CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Hoofdonderhandelaar

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Je team uitnodigen en communiceren in CLM

Hoofdonderhandelaars en andere Leads kunnen interne gebruikers uitnodigen om samen te werken aan een contract. Uitgenodigde gebruikers kunnen opmerkingen plaatsen en wijzigingen aanbrengen op clausuleniveau. Elke wijziging of opmerking wordt een Discussie-item.

Rollen

Je kunt genodigden één van de twee rollen geven:

Rechten Lead Reviewer
Extra gebruikers uitnodigen voor het document ✓ ✓
Interne discussies aanmaken ✓ ✓
Externe discussies en berichten aanmaken* ✓ X
Interne berichten plaatsen in interne discussies ✓ ✓
Berichten plaatsen in externe discussies** ✓ ✓ (alleen intern zichtbaar)
Voorgestelde tekstwijzigingen (redlines) accepteren ✓ X
Discussies sluiten zonder tekstwijzigingen ✓ ✓
Interne en externe discussies sluiten ✓ X
Wijzigingen en redlines intern zichtbaar maken ✓ ✓

* Externe discussies zijn zichtbaar voor de tegenpartij.

** Reviewers kunnen mogelijk berichten plaatsen in externe discussies, maar deze zijn alleen intern zichtbaar (niet voor de tegenpartij).

Gebruikers uitnodigen voor een contract

  1. Zoek het document dat in bewerking is.

  2. Klik op Delen.

    Er verschijnt een venster om gebruikers toe te voegen aan het contract.

  3. Selecteer een gebruiker of team. Of typ het e-mailadres van een gebruiker.

    Gebruik de knop Delen alleen voor interne gebruikers van je organisatie.

  4. Kies voor elke gebruiker of team de rol Reviewer of Lead.
  5. Optioneel: Klik op Notitie toevoegen en voeg een bericht toe voor de genodigden.
  6. Klik op Verzenden.

Zodra interne samenwerkers zijn uitgenodigd, gaat het contract van de fase Concept naar de fase Review.

Bijlagen beheren bij een contract

Terug naar boven

Je kunt veel verschillende bestandstypen (Excel, PDF's, afbeeldingen, enz.) toevoegen om ondersteunend materiaal bij het contract te bewaren. Voorbeelden zijn enquêtes, promotiemateriaal of bijlagen.

Niet alle gebruikers hebben rechten om bijlagen toe te voegen, te bekijken of te verwijderen. Bij contracten die zijn afgerond, kunnen mogelijk geen nieuwe bijlagen meer worden toegevoegd (afhankelijk van de instellingen/fase).

  1. Zoek het contract.
  2. Klik op +Nieuw document.

  3. Selecteer het tabblad Bijlage uploaden.

  4. Voeg je bijlage toe.

    Toegevoegde bestanden vind je onderaan het contract.

Je kunt het toegevoegde document downloaden of verwijderen door met je muis over de naam te gaan.

Een contract handmatig ondertekenen

Terug naar boven

Er zijn twee hoofdmethoden om te ondertekenen:

  • Via een integratie (bijv. DocuSign of Adobe Acrobat Sign)

  • Handmatig ondertekenen: downloaden, fysiek ondertekenen en de getekende versie weer uploaden naar CLM

Als je handmatig ondertekent, moet CLM dit weten zodat het contract goed gevolgd en beheerd kan worden.

Als je hoofdonderhandelaar het ondertekenen start

  1. Verander de fase van het document naar Ondertekenen bovenaan het documentvenster.

  2. Als je wordt gevraagd om een ondertekenmethode te kiezen:
    • Kies Handmatig ondertekenen.
    • Als er geen integratie beschikbaar is, bevestig dan door op Starten te klikken.
  3. Het contract wordt gedownload naar je computer. 
  4. Print/onderteken en stuur het naar de tegenpartij voor ondertekening (buiten CLM om).
  5. Als de volledig ondertekende versie terug is:
    • Upload het ondertekende document weer in CLM.
    • Klik op Ondertekenen voltooien om het ondertekenproces af te ronden.
  6. Als je het ondertekenproces wilt stoppen, klik dan op Ondertekenen ongeldig maken.

Als de tegenpartij het ondertekenen start 

  1. De tegenpartij klikt op Klaar om te ondertekenen in CLM (zichtbaar voor hen).

  2. De hoofdonderhandelaar ontvangt een e-mail en kan het document openen via Contract beoordelen in de e-mail.

  3. Volg dezelfde stappen als hierboven om handmatig te ondertekenen.

Een contract ondertekenen met DocuSign

Terug naar boven

Als je organisatie DocuSign heeft ingesteld:

  1. Als het contract klaar is om te ondertekenen, kies DocuSign als ondertekenmethode.

  2. Bevestig in het CLM-venster door opnieuw op DocuSign te klikken.

  3. Je wordt doorgestuurd naar de DocuSign-website om de envelop in te stellen en te versturen. Volg de instructies van DocuSign.

  4. Alle partijen ontvangen een DocuSign-uitnodiging per e-mail en ondertekenen via Document bekijken in de DocuSign-mail.

  5. Na alle handtekeningen ontvang je een bevestigingsmail. Klik op Contract beheren om het contract in CLM te openen in de fase Ondertekend.

  6. Vul eventuele verplichte informatie na ondertekening in om het contract naar de fase Beheerd te verplaatsen (onder Uitgevoerde contracten).

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."