Este artículo cubre lo siguiente:
- Proceso general del flujo de trabajo
- Cómo funciona el proceso de validación automática
- Cómo funcionan las acciones y el proceso del flujo de trabajo de facturas
Proceso general del flujo de trabajo
CounselLink ofrece varias herramientas para ayudarte a revisar facturas de manera eficiente. Para usarlas correctamente, es importante entender el proceso básico del flujo de trabajo de facturas:
Un despacho de abogados envía una factura a través de CounselLink.
CounselLink realiza comprobaciones automáticas de validación.
La factura se revisa en función de tus políticas de facturación.
- Tú revisas la factura, haces los ajustes necesarios y la apruebas o rechazas.
- Si se aprueba, el pago se procesa fuera de CounselLink.
Haz clic en este enlace para tomar un curso gratuito sobre cómo trabajar con facturas en CounselLink. El curso cubre el flujo de trabajo de facturas, cómo buscarlas y cómo revisarlas de manera eficiente.
Cómo funciona el proceso de validación automática
Antes de que revises una factura enviada, pasa por una validación automática.
Paso 1: Revisión de validación (formato y exactitud)
La primera revisión para facturas importadas se llama Revisión de validación. Esta revisión verifica:
Si el archivo está en un formato aceptable
Si los datos están correctamente formateados (por ejemplo, las fechas deben tener el formato requerido)
Si los totales son matemáticamente correctos
Si se incluye toda la información requerida
Tanto las facturas importadas como las creadas dentro de CounselLink pasan al siguiente paso.
Paso 2: Revisión de políticas de facturación
La revisión de políticas de facturación asegura que los cargos cumplan con los requisitos de facturación de tu organización.
CounselLink utiliza la tecnología SmartReview® para leer, clasificar y evaluar las descripciones de cada cargo.
Dependiendo de la configuración de tus políticas, los cargos que no cumplan pueden ser:
- Marcados para revisión adicional
- Ajustados automáticamente para cumplir con las políticas
- Ajustados y aprobados automáticamente sin revisión manual
- Devueltos al despacho de abogados (si las violaciones son significativas)
Cuando se ajustan cargos, aparece una nota generada por el sistema debajo de la línea de cargo afectada.
Si tu organización no tiene configurado un flujo de trabajo, las facturas pueden saltarse la revisión manual después del procesamiento automático.
Si una factura pasa la revisión de políticas, el revisor asignado recibe una notificación por correo electrónico indicando que la factura está lista para revisión manual.
Reglas de facturación
Las reglas de facturación hacen cumplir los requisitos de tu organización. Una regla consiste en:
- Una descripción específica del cargo
- Una acción definida cuando se viola esa regla
Por ejemplo, una regla podría ser: Cargos por duplicación superiores a 10 centavos cada uno – Ajuste de cargo.
Las reglas se definen durante el proceso de implementación. Tu organización determina:
- Qué cargos son aceptables
- Qué cargos generan violaciones de reglas
- Las consecuencias de las violaciones
Por cada línea de cargo que viole una regla, aparecerá uno de estos tres estados:
- Ajuste de cargo – Se reduce el cargo
- Marca de cargo – El cargo se resalta; no se reduce
- Devolver factura – Se rechaza toda la factura y no es visible para el cliente
Violaciones de reglas y prioridad de reglas
Las reglas se aplican según su importancia. Si un cargo viola varias reglas, primero se aplica la de mayor prioridad.
Por ejemplo, si un cargo:
- Tiene más de 90 días, y
- Supera la tarifa aprobada de Fee Offer
Solo se muestra inicialmente la regla de mayor prioridad.
Si el usuario edita el cargo (por ejemplo, corrige la fecha), se vuelven a evaluar todas las reglas. Se mostrarán las violaciones restantes.
Los usuarios pueden seguir ajustando los cargos hasta que se resuelvan todas las violaciones. Una vez que se guarda la factura, la página de Resumen de factura refleja su estado actualizado.
Cómo funcionan las acciones y el proceso del flujo de trabajo de facturas
El flujo de trabajo de facturas de tu organización determina:
- Quién recibe una factura en cada paso
- Qué acciones están disponibles
- Cuándo se envían notificaciones
- Cómo avanzan las facturas en la revisión y aprobación
El comportamiento del flujo de trabajo se configura específicamente para tu organización, por lo que los pasos y opciones disponibles pueden variar.
