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Modification de contrat

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

Configurer la négociation classique

Vous pouvez négocier avec votre contrepartie en utilisant soit :

  • Mode de négociation en ligne : Les deux parties négocient directement dans CLM.

  • Mode de négociation classique : La négociation se fait via un document Microsoft Word et des modifications traditionnelles. CLM envoie les documents par e-mail à la contrepartie au lieu de l’inviter sur la plateforme. Ce mode est utile si la contrepartie ne peut pas utiliser CLM.

Bonnes pratiques : En mode Négociation classique, envoyez le contrat via la fonctionnalité Envoyer le contrat par e-mail de CLM. Les documents téléchargés et envoyés en dehors de CLM sont plus difficiles à réintégrer et à comparer.

Étape 1 : Activer la négociation classique

  1. Depuis l’en-tête du contrat, cliquez sur le bouton Informations sur le contrat.
  2. Cochez la case à côté de Mode de négociation classique.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Démarrer la négociation

Dans la frise chronologique de l’en-tête du contrat, cliquez sur Négociation (étape Négocier).

En mode Négociation classique, le contrat n’est pas visible par la contrepartie dans CLM pendant la négociation.

Étape 3 : Envoyer le contrat par e-mail à la contrepartie

  1. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail dans l’en-tête du contrat : 

  2. S’il y a plusieurs documents, sélectionnez le ou les documents à envoyer.
  3. Vérifiez le nom de la contrepartie et l’adresse e-mail du destinataire (ou le nom du destinataire).
  4. Envoyez l’e-mail.
    • Votre contrepartie reçoit les documents par e-mail.
    • Vous recevez une copie de l’e-mail.

Étape 4 : Importer la version retournée par la contrepartie

  1. Enregistrez le document retourné par la contrepartie sur votre ordinateur.
  2. Trouvez le contrat correspondant et ouvrez-le. 

  3. Cliquez sur Importer une nouvelle version.

  4. Importez le document de la contrepartie que vous avez enregistré.

  5. Passez en revue les modifications détectées.

  6. Cliquez sur Importer. 

CLM compare la version que vous avez envoyée avec celle que vous avez reçue et crée de nouvelles discussions/publications pour les modifications détectées.

Étape 5 : Préparer votre réponse à la contrepartie

En négociation classique, vous créez généralement deux types de discussions/publications :

  • Interne : Visible uniquement par votre équipe interne ; non incluse dans le document envoyé à la contrepartie.

  • En attente d’envoi : Incluse dans le document lorsque vous le téléchargez/l’envoyez à la contrepartie.

Revoir les modifications de la contrepartie et enregistrer vos changements

Vous pouvez :

  1. Accepter les modifications en cliquant sur l’icône de coche bleue. 

    Vous pouvez aussi les accepter dans l’historique des discussions dans le panneau de droite :

  2. Rejeter les modifications en cliquant sur le texte puis sur Rejeter dans la bulle.
  3. Supprimer la discussion et revenir au texte d’origine en cliquant sur Supprimer la discussion.
  4. Faire vos propres modifications de texte et laisser des commentaires.

Si vous souhaitez envoyer des modifications de texte ou des commentaires à votre contrepartie, choisissez l’option En attente d’envoi, puis cliquez sur Publier.

Remarque :

  • Seuls les éléments En attente d’envoi sont inclus dans la version envoyée/téléchargée pour la contrepartie.

  • Interne (vert) et Fermé (gris) ne sont pas inclus.

  • Si vous convertissez une publication Interne avec des modifications/commentaires en publication En attente d’envoi, seul le texte est transféré. Copiez/collez manuellement le commentaire dans la publication en attente si vous souhaitez l’inclure.

Étape 6 : Finaliser et accepter toutes les modifications en attente

Lorsque vous êtes prêt à accepter toutes les modifications en attente, vous pouvez utiliser l’option Gérer les discussions.

  1. Cliquez sur Gérer les discussions.

  2. Dans la fenêtre Gérer les discussions :

    • Acceptez les modifications de texte nécessaires.

    • Utilisez Supprimer pour fermer les discussions qui ne contiennent que des commentaires (pas de modifications de texte).

Utiliser la gestion des versions de brouillon

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Si votre organisation a activé la gestion des versions de brouillon, vous pouvez collaborer en dehors de CLM en important des versions mises à jour du document (modifiées en externe).

Il s’agit d’une fonctionnalité personnalisée. La plupart des organisations ne l’ont pas configurée. Vous pouvez utiliser la gestion des versions de brouillon lors de la création du contrat ou à n’importe quelle étape jusqu’à l’approbation ou la signature.

  1. Sélectionnez le mode de négociation classique lors de la création du contrat.

    Ou cliquez sur Infos contrat lors des étapes Brouillon, Revue ou Négociation.

  2. Sélectionnez Désactiver la conversation. Cela désactive les discussions sur le contrat.
  3. Une fois le contrat passé à l’étape Négocier, importez une nouvelle version du document. Cliquez sur Importer une nouvelle version.
  4. Sélectionnez un nouveau document. Répétez les étapes si nécessaire.

