El rol de Administrador de usuarios controla la creación, edición y gestión de los perfiles de usuario, incluyendo la asignación de oficinas y roles. Una vez que se agrega y se le asigna un rol, el usuario se activa y puede comenzar a trabajar de inmediato según los permisos otorgados.
Este artículo cubre lo siguiente:
- Agregar usuarios
- Buscar un perfil de usuario
- Agregar una oficina adicional a un perfil de usuario
- Editar roles de aplicación y flujo de trabajo
- Eliminar usuarios de una oficina
- Restablecer la contraseña de los usuarios
- Desactivar/reactivar un usuario
- Desactivar/reactivar el inicio de sesión de un usuario
- Reasignar trabajo
- Cambiar el monto de autoridad de facturas para un usuario
- Configurar un apoderado por ausencia para un usuario
- Ver el informe de auditoría de usuario
- Agregar un usuario en CounselLink+
Agregar usuarios
Para dar acceso a alguien a CounselLink, debe tener un perfil de usuario con un inicio de sesión único y los roles apropiados.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios para agregar un usuario.
- Puedes acceder a la página Crear nuevo usuario de las siguientes maneras:
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Desde el perfil corporativo
- Ve a la página de Perfil corporativo.
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Haz clic en el signo de más (+) en la Oficina donde se agregará el nuevo usuario.
La oficina seleccionada se mostrará como el perfil en la parte superior de la página.
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Haz clic en Agregar usuario en la columna de Accesos rápidos a la izquierda de la pantalla. Se mostrará la pantalla Buscar perfil de usuario duplicado.
Este proceso se utiliza para asegurarse de que la persona que se está agregando no exista ya en CounselLink.
- Ingresa la información en los campos.
- Haz clic en Buscar.
- Si no se encuentra ninguna persona, haz clic en Agregar nuevo individuo.
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Desde el perfil corporativo
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Desde la búsqueda de usuarios
- Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuarios en la parte superior de la página.
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Haz clic en el botón +Agregar usuario.
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Desde el panel de administración
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Haz clic en el botón Agregar usuario en el panel de administración en la página principal.
Se mostrará la página Crear nuevo perfil de usuario.
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En la sección Información del usuario, proporciona la información requerida.
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
- En la lista Prefijo, elige un título de cortesía como Sr. o Sra.
- En el campo Nombre, escribe el nombre de la persona.
- En el campo Inicial del segundo nombre, escribe el segundo nombre de la persona.
- En el campo Apellido, escribe el apellido de la persona.
- En el campo Sufijo, escribe el sufijo del nombre o títulos académicos si lo deseas.
- En la lista Cargo, elige el cargo que mejor describa la posición de la persona en la oficina.
- En el campo Correo electrónico, escribe la dirección que CounselLink debe usar para notificar al usuario sobre eventos.
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En el campo ID de inicio de sesión, escribe los caracteres que se usarán para iniciar sesión en CounselLink. La contraseña se proporcionará más adelante.
Agregar usuarios en CounselLink+ requiere un campo diferente (Lexis ID, SSO ID o ambos). Consulta la sección sobre cómo agregar usuarios de CounselLink+ en este artículo.
- En la lista Dirección de la oficina del usuario, selecciona la oficina donde el usuario necesitará acceso a asuntos o facturas. Esta será la oficina principal del usuario en CounselLink.
- En los campos Dirección, Ciudad, Estado y Código postal, escribe la dirección de la persona.
- En los campos Teléfono, escribe el número de teléfono de la oficina.
- En el campo Móvil, ingresa el número de teléfono móvil.
- En los campos Fax, escribe el número de fax.
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En la sección de Preferencias, proporciona la siguiente información:
Si lo prefieres, puedes dejar los valores predeterminados en esta sección para que el usuario los configure por su cuenta.
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
- En el campo Recibir correos electrónicos del Centro de Mensajes, la opción No está seleccionada por defecto. Selecciona Sí si deseas que el usuario reciba correos electrónicos del centro de mensajes.
- En el campo Recibir correos electrónicos de Asignación de Asuntos, la opción Sí está seleccionada por defecto. Selecciona No si no quieres que el usuario reciba correos de asignación de asuntos.
