La función de Persona de usuario te permite aplicar roles a nivel de oficina a varios usuarios de manera consistente. Las personas funcionan como plantillas que se pueden asignar a usuarios con responsabilidades similares dentro de tu organización.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel Corporativo para crear y asignar Personas de usuario.
Este artículo cubre lo siguiente:
- Personas basadas en el sistema
- Crear una Persona de usuario
- Copiar una Persona de usuario
- Editar una Persona de usuario
- Inactivar o activar una Persona de usuario
- Eliminar una Persona de usuario
- Página de resumen de Persona
- Asignar una Persona de usuario
- Quitar una Persona de usuario
- Asignar una Persona de usuario a varios usuarios
Personas basadas en el sistema
Las personas de usuario basadas en el sistema están disponibles para todos los clientes. Estas personas vienen predefinidas según las mejores prácticas y configuraciones de roles comunes para usuarios que realizan tareas similares.
El uso de estas personas es opcional. Sin embargo, pueden servir como punto de partida útil al crear personas personalizadas para tu organización.
Para aplicar una persona basada en el sistema, primero debes copiarla. La versión copiada se puede personalizar y asignar.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel Corporativo para gestionar Personas de usuario.
Si tu organización no necesita personas basadas en el sistema, puedes ocultarlas de la lista de Personas haciendo clic en Ocultar personas del sistema.
Hay seis personas basadas en el sistema disponibles. No se pueden inactivar, pero no es necesario asignarlas.
| Persona | Detalles | Roles |
|---|---|---|
| Contacto de asunto - Revisor de facturas (WF1) | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede crear y ver asuntos, asignar despachos de abogados y crear presupuestos. El usuario participa en la revisión de facturas bajo la Tarea de Flujo de Trabajo 1. |
Administrador de documentos, Contacto de presupuesto, Configuración de presupuesto, Ver oferta de honorarios, Administrador de vista de asuntos, Asignar asunto, Contacto de asunto, Configuración de asunto, Tarea WF 1 |
| Contacto de factura - Revisor de facturas (WF2) | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede crear y ver asuntos, asignar despachos de abogados y crear presupuestos. El usuario participa en la revisión de facturas bajo la Tarea de Flujo de Trabajo 2. |
Administrador de documentos, Contacto de presupuesto, Ver oferta de honorarios, Contacto de factura, Tarea WF 2 |
| GC \ Nivel C - Revisor de facturas (WF3) | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede revisar todos los asuntos y datos asociados, incluidos eventos de calendario y documentos. El usuario actúa como revisor final de facturas. |
Administrador de documentos, Administrador de calendario, Ver oferta de honorarios, Aprobar oferta de honorarios, Administrador de vista de asuntos, Tarea WF 3 |
| Administrador de oficina | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede gestionar completamente los asuntos (crear, asignar, eliminar, reabrir), gestionar presupuestos y facturas, administrar usuarios y configurar flujos de trabajo. Esta persona no participa en la revisión de facturas. |
Administrador de usuarios, Administrador de flujos de trabajo, Editar datos personalizados, Administrador de documentos, Administrador de calendario, Administrador corporativo, Administrador financiero, Administrador de plantillas de presupuesto, Configuración de presupuesto, Ver oferta de honorarios, Aprobar oferta de honorarios, Anular facturas rechazadas, Administrador de vista de asuntos, Administrador de eliminación de asuntos, Asignar asunto, Configuración de asunto, Reabrir asunto |
| Paralegal - Revisor de facturas - WF1 | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede crear y ver asuntos, asignar despachos de abogados, gestionar documentos y crear presupuestos. El usuario participa en la revisión de facturas bajo la Tarea de Flujo de Trabajo 1. |
Administrador de documentos, Contacto de presupuesto, Configuración de presupuesto, Ver oferta de honorarios, Contacto de factura, Administrador de vista de asuntos, Asignar asunto, Contacto de asunto, Configuración de asunto, Tarea WF 1 |
| Paralegal - Sin revisión de facturas | Dentro de la oficina asignada, este usuario puede crear y ver asuntos, asignar despachos de abogados, gestionar documentos y crear presupuestos. Esta persona no participa en la revisión de facturas. |
Administrador de documentos, Contacto de presupuesto, Configuración de presupuesto, Ver oferta de honorarios, Administrador de vista de asuntos, Asignar asunto, Configuración de asunto |
Crear una Persona de usuario
Las Personas de usuario funcionan como plantillas de roles para los usuarios. Una vez creadas, se pueden aplicar en la página de perfil de un usuario o mediante acción masiva en la página de búsqueda de perfiles.
