CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Beheer van allocatiegroepen

  • Bijgewerkt

Allocatiegroepen definiëren regels voor het delen van kosten tussen twee of meer allocatiecontacten. Deze groepen bepalen hoe honoraria, onkosten, belastingen en andere kosten worden verdeeld over de verantwoordelijke partijen.

Gebruikers met de rol Allocation Administrator kunnen allocatiecontacten en -groepen beheren op het niveau van het bedrijf, de divisie of het kantoor.

  • Allocatiecontacten: Een derde partij of een interne budgeteenheid die is toegewezen om als groep kosten te delen in een zaak.
  • Allocatiegroepen: Definiëren regels voor het delen van kosten tussen twee of meer allocatiecontacten. Deze groepen bepalen hoe honoraria, onkosten, belastingen en andere kosten worden verdeeld over de verantwoordelijke partijen.

Dit artikel behandelt het volgende:

Een allocatiegroep aanmaken

Terug naar boven

Een allocatiegroep bevat twee of meer allocatiecontacten die samen verantwoordelijk zijn voor de kosten van een zaak. Er kunnen meerdere groepen worden ingesteld op bedrijfs-, divisie- of kantoorniveau.

Je moet de rol Allocation Administrator hebben om een groep aan te maken op bedrijfs-, divisie- of kantoorniveau.

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de bedrijfsprofielpagina of in het beheerpaneel op de startpagina.

  2. Klik op +Allocatiegroep toevoegen. De pagina Allocatiegroep aanmaken wordt weergegeven.

  3. Vul de velden in bij Allocatiegroepconfiguratie waar nodig.

    De velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Naam allocatiegroep* Voer een naam in voor de groep.
    Belastingen apart toewijzen

    Vink dit vakje aan als je wilt aangeven hoe je allocatiecontacten de verschuldigde belastingen betalen.

    Deze optie is alleen beschikbaar als de allocatiegroep-belastingfunctie is ingeschakeld voor je organisatie. Zodra je het delen van belastingkosten voor een groep instelt, verschijnt er een rekenmachine-icoon naast de naam op de pagina Allocatiegroepen.
    Groepsbeschrijving Voer een beschrijving van de groep in.
    Valuta allocatiegroep Selecteer een valuta voor de groep. Standaard is US Dollar geselecteerd.
    Standaard voor klant

    Kies een van de volgende opties:

    • Ja: Dit is het standaardsjabloon bij het aanmaken van een zaak.
    • Nee: Dit is niet het standaardsjabloon bij het aanmaken van een zaak.

  4. Voeg in het gedeelte Allocatiecontacten toevoegen een of beide van de volgende acties uit:

    • Klik op Allocatiecontacten toevoegen om bestaande contacten te zoeken en toe te voegen aan de groep.
    • Klik op Nieuw contact aanmaken om een nieuw contact aan te maken en toe te voegen aan de groep.

    Elke groep moet minimaal één allocatiecontact hebben.

  5. Vul in het gedeelte Contactallocatie de benodigde waarden in.

    Veld Beschrijving
    Status Dit is een alleen-lezen veld. De status is Inactief totdat de opgeslagen allocatiegroep wordt geactiveerd.
    Honorarium % aandeel Voer het percentage in dat dit contact betaalt voor gemaakte honoraria.
    Honorarium B.R. (Resterend saldo)

    Wijs één contact toe om afrondingsverschillen voor honoraria op te vangen.

    Indien geselecteerd, kan het % aandeel honorarium niet worden aangepast.
    Onkosten % aandeel Voer het percentage in dat dit contact betaalt voor gemaakte onkosten.
    Onkosten B.R. (Resterend saldo)

    Voer het percentage voor onkosten in.

    Als Onkosten B.R. is geselecteerd, kan het % aandeel onkosten niet worden aangepast.
    Optionele functies (Deze velden zijn meestal niet ingeschakeld.)
    Belasting % aandeel

    Voer het percentage in dat de contacten betalen voor gemaakte belastingen.

    Deze optie verschijnt alleen als je hierboven 'Belastingen apart toewijzen' hebt geselecteerd in het gedeelte Algemene informatie.
    Limietbedrag Voer het bedrag in dat het contact gedurende de looptijd van de zaak moet betalen.
    Extern betaald

    Voer het volgende uit om bedragen in te voeren die buiten CounselLink zijn betaald:

    1. Klik op het () icoon.

      Het venster Extern betaald allocatiebedrag bewerken wordt weergegeven.