- En el campo Permitir lista desplazable para la factura, selecciona Sí para habilitar una barra de desplazamiento en la sección de cargos en las páginas de Resumen de Factura y Factura Combinada.
- En el campo Filtrar facturas de nuevo ciclo por ajustes, selecciona Sí para ver solo los cargos ajustados o No para ver la factura completa.
- En la lista Categoría, selecciona una de las opciones disponibles para categorizar el documento.
- En el campo Propietario, indica el nombre de la persona que aparecerá como propietario.
- En la lista Compartido, selecciona la opción correspondiente. Este campo responde a la pregunta: "¿El asesor externo debería poder ver este documento?" El valor predeterminado es No. Consulta la tabla a continuación.
- En la lista Nivel de acceso, selecciona la opción adecuada. Responde a la pregunta: "¿Qué externos pueden ver este documento?" El valor predeterminado es Privado.
Consulta este tema para más información sobre la seguridad de los documentos.
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En la sección de Configuración regional, proporciona la información requerida:
Si lo prefieres, puedes dejar los valores predeterminados en esta sección para que el usuario los configure por su cuenta.
La empresa o las divisiones pueden tener su propia configuración que se aplicará a todos si el usuario no la cambia. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
- En la lista Formato de fecha corta, selecciona el formato de fecha corta que se usará en facturas y búsquedas (por ejemplo, 21-07-2013).
- En la lista Formato de fecha larga, selecciona la opción que muestra la fecha completa (por ejemplo, 21 de julio de 2013).
- En la lista Dígitos en un grupo, selecciona cuántos números se agrupan en cifras grandes.
- En la lista Símbolo de agrupación de dígitos, selecciona el símbolo que se usará para separar los grupos de números.
- En la lista Símbolo decimal, selecciona el símbolo que se usará entre la parte entera y la fraccionaria de un número.
- En Ejemplo de número negativo, selecciona el formato del número negativo.
- En la lista Formato de hora, selecciona las preferencias para el reloj de 12 o 24 horas, y para el separador de periodo o punto y coma.
- En la lista Zona horaria, selecciona la zona horaria del usuario.
- En la lista Formato de moneda negativa, selecciona la opción para usar paréntesis o signo negativo para indicar números negativos.
- En la lista Posición del símbolo de moneda, selecciona la posición del símbolo de la moneda.
- En la lista Mostrar código ISO de la moneda, selecciona si mostrar el código ISO o mantenerlo oculto. USD es el código para Estados Unidos.
- El campo Ejemplo de moneda negativa muestra el formato de la moneda negativa según lo definido.
- En la sección Configuración de oficina, elige a qué oficina(s) debe asignarse la persona.
- Para agregar un usuario a una oficina, selecciona la(s) oficina(s) en la columna Nombre de la Oficina.
- Para quitar un usuario de una oficina, selecciona la(s) oficina(s) en la columna Nombre de la Oficina.
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Selecciona una Persona de usuario del menú desplegable.
La función de Persona de usuario debe estar habilitada para que tu organización tenga esta opción.
- Luego, en la sección de roles, elige los roles (niveles de acceso) para este usuario. Si tendrá un rol de flujo de trabajo, asegúrate de asignarle un Monto de Autoridad para Asuntos o Facturas en la sección de Roles de Factura. Para más información sobre roles, consulta Roles para diferentes cargos.
- Haz clic en Guardar.
Una vez que se ha agregado un usuario, se le envía un correo de bienvenida con la información de acceso.
Buscar un perfil de usuario
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Para localizar un usuario:
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Haz clic en Búsqueda de usuario desde el panel de Administración en la página principal.
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Haz clic en Búsqueda de usuario desde el panel de Enlaces Rápidos en la página de Perfil Corporativo.
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Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuario en la parte superior de la página.
Se muestra la página de Búsqueda de usuario.
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- Ingresa los criterios de búsqueda en el campo de búsqueda (por ejemplo, nombre, apellido, correo electrónico, etc.)
- Haz clic en Buscar. Se mostrará la lista de usuarios que coinciden con tus criterios.
Agregar una oficina adicional a un perfil de usuario
- Busca el perfil del usuario.
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Haz clic en el botón Agregar en la sección de Roles de Oficina.
Se mostrará la página Agregar usuario a oficinas.
