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Revisar y ordenar cargos

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Casos de uso de agrupación y filtrado

A continuación se muestran ejemplos de cómo la agrupación y el filtrado pueden agilizar el proceso de revisión de facturas.

Agrupar por responsable de tiempo

Si quieres revisar los cargos de un responsable de tiempo específico (por ejemplo, uno que haya cometido errores en facturas anteriores), puedes agrupar los cargos por responsable de tiempo.

  1. Haz clic en la pestaña Cargos en la página de resumen de la factura.
  2. Haz clic en la lista desplegable Agrupar por.

  3. Selecciona Responsable de tiempo.

Los cargos se mostrarán agrupados por cada responsable de tiempo.

Filtrar por regla

Si muchos cargos fueron marcados por una regla en particular (por ejemplo, tiempo de viaje), filtra la lista por esa regla.

  1. Haz clic en la pestaña Cargos en la página de resumen de la factura.
  2. Haz clic en la lista desplegable Filtrar por.

  3. Selecciona la regla por la que deseas filtrar los cargos. En este ejemplo, es Q7 - Tiempo de viaje.

  4. Haz clic en Aplicar.

La lista de cargos se actualizará para mostrar solo los cargos con esa regla marcada.

Filtrar y agrupar por responsable de tiempo y nivel

Si sospechas que muchos cargos se facturaron a un nivel específico (por ejemplo, Socio), filtra por nivel de responsable de tiempo y agrupa por responsable de tiempo.

  1. Haz clic en la pestaña Cargos en la página de resumen de la factura.
  2. Haz clic en la lista desplegable Agrupar por.
  3. Selecciona Responsable de tiempo.
  4. Haz clic en la lista desplegable Filtrar por.
  5. Selecciona Socio en la sección de niveles de responsable de tiempo.
  6. Haz clic en Aplicar.

Los cargos se actualizarán y se agruparán solo por los responsables de tiempo que hayan facturado a tarifa de Socio.

Agrupar y filtrar cargos

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Las facturas pueden contener muchas líneas de cargo. Revisarlas desplazándote de arriba a abajo rara vez es eficiente: agrupar y filtrar te ayuda a aislar los elementos que requieren atención.

Agrupar cargos

La lista desplegable Agrupar por te permite agrupar los cargos en categorías como:

  • Ninguno – Vista predeterminada; elimina la agrupación

  • Fecha del cargo – Agrupa por la fecha en que se ingresaron los cargos

  • Código – Agrupa por código de cargo (si existe)

  • Tipo de modificación – Agrupa por actividad de ajuste/marcado (por ejemplo, Ajuste editado, Marca agregada)

  • Modificado por – Agrupa por el usuario que modificó el cargo por última vez (incluye Sistema para validación)

  • Etapa – Agrupa por etapa del cargo

  • Responsable de tiempo – Agrupa por responsable de tiempo

  • Responsable de tiempo por fecha – Agrupa por responsable de tiempo y fecha del cargo

  • Estructura de honorarios – Agrupa por estructura de honorarios

  • Oficina del despacho – Agrupa por la oficina del despacho que presentó el cargo

  • Nivel del responsable de tiempo – Agrupa por nivel del responsable de tiempo (por ejemplo, Asociado, Socio)

  • Título del asunto – Agrupa por el asunto al que se facturan los cargos

Filtrar cargos

La lista desplegable Filtrar por filtra los cargos de la factura según los criterios seleccionados. Puedes seleccionar varios filtros y hacer clic en Aplicar.

Filtro Descripción
Tipo de cargo Filtra por Honorarios o Gastos.
Nombres de etapa Filtra por un nombre de etapa específico presente en la factura.
Problemas de cargo Filtra por violaciones de reglas, o muestra solo cargos ajustados, marcados o guardados como favoritos (según disponibilidad).
Niveles de responsable de tiempo Filtra por nivel del responsable de tiempo (por ejemplo, Socio).

