Administration des groupes d’allocation – Centre de réponses CounselLink pour les clients

Les groupes d’allocation définissent les règles de partage des coûts entre deux contacts d’allocation ou plus. Ces groupes déterminent comment les honoraires, frais, taxes et autres coûts sont répartis entre les parties responsables.

Les utilisateurs ayant le rôle Administrateur d’allocation peuvent gérer les contacts et groupes d’allocation au niveau de la société, de la division ou du bureau.

Contacts d’allocation : Une tierce partie ou une unité budgétaire interne, désignée pour partager les coûts d’un dossier en tant que groupe.
Groupes d’allocation : Définissent les règles de partage des coûts entre deux contacts d’allocation ou plus. Ces groupes déterminent comment les honoraires, frais, taxes et autres coûts sont répartis entre les parties responsables.

Cet article aborde les points suivants :

Créer un groupe d’allocation
Rechercher un contact d’allocation à ajouter à un groupe d’allocation
Activer un groupe d’allocation
Modifier un groupe d’allocation
Désactiver un groupe d’allocation
Rechercher un groupe d’allocation
Importer un groupe d’allocation à l’aide d’un modèle
Exporter un groupe d’allocation en tant que modèle

Créer un groupe d’allocation

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Un groupe d’allocation comprend deux contacts d’allocation ou plus qui partagent la responsabilité des coûts d’un dossier. Plusieurs groupes peuvent être configurés au niveau de la société, de la division ou du bureau.

Vous devez avoir le rôle Administrateur d’allocation pour créer un groupe au niveau de la société, de la division ou du bureau.

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil société ou dans le panneau Administration sur la page d’accueil.
Cliquez sur +Ajouter un groupe d’allocation. La page de création du groupe d’allocation s’affiche.

Complétez les champs dans la section Configuration du groupe d’allocation selon vos besoins.

Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

Dans la section Ajouter des contacts d’allocation, effectuez une ou les deux actions suivantes :
- Cliquez sur Ajouter des contacts d’allocation pour rechercher et ajouter des contacts existants au groupe.
- Cliquez sur Créer un nouveau contact pour créer un nouveau contact et l’ajouter au groupe.
Au moins un contact d’allocation est requis pour chaque groupe.

Dans la section Allocation du contact, saisissez les valeurs nécessaires.

Champ	Description
Statut	Champ en lecture seule. Le statut est Inactif tant que le groupe d’allocation n’est pas activé.
% de partage des honoraires	Indiquez le pourcentage à payer par ce contact pour les honoraires encourus.
Solde restant honoraires (B.R.)	Attribuez un contact pour absorber les différences d’arrondi sur les honoraires. Si sélectionné, le % de partage des honoraires ne peut pas être modifié.
% de partage des frais	Indiquez le pourcentage à payer par ce contact pour les frais encourus.
Solde restant frais (B.R.)	Indiquez le pourcentage pour les frais. Si le solde restant frais est sélectionné, le % de partage des frais ne peut pas être modifié.
Fonctionnalités optionnelles (Ces champs ne sont généralement pas activés.)
% de partage des taxes	Saisissez le pourcentage à payer par les contacts pour les taxes encourues. Cette option n’apparaît que si vous avez sélectionné « Allouer les taxes séparément » dans la section Informations générales ci-dessus.
Montant limite	Indiquez le montant que le contact doit payer pour toute la durée du dossier.
Payé en externe	Pour saisir les montants payés en dehors de CounselLink : Cliquez sur l’icône () . La fenêtre Modifier le montant payé en allocation externe s’affiche. Dans la section Détails du montant, saisissez le montant dans les champs suivants : Indemnité assurée payée : Saisissez le montant de l’indemnité payée. Frais assurés payés : Saisissez le montant des frais payés. Exclure l’indemnité assurée payée de la limite Cliquez sur Oui pour exclure l’indemnité assurée payée de la limite. Cliquez sur Non pour inclure l’indemnité assurée payée dans la limite. Indemnité entreprise payée : Saisissez le montant de l’indemnité entreprise payée. Frais entreprise payés : Saisissez le montant des frais entreprise payés. Exclure l’indemnité entreprise payée de la limite : Cliquez sur Oui pour exclure l’indemnité entreprise payée de la limite. Cliquez sur Non pour inclure l’indemnité entreprise payée dans la limite. Cliquez sur Enregistrer. Ce champ s’affiche uniquement si la configuration Indemnité assurée payée ou Frais assurés payés est activée.
Partage des coûts	Réduit le montant net à payer sur la facture pour les parties internes. Cochez la case Partage des coûts pour partager le coût entre les parties internes et externes.
Suivi du dépassement	Cochez la case Suivi du dépassement pour suivre les montants dépassant la limite et devant être payés.
Contact limite partagée	Le contact limite partagée n’est activé que si le suivi du dépassement est sélectionné. Procédez comme suit : Cliquez sur l’icône () . La page Ajouter un contact d’allocation s’affiche. Recherchez et ajoutez le contact. Le contact s’affiche dans la zone contact limite partagée.
Code GL	La liste des codes GL (Grand Livre) s’affiche. Sélectionnez le code GL approprié dans la liste. Le champ Code GL s’affiche uniquement si configuré. Ce champ peut être obligatoire.
Description	Saisissez la description liée au code GL. Le champ Description s’affiche uniquement si configuré.

