Administration des contacts d’allocation

L’Allocation vous permet de définir un accord de partage des coûts pour les factures entre plusieurs parties. Vous pouvez gérer les paramètres d’Allocation depuis le panneau d’administration sur la page d’Accueil ou depuis la page du Profil d’Entreprise.

Les utilisateurs clients ayant le rôle Administrateur d’Allocation peuvent gérer les contacts et groupes d’allocation au niveau de l’Entreprise, de la Division ou du Bureau.

• Contacts d’Allocation : Un contact d’allocation est soit un tiers, soit une unité budgétaire interne désignée pour partager les coûts d’un dossier une fois incluse dans un groupe d’allocation.
• Groupes d’Allocation : Un groupe d’allocation contient deux contacts d’allocation ou plus (entités internes ou externes) qui ont accepté de partager la responsabilité des coûts d’un dossier.

Cet article traite les sujets suivants :

• Créer un contact d’allocation
• Activer un contact d’allocation
• Modifier un contact d’allocation
• Importer un contact d’allocation
• Désactiver un contact d’allocation

---

Créer un contact d’allocation

Les contacts d’allocation sont créés au niveau de l’Entreprise mais peuvent être utilisés au niveau de l’Entreprise, de la Division ou du Bureau lors de la création de groupes d’allocation.

Vous devez avoir le rôle Administrateur d’Allocation pour créer des contacts d’allocation.

Créer un contact d’allocation depuis QuickLinks

1. Cliquez sur Contacts d’Allocation dans la section QuickLinks de la page du Profil d’Entreprise ou sur le panneau d’administration sur la page d’Accueil. La page de recherche de contacts d’allocation s’ouvre.

   Cette page s’affiche uniquement si la configuration Recherche rapide de contact d’allocation est activée.

2. Cliquez sur +Ajouter en haut à droite. La page de création de contact d’allocation s’affiche.

   

3. Dans la section Informations générales, complétez les champs nécessaires.

   Les champs marqués d’un (*) sont obligatoires.

   Champ	Description
   Nom du contact *	Saisissez le nom du contact.
   ID du contact *	Saisissez un numéro d’identification pour le contact. L’ID du contact ne peut pas être modifié après la création. Des champs d’attributs supplémentaires peuvent s’afficher selon la configuration.
   Devise du contact d’allocation	Sélectionnez la devise du contact.
   Contact partagé	Sélectionnez Oui si le contact sera utilisé avec les paramètres de Limite de montant gaspillé ou de Limite de franchise globale. Sélectionnez Non si ces paramètres ne sont pas utilisés (cas le plus courant).

4. Dans la section Détails du contact, saisissez les informations de contact souhaitées.

5. Dans la section Informations supplémentaires, complétez tous les champs nécessaires.

   Les champs de la section Informations supplémentaires ne sont activés que si l’option Contact partagé est définie sur Oui. D’autres champs personnalisés peuvent également s’afficher dans cette zone.

   Champ	Description
   Limite de franchise globale	Saisissez la limite de franchise.
   Type d’allocation	Sélectionnez le type d’allocation.
   Montant appliqué à ce jour (USD)	Affiche le montant total appliqué.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Retour pour revenir à la liste des contacts d’allocation.

Créer un contact d’allocation depuis la page des groupes d’allocation

1. Dans la section QuickLinks de la page du Profil d’Entreprise, cliquez sur Groupes d’Allocation. La page de la liste des groupes d’allocation s’affiche.
2. Cliquez sur +Ajouter un groupe d’allocation. La page de création de groupe d’allocation s’affiche.

3. Cliquez sur Créer un nouveau contact. La page de création de contact d’allocation s’affiche.

   

4. Répétez les étapes 3 à 5 de la section ci-dessus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

---

Activer un contact d’allocation

Retour en haut

Les contacts inactifs peuvent être réactivés et ajoutés à des groupes d’allocation.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur d’Allocation peuvent activer des contacts d’allocation.

Activation en masse

1. Accédez à Contacts d’Allocation depuis l’onglet Allocations dans la barre supérieure de toutes les pages ou via le lien dans la section QuickLinks de la page du Profil d’Entreprise.

2. Sélectionnez un ou plusieurs contacts.

3. Cliquez sur Activer.

   

4. Cliquez sur Oui dans la fenêtre de confirmation.

Le statut des contacts passe à Actif.

Activer un contact individuel

1. Ouvrez le contact depuis la colonne Nom du contact de la page de recherche de contacts d’allocation.

2. Cliquez sur Activer.

   

3. Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation.

Le statut du contact passe à Actif.

---

Modifier un contact d’allocation

Retour en haut

Vous devez avoir le rôle Administrateur d’Allocation pour modifier un contact d’allocation.

1. Cliquez sur Contacts d’allocation dans la section QuickLinks de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page de recherche des contacts d’allocation s’affiche.
2. Cliquez sur le lien du nom d’un contact. 
3. Cliquez sur Modifier. La page Modifier le contact d’allocation s’affiche.

4. Dans la section Informations générales, modifiez les champs si nécessaire.

   Les champs marqués d’un (*) sont obligatoires.

   Champ	Description
   Nom du contact*	Saisissez le nom du contact.
   Contact partagé	Faites l’une des actions suivantes : Cliquez sur Oui pour permettre à d’autres utilisateurs de partager ce contact. Cliquez sur Non si vous ne souhaitez pas partager ce contact avec d’autres utilisateurs.