Remarques

  • Si une version du document Microsoft Word contient des commentaires, ils s’afficheront dans la version importée sur CLM. Cependant, ils sont uniquement visibles et ne proposent aucune action possible.

  • Pour consulter les versions précédentes du contrat, cliquez sur le bouton Plus d’actions sur le document.
  • Sélectionnez Afficher l’historique des versions. Les différentes versions du contrat s’affichent.
  • Cliquez sur l’icône Plus d’actions à côté d’un document pour modifier, télécharger ou supprimer la version du document.

Partager des contrats

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Le partage vous permet de contrôler la visibilité et d’attribuer des rôles au niveau du document.

  1. Ouvrez un contrat.
  2. Cliquez sur Partager. Une fenêtre de confirmation s’affiche.

  3. Choisissez l’utilisateur et les autorisations. Les rôles disponibles dépendent du statut du contrat (En cours ou Exécuté). 

  4. Optionnel : Ajoutez une note.
  5. Cliquez sur Envoyer. 

Le ou les destinataires reçoivent une notification par e-mail concernant le document.

Rôles de partage pour les contrats en cours

Rôle Actions
Responsable
  • Créer des discussions internes (ces discussions ne seront pas visibles par votre contrepartie)
  • Créer des publications internes dans les discussions internes et externes (ces publications ne seront pas visibles par votre contrepartie)
  • Fermer les discussions qui ne comportent pas de modifications de texte
Relecteur
  • Inviter d’autres utilisateurs sur le document
  • Créer des discussions et publications internes et externes (les discussions et publications externes seront visibles par votre contrepartie)
  • Accepter les modifications de texte proposées
  • Fermer les discussions internes et externes

Rôles de partage pour les contrats exécutés

Rôle Actions
Lecteur
  • Peut consulter le document et toutes ses informations, y compris le résumé et après exécution
  • Peut télécharger le document
Lecteur Plus
  • Peut consulter le document et toutes ses informations, y compris le résumé et après exécution
  • Ne peut pas télécharger le document

Revoir et négocier des documents PDF

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Si vous recevez un contrat au format PDF :

  1. Créez un nouveau contrat et importez le PDF.

  2. Lancez une ou plusieurs discussions en utilisant la fonctionnalité de discussion.

Différence principale par rapport à Word : Les PDF ont un seul fil de discussion pour l'ensemble du document (les commentaires ne sont pas au niveau du paragraphe comme dans les documents Word). Si vous devez faire référence à un texte précis, copiez/collez l'extrait concerné dans un commentaire.

Lorsque vous recevez une nouvelle version du PDF, cliquez sur Importer une nouvelle version pour remplacer le PDF précédent. L'ancienne version est conservée à des fins d'audit.

Suivi des clauses contractuelles avec des termes non standards

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Pour signaler une clause comme non standard :

  1. Sélectionnez une discussion contenant des termes non standards.

  2. En bas à gauche, cliquez sur le symbole S.

  3. Saisissez le nom d'une clause et validez la publication.

Une fois publiée, vos collègues verront que la clause contient un terme non standard :

Suivez tous les termes non standards sur l'ensemble de votre portefeuille de contrats. Le Tableau de bord de CLM propose des rapports sur les termes non standards pour les contrats en cours et signés :

Modification du workflow pendant l’étape d’approbation

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Si la configuration de votre workflow le permet, vous pouvez modifier les approbateurs et l’ordre de passage.

Modifier le workflow avant l’étape d’approbation

  1. Cliquez sur l’onglet Approbation dans l’en-tête du document. Une fenêtre s’affiche pour confirmer le lancement du processus d’approbation.
  2. Cliquez sur Suivant.
  3. Dans la fenêtre Configurer les approbateurs, ajoutez ou supprimez des approbateurs et faites glisser pour modifier l’ordre d’approbation.
  4. Cliquez sur Mettre à jour l’approbation. 

Modifier le workflow pendant l’étape d’approbation

  1. Cliquez sur le bouton Partager dans l’en-tête du document.
  2. Dans la fenêtre Configurer les approbateurs, ajoutez ou supprimez des approbateurs et faites glisser pour modifier l’ordre d’approbation.
  3. Cliquez sur Mettre à jour l’approbation. 

Accepter toutes les discussions sur un contrat

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Vous pouvez souhaiter clôturer toutes les discussions d’un coup plutôt qu’une par une. Par exemple, vous avez peut-être discuté et accepté les modifications lors d’un échange avec votre contrepartie, et vous êtes tous les deux prêts à les clôturer.

En général, CLM ne permet pas d’accepter les discussions en attente de la contrepartie. Cependant, vous pouvez accepter à la fois les discussions internes et celles en attente de la contrepartie en utilisant le bouton Tout accepter.

Seuls les utilisateurs ayant les rôles de Négociateur principal et Responsable peuvent effectuer cette action.

  1. Cliquez sur Gérer les discussions en haut de la page.

  2. Cliquez sur Accepter dans la fenêtre.

  3. Confirmez en cliquant à nouveau sur Accepter.

Historique des discussions

Pour retrouver l’historique de vos discussions sur un contrat, cliquez sur Discussions. Cela affiche à la fois les discussions ouvertes et clôturées.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."