Buscar en la lista de cargos

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Puedes usar los campos de búsqueda en la parte superior de la lista de cargos para encontrar cargos según criterios específicos. Puedes aplicar un solo criterio o combinar varios.

Usar los campos de búsqueda y orden

Los campos de búsqueda y orden se encuentran en la parte superior de la lista de cargos.

Campo Descripción
1. Campo Selecciona el atributo del cargo que deseas buscar (por ejemplo, Fecha del cargo, Descripción del cargo, Responsable de tiempo).
2. Condición

Determina cómo se aplica el término de búsqueda:

  • Contiene: Incluye cualquier cargo que contenga el término de búsqueda.
  • Igual a: Incluye solo los cargos que coincidan exactamente con el término de búsqueda.
  • No contiene: No incluye cargos que contengan el término de búsqueda.
3. Término de búsqueda Introduce el valor que deseas buscar (por ejemplo, el nombre de un responsable de tiempo o una palabra clave en la descripción del cargo).

Aplicar varios criterios

  1. Haz clic en el enlace de criterios junto al campo de término de búsqueda.

    Se mostrará la ventana de criterios de búsqueda.

  2. Haz clic en +Agregar otro criterio. 
  3. Completa los campos según sea necesario.
  4. Haz clic en Buscar. 

Ordenar cargos

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Además de agrupar y filtrar, puedes ordenar los cargos de varias maneras.

Asegúrate de revisar todos los cargos antes de aplicar cualquier acción de flujo de trabajo a la factura.

Usar las opciones de visualización

La lista desplegable Opciones de visualización ofrece controles rápidos para mostrar u ocultar información.

Selecciona una o más opciones y haz clic en Guardar para aplicar las condiciones.

Opción Descripción
Ajustes Mostrar/ocultar cargos con ajustes.
Marcadores de cargo Mostrar/ocultar cargos con marcadores.
Notas de cargo Mostrar/ocultar cargos con notas.
Descripciones de ajustes Mostrar/ocultar cargos con descripciones de ajustes.
Colapsar/Expandir grupos Selecciona una de estas opciones para expandir o contraer rápidamente todos los cargos agrupados.
Colapsar/Expandir notas de apelación Selecciona una de estas opciones para expandir o contraer rápidamente todas las notas de apelación.

Uso de la ordenación de columnas

Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar la lista por esa columna (por ejemplo, haz clic en Nivel para agrupar los cargos de Socio juntos). Haz clic de nuevo para invertir el orden de la lista.

Agregar cargos a favoritos

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Si necesitas volver a revisar un cargo más tarde, márcalo como favorito para hacerle seguimiento. Los favoritos son especialmente útiles en facturas largas o revisiones de varias sesiones.

Puedes marcar hasta 500 líneas de factura como favoritas.

  1. Haz clic en el icono de favorito junto a la línea de cargo. El icono se pondrá rojo.

  2. Repite el proceso para otras líneas de cargo según sea necesario.
  3. Haz clic en la lista desplegable Filtrar por en la parte superior de los cargos.

  4. Selecciona Favoritos en la sección de Problemas de cargo.

    Esta opción solo aparece si al menos una línea de cargo ha sido marcada como favorita.

  5. Haz clic en Aplicar. 

Uso de documentos en una línea de cargo

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Los despachos de abogados pueden adjuntar documentos a líneas de cargo individuales (por ejemplo, recibos o detalles de respaldo). Asegúrate de revisar los archivos adjuntos como parte de la evaluación del cargo.

Si tu organización creó la factura, también puedes subir documentos a una o más líneas de cargo (por ejemplo, para respaldar un ajuste que quieras que el despacho de abogados revise).

Ver documentos adjuntos

  1. Abre la pestaña Cargos en la página de resumen de la factura.

  2. Ubica los documentos en una línea de cargo por el icono de clip junto a la columna de Fecha.

  3. Haz clic en el icono de clip. Se abrirá la ventana de Documentos de cargo con una lista de documentos e información.

  4. Haz clic en un título en la columna Nombre para descargarlo. 

También puedes acceder a los documentos relacionados desde la pestaña Documentos.

