CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Beheer van allocatiecontacten

  • Bijgewerkt

Met Allocatie kun je een kostenverdeling voor facturen afspreken tussen meerdere partijen. Je beheert de instellingen voor Allocatie via het Administratiepaneel op de startpagina of via de pagina Bedrijfsprofiel.

Klantgebruikers met de rol Allocatiebeheerder kunnen allocatiecontacten en -groepen beheren op bedrijfs-, divisie- of kantoorniveau.

  • Allocatiecontacten: Een allocatiecontact is een derde partij of een interne budgeteenheid die wordt toegewezen om kosten te delen voor een dossier zodra deze is opgenomen in een allocatiegroep.
  • Allocatiegroepen: Een allocatiegroep bevat twee of meer allocatiecontacten (interne of externe partijen) die hebben afgesproken samen verantwoordelijk te zijn voor de kosten van een dossier.

Dit artikel behandelt het volgende:

Een allocatiecontact aanmaken

Allocatiecontacten worden aangemaakt op bedrijfsniveau, maar kunnen gebruikt worden op bedrijfs-, divisie- of kantoorniveau bij het vormen van allocatiegroepen.

Je moet de rol Allocatiebeheerder hebben om allocatiecontacten aan te maken.

Een allocatiecontact aanmaken via QuickLinks

  1. Klik op Allocatiecontacten in het QuickLinks-gedeelte van de pagina Bedrijfsprofiel of in het Administratiepaneel op de startpagina. De pagina Allocatiecontact zoeken wordt geopend.

    Deze pagina wordt alleen weergegeven als de configuratie Allocatiecontact Snelzoeken is ingeschakeld.

  2. Klik rechtsboven op +Toevoegen. De pagina Allocatiecontact aanmaken wordt weergegeven.

  3. Vul in het gedeelte Algemene informatie de velden in waar nodig.

    De velden gemarkeerd met (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Contactnaam * Voer de naam van het contact in.
    Contact-ID *

    Voer een identificatienummer van het contact in.

    • De Contact-ID kan niet meer worden aangepast nadat deze is aangemaakt.
    • Afhankelijk van de configuratie kunnen er extra attributenvelden worden weergegeven.
    Valuta allocatiecontact Selecteer de valuta van het contact.
    Gedeeld contact
    • Selecteer Ja als het contact wordt gebruikt met de instellingen Wasting Limit Amount of Aggregate Deductible Limit Amount.
    • Selecteer Nee als deze instellingen niet worden gebruikt (meest voorkomende situatie).
  4. Vul in het gedeelte Contactgegevens de contactinformatie in.

  5. Vul in het gedeelte Aanvullende informatie alle relevante gegevens in.

    De velden in het gedeelte Aanvullende informatie zijn alleen beschikbaar als de optie Gedeeld contact op Ja staat. Andere aangepaste velden kunnen hier ook worden weergegeven.

    Veld Beschrijving
    Aggregate Deductible Limit Amount Voer de aftrekbare limiet in.
    Type allocatie Selecteer het type allocatie.
    Tot nu toe toegepast bedrag (USD) Toont het totaal toegepaste bedrag.
  6. Klik op Opslaan.

Klik op Terug om naar de lijst met allocatiecontacten te gaan.

Een allocatiecontact aanmaken via de pagina Allocatiegroepen

  1. Klik in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel op Allocatiegroepen. De lijst met allocatiegroepen wordt weergegeven.
  2. Klik op +Allocatiegroep toevoegen. De pagina Allocatiegroep aanmaken wordt weergegeven.

  3. Klik op Nieuw contact aanmaken. De pagina Allocatiecontact aanmaken wordt weergegeven.

  4. Herhaal stap 3-5 uit het bovenstaande gedeelte.
  5. Klik op Opslaan.

Een allocatiecontact activeren

Terug naar boven

Inactieve contacten kunnen opnieuw geactiveerd worden en toegevoegd worden aan allocatiegroepen.

