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Gestion des documents liés à une affaire

  • Mise à jour

Cet article couvre les points suivants concernant les documents attachés à un dossier :

Ajouter un document à un dossier

Vous pouvez joindre des fichiers à un dossier pour conserver les documents associés, comme des correspondances, des vidéos ou d'autres informations pertinentes. Un fichier peut être lié à un dossier spécifique, à une facture précise, ou être téléchargé pour référence générale.

Une fois le fichier téléchargé, tout utilisateur ayant l'autorisation de voir le document pourra le retrouver via la recherche de documents.

La taille des pièces jointes est limitée à 100 Mo. Il n'y a pas de limite au nombre de pièces jointes pouvant être ajoutées en une seule fois.  

  1. Cliquez sur l’onglet Documents dans la page d’aperçu du dossier.

  2. Cliquez sur +Ajouter. La page Documents/Ajouter des documents s’affiche.

  3. Téléchargez un document en utilisant l’une des méthodes suivantes :

    1. Entrez le lien (URL) du ou des documents à télécharger dans la section Télécharger des documents.

      Saisissez le lien complet, y compris http:// ou https://

    2. Glissez-déposez un fichier dans la zone prévue à cet effet.
    3. Cliquez sur Choisir un fichier pour parcourir votre ordinateur.

  4. Dans la section Détails du document, complétez tous les champs nécessaires.

    Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

    Champ Description
    Nom du document* Saisissez un nom court.
    Type de document*

    Sélectionnez le type d’objet auquel le document sera attaché. Ce choix détermine les options disponibles dans le champ Lié à.

    Vous pouvez sélectionner Autre et l’associer plus tard.
    Lié à

    Recherchez et sélectionnez l’objet concerné (ex. : dossier, facture).
    Ajouter au dossier Choisissez un nom de dossier dans la liste déroulante.
    Catégorie* Choisissez la catégorie qui correspond le mieux au document.
    Propriétaire* Cliquez sur le bouton de recherche (…) pour sélectionner le propriétaire du document. Si vous êtes le propriétaire, aucune modification n’est nécessaire.
    Qui peut voir ce document ?* Sélectionnez une option de sécurité dans la liste déroulante. Cette option n’est disponible que si votre organisation a activé la fonctionnalité de partage de documents.
    Partagé* Choisissez Oui ou Non pour déterminer si des utilisateurs externes peuvent voir le document. Sélectionner Non limite l’accès à votre organisation.
    Niveau d’accès* Choisissez Public ou Privé pour définir quels utilisateurs externes peuvent voir le document.
    Révision Indiquez le numéro de version.
    Statut Choisissez entre Brouillon, En cours de révision, Final, ou laissez inchangé.
    Description

    Ajoutez des détails complémentaires sur le document.
    Mots-clés Saisissez des termes pour faciliter la recherche du document ultérieurement.
    Ignorer la notification de partage du document

    Sélectionnez cette option pour empêcher l’envoi d’e-mails de notification aux utilisateurs avec qui le document est partagé.

    Cette option n’est disponible que si votre organisation utilise la fonctionnalité de partage de documents. Elle peut aussi ne pas apparaître selon la configuration des notifications par e-mail de votre organisation pour le partage de documents.
  5. Cliquez sur Télécharger le(s) document(s). 

Modifier un document

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Vous pouvez modifier un document après son téléchargement, par exemple pour mettre à jour les paramètres de partage ou ajouter une nouvelle version.

Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle Administrateur de documents pour modifier des documents.

  1. Cliquez sur l’onglet Documents dans la page d’aperçu du dossier.
  2. Cochez la case à côté du nom du document.

  3. Cliquez sur Modifier. La page Modifier le document s’affiche.

  4. Mettez à jour les informations requises du document comme décrit dans la section Ajouter un document de cet article.
  5. Optionnel : Ajoutez une information dans le champ Révision.
  6. Optionnel : Sélectionnez un nouveau statut pour le document si besoin.
  7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les informations mises à jour apparaissent sur la page Aperçu du document.

Copier un document

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Vous pouvez copier un document existant pour en créer un nouveau avec des informations similaires. Cela est utile pour lier un document à un autre dossier.

Par exemple, pour associer un document à un autre dossier, copiez le document et mettez à jour le champ Lié à. Le document copié apparaîtra dans la liste des documents du nouveau dossier.

  1. Cliquez sur l’onglet Documents dans la page d’aperçu du dossier.
  2. Cochez la ou les cases à côté du ou des documents.

  3. Cliquez sur Copier. La page Documents / Copier un document s’affiche.

  4. Dans la section Détails du document, mettez à jour les informations du document si besoin. Pour plus d’informations sur ces champs, consultez la section Ajouter un document de cet article.
  5. Optionnel : Si plusieurs documents sont sélectionnés, vous devrez peut-être attribuer un seul propriétaire :
    1. Sélectionnez l’icône de points de suspension à droite du champ Propriétaire. La fenêtre de recherche de propriétaires s’affiche.
    2. Saisissez un nom d’utilisateur dans le champ.
    3. Cliquez sur Rechercher.
    4. Sélectionnez l’utilisateur dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un document

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  1. Cliquez sur l’onglet Documents dans la page d’aperçu du dossier.
  2. Cochez la ou les cases à côté du ou des documents.

  3. Cliquez sur Supprimer. Une fenêtre de confirmation s’affiche.

  4. Cliquez sur Supprimer.
"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."