Este artículo cubre lo siguiente:
- Roles en CLM
- Agregar un usuario en CLM
- Reasignar roles
- Crear y editar equipos
- Preguntas frecuentes y solución de problemas
Roles en CLM
El acceso a CLM tiene dos partes: lo que un usuario puede hacer y lo que un usuario puede ver.
- Roles del sistema definen los permisos básicos en la administración de CLM.
- Roles a nivel de documento se aplican solo dentro de un contrato o documento específico.
- Filtros de acceso pueden limitar aún más la visibilidad por valores como Región, Categoría de contrato, Departamento, País del contrato y Entidad del contrato.
Un usuario puede tener permiso para trabajar en CLM pero solo ver los contratos que coincidan con su acceso asignado.
Guía de roles
La gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) utiliza los siguientes roles:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Negociador principal |
Lidera activamente las negociaciones y avanza los contratos. Por defecto, los Negociadores principales solo pueden ver los contratos que crean. Capacidades:
|
| Gestor de contratos |
Administra contratos ejecutados y mantiene los registros de contratos. Por defecto, solo pueden ver y editar los contratos que agregan, a menos que tengan también el rol de Visualizador. Capacidades:
|
| Visualizador y Visualizador Plus |
Usuarios que necesitan visibilidad sin autoridad para negociar.
|
| Solicitante |
Puede crear solicitudes de contrato y editarlas hasta que se conviertan en contratos.
|
| Administrador |
Usuarios que configuran CLM. Pueden gestionar:
|
Roles a nivel de documento
Los roles a nivel de documento son diferentes de los roles del sistema.
- Líder gestiona la negociación del documento. Los líderes pueden invitar usuarios al documento, crear discusiones internas y externas, aceptar cambios propuestos en el texto y cerrar discusiones.
- Revisor revisa y comenta sin ser responsable de la negociación.
Utiliza roles a nivel de documento cuando alguien necesita acceso a un contrato específico, no acceso general en CLM.
Combinación de roles
Los roles se pueden combinar para ampliar el acceso.
- Negociador principal + Visualizador permite a un negociador ver contratos que no creó.
- Negociador principal + Visualizador Plus agrega acceso para descargar.
- Gestor de contratos + Visualizador o Visualizador Plus amplía la visibilidad más allá de los contratos que agregó personalmente.
- Negociador principal + Administrador o Gestor de contratos + Administrador agrega privilegios de configuración.
Agregar un usuario en CLM
Puedes agregar usuarios, asignar roles del sistema y definir los parámetros de acceso a contratos.
Los roles a nivel de documento asignados dentro de un contrato específico son diferentes de los roles del sistema asignados en la administración de CLM.
El acceso a los contratos también se puede controlar por:
- Región
- Categoría de contacto
- Departamento
- País del contacto
- Entidad del contrato
-
Haz clic en +Agregar usuario en la parte superior de la página de búsqueda de usuarios. Consulta este tema para más información sobre cómo agregar un nuevo usuario.
O bien, edita un usuario existente desde la página de perfil de usuario haciendo clic en Editar roles.
-
En la ventana Agregar nuevo usuario, ingresa la información del usuario. O, si estás editando un usuario, realiza las selecciones necesarias.
- Selecciona el/los rol(es) correspondiente(s).
- Haz clic en Actualizar.
Después de asignar los roles, los usuarios reciben una notificación por correo electrónico con un enlace seguro para iniciar sesión.
Reasignar roles de usuario en CLM
Si desactivas un usuario, es posible que debas reasignar sus responsabilidades de contrato.
- Busca al usuario.
- Abre la pestaña Roles en su página de perfil de usuario.
-
Haz clic en Delegar responsabilidades en la sección de responsabilidades de contrato.
Se mostrará la página Delegar responsabilidades de contrato.
- Selecciona un usuario o equipo de reemplazo en el menú desplegable. Haz clic en el icono de información para revisar qué roles se reasignarán.
-
Opcional: Haz clic en Ver contrato para ver los contratos afectados.
- Haz clic en Guardar.
Crear y editar equipos en CLM
Un equipo está formado por dos o más usuarios de CLM agrupados. Los equipos pueden:
- Recibir notificaciones
- Participar en flujos de trabajo de enrutamiento o aprobación de contratos
- Ser invitados como revisores o líderes en contratos
Puedes crear o editar equipos desde la pestaña Equipos en la página de administración.
Debes tener el rol de Administrador de CLM para crear y editar equipos.
Crear un nuevo equipo
-
Haz clic en + Nuevo equipo. Se mostrará la página de edición del equipo.
- Ingresa un nombre para el equipo.
- Opcional: Ingresa una descripción para el equipo.
- Haz clic en +Agregar miembros para buscar y agregar usuarios. Puedes seleccionar de la lista desplegable o escribir una dirección de correo específica en el campo.
- Haz clic en Agregar.
- Haz clic en Guardar.
Editar un equipo existente
- Haz clic en el nombre del equipo en la lista.
- Edita el nombre o la descripción del equipo si es necesario.
- Realiza una de las siguientes acciones:
-
Agregar un miembro
- Haz clic en +Agregar miembros. Se mostrará la ventana para agregar miembros.
- Selecciona uno o más usuarios.
- Haz clic en Agregar.
-
Eliminar un miembro
- Haz clic en los tres puntos verticales al final de la fila del usuario.
- Haz clic en Eliminar.
-
Agregar un miembro
- Haz clic en Guardar.
Preguntas frecuentes y solución de problemas
¿Por qué un usuario no puede ver un contrato?
Comienza revisando estos tres puntos:
- ¿Tiene el rol del sistema correcto?
- ¿Se le asignó el rol a nivel de documento correcto, si el acceso es específico para un contrato?
- ¿Sus filtros de acceso le permiten ver ese contrato? El acceso en CLM puede estar restringido por Región, Categoría de contrato, Departamento, País del contrato y Entidad del contrato.
¿Cuál es la diferencia entre un rol del sistema y un rol a nivel de documento?
Un rol del sistema controla lo que un usuario puede hacer en todo CLM. Un rol a nivel de documento controla lo que puede hacer dentro de un contrato o documento específico. CLM trata explícitamente estos como tipos de acceso diferentes.
¿Cuándo debo combinar roles?
Combina roles cuando un usuario necesita mayor visibilidad de la que le da su rol base. Por ejemplo, un Gestor de contratos que necesita ver más contratos de los que agregó debería tener también el rol de Visualizador.
¿Cuándo debo usar un equipo en vez de agregar personas una por una?
Usa un equipo cuando el mismo grupo necesita recibir notificaciones, aprobaciones o acceso como revisores/líderes en contratos de forma regular.