Agregar un documento a un cargo individual

Esta opción solo está disponible si un usuario de tu organización creó la factura. Si la factura fue creada por un despacho de abogados, esta opción no aparecerá.

  1. Abre la pestaña Cargos en la página de resumen de la factura.
  2. Selecciona la(s) línea(s) de cargo.

  3. Haz clic en +Agregar documento.

    Se abrirá la ventana de Adjuntar archivos.

  4. Sube tu(s) documento(s) de una de las siguientes maneras:

    1. Ingresa un enlace al documento (URL) en Subir documentos (incluye http:// o https://).

    2. Arrastra y suelta un archivo en el área de Arrastrar y soltar.

    3. Haz clic en Elegir un archivo para buscar y seleccionar un documento.

  5. Ingresa un nombre en el campo Nombre si es necesario. El nombre se completará automáticamente una vez que selecciones tu documento.
  6. Haz clic en Subir documento(s). 

Los documentos se agregan a la línea de cargo y también aparecen en la pestaña Documentos bajo la Carpeta raíz de cargos.

Ver una oferta de honorarios en un cargo de factura

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Si lo necesitas, puedes ver la oferta de honorarios asociada a una línea de cargo.

  1. Pasa el cursor sobre el icono de tres puntos (Más opciones) junto a la fecha del cargo.

  2. Haz clic en Ver oferta de honorarios. La oferta de honorarios se mostrará en una nueva ventana.

Notas de cargo

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Agregar notas a los cargos es una buena práctica, especialmente al hacer ajustes. Las notas ayudan a comunicar el contexto a futuros revisores y, si se comparten, al despacho de abogados.

Un icono amarillo de nota adhesiva aparece en una línea de cargo cuando existe una nota. El texto junto al icono muestra la nota más reciente. Si hay varias notas, haz clic en el icono para verlas todas.

Agregar notas a un cargo

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Quizás quieras agregar una nota para documentar el motivo de un cambio o para solicitar seguimiento.

Debes ser el propietario de la factura para agregar una nota a un cargo.

  1. Selecciona la(s) línea(s) de cargo.

  2. Haz clic en la lista desplegable Más acciones.

  3. Selecciona Agregar nota de cargo. Se abrirá la ventana de Notas de cargo.

    Si ya se agregaron notas previas, aparecerán en esta ventana.

  4. Escribe la nota en el campo Texto de la nota.

  5. Elige una opción:

    • Solo interna – Visible solo dentro de tu organización

    • Compartir con el despacho – Visible para el despacho de abogados

  6. Haz clic en Guardar.

La nota se agrega al(los) cargo(s) que seleccionaste.

Agregar a una nota existente

  1. Haz clic en el icono de nota adhesiva. Se abrirá la ventana de Notas de cargo.
  2. Escribe el texto en el campo Texto de la nota.
  3. Haz clic en Guardar.

La nueva nota se agrega a tu nota y aparece junto al icono de nota de la línea de cargo en la lista de cargos.

Editar o eliminar notas de cargo

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Debes ser el propietario de la factura para editar o eliminar notas de cargo.

Editar una nota de cargo

  1. Haz clic en el icono de nota adhesiva en la línea de cargo. Se abrirá la ventana de Notas de cargo.

  2. Haz clic en el icono de lápiz junto a la nota.
  3. Edita el texto de la nota.

  4. Actualiza la configuración de visibilidad si es necesario (Solo interna o Compartir con el despacho).

  5. Haz clic en Guardar.

Eliminar una nota de cargo

  1. Haz clic en el icono de nota adhesiva en la línea de cargo. Se abrirá la ventana de Notas de cargo.

  2. Haz clic en el icono de papelera junto a la nota.
  3. Haz clic en Sí, eliminar.
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."