CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Integraties voor Documentondertekening

  • Bijgewerkt

Adobe Sign configureren

Je kunt Adobe Sign configureren voor de contractenfunctie in CounselLink.

Zorg ervoor dat cookies van derden zijn ingeschakeld in je browser om Adobe Sign met CLM te gebruiken.

  1. Ga naar de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Klik op Integraties onder het gedeelte CLM-beheer in het QuickLinks-paneel.

  3. Klik op Verbinden onder Adobe Sign.

  4. Log in op je Adobe-account.
  5. Klik op Toegang toestaan.

Adobe Sign is nu geconfigureerd voor CLM.

DocuSign configureren

CounselLink CLM integreert met DocuSign. Met deze integratie kun je documenten eenvoudig en snel beheren en ondertekenen.

Je hebt een DocuSign-account nodig.

  1. Ga naar de pagina Bedrijfsprofiel.
  2. Klik op Integraties in het QuickLinks-paneel.

  3. Klik op VERBINDEN in het DocuSign-gedeelte.

    Vul je DocuSign e-mailadres en wachtwoord in en klik op OPSLAAN.

De DocuSign-integratie gebruiken (SOBO-optie)

Met de DocuSign-integratie kun je efficiënt overstappen van onderhandelen naar ondertekenen.

Volg deze instructies om je DocuSign-integratie in te stellen.

In DocuSign:

  1. Ga naar DocuSign en log in op je account. Zorg ervoor dat je inlogt met een gebruiker die beheerdersrechten heeft.
  2. Maak een servicegebruiker aan.
  3. Genereer een app-wachtwoord volgens de officiële instructies.
  4. Voeg gebruikers toe die de rol van Hoofdonderhandelaar krijgen. Zorg ervoor dat zij geen beheerders zijn en dat Sign On Behalf Of (SOBO) is ingeschakeld.

Als je SSO gebruikt, zorg er dan voor dat de servicegebruiker is uitgesloten van SSO-vereisten. 

In CLM:

  1. Ga naar de pagina Bedrijfsprofiel.
  2. Klik op Integraties onder het Quicklinks-paneel.
  3. Klik op Verbinden onder DocuSign.
  4. Voer het e-mailadres van je DocuSign-servicegebruiker en het app-wachtwoord in en klik op Inloggen.
  5. De knop Verbinden zou nu de status Verbonden moeten tonen. Om te ontkoppelen, beweeg met de muis over de status om de knop Ontkoppelen te tonen en klik hierop.

SOBO inschakelen in DocuSign

De SOBO-functie moet ingeschakeld zijn in je CLM-tenantconfiguratie. Neem contact op met Customer Care voor meer informatie over het inschakelen van deze functie.

  1. Log in op het geïntegreerde DocuSign-account. Zorg ervoor dat je inlogt met een gebruiker die beheerdersrechten heeft.
  2. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Toestemmingsprofielen in de linker navigatiebalk.
  3. Voeg een toestemmingsprofiel toe of wijzig een bestaand profiel.
  4. Vink in het profielbewerkingsvenster Gebruikers toestaan om enveloppen te verzenden aan.
  5. Scroll naar beneden en vink Toestaan om enveloprechten te bekijken en beheren via API en Toestaan om namens andere gebruikers te verzenden via API aan.

Signatory Matrix Workflow beheren

Signatory Matrix Workflows automatiseren welke gebruikers bevoegd zijn om bepaalde contracten goed te keuren. Deze workflows kunnen gebruikers of groepen bevatten. Beheerders kunnen criteria instellen waarmee de matrix in de contractworkflow wordt opgenomen. Zodra er een contract wordt aangemaakt dat aan die criteria voldoet, wordt de signatory matrix gestart voor eSignature.

Belangrijk: Deze functie werkt alleen voor klanten die Adobe Sign of DocuSign hebben geïntegreerd.

Op dit moment is er één belangrijk verschil tussen beide eSignature-diensten bij het gebruik van ondertekeningsgroepen:

  • Adobe Sign: Slechts één persoon uit een ondertekeningsgroep hoeft te ondertekenen.
  • DocuSign: Alle personen in een ondertekeningsgroep moeten ondertekenen.