- Selecciona una o más oficinas en la columna Oficinas disponibles en la sección Configuración de oficina.
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Haz clic en la flecha derecha para agregar la oficina seleccionada a la columna Oficinas a las que se agregará el usuario.
Haz clic en la doble flecha derecha para agregar todas las oficinas a la columna Oficinas a las que se agregará el usuario.
- Asigna los roles para la oficina según sea necesario.
- Haz clic en Guardar.
Copiar roles asignados en otra oficina
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Selecciona las oficinas antigua y nueva del usuario desde la página de Perfil de usuario en la sección Roles de Oficina.
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Haz clic en el botón Editar roles. Se mostrará la página Asignar roles de oficina al usuario.
- Desplázate por las secciones y selecciona todos los roles para que coincidan con los asignados previamente.
- Haz clic en Guardar.
Editar roles de aplicación y flujo de trabajo
Necesitas el rol de Administrador de usuarios para asignar roles a otros usuarios.
- Ve al Perfil Corporativo. Puedes acceder de dos maneras:
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Selecciona el enlace Perfil Corporativo bajo tu nombre de usuario en la barra de título.
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Haz clic en el enlace Perfil Corporativo desde el panel de Administración en la página principal.
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Haz clic en el signo más (+) para la División / Oficina bajo el encabezado Estructura Corporativa.
- Selecciona Corporativo, División u Oficina de la lista.
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Haz clic en el enlace Roles de usuario en la columna de Enlaces Rápidos a la izquierda de la pantalla. Se mostrará la página Asignar roles de oficina para tu selección.
Si asignas roles para una oficina, este proceso solo agregará roles de usuario para la oficina seleccionada. Si un usuario necesita roles en varias oficinas, los roles deben agregarse individualmente.
- En el área de Roles de aplicación, selecciona o deselecciona las casillas de los roles según sea necesario. Usa las opciones de visualización si es necesario:
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Desliza la barra inferior para ver más roles.
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Desliza la barra lateral derecha para ver más usuarios.
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Selecciona opciones del filtro Categorías de roles para mostrar u ocultar los roles asociados a esa categoría y haz clic en Guardar. Por defecto, se muestran todas las categorías de roles.
- Si editas usuarios para una oficina, desplázate hacia abajo hasta la sección Roles de flujo de trabajo y haz los cambios necesarios.
- Haz clic en Guardar.
Eliminar usuarios de una oficina
Un Administrador de usuarios puede eliminar a un usuario de una oficina y desactivar los roles de oficina que tenga asignados. El usuario podrá seguir iniciando sesión, pero ya no tendrá acceso a los asuntos de esa oficina.
Antes de eliminar al usuario, asegúrate de reasignar todas sus tareas y roles actuales.
Si un usuario tiene el rol de Contacto de Asunto en al menos un asunto, no se le podrá eliminar de la oficina hasta que el administrador asigne un nuevo contacto de asunto. El sistema te avisará cuando no se pueda eliminar a un usuario de una oficina hasta que se reasignen sus asuntos o roles.
Eliminar un usuario de una oficina
- Busca el perfil del usuario.
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Marca la casilla junto a la(s) oficina(s) en la sección de Roles de oficina.
- Haz clic en Eliminar. Se mostrará la ventana de confirmación.
- Haz clic en OK.
Si todos los roles del usuario asociados a asuntos ya han sido reasignados, el usuario se elimina de la oficina y se le envía un correo electrónico notificándole.
Restablecer la contraseña de los usuarios
Restablecer la contraseña de un usuario desde la página de perfil corporativo
- Busca el perfil del usuario.
- Haz clic en el icono de tres líneas verticales en la esquina.
-
Haz clic en Restablecer contraseña.
Se muestra un mensaje de confirmación.
- Haz clic en OK.
Se envía un correo electrónico con instrucciones al usuario y al Administrador de usuarios para confirmar el cambio.
Restablecer la contraseña de un usuario desde la página de búsqueda de usuarios del cliente
- Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuarios en la parte superior de la página de inicio o en el panel de Administración.
- Desplázate por la lista de usuarios y selecciona el/los usuario(s).
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Haz clic en Restablecer contraseña.
- Selecciona Activar inicio de sesión de usuario en el menú desplegable. Se mostrará la ventana de restablecimiento de contraseña.
