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Pautas de facturación

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Administración de las Directrices de Facturación

Las Directrices de Facturación te permiten crear documentación que describe tus prácticas de facturación y publicarla para que las firmas de abogados la revisen y reconozcan antes de enviar facturas. Una vez publicadas, las Directrices de Facturación se pueden actualizar para establecer requisitos de aceptación y monitorear el estado de aceptación.

Para administrar las Directrices de Facturación, tu organización debe tener la función habilitada y el usuario debe tener el rol de Administrador Corporativo o Administrador de Facturas.

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Tu organización envía cartas de notificación a las firmas de abogados sobre la aceptación de las directrices. Después de agregar firmas a la lista de seguimiento de aceptación, ellas podrán ver las Directrices de Facturación y completar la aceptación si es necesario. Si vence el plazo sin que se acepte, las firmas de abogados pueden ser bloqueadas para aceptar nuevos asuntos o enviar facturas.

La página de Administración de Facturación es la interfaz principal para gestionar las Directrices de Facturación.

Área de Configuración

Esta sección muestra la configuración de tus directrices, incluido el período de aceptación. Haz clic en el ícono de lápiz para editar la configuración.

Pestaña de Directrices de Facturación

En esta pestaña puedes:

  • Crear nuevas directrices
  • Ver, editar, publicar o eliminar directrices actuales
  • Ver detalles de las directrices como fecha de creación, nivel de aceptación y estado actual

Pestaña de Firmas de Abogados

Esta pestaña muestra todas las firmas de abogados asociadas a las Directrices de Facturación y muestra fechas de inicio/vencimiento, estado de aceptación y cuándo se aceptaron las directrices.

Acceso a las Directrices de Facturación

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Hay tres lugares donde puedes encontrar tus directrices de facturación:

  • Enlace Todas las Páginas: Este enlace está disponible para todos los usuarios en la barra superior. Dependiendo de tus permisos, este enlace abrirá el editor o el visor.

  • Panel de Administración: Este enlace está disponible en el panel de Administración en la página de inicio. Solo es visible para Administradores Corporativos y abre la página completa de Administración.

  • Enlace Perfil Corporativo: Solo visible para Administradores Corporativos y abre la página completa de Administración.

Editar la Configuración de Administración de las Directrices de Facturación

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Debes tener el rol de Administrador Corporativo o Administrador de Facturas para cambiar la configuración.

  1. Accede a tus Directrices de Facturación.
  2. Haz clic en el ícono de Editar Configuración (lápiz) en la sección de Configuración.
  3.  Ajusta lo siguiente según sea necesario:
    • Período de Aceptación. Elige el tiempo que los abogados externos tienen para aceptar las directrices. Durante este período, aparecerá un mensaje de solicitud en las páginas de resumen de facturas, asuntos y ofertas de honorarios de la firma de abogados.
    • Impedir Aceptación de Asuntos. Selecciona una de las siguientes opciones:
      • Sí: Las firmas de abogados que no cumplan con el plazo no podrán aceptar nuevos asuntos. Aún puedes asignar el asunto y el usuario de la firma podrá verlo, pero no podrá aceptarlo.
      • No: La aceptación de asuntos no se ve afectada.
    • Impedir Envío de Facturas. Selecciona una de las siguientes opciones:
      • Sí: Las firmas de abogados que no cumplan con el plazo no podrán cargar ni ingresar facturas manualmente.
      • No: El envío de facturas no se ve afectado.
  4. Haz clic en Guardar.

Crear Directrices de Facturación

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Debes tener el rol de Administrador Corporativo para crear Directrices de Facturación.

Haz clic en el botón +Crear Directriz en la pestaña de Directrices de Facturación de la página de Directrices de Facturación/Administración. Se mostrará la ventana Crear Nueva Directriz.

Luego, realiza una de las siguientes acciones:

Subir un Archivo Existente

  1. Selecciona un archivo de tu directorio. Se mostrará la ventana Subir un Archivo Existente.

  2. Selecciona Obligatorio u Opcional.
  3. Elige si deseas Publicar para Todas las Firmas de Abogados:
    • Sí: Las directrices se enviarán a todas las firmas de abogados al publicarse.
    • No: Usa el botón Seleccionar Firmas de Abogados para elegir firmas específicas.
  4. Haz clic en Publicar para enviar las directrices, o en Guardar como Borrador para publicar más tarde.