    2. Voer in het gedeelte Bedragdetails het bedrag in bij de volgende velden:
      • Verzekerde uitkering betaald: Voer het uitkeringsbedrag in dat is betaald.
      • Verzekerde onkosten betaald: Voer het onkostenbedrag in dat is betaald.
      • Verzekerde uitkering betaald uitsluiten van limiet
        • Klik op Ja om het betaalde verzekerde uitkeringsbedrag uit te sluiten van de limiet.
        • Klik op Nee om het betaalde verzekerde uitkeringsbedrag mee te nemen in de limiet.
      • Bedrijfsuitkering betaald: Voer het betaalde bedrijfsuitkeringsbedrag in.
      • Bedrijfsonkosten betaald: Voer het betaalde bedrijfsonkostenbedrag in.
      • Bedrijfsuitkering betaald uitsluiten van limiet:
        • Klik op Ja om het betaalde bedrijfsuitkeringsbedrag uit te sluiten van de limiet.
        • Klik op Nee om het betaalde bedrijfsuitkeringsbedrag mee te nemen in de limiet.
    1. Klik op Opslaan.

    Dit veld wordt alleen weergegeven als de configuratie voor Verzekerde uitkering betaald of Verzekerde onkosten betaald is ingeschakeld.
    Kostendeling

    Vermindert het netto te betalen factuurbedrag voor interne partijen.

    Selecteer het selectievakje Kostendeling om de kosten te delen tussen interne en externe partijen.
    Overzicht bijhouden Selecteer het selectievakje Overzicht bijhouden om bedragen bij te houden die boven de limiet uitkomen en betaald moeten worden.
    Contact gedeelde limiet

    Het veld Contact gedeelde limiet is alleen beschikbaar als Overzicht bijhouden is geselecteerd.

    Voer het volgende uit:

    1. Klik op het () icoon. De pagina Allocatiecontact toevoegen wordt weergegeven.
    1. Zoek en voeg het contact toe.

    Het contact wordt weergegeven in het vak gedeelde limietcontact.
    GL-code

    De lijst met GL-codes (grootboek) wordt weergegeven.

    Selecteer de relevante GL-code uit de lijst.

    Het veld GL-code wordt alleen weergegeven als dit is geconfigureerd. Dit veld kan verplicht zijn.

    Beschrijving

     

    Voer de beschrijving in die hoort bij de GL-code.

    Het veld Beschrijving wordt alleen weergegeven als dit is geconfigureerd.
  6. Klik op Opslaan. 

Een allocatiecontact zoeken om toe te voegen aan een allocatiegroep

Terug naar boven

Voordat je een nieuw contact aanmaakt, zoek eerst in de bestaande contacten om dubbele invoer te voorkomen.

Je kunt contacten toevoegen tijdens:

  • Een nieuwe allocatiegroep aanmaken
  • Een allocatiegroep bewerken vanuit een zaak
  • Een allocatiegroep bewerken vanuit een factuur

  1. Klik op Bewerken op het tabblad Allocatie van een zaak. De pagina Allocatiebeheer wordt weergegeven.

  2. Klik op Allocatiecontacten toevoegen. Het venster Allocatiecontacten toevoegen wordt weergegeven.
  3. Vink het selectievakje aan bij de juiste contactpersoon/personen in de lijst.
  4. Klik op Contacten toevoegen. De contactpersoon wordt toegevoegd aan de allocatiegroep.
  5. Klik op Opslaan. 

Controleer de allocatieregels en pas de kostenverdeling aan tussen de contactpersonen in de groep.

Een allocatiegroep activeren

Terug naar boven

Nieuwe allocatiegroepen staan standaard op Inactief en moeten geactiveerd worden voordat ze gebruikt kunnen worden.

Een allocatiegroep zonder allocatiecontacten kan niet worden geactiveerd.

Meerdere groepen activeren

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Selecteer een of meer groepen op de pagina Allocatie zoeken.

  3. Selecteer Meer acties.

  4. Klik op Activeren.

  5. Klik op Ja, doorgaan op de bevestigingspagina.

Een enkele groep activeren

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Klik in de kolom Groepsnaam op de link van de betreffende groep.

  3. Klik op Activeren op de overzichtspagina van de allocatiegroep.

  4. Klik op Ja.

De status wordt bijgewerkt naar Actief.

Een allocatiegroep bewerken

Terug naar boven

Allocatiebeheerders kunnen groepsgegevens aanpassen.

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het administratiepaneel op de startpagina. De pagina Allocatiegroep wordt weergegeven.
  2. Klik op de link in de kolom Groepsnaam. 