Cosas a tener en cuenta sobre las Personas de usuario:
- Puedes crear tantas Personas de usuario como necesites.
- Las personas se crean a nivel Corporativo pero solo se aplican a nivel de Oficina.
- Las personas necesitan al menos un rol asignado para funcionar.
- Accede a la página Crear persona desde uno de estos dos lugares:
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Desde la página de perfil corporativo
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Haz clic en Gestionar personas en la sección de enlaces rápidos de tu página de perfil corporativo, o
Haz clic en Personas en el panel de Administración en la página de inicio.
Se muestra la página Gestionar personas.
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Haz clic en Crear persona. Se muestra la página Crear persona.
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Desde la página de resumen de Persona
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Haz clic en el nombre de una Persona de usuario en la página Gestionar personas.
Se muestra la página de resumen de la Persona de usuario.
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Haz clic en el signo de más en la esquina superior derecha.
Se muestra la página Crear persona.
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Desde la página de perfil corporativo
- Introduce un nombre en el campo Nombre de la persona.
- Agrega una descripción si lo necesitas.
- Marca con una palomita los roles que incluirá la persona.
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Opcional: Configura una Vista personalizada de usuario para la persona. Esta vista especifica qué páginas estarán disponibles en la barra de navegación superior para el usuario. Por ejemplo, si creas una persona que solo revisa facturas, ese usuario puede que no necesite las páginas de Honorarios o Tareas.
- Marca la casilla junto a Configurar vista personalizada para la Persona de usuario.
- Selecciona todas las páginas que quieras incluir.
- Haz clic en Guardar.
La nueva persona se activa y aparece en tu página Gestionar personas.
Copiar una Persona de usuario
Copiar una persona agiliza el proceso de creación cuando los roles son similares.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel Corporativo para copiar una persona. Las personas basadas en el sistema deben copiarse primero para poder asignarlas.
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Haz clic en Gestionar personas en la sección de enlaces rápidos de tu página de perfil corporativo o en el enlace Personas del panel de Administración en la página de inicio. Se muestra la página Gestionar personas.
- Marca con una palomita el nombre de una persona en la columna Persona.
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Haz clic en Copiar persona. Se muestra la ventana Copiar plantilla de persona.
- Introduce un nombre para la nueva persona.
- Haz clic en Guardar. La nueva persona se agrega a la lista.
Haz clic en el nombre de la nueva persona y edítala según sea necesario.
Editar una Persona de usuario
Puedes editar los detalles de una persona después de crearla, incluyendo su nombre, descripción y roles.
Los cambios realizados en una persona existente se aplicarán a todos los usuarios que tengan esa persona asignada. Por ejemplo, si agregas el rol de Configuración de presupuesto a una persona existente, cualquier usuario con esa persona ahora tendrá el rol de Configuración de presupuesto.
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Haz clic en el nombre de una persona en la página Gestionar personas.
Se muestra la página de resumen de la persona.
- Haz clic en el icono de lápiz en la esquina superior derecha. Se muestra la página Editar persona.
- Realiza los cambios necesarios.
- Haz clic en Guardar.
Inactivar o activar una Persona de usuario
Si ya no necesitas una persona, puedes inactivarla. Las personas inactivas siguen estando disponibles para su uso futuro.
Los usuarios asignados a una persona inactiva conservan sus roles.
Inactivar o activar una persona de usuario en la página Administrar personas
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Haz clic en Administrar personas desde la sección de Accesos rápidos en tu página de Perfil corporativo o en el enlace Personas en el panel de Administración en la página principal. Se mostrará la página Administrar personas.
- Marca la casilla junto a la(s) persona(s) que deseas inactivar o activar.
- Haz clic en Inactivar o Activar.
- Haz clic en Sí, continuar en la ventana de confirmación. Aparecerá un mensaje confirmando que la(s) persona(s) seleccionada(s) han sido inactivadas o activadas.
Inactivar o activar una persona de usuario en la página de resumen de la persona
- Haz clic en el nombre de la persona desde la página Administrar personas. Se mostrará la página de resumen de la persona.
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Haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha.
