Este artículo cubre lo siguiente:
- Revisión eficiente de facturas
- Uso de acciones de flujo de trabajo
- Revisión eficiente de cargos
- Revisión de ajustes y banderas
Revisión eficiente de facturas
En esencia, la revisión de facturas consiste en evaluar los ajustes y banderas a nivel de cargo, para luego aceptarlos, modificarlos o convertirlos según sea necesario.
Para agilizar tu proceso de revisión, utiliza las herramientas disponibles en CounselLink:
- Configura tu página de inicio: Personaliza los paneles de información de la página de inicio y accede rápidamente a los filtros de búsqueda de facturas desde el Panel de Facturación.
- Uso de vistas guardadas: Guarda configuraciones frecuentes de búsqueda de facturas para reducir el tiempo de búsqueda y simplificar los reportes.
- Agrupar y filtrar tus cargos: Agrupa y filtra los cargos de las facturas para revisar ítems similares juntos.
Para capacitación adicional, puedes tomar el curso gratuito sobre el trabajo con facturas en CounselLink. El curso cubre el flujo de trabajo de facturas, búsqueda y revisión eficiente de facturas.
Uso de acciones de flujo de trabajo
El flujo de trabajo es el proceso personalizado que utiliza tu organización para revisar y aprobar facturas. Determina cómo se envían las facturas entre el personal y si se requieren varias etapas de revisión antes de aprobar el pago.
Utiliza los botones de flujo de trabajo cuando:
- Finalizas una revisión
- Rechazas una factura
- Reasignas una factura a otro usuario
Tu rol y posición en el flujo de trabajo determinan los botones que tienes disponibles.
Los botones de flujo de trabajo aparecen en la parte inferior de la página de Resumen de Factura.
También puedes acceder a estos botones desde la página de Búsqueda de Facturas para realizar acciones en lote.
Opciones comunes de flujo de trabajo
El texto exacto de tus botones de flujo de trabajo puede variar.
| Botón | Acción |
|---|---|
| Finalizar revisión | Envía la factura al siguiente revisor en tu flujo de trabajo. |
| Aprobar factura | Aprueba una factura. Este es el último paso antes del pago. Solo verás esta opción si tienes la autoridad necesaria para aprobar una factura. |
| Rechazar factura |
Devuelve la factura al despacho de abogados. Una vez seleccionada, debes ingresar un Motivo de rechazo. |
| Reasignar a |
Muestra una lista de usuarios de tu organización con acceso a facturas. Selecciona un nombre o usa la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana. |
| Acciones de flujo de trabajo |
Muestra opciones para redirigir la factura a una etapa diferente del flujo de trabajo. Este botón solo está disponible para usuarios con el rol de Administrador de flujo de trabajo. |
Revisión eficiente de cargos
Como revisor de facturas, evalúas las líneas de cargos detallados ingresadas por el despacho de abogados. Los ajustes y banderas pueden aparecer en cargos individuales y debes revisarlos antes de avanzar la factura a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
Después de pasar la validación automática, las facturas aparecen en la página de Búsqueda de facturas para revisión manual. Cuando abras una factura, selecciona la pestaña Cargos para revisar los ítems.
Para ahorrar tiempo, utiliza las funciones de búsqueda, agrupación y filtrado dentro de la pestaña de Cargos.
Encontrar descripciones de cargos similares
Cuando una factura contiene muchos cargos similares, puedes buscar por palabra clave para revisarlos y ajustarlos en conjunto.
Pasos rápidos
Selecciona Descripción del cargo en el primer campo.
Elige un operador (por ejemplo, Contiene, Igual a, No contiene).
Ingresa una palabra clave (por ejemplo, viaje, copia, conferencia).
La lista de cargos se actualizará. Haz clic en Restablecer para limpiar la búsqueda.
Agrupar por revisor anterior
Agrupar los cargos por revisor te permite ver cuáles fueron modificados por un revisor anterior (incluyendo ajustes generados por el sistema).
Pasos rápidos
- Haz clic en Modificado por en la lista desplegable bajo el campo Agrupar por.
Los cargos se agrupan por el último usuario que los modificó.
Ver solo cargos ajustados
Puedes filtrar para mostrar solo los cargos que fueron ajustados por el sistema o un revisor anterior.
Pasos rápidos
En el campo Filtrar por, selecciona Ajustado en la sección desplegable de Problemas de cargo.
Haz clic en Aplicar.
La lista se actualizará para mostrar solo los cargos ajustados.
Ver por violación de regla
Puedes filtrar los cargos por violaciones específicas de reglas para revisar problemas similares juntos.
Pasos rápidos:
En el campo Filtrar por, selecciona una violación de regla específica en Problemas de cargo.
Haz clic en Aplicar.
La lista se actualizará para mostrar solo los cargos asociados con la violación de regla seleccionada.
Revisión de ajustes y banderas
Los ajustes y banderas pueden aparecer en las líneas de cargo. Estos se agregan ya sea por validación automática o por un revisor anterior.
- Los indicadores rojos representan ajustes.
- Los indicadores azul verdoso representan banderas.
- Ajustes representan reducciones de cargo aplicadas por la validación automática de reglas o por un revisor interno anterior. Si el ajuste es correcto, déjalo tal cual: la deducción se mantiene. Si deseas anularlo, haz clic en el ícono de convertir para cambiarlo a bandera. También puedes editar el monto del ajuste para reducir parcialmente el cargo.
- Las banderas indican posibles problemas identificados por reglas o revisores anteriores. Si el problema señalado no aplica, deja la bandera tal cual: no se realiza ninguna deducción. Si el problema es válido, haz clic en el ícono de convertir para cambiar la bandera a ajuste, lo que aplica una deducción.
Al revisar los cargos, tienes dos opciones principales:
No realizar ninguna acción – Deja el cargo y cualquier ajuste/bandera sin cambios si es aceptable.
Realizar un ajuste – Modifica el cargo si aplica alguna circunstancia especial o convierte banderas en ajustes.
Después de completar la revisión de cargos, continúa con la acción de flujo de trabajo correspondiente.