Crear Nuevo Archivo

  1. Haz clic en +Crear Nuevo Archivo. Se mostrará la ventana Nueva Directriz.

  2. Ingresa un título.
  3. En el área de Contenido, ingresa el contenido que corresponda. Esto conformará los detalles de tus Directrices de Facturación.
  4. Selecciona Obligatorio u Opcional.
  5. Elige si deseas Publicar para Todas las Firmas de Abogados:
    • Sí: Las directrices se enviarán a todas las firmas de abogados al publicarse.
    • No: Usa el botón Seleccionar Firmas de Abogados para elegir firmas específicas.
  6. Haz clic en Publicar para enviar las directrices, o en Guardar como Borrador para publicar más tarde.

Eliminar Directrices de Facturación

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Eliminar Varias Directrices

  1. En la pestaña de Directrices de Facturación, marca la casilla junto a las directrices que deseas eliminar. 
  2. Haz clic en el botón Eliminar Directrices.
  3. Haz clic en Sí, Eliminar para confirmar la eliminación.

Eliminar una Sola Directriz

  1. En la pestaña de Directrices de Facturación, haz clic en el ícono de papelera. Se mostrará la ventana de Confirmación para Eliminar Directrices de Facturación.

  2. Haz clic en Sí, Eliminar.

Publicar Borradores de Directrices de Facturación

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Publicar hace que las directrices estén disponibles para que las firmas de abogados las vean y acepten. Editar y volver a publicar directrices ya publicadas genera una nueva solicitud de aceptación para las firmas de abogados asociadas.

Publicar un borrador

  1. Haz clic en la marca de verificación junto a las directrices.

    Se mostrará la ventana '¿Estás seguro de que deseas publicar estas Directrices de Facturación?'.

  2. Haz clic en Sí, Publicar. Las directrices se publicarán.

Publicar varios borradores

  1. Marca las casillas de las directrices en estado Borrador que deseas publicar. 
  2. Haz clic en el botón Publicar Directrices. Se mostrará la ventana '¿Estás seguro de que deseas publicar estas Directrices de Facturación?'.
  3. Haz clic en Sí, Publicar.

Editar Directrices de Facturación

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Puedes editar tanto directrices publicadas como borradores. Editar y volver a publicar directrices ya publicadas genera una nueva solicitud de aceptación para las firmas de abogados asociadas.

  1. Ubica la directriz en la pestaña de Directrices de Facturación en la página de Directrices de Facturación/Administración.

    Para editar el contenido de directrices de facturación creadas a partir de archivos externos, deberás editar el archivo original y volver a cargarlo.

  1. Edita las directrices de una de estas dos maneras:
    • Haz clic en el icono de Editar (lápiz) que aparece al final de la fila de la directriz.

    • Haz clic en el nombre de las directrices de facturación en la columna Nombre del documento.

      Se mostrará la página Editar directrices.

  2. Edita el contenido según sea necesario. 
  3. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Haz clic en Publicar y, según la selección en Publicar para todos los despachos, la(s) directriz(es) se enviarán o no a los despachos de abogados.
    • Haz clic en Guardar como borrador para publicar la directriz más adelante.

Las directrices se guardan y se envían a los despachos de abogados asociados.

Asignar o desasignar despachos de abogados a las directrices de facturación

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Los botones Asignar y Desasignar despachos de abogados solo estarán disponibles si la directriz seleccionada tiene la opción Publicar para todos los despachos configurada en No.

  1. Marca la casilla junto a la(s) directriz(es).
  2. Selecciona Asignar despachos de abogados o Desasignar despachos de abogados.
    • Asignar despachos de abogados

      • Se mostrará la página de búsqueda de despachos de abogados.

      • Utiliza las funciones de búsqueda para encontrar el/los despacho(s) que deseas agregar.
      • Marca la(s) casilla(s) junto al/los despacho(s) que deseas agregar.
      • Haz clic en Publicar para los despachos seleccionados. Los despachos seleccionados recibirán las directrices de facturación.
    • Desasignar despachos de abogados

      • Se mostrará la ventana Desasignar despachos de abogados.

      • Marca la(s) casilla(s) junto al/los despacho(s) que deseas desasignar.

      • Haz clic en Desasignar despachos seleccionados.

