Les annotations en rouge vous permettent de suggérer, d’ajuster et de suivre les modifications lors de la relecture des contrats, que ce soit en collaboration interne ou lors de négociations avec une contrepartie. Cet article explique comment créer, modifier et gérer les annotations pour une communication claire et un processus de relecture plus fluide.
Cet article aborde les points suivants :
- Créer et gérer les annotations
- Comprendre et gérer les éléments de discussion
- Ajouter du texte à un document contractuel
- Insérer du texte depuis Microsoft Word dans un contrat
- Supprimer un paragraphe dans un contrat
- Supprimer plusieurs paragraphes dans un contrat
- Ajouter des commentaires à un contrat
- Téléverser les annotations de la contrepartie lors d’une négociation classique
- Utiliser les listes au niveau des paragraphes
Créer et gérer les annotations
Annoter un contrat signifie proposer des modifications au texte existant. Vous pouvez annoter lors des étapes suivantes :
Brouillon ou Relecture (collaboration interne), ou
Négociation (collaboration avec la contrepartie)
Vous pouvez également cliquer directement dans une section du contrat pour proposer des modifications.
Créer des annotations
-
Passez la souris sur une partie du contrat et cliquez pour commencer à la modifier. Une fenêtre de commentaire apparaît en dessous.
- Modifiez le texte selon vos besoins (ajoutez, supprimez ou modifiez). Voir la section ci-dessous pour plus d’informations.
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton pour choisir la visibilité de la discussion. Consultez la section Éléments de discussion pour en savoir plus.
- Cliquez sur Publier.
Ajouter ou supprimer des paragraphes
Une fois le contrat téléversé, l’éditeur de texte crée automatiquement des sections. Passez la souris sur l’une d’elles, elle sera surlignée en bleu. Les options suivantes apparaissent alors :
- Ajouter un paragraphe au-dessus : Insère un nouveau paragraphe au-dessus de la section sélectionnée.
- Ajouter un paragraphe en dessous : Insère un nouveau paragraphe en dessous de la section sélectionnée.
- Insérer du texte depuis Word : Insère le contenu d’un document Microsoft® Word® sous la section (disponible uniquement si activé pour votre organisation).
- Supprimer ce paragraphe : Propose la suppression du paragraphe sélectionné.
- Supprimer plusieurs paragraphes : Permet de sélectionner plusieurs paragraphes à supprimer.
- Ajouter un commentaire : Ajoute un commentaire à la section sans modifier le texte.
Gérer les annotations
Supprimer des annotations
- Cliquez sur la section contenant l’annotation.
-
Passez la souris sur l’annotation et cliquez sur Rejeter.
- Cliquez sur Publier.
Consulter l’historique des modifications et des commentaires
Cliquez sur le symbole de discussion à droite du texte pour voir l’historique des discussions.
Pour annoter ou commenter une version précédente :
Sélectionnez la publication/version concernée dans le panneau latéral droit.
L’affichage du document se met à jour sur cette version.
Cliquez sur le texte pour proposer des modifications ou ajouter un commentaire.
Éléments de discussion
Toutes les modifications et commentaires du document sont regroupés dans des discussions. Une nouvelle discussion commence lorsqu’un utilisateur propose une modification ou laisse un commentaire. Vous pouvez les retrouver sous l’onglet Discussions.
Types de discussions
Il existe trois types de discussions différents.
| Type de discussion | Description |
|---|---|
| Interne |
|
| Externe |
|
| En attente |
|
Pour soumettre une publication en attente, cliquez sur Rendre externe dans le panneau latéral de discussion.
Combiner des publications internes et externes dans une même discussion
Pendant la négociation, une même discussion peut contenir à la fois des publications internes et externes. Votre contrepartie ne voit que les publications externes ; votre équipe voit tout.
Cette discussion contient des publications internes et externes. Votre équipe voit les deux :
Résoudre une discussion
Revenez au texte original du contrat en sélectionnant Abandonner la discussion dans le panneau latéral droit. Cela annulera toutes les modifications et fermera la discussion.
Cliquez sur Rouvrir sous le panneau de discussion pour la rouvrir.
Ajouter du texte à un document contractuel
Lorsque vous sélectionnez Ajouter un paragraphe au-dessus ou Ajouter un paragraphe en dessous, une fenêtre de saisie de texte apparaît.
- Saisissez le texte.
- Optionnel : Ajoutez un commentaire à l’élément de discussion.
-
Optionnel : Cliquez sur l’icône point d’interrogation pour accéder à la bibliothèque de clauses. Celle-ci contient des clauses pré-approuvées et des textes standardisés pour les points de négociation courants. Copiez-collez ce dont vous avez besoin.