Alleen gebruikers met de rol Allocatiebeheerder kunnen allocatiecontacten activeren.

Meerdere contacten tegelijk activeren

  1. Ga naar Allocatiecontacten via het tabblad Allocaties in de bovenste werkbalk of via de link in het QuickLinks-gedeelte van de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Selecteer één of meer contacten.

  3. Klik op Activeren.

  4. Klik op Ja in het bevestigingsvenster.

De status van de contacten wordt bijgewerkt naar Actief.

Een enkel contact activeren

  1. Open het contact via de kolom Contactnaam op de pagina Allocatiecontact zoeken.

  2. Klik op Activeren.

  3. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster.

De status van het contact wordt bijgewerkt naar Actief.

Een allocatiecontact bewerken

Terug naar boven

Je moet de rol Allocatiebeheerder hebben om een allocatiecontact te kunnen bewerken.

  1. Klik op Toewijzingscontacten in het gedeelte QuickLinks van de Bedrijfsprofielpagina of het Administratiepaneel op de startpagina. De pagina Toewijzingscontacten zoeken wordt weergegeven.
  2. Klik op een contactnaam-link. 
  3. Klik op Bewerken. De pagina Toewijzingscontact bewerken wordt weergegeven.

  4. Bewerk in het gedeelte Algemene informatie de velden indien nodig.

    De velden gemarkeerd met (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Contactnaam* Voer de naam van het contact in.
    Gedeeld contact

    Doe een van het volgende:

    • Klik op Ja om andere gebruikers dit contact te laten delen.
    • Klik op Nee als je dit contact niet wilt delen met andere gebruikers.
  5. Bewerk in het gedeelte Contactgegevens de veldinformatie voor de velden in de onderstaande tabel:

  6. Bewerk in het gedeelte Aanvullende informatie de veldinformatie voor de velden in de onderstaande tabel:

    Deze informatie wordt alleen weergegeven als de optie Gedeeld contact op Ja staat. Het gedeelte Aanvullende informatie kan ook aangepaste velden tonen die specifiek zijn voor jouw organisatie. 

    Veld Beschrijving
    Totale aftrekbare limietbedrag Voer het bedrag van de aftrekbare limiet in.
    Wasting limietbedrag Voer het wasting limietbedrag in.
    Betaalde verzekerde kosten

    Voer het betaalde kostenbedrag in.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als het is geconfigureerd.
    Betaalde verzekerde schadevergoeding

    Voer het betaalde schadevergoedingsbedrag in.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als het is geconfigureerd.
    Betaalde verzekerde schadevergoeding uitsluiten van limiet

    Doe een van het volgende:

    • Klik op Ja om het betaalde schadevergoedingsbedrag uit te sluiten van de limiet.
    • Klik op Nee om het betaalde schadevergoedingsbedrag op te nemen in de limiet.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie Betaalde verzekerde schadevergoeding is ingeschakeld.
    Betaalde bedrijfskosten

    Voer het betaalde bedrijfskostenbedrag in.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie Betaalde verzekerde kosten is ingeschakeld.
    Betaalde bedrijfsschadevergoeding

    Voer het betaalde bedrijfsschadevergoedingsbedrag in.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie Betaalde verzekerde schadevergoeding is ingeschakeld.
    Betaalde bedrijfsschadevergoeding uitsluiten

    Selecteer ja of nee.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie Betaalde verzekerde schadevergoeding is ingeschakeld.
  7. Klik op Opslaan. 