        Los despachos seleccionados se eliminan de las directrices de facturación.

Agregar o quitar despachos de abogados a tus directrices de facturación

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Aunque los despachos de abogados se agregan automáticamente a la lista en la pestaña Despachos de abogados, puedes eliminarlos si es necesario. También puedes volver a agregarlos si han sido eliminados.

Los despachos que se eliminan de la lista ya no podrán recibir directrices de facturación.

Quitar un despacho de abogados desde la pestaña Despachos de abogados

  1. Ve a la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación/Administración.
  2. Marca la(s) casilla(s) junto al/los despacho(s).

  3. Haz clic en el botón Quitar despachos. Se mostrará la ventana Quitar despacho de las directrices de facturación.

  4. Haz clic en Sí, quitar.

El/los despacho(s) se eliminan y ya no podrán ver ni recibir las directrices de facturación.

Agregar un despacho de abogados desde la pestaña Despachos de abogados

  1. Ve a la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación/Administración.
  2. Haz clic en el botón +Agregar despacho. Se mostrará la ventana Agregar despacho de abogados.
  3. En el área Filtrar resultados, ingresa los términos de búsqueda que necesites.
  4. Marca la(s) casilla(s) de los despachos que deseas agregar en la columna Nombre del despacho.
  5. Haz clic en el botón Agregar despachos.

El/los despacho(s) seleccionado(s) han sido agregados. Se aplicarán todas las directrices de facturación que tengan la opción Publicar para todos los despachos configurada en Sí.

Editar un periodo de aceptación

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Editar una fecha de aceptación actualiza automáticamente su periodo de aceptación correspondiente. También puedes restablecer el estado de aceptación de un despacho si deseas que vuelva a aceptar las directrices asignadas.

  1. Haz clic en la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación / Administración.
  2. Marca la(s) casilla(s) del/los despacho(s) cuyo periodo de aceptación deseas editar.

  3. Haz clic en Editar periodo de aceptación. Se mostrará la ventana Editar periodo de aceptación.

  4. Selecciona la nueva fecha límite ingresando una fecha o haciendo clic en el icono de calendario.
  5. Haz clic en Guardar.

El periodo de aceptación ha sido cambiado para los despachos seleccionados.

Restablecer la aceptación de un despacho de abogados

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  1. Haz clic en la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación / Administración.
  2. Puedes restablecer la aceptación de uno o varios despachos:
    • Para restablecer la aceptación de un despacho:

      • Haz clic en el icono de restablecer en la columna de la derecha. Se mostrará la ventana Restablecer aceptación.

    • Haz clic en Sí, restablecer. El estado de aceptación del despacho seleccionado ha sido restablecido.
    • Para restablecer la aceptación de varios despachos:
      • Marca la(s) casilla(s) de los despachos para los que deseas restablecer el estado de aceptación.
      • Haz clic en Restablecer aceptación. Se mostrará la ventana Restablecer aceptación
      • Haz clic en Sí, restablecer. El estado de aceptación de los despachos seleccionados ha sido restablecido.

Ver el historial de aceptación de un despacho de abogados

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Puedes ver el historial de aceptación de las directrices de facturación de un despacho a lo largo del tiempo haciendo clic en su historial.

  1. Haz clic en la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación/Administración.

  2. Haz clic en el icono de Historial (libro) del despacho cuyo historial deseas ver.

    Se mostrará la ventana Registro de aceptación de directrices de facturación. Haz clic en el nombre de una directriz para ver sus detalles.

  3. Haz clic en Cerrar para salir.

Exportar un informe de aceptación

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  1. Haz clic en la pestaña Despachos de abogados en la página de Directrices de facturación/Administración.

  2. Haz clic en el botón Informe de aceptación. Se mostrará la ventana Informe de aceptación.

  3. Opcional: Agrupa los resultados por las diferentes columnas antes de exportar los datos.

    • Pasa el cursor sobre la columna por la que deseas agrupar.

    • Arrastra la columna al área sobre las columnas. El icono mostrará un signo más cuando esté listo para soltar.

    • Los datos se actualizan para reflejar la agrupación elegida. También puedes arrastrar columnas adicionales para cambiar la agrupación de los datos.

  4. Haz clic en Exportar a Excel.

El informe se descarga en tu carpeta de descargas.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."