Een Signatory Matrix Workflow aanmaken of bewerken

  1. Klik op Workflows onder het gedeelte CLM-beheer op de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Om een bestaande goedkeuringsworkflow te bewerken, klik je op de drie verticale stippen en kies je Bewerken.
  3. Om een nieuwe goedkeuringsworkflow aan te maken, klik je op +Nieuwe workflow.

  4. Selecteer Ondertekenaars.

  5. Het venster Ondertekenaars wordt weergegeven.

Geef de workflow een unieke naam en vul de velden in. Deze zijn gebaseerd op aangepaste veldconfiguraties voor jouw organisatie. Velden met een rood sterretje zijn verplicht. Je kunt ook een minimum- en maximumwaardebereik voor dit contract instellen, een minimum zonder maximum, of je kunt dit veld leeg laten. In dat geval geldt de workflow voor alle contractwaardes. De standaardvaluta is USD, maar je kunt andere valuta selecteren via het keuzemenu.

Ondertekenaars

Hier voeg je de gebruiker(s) of groep(en) toe die gemachtigd zijn om het eSignature-proces af te ronden. Vul de velden in zoals nodig.

Selecteer Ondertekeningsvolgorde instellen als je wilt dat de lijst met gebruikers of groepen in een specifieke volgorde ondertekent. Bijvoorbeeld: als deze optie is geselecteerd, kan gebruiker 2 pas ondertekenen nadat gebruiker 1 heeft ondertekend. Als deze optie niet is geselecteerd, ontvangen alle gebruikers of groepen in de lijst het eSignature-verzoek tegelijk en kunnen ze in willekeurige volgorde ondertekenen. Je kunt de volgorde aanpassen door de posities te verslepen.

Ondertekenaarsveld

Voeg een gebruiker toe op basis van rol of naam via het keuzemenu. Je kunt ook beginnen met typen op naam, e-mailadres of rol.

Je kunt ook een groep aanmaken door op de knop Ondertekenaarsgroep toevoegen te klikken.


 

Voer een naam in voor de groep. Selecteer vervolgens gebruikers op naam, e-mailadres of rol.

Belangrijk: Adobe Sign- en DocuSign-ondertekenaarsgroepen werken verschillend.

  • Adobe Sign: Slechts één persoon uit een ondertekenaarsgroep hoeft te ondertekenen.
  • DocuSign: Alle personen in een ondertekenaarsgroep moeten ondertekenen.
CC-veld Klik op CC weergeven om een veld te tonen waarin je gebruikers kunt toevoegen die een kopie van het eSignature-meldingsbericht ontvangen.
Berichtveld Voer een aangepast bericht in dat wordt weergegeven voor de gebruikers die de eSignature-melding ontvangen.

Als je klaar bent, klik je op Opslaan. De workflow wordt geactiveerd voor toekomstige contracten en voor alle contracten die nog niet in de Ondertekenfase zitten.

Het contractniveau

Elk contract dat voldoet aan de criteria van de signatory matrix workflow, maakt het mogelijk om deze te selecteren in de Ondertekenfase.

Wanneer je klaar bent om door te gaan naar deze fase, klikt de Hoofdonderhandelaar op Ondertekenen om het eSignature-proces te starten. Er verschijnt een dialoogvenster. Afhankelijk van je integratie kies je DocuSign of Adobe Sign.

Het dialoogvenster Goedkeurders bevestigen verschijnt. Als je klaar bent, klik je op Goedkeuring starten om het proces te starten.

Aangepaste velden en waardebereik

De informatie die je hier invult, bepaalt wanneer deze workflow wordt geactiveerd. De aangepaste velden die voor jouw organisatie zijn ingesteld, bepalen de beschikbare configuratieopties. Je kunt een signatory workflow breed of juist heel specifiek maken, afhankelijk van je keuzes.

Heb je vragen over het configureren van de signatory matrix workflow? Neem dan contact op met LexisNexis support voor hulp.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."