Cómo te afecta esto
Tu experiencia al revisar facturas depende de:
- Tu rol asignado
- El paso del flujo de trabajo
- Si tu paso usa asignación individual o una cola
- Si tienes autoridad de aprobación
Si tienes dudas sobre cómo está configurado tu flujo de trabajo, contacta al administrador del sistema.
1. Pasos del flujo de trabajo
Cada factura pasa por uno o más pasos del flujo de trabajo. Cada paso representa una etapa en el proceso de revisión o aprobación de tu organización y puede ser visible para el despacho de abogados.
Lo que verás
- Un nombre de paso (por ejemplo: Primera revisión, Revisión de gerente, Revisión de contabilidad)
- El paso actual se muestra en:
- Resumen de factura
- Búsqueda de facturas (filtros y columnas)
- Informes
2. Cómo se asigna una factura
Cuando una factura entra en un paso del flujo de trabajo, se asigna según la configuración de tu organización.
La asignación puede basarse en:
- Una persona específica
- El contacto del asunto
- El contacto de la factura
- Un rol de tarea de flujo de trabajo (WF Task 1–28)
- Una cola de grupo (compartida por varios usuarios)
| Asignado a | Descripción |
|---|---|
| Contacto del asunto | El contacto del asunto suele realizar la revisión inicial de la factura. Debe tener asignado el rol de contacto del asunto en el sistema. |
| Contacto de la factura | El contacto de la factura suele tener autoridad de aprobación. Puede aprobar facturas hasta su límite de autoridad. |
| Roles de tarea de flujo de trabajo (WF Task 1-28) |
Estos roles:
Según la configuración, un rol de tarea de flujo de trabajo puede asignarse a uno o más usuarios. |
3. Colas de grupo (revisión compartida)
Si más de un usuario comparte el mismo rol de flujo de trabajo, se puede usar una cola de grupo.
Cómo funcionan las colas de grupo
- Las facturas entran en una cola compartida. Cualquier usuario con el rol de flujo de trabajo puede acceder a la cola.
- Un usuario acepta la asignación de una factura.
- Una vez aceptada, los demás usuarios ya no pueden acceder a ella.
- La factura puede devolverse a la cola o reasignarse según la configuración.
Esta configuración se usa comúnmente para procesos de revisión centralizados o en equipo.
4. Acciones disponibles en un paso del flujo de trabajo
Las acciones disponibles dependen del paso y de tu rol.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Completar | Completa tu tarea de revisión. Al completar, la factura pasa al siguiente paso configurado o finaliza el flujo de trabajo. |
| Aprobar |
Aprueba la factura (si tienes autoridad). Cuando se aprueba una factura:
Después de la aprobación, la factura puede pasar al siguiente paso o finalizar el flujo de trabajo. |
| Reasignar (dentro del mismo paso) |
Si está habilitado, verás un botón de Reasignar. Reasignar:
Este botón aparece cuando más de un usuario activo comparte el rol para ese paso. |
| Reasignación lateral (enrutamiento avanzado) | Algunos flujos de trabajo permiten que las facturas pasen directamente a otra tarea del flujo. Si está configurado, la reasignación puede avanzar la factura a un paso diferente. Esto permite revisores adicionales más allá de los contactos estándar de asunto/factura. |
| Rechazar | Si está habilitado, el botón Rechazar envía la factura de vuelta según la configuración del flujo de trabajo de tu organización. |
| Revisión colaborativa (reasignación al despacho de abogados) | En flujos de trabajo colaborativos, la factura puede asignarse al despacho de abogados. Esto permite aclaraciones o actualizaciones antes de continuar con la revisión. |
5. Notificaciones
Puedes recibir un correo electrónico cuando una factura entra en tu paso del flujo de trabajo o se te asigna a ti o a tu cola. Según la configuración de tu organización, las notificaciones pueden enviarse individualmente o agruparse en un solo correo.
Si se configuran recordatorios, puedes recibir avisos después de cierto número de días o hasta que completes la tarea.
Algunos pasos del flujo de trabajo incluyen un límite de tiempo. Si una tarea se vence, el sistema mueve automáticamente la factura al siguiente paso configurado. La cuenta regresiva comienza en la fecha en que se asignó la factura al paso y expira a las 6:00 PM PDT.