5. Dans la section Détails du contact, modifiez les informations des champs indiqués dans le tableau suivant :

6. Dans la section Informations supplémentaires, modifiez les informations des champs indiqués dans le tableau suivant :

   Ces informations s’affichent uniquement si l’option Contact partagé est définie sur Oui. La section Informations supplémentaires peut également afficher des champs personnalisés propres à votre organisation. 

   Champ	Description
   Montant limite de franchise globale	Saisissez le montant limite de franchise.
   Montant limite dégressif	Saisissez le montant limite dégressif.
   Dépense assurée payée	Saisissez le montant de la dépense payée. Ce champ s’affiche uniquement s’il est configuré.
   Indemnité assurée payée	Saisissez le montant de l’indemnité payée. Ce champ s’affiche uniquement s’il est configuré.
   Exclure l’indemnité assurée payée de la limite	Faites l’une des actions suivantes : Cliquez sur Oui pour exclure le montant de l’indemnité assurée payée de la limite. Cliquez sur Non pour inclure le montant de l’indemnité assurée payée dans la limite. Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Indemnité assurée payée est activée.
   Dépense entreprise payée	Saisissez le montant de la dépense entreprise payée. Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Dépense assurée payée est activée.
   Indemnité entreprise payée	Saisissez le montant de l’indemnité entreprise payée. Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Indemnité assurée payée est activée.
   Exclure l’indemnité entreprise payée	Sélectionnez oui ou non. Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Indemnité assurée payée est activée.

7. Cliquez sur Enregistrer. 

Page de modification de la configuration du contact d’allocation

Si des factures sont concernées et que les conditions suivantes sont réunies :

• La facture est approuvée

• Autoriser plusieurs validations de factures est activé au niveau de la structure tarifaire

• Le paramètre est activé au niveau Entreprise, Division ou Bureau

  

Vous serez invité à :

1. Sélectionner la date d’effet des modifications d’allocation.

2. Vérifier les factures concernées.

3. Choisir l’une des options suivantes :

4. Appliquer aux factures – Applique les modifications d’allocation aux factures listées.

5. Ne pas appliquer aux factures – Enregistre les modifications sans mettre à jour les factures.

6. Annuler – Retourne à la page de modification sans enregistrer.

---

Importer des contacts d’allocation

Retour en haut

Les contacts d’allocation peuvent être importés en masse.

Le fichier Excel des contacts d’allocation doit être correctement formaté pour que l’importation réussisse. Il est recommandé de télécharger le modèle vierge, d’ajouter les informations des contacts d’allocation dans les formats appropriés, puis d’enregistrer et d’importer le fichier.

Vous devez avoir le rôle Administrateur d’allocation pour importer des contacts.

Préparer le fichier d’importation

1. Cliquez sur Contacts d’allocation dans la section QuickLinks de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page de recherche des contacts d’allocation s’ouvre.

2. Cliquez sur Importer des allocations. La fenêtre Importer des contacts d’allocation s’affiche.

   

3. Téléchargez le fichier Allocation_Contact_Template.xls.

4. Ouvrez le fichier modèle et activez la modification.

   

5. Consultez les exigences de formatage en survolant les triangles rouges dans les en-têtes de colonnes.

   

6. Saisissez les informations des contacts en suivant le format du modèle.
7. Enregistrez le fichier. Le fichier est prêt à être importé.

Importer le fichier

1. Depuis la page de recherche des contacts d’allocation, cliquez sur Importer des allocations. 

2. Cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez le fichier Excel enregistré.

   CounselLink accepte les fichiers Microsoft Excel (.xls, .xlsx). Vous pouvez importer un fichier jusqu’à 10 Mo.

3. Cliquez sur Importer. Un message de statut s’affiche.
   • Si aucune erreur de formatage n’a été trouvée, l’importation a réussi.
   • Si des erreurs sont survenues, une alerte affiche la description du ou des problèmes.
4. En cas d’erreur, corrigez-les comme suit :
   1. Modifiez le fichier pour corriger le ou les problèmes décrits dans l’alerte.
   2. Enregistrez le fichier.
   3. Recommencez le processus d’importation.
   4. Vérifiez que le message de statut indique que l’importation du fichier a réussi.

Les contacts importés sont disponibles au niveau Entreprise et peuvent être ajoutés à des groupes d’allocation à n’importe quel niveau.

---

Désactiver un contact d’allocation

Retour en haut

Les contacts inactifs ne peuvent pas être ajoutés à des groupes d’allocation.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur d’allocation peuvent activer des contacts d’allocation.

Désactivation en masse

1. Accédez à Contacts d’allocation depuis l’onglet Allocations dans la barre d’outils supérieure Toutes les pages ou via le lien dans la section QuickLinks de la page Profil d’entreprise.

2. Sélectionnez un ou plusieurs contacts.

3. Cliquez sur Désactiver.

   

4. Cliquez sur Oui dans la fenêtre de confirmation.

Le statut des contacts passe à Inactif.

Désactivation d’un contact individuel

1. Ouvrez le contact depuis la colonne Nom du contact sur la page de recherche de contact d’allocation.

2. Cliquez sur Désactiver.

   

3. Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre de confirmation.

Le statut du contact passe à Inactif.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."