ze facturen indienen. Na publicatie kun je de richtlijnen bijwerken, acceptatievereisten instellen en de acceptatiestatus volgen.

Om factureringsrichtlijnen te beheren, moet deze functie voor je organisatie zijn ingeschakeld en moet de gebruiker de rol Corporate Admin of Invoice Admin hebben.

Klik op deze link om een gratis online cursus te volgen over het aanmaken en beheren van factureringsrichtlijnen in CounselLink.

Je organisatie stuurt notificatiebrieven naar advocatenkantoren over het accepteren van de richtlijnen. Nadat kantoren zijn toegevoegd aan de acceptatielijst, bekijken zij de factureringsrichtlijnen en ronden zij de acceptatie af indien vereist. Als de deadline verstrijkt zonder acceptatie, kunnen advocatenkantoren worden geblokkeerd voor het accepteren van nieuwe zaken of het indienen van facturen.

De pagina Billing Administration is de centrale plek voor het beheren van factureringsrichtlijnen.

Instellingen

In dit gedeelte zie je je richtlijninstellingen, waaronder de acceptatieperiode. Klik op het potloodicoon om de instellingen te bewerken.

Tabblad Factureringsrichtlijnen

In dit tabblad kun je:

  • Nieuwe richtlijnen aanmaken
  • Huidige richtlijnen bekijken, bewerken, publiceren of verwijderen
  • Details van richtlijnen zien, zoals aanmaakdatum, acceptatieniveau en huidige status

Tabblad Advocatenkantoren

Dit tabblad toont alle advocatenkantoren die gekoppeld zijn aan de factureringsrichtlijnen, inclusief start- en einddatum, acceptatiestatus en wanneer de richtlijnen zijn geaccepteerd.

Toegang tot factureringsrichtlijnen

Terug naar boven

Je kunt je factureringsrichtlijnen op drie plekken vinden:

  • Alle Pagina's-link: Deze link is beschikbaar voor alle gebruikers in de bovenste werkbalk. Afhankelijk van je rechten opent deze link de editor of de viewer.

  • Beheer Paneel: Deze link staat op het beheerpaneel op de startpagina. Alleen zichtbaar voor Corporate Admins en opent de volledige beheerpagina.

  • Corporate Profiel-link: Alleen zichtbaar voor Corporate Admins en opent de volledige beheerpagina.

Instellingen voor beheer van factureringsrichtlijnen bewerken

Terug naar boven

Je moet de rol Corporate Admin of Invoice Admin hebben om instellingen te wijzigen.

  1. Open je factureringsrichtlijnen.
  2. Klik op het Instellingen bewerken (potlood) icoon in het gedeelte Instellingen.
  3.  Pas het volgende aan indien nodig:
    • Acceptatieperiode. Kies hoe lang externe advocatenkantoren de tijd hebben om de richtlijnen te accepteren. Tijdens deze periode verschijnt er een verzoekmelding op de factuur-, zaak- en tariefvoorstelpagina's van het advocatenkantoor.
    • Voorkom zaakacceptatie. Kies een van de volgende opties:
      • Ja: Advocatenkantoren die de deadline missen, kunnen geen nieuwe zaken accepteren. Je kunt de zaak nog wel toewijzen en het kantoor kan deze zien, maar niet accepteren.
      • Nee: Zaakacceptatie blijft ongewijzigd.
    • Voorkom factuurindiening. Kies een van de volgende opties:
      • Ja: Advocatenkantoren die de deadline missen, kunnen geen facturen uploaden of handmatig invoeren.
      • Nee: Factuurindiening blijft ongewijzigd.
  4. Klik op Opslaan.

Factureringsrichtlijnen aanmaken

Terug naar boven

Je moet de rol Corporate Administrator hebben om factureringsrichtlijnen aan te maken.

Klik op de knop +Richtlijn aanmaken op het tabblad Factureringsrichtlijnen van de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer. Het venster Nieuwe richtlijn aanmaken verschijnt.

Voer vervolgens een van de volgende acties uit:

Een bestaand bestand uploaden

  1. Selecteer een bestand uit je map. Het venster Bestaand bestand uploaden verschijnt.

  2. Selecteer Vereist of Optioneel.
  3. Kies of je wilt Publiceren naar alle advocatenkantoren:
    • Ja: Richtlijnen worden bij publicatie naar alle advocatenkantoren gestuurd.
    • Nee: Gebruik de knop Advocatenkantoren selecteren om specifieke kantoren te kiezen.
  4. Klik op Publiceren om de richtlijnen te versturen, of Opslaan als concept om later te publiceren.