- Haz clic en Continuar en la ventana de inicio de sesión de usuario.
Se envía un correo electrónico con instrucciones al usuario y al Administrador de usuarios, confirmando el cambio.
Desactivar/reactivar un usuario
Desactivar un usuario impide que se le asignen nuevos trabajos en CounselLink, pero mantiene intactos los datos históricos. Se envían correos electrónicos de confirmación tanto al administrador (que realizó la desactivación) como al usuario desactivado. También puedes reactivar a un usuario que haya sido desactivado previamente.
Solo los Administradores de usuarios pueden realizar esta tarea.
Desactivar un usuario
- Busca el perfil del usuario.
- Haz clic en el icono de tres líneas verticales en la esquina.
-
Selecciona Desactivar usuario.
Se mostrará una ventana de confirmación.
- Haz clic en Sí, desactivar. Si el usuario no tiene roles asignados, se desactiva.
-
Si el usuario tiene trabajo pendiente asignado en asuntos o facturas, se mostrará la página de reasignación de contacto de asunto.
- Reasigna los roles según sea necesario.
- Haz clic en Guardar. El usuario queda desactivado.
Reactivar un usuario
- Busca el perfil del usuario.
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En QuickLinks o en la sección de Información del usuario de la pantalla, haz clic en Activar usuario.
Se mostrará la pantalla de confirmación de activación.
- Haz clic en OK para activar al usuario.
Desactivar/reactivar el inicio de sesión de un usuario
Desactivar el inicio de sesión solo impide el acceso al sistema. Esta acción no elimina roles ni asignaciones.
Solo los Administradores de usuarios pueden realizar estas acciones.
Desactivar el inicio de sesión de un usuario
- Busca el perfil del usuario.
- Haz clic en el icono de tres líneas verticales en la esquina.
-
Selecciona Desactivar inicio de sesión de usuario.
Se mostrará una ventana de confirmación.
- Haz clic en OK para confirmar la desactivación.
Desactivar el inicio de sesión de un usuario desde la página de búsqueda de usuarios
- Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuarios en la barra de herramientas superior o en el panel de Administración.
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Selecciona el/los usuario(s) que deseas desactivar de la lista.
Agrega el filtro de columna Último inicio de sesión en la página de búsqueda de perfiles para ver la última vez que los usuarios iniciaron sesión en CounselLink.
- Haz clic en Más acciones.
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Selecciona Desactivar inicio de sesión de usuario en el menú desplegable.
Se mostrará la ventana de inicio de sesión de usuario.
- Haz clic en Continuar en la ventana de inicio de sesión de usuario.
Reactivar el inicio de sesión de un usuario
- Busca el perfil del usuario.
- Haz clic en el icono de tres líneas verticales en la esquina.
-
Selecciona Activar inicio de sesión de usuario.
Se mostrará una ventana de confirmación.
- Haz clic en OK.
Reactivar el inicio de sesión de un usuario desde la página de búsqueda de usuarios
- Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuarios en la barra de herramientas superior o en el panel de Administración.
- Desplázate por la lista de usuarios y selecciona el/los usuario(s) que deseas reactivar.
- Haz clic en Más acciones.
-
Selecciona Activar inicio de sesión de usuario en el menú desplegable.
Se mostrará la ventana de inicio de sesión de usuario.
- Haz clic en Continuar en la ventana de inicio de sesión de usuario.
Reasignar trabajo
Reasignar trabajo ayuda a equilibrar la carga laboral entre los usuarios. Por ejemplo, el trabajo puede reasignarse a una nueva persona después de su incorporación o cuando un usuario es desactivado o eliminado. Todas las tareas activas deben reasignarse a otro usuario activo para evitar interrupciones en el flujo de trabajo.
Solo el Administrador de usuarios puede realizar estas acciones.
Reasignar tareas de usuario
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Haz clic en la pestaña Asuntos.
Se recomienda buscar todos los asuntos Activos de la oficina donde el usuario que será eliminado o desactivado es el Contacto de Asunto o Contacto de Factura.
- Realiza una búsqueda y selecciona los asuntos correspondientes.
- Desde la página de Búsqueda de asuntos, en la columna de filtro Contacto de asunto, selecciona el Contacto de asunto.