Pagina Toewijzingscontactconfiguratie wijzigen

Als facturen worden beïnvloed en aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • De factuur is goedgekeurd

  • Meerdere factuurgoedkeuringen toestaan is ingeschakeld op het niveau van de tariefstructuur

  • De instelling is ingeschakeld op bedrijfs-, divisie- of kantoorniveau

Je wordt gevraagd om:

  1. Selecteer de ingangsdatum voor de toewijzingswijzigingen.

  2. Bekijk de beïnvloede facturen.

  3. Kies een van de volgende opties:

  4. Toepassen op facturen – Past de toewijzingswijzigingen toe op de vermelde facturen.

  5. Niet toepassen op facturen – Slaat wijzigingen op zonder de facturen bij te werken.

  6. Annuleren – Keert terug naar de bewerkpagina zonder op te slaan.

Toewijzingscontacten importeren

Terug naar boven

Toewijzingscontacten kunnen in bulk worden geïmporteerd.

Het spreadsheetbestand voor toewijzingscontacten moet correct zijn opgemaakt om succesvol te kunnen importeren. Het is aan te raden om het lege sjabloonbestand te downloaden, de toewijzingscontactinformatie in de juiste formaten toe te voegen, het bestand op te slaan en vervolgens te importeren.

Je moet de rol Toewijzingsbeheerder hebben om contacten te importeren.

Het importbestand voorbereiden

  1. Klik op Toewijzingscontacten in het gedeelte QuickLinks van de Bedrijfsprofielpagina of het Administratiepaneel op de startpagina. De pagina Toewijzingscontacten zoeken wordt geopend.

  2. Klik op Toewijzingen importeren. Het venster Toewijzingscontacten importeren wordt weergegeven.

  3. Download het bestand Allocation_Contact_Template.xls.

  4. Open het sjabloonbestand en schakel bewerken in.

  5. Bekijk de opmaakvereisten door met de muis over de rode driehoekjes in de kolomkoppen te bewegen.

  6. Voer de contactinformatie in volgens het sjabloonformaat.
  7. Sla het bestand op. Het bestand is nu klaar om te importeren.

Het bestand importeren

  1. Klik op de pagina Toewijzingscontacten zoeken op Toewijzingen importeren. 

  2. Klik op Kies een bestand. Selecteer het opgeslagen spreadsheetbestand.

    CounselLink accepteert Microsoft Excel (.xls, .xlsx). Je kunt een bestand tot 10 MB importeren.

  3. Klik op Importeren. Er verschijnt een statusmelding.
    • Als er geen opmaakfouten zijn gevonden, is de import geslaagd.
    • Als er fouten zijn opgetreden, verschijnt er een melding met een beschrijving van het probleem/de problemen.
  4. Als er fouten optreden, los deze dan op.
    1. Bewerk het bestand om het/de in de melding beschreven probleem/problemen op te lossen.
    2. Sla het bestand op.
    3. Begin opnieuw met het importproces.
    4. Controleer of de statusmelding aangeeft dat het importeren van het bestand is geslaagd.

Geïmporteerde contacten zijn beschikbaar op bedrijfsniveau en kunnen aan toewijzingsgroepen op elk niveau worden toegevoegd.

Een toewijzingscontact inactiveren

Terug naar boven

Inactieve contacten kunnen niet worden toegevoegd aan toewijzingsgroepen.

Alleen gebruikers met de rol Toewijzingsbeheerder kunnen toewijzingscontacten activeren.

In bulk inactiveren

  1. Ga naar Toewijzingscontacten via het tabblad Toewijzingen op de bovenste werkbalk van Alle pagina's of via de link in het gedeelte QuickLinks van de Bedrijfsprofielpagina.

  2. Selecteer een of meer contacten.

  3. Klik op Inactiveren.

  4. Klik op Ja in het bevestigingsvenster.

De contactstatussen worden bijgewerkt naar Inactief.

Een enkel contact inactiveren

  1. Open het contact vanuit de kolom Contactnaam op de pagina Toewijzingscontact zoeken.

  2. Klik op Deactiveren.

  3. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster.

De status van het contact wordt bijgewerkt naar Inactief.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je ergens over twijfelt, raadpleeg dan de originele Engelse versie."