- Selecciona Inactivar o Activar.
- Haz clic en Sí, continuar en la ventana de confirmación. Aparecerá un mensaje de confirmación.
Eliminar una persona de usuario
Si ya no necesitas una persona, puedes eliminarla. Si quieres usar la persona en el futuro pero no la necesitas ahora, quizá prefieras inactivarla en su lugar.
Eliminar una persona no elimina los roles de los usuarios que estaban asignados a ella previamente.
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Haz clic en Administrar personas desde la sección de Accesos rápidos en tu página de Perfil corporativo o en el enlace Personas en el panel de Administración en la página principal. Se mostrará la página Administrar personas.
- Marca la casilla junto a la(s) persona(s) que deseas eliminar.
- Haz clic en Eliminar persona.
- Haz clic en Sí, continuar en la ventana de confirmación. Aparecerá un mensaje de confirmación.
Página de resumen de la persona
La página de resumen de la persona contiene toda la información relevante sobre esa persona. Puedes ver su estado y todos los roles que tiene asociados y los que no.
Ver la sección superior de la página de resumen de la persona
La parte superior de la página de resumen muestra la descripción de la persona de usuario y su estado (activa o inactiva). También puedes realizar acciones rápidas desde los botones en la esquina superior derecha.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Crear persona de usuario | Haz clic en el signo de más. |
| Editar persona de usuario | Haz clic en el ícono de lápiz. |
| Inactivar/Activar persona de usuario | Haz clic en los tres puntos verticales. |
Ver las pestañas inferiores de la página de resumen de la persona
Las pestañas en la parte inferior de la página muestran información sobre los roles asociados y los cambios realizados en la persona.
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Roles | Esta pestaña muestra dos categorías desplegables: Asignados y Disponibles. Los roles asignados son los que están asociados a la persona. Disponibles muestra los roles que no están asociados. |
| Historial | Esta pestaña muestra un registro de todos los cambios realizados en la persona de usuario desde su creación. |
Asignar una persona de usuario
Puedes asignar una persona de usuario desde la página de resumen de su perfil. También puedes asignar una persona de usuario a varios usuarios al mismo tiempo (consulta la sección más adelante en esta página para más información).
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel corporativo para realizar esta acción. Solo las personas creadas por el cliente pueden asignarse a un usuario (no las personas basadas en el sistema).
- Ve a la página de resumen del perfil de usuario.
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Busca la sección Roles de oficina en la pestaña Roles.
- Marca la casilla junto a la(s) oficina(s).
- Haz clic en el botón Más acciones.
-
Selecciona Asignar persona en la lista desplegable.
Se mostrará la ventana Editar persona.
- Selecciona una persona del menú desplegable para cada oficina que hayas seleccionado.
- Haz clic en Guardar.
Aparecerá un mensaje de éxito y los roles y la persona se agregarán al usuario.
Eliminar una persona de usuario
Eliminar una persona la desvincula del usuario, pero no elimina los roles asociados.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel corporativo para realizar esta acción.
- Ve a la página de resumen del perfil de usuario.
-
Busca la sección Roles de oficina en la pestaña Roles.
- Marca la casilla junto a la(s) oficina(s).
- Haz clic en el botón Más acciones.
-
Selecciona Eliminar persona en la lista desplegable.
Si la persona no está asignada para la(s) oficina(s) seleccionada(s), esta opción no estará disponible.
- Haz clic en Confirmar en la ventana Eliminar persona.
- Haz clic en Guardar.
Aparecerá un mensaje de éxito y los roles y la persona se eliminarán de la(s) oficina(s) seleccionada(s).
Asignar una persona de usuario a varios usuarios
Puedes asignar una persona de usuario a varios usuarios desde la página de búsqueda de perfiles.
Debes tener el rol de Administrador de usuarios a nivel corporativo para realizar esta acción.
- Ve a la página de búsqueda de perfiles.
-
Marca la casilla junto a los usuarios.
Puedes agregar la columna Persona a la página de búsqueda seleccionándola desde el menú Columnas.
- Haz clic en el botón Más acciones.
-
Selecciona Asignar persona en la lista desplegable.
Se mostrará la ventana Asignar persona.
- Selecciona una persona del menú desplegable para cada oficina que hayas seleccionado.
- Haz clic en Guardar.
Aparecerá un mensaje de éxito y los roles y la persona se agregarán al usuario.