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En la columna de filtro Oficina de contacto, selecciona la Oficina de contacto como filtro adicional.
Por defecto, la columna de filtro Estado del asunto está en Activo.
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Haz clic en Seleccionar todas las páginas en el menú desplegable de Selección para seleccionar todos los asuntos listados.
- En el menú Más acciones, haz clic en Actualizar información del asunto.
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En la pantalla de Actualización masiva de información del asunto, en la sección Actualizar detalles, selecciona el rol de contacto que deseas reasignar.
- En el campo Actualizar a, selecciona un nuevo contacto de la lista y luego haz clic en Guardar y actualizar otro campo. Repite estos pasos según sea necesario para reasignar el trabajo de otros roles de contacto.
Si vas a desactivar o eliminar a un usuario, asegúrate de reasignar todos los roles de contacto para cubrir el trabajo reasignado.
Cambiar el monto de autoridad de facturas para un usuario
El monto de autoridad de facturas especifica el límite que un revisor puede aprobar en una factura. Es posible que necesites aumentar o disminuir este límite con el tiempo.
Solo el Administrador de usuarios puede realizar esta acción.
Cambiar el monto de autoridad de facturas para un usuario
- Busca el perfil de usuario.
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Selecciona la(s) oficina(s) en la sección Roles de oficina de la pestaña Roles.
- Haz clic en Editar roles. Se mostrará la página Asignar roles de oficina al usuario.
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Desplázate hacia abajo hasta Roles de factura para encontrar el Monto de autoridad de factura.
- Ajusta el monto según sea necesario.
- Haz clic en Guardar.
El monto de autoridad de factura se actualiza para la oficina seleccionada.
Cambiar el monto de autoridad de factura para una o más oficinas
- Busca el perfil de usuario.
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Selecciona la(s) oficina(s) en la sección Roles de oficina de la pestaña Roles.
- Haz clic en Más acciones.
-
Selecciona Actualizar monto de autoridad de factura. Se mostrará la ventana Actualizar monto de autoridad de factura.
- Selecciona una moneda del menú desplegable.
- Edita el monto según sea necesario. Marca Monto ilimitado para permitir que el usuario no tenga límite.
- Haz clic en Guardar.
El monto de autoridad de factura se actualiza para la(s) oficina(s) seleccionada(s).
Configurar un apoderado por ausencia para un usuario
Un apoderado es un usuario que se encarga de las tareas de revisión de facturas cuando el revisor asignado no está disponible. Si un revisor no asigna un apoderado, un administrador de usuarios puede hacerlo. Las facturas que ya están en la bandeja del revisor no se ven afectadas, mientras que las nuevas facturas se envían al apoderado a partir de la fecha de inicio establecida.
Si el total de una factura supera el nivel de autoridad del apoderado designado, ese apoderado puede "completar" la revisión pero no puede aprobar la factura.
Configurar un apoderado por ausencia para un usuario
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Accede a la página de búsqueda de usuarios de una de estas dos formas:
- Haz clic en la pestaña Búsqueda de usuarios en la barra de herramientas superior
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Haz clic en el enlace Búsqueda de usuarios en el panel de Perfiles.
- Haz clic en la oficina en la columna Nivel asociada al usuario.
- Haz clic en el nombre del usuario en la columna Nombre de usuario.
Haz clic en Editar en la sección Información del usuario en la página de perfil del usuario.
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Ingresa las fechas Desde y Hasta en la sección Apoderado por ausencia.
Las fechas deben estar en formato mm/dd/aaaa.
- Haz clic en Seleccionar en la sección de usuario apoderado.
- Opcional: Busca al apoderado en la lista usando una de las siguientes opciones:
- Busca el nombre en la lista
- Ordena la lista alfabéticamente haciendo clic en los encabezados de columna Nombre o Apellido
- Filtra la lista:
- Elige Nombre o Apellido en el primer menú desplegable
- Deja el campo del medio como Contiene
- Escribe el nombre en la palabra clave
- Presiona Enter o haz clic en Ir
Haz clic en Seleccionar para la persona que será el apoderado por ausencia del usuario. El nombre del apoderado aparecerá en el campo Apoderado.
Haz clic en Guardar.