- Optionnel : Cliquez sur l’icône S pour indiquer que la section contient une clause non standard.
- Choisissez si vous souhaitez que la discussion soit interne, en attente ou externe.
- Cliquez sur Publier.
Le nouveau paragraphe apparaît dans le document et crée un élément de discussion. Vous pouvez également le retrouver sous l’onglet Discussions.
Insérer du texte depuis Microsoft Word dans un contrat
Insérer du texte directement depuis Word vous permet de conserver la mise en forme. Une fois le document Word choisi, tout son contenu sera inséré juste en dessous de la partie sélectionnée.
-
Sélectionnez Insérer du texte depuis Word après avoir survolé la section.
- Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Ouvrir.
Le contenu s’affiche directement sous la section sélectionnée.
Supprimer un paragraphe dans un contrat
La suppression d’un paragraphe crée un élément de discussion jusqu’à ce qu’il soit accepté ou rejeté.
-
Cliquez sur Supprimer ce paragraphe après avoir survolé la section.
La section est supprimée et une fenêtre de commentaire s’affiche.
- Dans la fenêtre de discussion :
- Optionnel : Ajoutez un commentaire.
-
Optionnel : Cliquez sur l’icône point d’interrogation pour accéder à la bibliothèque de clauses.
- Optionnel : Cliquez sur l’icône S pour indiquer que la section contient une clause non standard.
- Choisissez si vous souhaitez que la discussion soit interne, en attente ou externe.
- Cliquez sur Publier.
Supprimer plusieurs paragraphes dans un contrat
La suppression de plusieurs paragraphes crée un seul élément de discussion jusqu'à ce qu'il soit accepté ou rejeté.
-
Sélectionnez Supprimer plusieurs paragraphes après avoir survolé une section.
Le paragraphe est barré et des coches apparaissent à côté des autres sections du contrat.
- Sélectionnez des paragraphes supplémentaires.
Optionnel : Ajoutez un commentaire, utilisez la bibliothèque de clauses ou marquez comme non standard.
Sélectionnez la visibilité Interne, En attente ou Externe.
- Cliquez sur Publier.
Ajouter des commentaires à un contrat
Les commentaires apparaissent sous forme de bulle à côté de la section du contrat et sous l’onglet Discussions. Ils sont utiles pour lancer des discussions avec les utilisateurs ou suggérer des modifications avant de les appliquer.
Ajouter un nouveau commentaire au contrat
-
Sélectionnez Ajouter un commentaire après avoir survolé une section.
La fenêtre de commentaire s'affiche sous la section sélectionnée.
Saisissez votre commentaire.
Optionnel : utilisez la bibliothèque de clauses ou marquez comme non standard (si applicable).
Sélectionnez la visibilité Interne, En attente ou Externe.
Cliquez sur Publier.
Ajouter un commentaire sur une sélection de texte
- Cliquez sur le paragraphe contenant le texte.
- Sélectionnez la partie du texte à commenter.
-
Cliquez sur la bulle de dialogue.
- Saisissez le commentaire.
- Cliquez sur Publier.
Ajouter un commentaire à une discussion existante
Cliquez sur l’onglet Discussions.
Sélectionnez la discussion concernée.
Saisissez votre commentaire.
Cliquez sur Publier.
Télécharger les redlines de la contrepartie lors d'une négociation classique
Si une contrepartie envoie une version révisée du contrat en dehors de CLM (par exemple par e-mail), vous pouvez la télécharger pour comparer les modifications.
Télécharger une nouvelle version du contrat
- Trouvez le contrat.
-
Cliquez sur Télécharger une nouvelle version.
Si vous ne voyez pas ce bouton, vérifiez : ce contrat est-il en négociation classique ? Avez-vous le bon rôle (Négociateur principal ou Responsable) ?
- Téléchargez le document dans la fenêtre. CLM le compare à la version existante. Les résultats affichent toutes les nouvelles modifications.
- Examinez les différences identifiées et cliquez sur Télécharger.
Vérifier votre rôle sur le contrat
Si vous ne voyez toujours pas Télécharger une nouvelle version :
Survolez votre avatar/initiales dans l’en-tête du document et vérifiez que votre rôle est Négociateur principal ou Responsable.
Si vous êtes Relecteur, vous ne pouvez pas télécharger de nouvelles versions.
Contactez le Négociateur principal pour modifier votre rôle si besoin.
Utiliser les listes au niveau des paragraphes
Lorsque vous travaillez avec des listes numérotées ou à puces :
- Diminuer le niveau de la liste (augmenter l’indentation) : Appuyez sur Tab
-
Augmenter le niveau de la liste (diminuer l’indentation) : Appuyez sur Maj + Tab