Nieuw bestand aanmaken

  1. Klik op +Nieuw bestand aanmaken. Het venster Nieuwe richtlijn verschijnt.

  2. Voer een titel in.
  3. Voer in het veld Inhoud de gewenste tekst in. Dit vormt de details van je factureringsrichtlijnen.
  4. Selecteer Vereist of Optioneel.
  5. Kies of je wilt Publiceren naar alle advocatenkantoren:
    • Ja: Richtlijnen worden bij publicatie naar alle advocatenkantoren gestuurd.
    • Nee: Gebruik de knop Advocatenkantoren selecteren om specifieke kantoren te kiezen.
  6. Klik op Publiceren om de richtlijnen te versturen, of Opslaan als concept om later te publiceren.

Factureringsrichtlijnen verwijderen

Terug naar boven

Meerdere richtlijnen verwijderen

  1. Vink in het tabblad Factureringsrichtlijnen het vakje aan naast de richtlijnen die je wilt verwijderen. 
  2. Klik op de knop Richtlijnen verwijderen.
  3. Klik op Ja, verwijderen om te bevestigen.

Een enkele richtlijn verwijderen

  1. Klik in het tabblad Factureringsrichtlijnen op het prullenbak-icoon. Het venster Bevestiging factureringsrichtlijnen verwijderen verschijnt.

  2. Klik op Ja, verwijderen.

Concepten van factureringsrichtlijnen publiceren

Terug naar boven

Publiceren maakt de richtlijnen beschikbaar voor advocatenkantoren om te bekijken en te accepteren. Het bewerken en opnieuw publiceren van eerder gepubliceerde richtlijnen zorgt ervoor dat gekoppelde advocatenkantoren opnieuw een acceptatieverzoek ontvangen.

Eén concept publiceren

  1. Klik op het vinkje naast de richtlijnen.

    Het venster 'Weet je zeker dat je deze factureringsrichtlijnen wilt publiceren?' verschijnt.

  2. Klik op Ja, publiceren. De richtlijnen worden gepubliceerd.

Meerdere concepten publiceren

  1. Vink de vakjes aan van de richtlijnen in conceptstatus die je wilt publiceren. 
  2. Klik op de knop Richtlijnen publiceren. Het venster 'Weet je zeker dat je deze factureringsrichtlijnen wilt publiceren?' verschijnt.
  3. Klik op Ja, publiceren.

Factureringsrichtlijnen bewerken

Terug naar boven

Je kunt zowel gepubliceerde richtlijnen als concepten bewerken. Het bewerken en opnieuw publiceren van eerder gepubliceerde richtlijnen zorgt ervoor dat gekoppelde advocatenkantoren opnieuw een acceptatieverzoek ontvangen.

  1. Zoek de richtlijn op in het tabblad Factureringsrichtlijnen op de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer.

    Om de inhoud van factureringsrichtlijnen die zijn aangemaakt vanuit externe bestanden te bewerken, moet je het originele bestand aanpassen en opnieuw uploaden.

  1. Bewerk de richtlijnen op een van de volgende manieren:
    • Klik op het Bewerken (potlood) icoon helemaal rechts in de rij van de richtlijn.

    • Klik op de naam van de factureringsrichtlijn in de kolom Documentnaam.

      De pagina Richtlijnen bewerken wordt weergegeven.

  2. Pas de inhoud aan waar nodig. 
  3. Voer een van de volgende acties uit:
    • Klik op Publiceren. Afhankelijk van de selectie onder Publiceren naar alle advocatenkantoren, worden de richtlijnen wel of niet naar de kantoren gestuurd.
    • Klik op Opslaan als concept om de richtlijn later te publiceren.

De richtlijnen worden opgeslagen en verzonden naar de bijbehorende advocatenkantoren.

Advocatenkantoren toewijzen of verwijderen bij factureringsrichtlijnen

Terug naar boven

De knoppen Toewijzen en Verwijderen van advocatenkantoren worden alleen beschikbaar als bij de geselecteerde richtlijn de instelling Publiceren naar alle advocatenkantoren op Nee staat.

  1. Vink het vakje aan naast de richtlijn(en).
  2. Selecteer Advocatenkantoren toewijzen of Advocatenkantoren verwijderen.
    • Advocatenkantoren toewijzen

      • De pagina Advocatenkantoor zoeken wordt weergegeven.

      • Gebruik de zoekfuncties om het/de advocatenkantoor/kantoren te vinden die je wilt toevoegen.
      • Vink het/de vakje(s) aan naast het/de advocatenkantoor/kantoren die je wilt toevoegen.
      • Klik op Publiceren naar geselecteerde advocatenkantoren. De geselecteerde kantoren ontvangen de factureringsrichtlijnen.
    • Advocatenkantoren verwijderen

      • Het venster Advocatenkantoren verwijderen wordt weergegeven.

      • Vink het/de vakje(s) aan naast het/de advocatenkantoor/kantoren die je wilt verwijderen.

      • Klik op Geselecteerde advocatenkantoren verwijderen.

        De geselecteerde kantoren worden verwijderd uit de factureringsrichtlijnen.