  3. Klik op Bewerken. 

    De pagina Allocatiegroep bewerken wordt weergegeven.

  4. Pas de velden aan waar nodig.

    De velden Valuta van de allocatiegroep en Status kunnen niet worden aangepast.

  5. Klik op Opslaan.

Een allocatiegroep inactiveren

Terug naar boven

Nieuwe allocatiegroepen staan standaard op Inactief en moeten geactiveerd worden voordat ze gebruikt kunnen worden.

Een groep zonder allocatiecontacten kan niet worden geactiveerd.

Meerdere groepen inactiveren

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Selecteer een of meer groepen op de pagina Allocatie zoeken.

  3. Selecteer Meer acties.

  4. Klik op Inactiveren.

  5. Klik op Ja, doorgaan op de bevestigingspagina.

Een enkele groep inactiveren

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel.

  2. Klik in de kolom Groepsnaam op de link van de betreffende groep.

  3. Klik op Inactiveren op de overzichtspagina van de allocatiegroep.

  4. Klik op Ja.

De status wordt bijgewerkt naar Inactief.

Een allocatiegroep zoeken

Terug naar boven

Gebruik het zoekveld op de pagina Allocatiegroep om een groep te vinden.

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het administratiepaneel op de startpagina. De pagina Allocatiegroep wordt weergegeven.

  2. Voer zoekwoorden in het zoekveld in en druk op Enter. De velden Groepsnaam, Omschrijving, Status en Standaard worden doorzocht met de zoekwoorden en de lijst filtert de resultaten.

  3. Optioneel: Als jouw organisatie belastinginformatie gebruikt op allocatiegroepen (deze functie moet door support worden ingeschakeld), kun je groepen met belastinginformatie vinden door het rekenmachine-icoon naast de naam te bekijken.

Een allocatiegroep importeren met behulp van de sjabloon

Terug naar boven

Allocatiegroepen kunnen worden geïmporteerd met behulp van een spreadsheet-sjabloon.

De allocatiegroep-spreadsheet moet correct zijn opgemaakt om succesvol te kunnen importeren. Het is aan te raden om het lege sjabloonbestand te downloaden, de allocatiegroepinformatie in de juiste formaten toe te voegen, en vervolgens het bestand op te slaan en te importeren.

Je moet de rol Allocatiebeheerder hebben om deze actie uit te voeren.

Het importbestand voorbereiden

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het administratiepaneel op de startpagina. De pagina Allocatiegroep wordt geopend.

  2. Klik op Allocatiegroepen importeren. Het venster Allocatiegroepen importeren wordt weergegeven.

  3. Download de Allocation_Group_Template.xls sjabloon.

  4. Open het bestand en schakel bewerken in.

  5. Bekijk de opmaakinstructies (ga met de muis over de rode driehoekjes).

  6. Vul de details van de allocatiegroep, contact-ID's en kostenverdeling in.
  7. Sla het bestand op.

Het bestand importeren

  1. Klik op Allocatiegroepen importeren op de pagina Allocatiegroep. 

    CounselLink accepteert Microsoft Excel (.xls, .xlsx). Je kunt een bestand tot 10 MB importeren.

  2. Klik op Kies een bestand. Selecteer het opgeslagen bestand.
  3. Klik op Importeren. Er verschijnt een statusmelding.
    • Als er geen opmaakfouten zijn, geeft het bericht aan dat de import is geslaagd.

    • Als er fouten zijn opgetreden, verschijnt er een waarschuwing met een beschrijving van het probleem/de problemen.

  4. Los eventuele fouten op.
    1. Bewerk het bestand om het probleem/de problemen op te lossen.
    2. Sla het bestand op.
    3. Begin het importproces opnieuw.

Een allocatiegroep exporteren als sjabloon

Terug naar boven

Je kunt een bestaande allocatiegroep exporteren om als sjabloon te gebruiken.

  1. Klik op Allocatiegroepen in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het administratiepaneel op de startpagina. De pagina Allocatiegroep wordt weergegeven.
  2. Vink het selectievakje aan bij de groep die je wilt exporteren.
  3. Klik op Meer acties.

  4. Selecteer Exporteren naar sjabloon.

    Het sjabloonbestand wordt opgeslagen in je standaardmap.

  5. Open het bestand en schakel bewerken in.

  6. Bekijk de opmaakinstructies (ga met de muis over de rode driehoekjes).

  7. Pas de groepsgegevens en kostenverdeling aan.

    De groepsnaam moet uniek zijn. Wijzig de naam voordat je het bestand importeert om een nieuwe groep aan te maken.

  8. Sla het bestand op.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."