Cet article couvre les sujets suivants :
- Contrats en cours et exécutés
- Recherche de contrats
- Étapes du contrat
- Affichage de la piste d’audit
- Recommandations pour la mise en forme des documents
Contrats en cours et exécutés
Trouver des contrats
Accédez aux contrats en cours et aux contrats exécutés depuis la barre d’outils à gauche.
Utilisateurs CounselLink+
Si votre organisation utilise CounselLink+, la navigation vers vos contrats est différente. Accédez aux contrats en cours et aux contrats exécutés depuis la barre d’outils Toutes les pages en haut ou via l’icône de menu en haut à gauche.
La visibilité des contrats dépend de votre rôle. De plus, tout utilisateur invité sur un contrat en tant que Responsable ou Relecteur peut accéder à ce contrat.
| Rôle utilisateur | Visibilité des contrats exécutés |
|---|---|
| Négociateur principal | Voit les contrats qu’il a initiés ou auxquels il a été invité. |
| Gestionnaire de contrats | Voit tous les contrats non marqués comme Privé. |
| Demandeur | N’a pas accès aux contrats exécutés. |
| Lecteur & Lecteur + | Voit tous les contrats non marqués comme Privé. |
| Administrateur | N’a pas accès aux contrats exécutés. |
Contrats en cours
La page Contrats en cours liste les contrats aux étapes Brouillon, Relecture et Négociation. Une fois le contrat signé, il passe à la page Contrats exécutés.
Contrats exécutés
La page Contrats exécutés affiche les contrats qui ont été signés et sont dans les étapes ultérieures du cycle de vie. Après signature, le contrat passe à l’étape Signé. Une fois les informations post-exécution complétées, les contrats exécutés passent à l’étape Géré.
Vous pouvez également voir des contrats à l’étape Expiré ou Négociation.
Recherche de contrats
Utilisez la barre de recherche pour trouver des contrats par nom, date, contrepartie et autres critères.
Pour rechercher avec plus de critères, cliquez sur la flèche dans la barre de recherche pour ouvrir la liste déroulante des options de recherche.
Options de recherche et tri
Pour définir l’ordre de tri par défaut de la liste des résultats, cliquez sur les trois points verticaux et choisissez une option de tri, par exemple :
Pertinence
Date d’expiration (la plus proche)
Valeur du contrat
Date de renouvellement
Contrepartie (A–Z)
Vous pouvez également trier rapidement en cliquant sur l’en-tête de n’importe quelle colonne.
Pour personnaliser les colonnes affichées dans la liste des résultats :
- Cliquez sur l’icône d’engrenage.
- Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher.
Pour afficher les contrats à une étape spécifique, cliquez sur le menu déroulant étape.
Télécharger les données des contrats exécutés
Pour exporter les résultats dans un fichier .CSV :
- Cliquez sur l’icône de téléchargement à côté de la barre de recherche.
- CLM télécharge un tableau qui reflète vos résultats de recherche actuels et les colonnes sélectionnées.
Enregistrer des vues de contrats
Enregistrez une vue filtrée pour y accéder rapidement plus tard.
- Appliquez vos filtres de recherche (y compris les filtres de statut de contrat).
- Cliquez sur Enregistrer la vue.
-
Cliquez sur Enregistrer sous.
- Saisissez un nom pour la vue.
- Cliquez sur Enregistrer.
Accédez à votre vue dans le menu déroulant à côté du bouton Enregistrer la vue.
- Pour mettre à jour la vue, sélectionnez Enregistrer l’actuelle dans le menu déroulant Vues enregistrées lorsque vous êtes sur cette vue.
- Pour supprimer la vue, sélectionnez Supprimer l’actuelle dans le menu déroulant Vues enregistrées lorsque vous êtes sur cette vue.
Comprendre les étapes du contrat
Les contrats passent par cinq étapes principales. Les étapes avancent automatiquement selon les actions des utilisateurs et les critères de complétion.
Brouillon : Le contrat a été initié. Aucun relecteur n’a été invité.
Relecture : Les parties prenantes internes sont invitées à relire.
Négociation : La contrepartie est invitée à relire et négocier.
Signature : Le processus de signature a commencé.
Signé : Tous les signataires ont signé le contrat.
Géré : Les informations post-exécution sont complétées et le contrat est activement géré dans CLM.
Des statuts supplémentaires peuvent apparaître :
Expiré : La date d’expiration du contrat est dépassée.
Résilié : Un utilisateur met fin au contrat.
Annulé : Un contrat à l’étape Géré est annulé.
Affichage de la piste d’audit
La piste d’audit enregistre les modifications du document et donne accès aux versions précédentes du brouillon. Elle affiche :
- Qui a effectué une modification
- Quand la modification a été faite
- Ce qui a été modifié
Pour y accéder, cliquez sur l’icône Piste d’audit en haut à droite de la page.
Indicateurs de couleur
- Violet : Modifications faites par (ou liées à) des parties externes (contreparties).
- Vert : Modifications faites par des utilisateurs internes.
Téléchargements
- Pour télécharger une version spécifique du document, cliquez sur les liens de version dans la fenêtre de la piste d’audit.
-
Pour télécharger la piste d’audit complète au format CSV, cliquez sur l’icône Télécharger.
Ouvrez le document et affichez soit les Discussions, soit le corps du document pour voir les détails au niveau des clauses. S’il contient des commentaires ou des modifications, l’icône de commentaire apparaît dans le corps du texte.
Cliquez sur l’icône pour ouvrir l’élément de discussion pour cette clause.
La vue Discussions affiche les mêmes informations sous forme de liste.
Recommandations pour la mise en forme des documents
Pour limiter les problèmes lors de la comparaison de documents dans Négociation classique, suivez ces bonnes pratiques :
Évitez autant que possible les tableaux utilisant des rowspans ou des colspans. Cela peut rendre la comparaison des tableaux peu fiable.
Évitez d’imbriquer des tableaux à l’intérieur d’autres tableaux.
Gardez la numérotation des listes continue autant que possible.
Utilisez une mise en forme propre et conforme aux conventions de Microsoft Word.
Évitez les éléments flottants (en particulier les images).
Évitez d’utiliser la fonctionnalité Contenu alternatif de Microsoft Word.