Advocatenkantoren toevoegen of verwijderen bij je factureringsrichtlijnen

Terug naar boven

Hoewel advocatenkantoren automatisch worden toegevoegd aan de lijst op het tabblad Advocatenkantoren, kun je ze indien nodig verwijderen. Je kunt ze ook weer toevoegen als ze verwijderd zijn.

Kantoren die uit de lijst zijn verwijderd, ontvangen geen factureringsrichtlijnen meer.

Een advocatenkantoor verwijderen uit het tabblad Advocatenkantoren

  1. Ga naar het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer.
  2. Vink het/de vakje(s) aan naast het/de kantoor/kantoren.

  3. Klik op de knop Kantoren verwijderen. Het venster Advocatenkantoor verwijderen uit factureringsrichtlijnen wordt weergegeven.

  4. Klik op Ja, verwijderen.

Het/de kantoor/kantoren worden verwijderd en kunnen de factureringsrichtlijnen niet meer bekijken of ontvangen.

Een advocatenkantoor toevoegen via het tabblad Advocatenkantoren

  1. Ga naar het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer.
  2. Klik op de knop +Kantoor toevoegen. Het venster Advocatenkantoor toevoegen wordt weergegeven.
  3. Voer in het gedeelte Resultaten filteren zoektermen in indien nodig.
  4. Vink het/de vakje(s) aan bij de advocatenkantoren die je wilt toevoegen onder de kolom Advocatenkantoornaam.
  5. Klik op de knop Advocatenkantoren toevoegen.

De geselecteerde advocatenkantoren zijn toegevoegd. Alle factureringsrichtlijnen die op Ja staan bij Publiceren naar alle advocatenkantoren, worden toegepast.

Een acceptatieperiode bewerken

Terug naar boven

Het bewerken van een acceptatiedatum werkt automatisch de bijbehorende acceptatieperiode bij. Je kunt ook de acceptatiestatus van een advocatenkantoor opnieuw instellen als je wilt dat ze hun toegewezen richtlijnen opnieuw accepteren.

  1. Klik op het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen / Beheer.
  2. Vink het/de vakje(s) aan van het/de advocatenkantoor/kantoren waarvan je de acceptatieperiode wilt bewerken.

  3. Klik op Acceptatieperiode bewerken. Het venster Acceptatieperiode bewerken wordt weergegeven.

  4. Selecteer de nieuwe Vervaldatum door een datum in te voeren of op het kalendericoon te klikken.
  5. Klik op Opslaan.

De acceptatieperiode is gewijzigd voor de geselecteerde advocatenkantoren.

De acceptatie van een advocatenkantoor resetten

Terug naar boven

  1. Klik op het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen / Beheer.
  2. Je kunt de acceptatie van één of meerdere advocatenkantoren resetten:
    • Om de acceptatie van één advocatenkantoor te resetten:

      • Klik op het reset-icoon in de meest rechtse kolom. Het venster Acceptatie resetten wordt weergegeven.

    • Klik op Ja, resetten. De acceptatiestatus van het geselecteerde advocatenkantoor is gereset.
    • Om de acceptatie van meerdere advocatenkantoren te resetten:
      • Vink het/de vakje(s) aan van de advocatenkantoren waarvan je de acceptatiestatus wilt resetten.
      • Klik op Acceptatie resetten. Het venster Acceptatie resetten wordt weergegeven
      • Klik op Ja, resetten. De acceptatiestatus van de geselecteerde advocatenkantoren is gereset.

De acceptatiegeschiedenis van een advocatenkantoor bekijken

Terug naar boven

Je kunt de acceptatie van factureringsrichtlijnen door een advocatenkantoor in de loop van de tijd bekijken door op hun geschiedenis te klikken.

  1. Klik op het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer.

  2. Klik op het Geschiedenis (boek) icoon bij het advocatenkantoor waarvan je de geschiedenis wilt bekijken.

    Het venster Acceptatielogboek factureringsrichtlijnen wordt weergegeven. Klik op de naam van een richtlijn om de details te bekijken.

  3. Klik op Sluiten om af te sluiten.

Een acceptatierapport exporteren

Terug naar boven

  1. Klik op het tabblad Advocatenkantoren op de pagina Factureringsrichtlijnen/Beheer.

  2. Klik op de knop Acceptatierapport. Het venster Acceptatierapport wordt weergegeven.

  3. Optioneel: groepeer de resultaten op verschillende kolommen voordat je de gegevens exporteert.

    • Beweeg je muis over de kolom waarop je wilt groeperen.

    • Sleep de kolom naar het gebied boven de kolommen. Het icoon verandert in een plusteken als je hem kunt loslaten.

    • De gegevens worden bijgewerkt op basis van de gekozen groepering. Je kunt extra kolommen slepen om de groepering verder aan te passen.

  4. Klik op Exporteren naar Excel.

Het rapport wordt gedownload naar je downloadmap.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."