El usuario apoderado recibirá todas las tareas del flujo de trabajo durante el periodo especificado.
Las tareas del flujo de trabajo que ya estaban asignadas al usuario cuando comienza el periodo de ausencia no se reasignan automáticamente al apoderado. Puedes usar el menú de más acciones en la página de búsqueda correspondiente para reasignar los elementos pendientes al usuario apoderado.
Eliminar un apoderado por ausencia
- Sigue los pasos 1-7 anteriores.
- Haz clic en Restablecer para eliminar el apoderado por ausencia.
- Haz clic en Guardar.
Ver el informe de auditoría de usuario
El informe de auditoría de usuario muestra los cambios en el alcance de permisos de un usuario a lo largo del tiempo. Indica cuándo se otorgan o revocan roles a personas dentro de tu organización.
Debes tener el rol de Administrador corporativo para usar esta función.
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Haz clic en Informe de auditoría de usuario en la sección Enlaces rápidos de la página de perfil corporativo. Se mostrará la página del informe de auditoría de usuario.
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El informe muestra las siguientes columnas de información para cada línea:
Columna Descripción Usuario cliente Nombre del usuario cuyo rol o perfil fue modificado. Inicio de sesión del usuario cliente Inicio de sesión del usuario cuyo rol o perfil fue modificado. Descripción del evento Breve descripción del cambio realizado. Comentario del evento Detalle de lo que se cambió para el usuario. Por ejemplo, si se añadió un rol, podría mostrar: 1 rol de usuario añadido: Administrador de pagos. Fecha del evento Fecha en que ocurrió el cambio. Realizado por Nombre del usuario que realizó el cambio. Nivel del cliente Nivel de acceso en el que se editó el cambio del usuario. Acción de rol Muestra REVOCAR u OTORGAR dependiendo si el rol del usuario fue añadido o eliminado. Descripción del rol Descripción del rol añadido o revocado. Monto de autoridad anterior Si se cambió el monto de autoridad de factura, esta columna muestra el monto autorizado antes del cambio. Monto de autoridad nuevo Si se cambió el monto de autoridad de factura, esta columna muestra el monto autorizado después del cambio. -
La página del informe contiene varios campos para filtrar los resultados de tu búsqueda.
Campo Descripción Fecha de inicio y fecha de fin Ingresa un periodo de tiempo para mostrar los resultados de la búsqueda. Después de ingresar las fechas o seleccionarlas desde el botón de calendario junto al campo, haz clic en Enviar.
Por defecto, la búsqueda preselecciona el rango de fechas para mostrar la actividad de los últimos 60 días.
Ingresar palabras clave Ingresa términos de búsqueda para buscar y filtrar la lista de usuarios. Agrupar por Selecciona un elemento de este menú desplegable para agrupar los resultados solo por la selección:
- Ninguno
- Usuario cliente
- Realizado por
- Fecha del evento
Una vez que hayas organizado los resultados a tu gusto, puedes descargar una copia del informe como documento de Excel haciendo clic en el ícono de descarga en la esquina.
Agregar un usuario en CounselLink+
Agregar un usuario en un entorno CounselLink+ tendrá algunos campos ligeramente diferentes. Sigue las instrucciones de este artículo para agregar un usuario.
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Una vez que hayas agregado el correo electrónico del usuario, se mostrará el campo Lexis Org Customer. Haz clic en los tres puntos junto al campo.
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En la ventana, selecciona la organización bajo Org Customer para el usuario. Si el correo electrónico está vinculado a un usuario existente dentro de una organización configurada con WAM, puedes ver la información en la columna Nombre de perfil de usuario.
- Haz clic en Guardar.
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Dependiendo de la configuración de tu organización, verás uno o dos campos: Lexis ID y SSO ID. Si seleccionaste un usuario que ya existe en WAM, estos campos aparecerán completados y deshabilitados, por lo que ya habrás terminado con esta tarea.
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Completa el/los campo(s). Si tu organización no está configurada para SSO, no verás el campo SSO ID.
Campo Valor Lexis ID Este será el ID de inicio de sesión del usuario para CounselLink. SSO ID Este será el ID del usuario para iniciar sesión con SSO. Lo más recomendable es usar el mismo correo electrónico ingresado para el usuario.