Cliquez sur Enregistrer.

Rechercher un contact d’allocation à ajouter à un groupe d’allocation

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Avant de créer un nouveau contact, recherchez les contacts existants pour éviter les doublons.

Vous pouvez ajouter des contacts lors des actions suivantes :

Créer un nouveau groupe d’allocation
Modifier un groupe d’allocation depuis un dossier
Modifier un groupe d’allocation depuis une facture

Cliquez sur Modifier dans l’onglet Allocation d’un dossier. La page de gestion des allocations s’affiche.
Cliquez sur Ajouter des contacts d’allocation. La fenêtre Ajouter des contacts d’allocation s’affiche.
Cochez la case correspondant au(x) contact(s) approprié(s) dans la liste.
Cliquez sur Ajouter des contacts. Le contact est ajouté au groupe d’allocation.
Cliquez sur Enregistrer.

Vérifiez les règles d’allocation et ajustez les pourcentages de partage des coûts entre les contacts du groupe.

Activation d’un groupe d’allocation

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Les nouveaux groupes d’allocation sont par défaut en statut Inactif et doivent être activés avant utilisation.

Un groupe d’allocation sans contact d’allocation ne peut pas être activé.

Activation de plusieurs groupes

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise.
Sélectionnez un ou plusieurs groupes depuis la page de recherche des groupes d’allocation.
Sélectionnez Plus d’actions.
Cliquez sur Activer.
Cliquez sur Oui, continuer sur la page de confirmation.

Activation d’un seul groupe

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise.
Dans la colonne Nom du groupe, cliquez sur le lien du groupe concerné.
Cliquez sur Activer sur la page d’aperçu du groupe d’allocation.
Cliquez sur Oui.

Le statut passe à Actif.

Modification d’un groupe d’allocation

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Les administrateurs d’allocation peuvent modifier les détails d’un groupe.

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page Groupe d’allocation s’affiche.
Cliquez sur le lien dans la colonne Nom du groupe.
Cliquez sur Modifier.

La page de modification du groupe d’allocation s’affiche.
Modifiez les champs selon vos besoins.

Les champs Devise du groupe d’allocation et Statut ne peuvent pas être modifiés.
Cliquez sur Enregistrer.

Désactivation d’un groupe d’allocation

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Les nouveaux groupes d’allocation sont par défaut en statut Inactif et doivent être activés avant utilisation.

Un groupe sans contact d’allocation ne peut pas être activé.

Désactivation de plusieurs groupes

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise.
Sélectionnez un ou plusieurs groupes depuis la page de recherche des groupes d’allocation.
Sélectionnez Plus d’actions.
Cliquez sur Désactiver.
Cliquez sur Oui, continuer sur la page de confirmation.

Désactivation d’un seul groupe

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise.
Dans la colonne Nom du groupe, cliquez sur le lien du groupe concerné.
Cliquez sur Désactiver sur la page d’aperçu du groupe d’allocation.
Cliquez sur Oui.

Le statut passe à Inactif.

Recherche d’un groupe d’allocation

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Utilisez le champ de recherche sur la page Groupe d’allocation pour trouver un groupe.

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page Groupe d’allocation s’affiche.
Saisissez des mots-clés dans le champ de recherche et appuyez sur Entrée. Les champs Nom du groupe, Description, Statut et Défaut sont recherchés avec les mots-clés, et la liste filtre les résultats.
Optionnel : Si votre organisation utilise les informations fiscales sur les groupes d’allocation (la fonctionnalité doit être activée par le support), vous pouvez repérer les groupes avec info fiscale grâce à l’icône de calculatrice à côté de leur nom.

Importer un groupe d’allocation à l’aide du modèle

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Les groupes d’allocation peuvent être importés à l’aide d’un modèle de feuille de calcul.

La feuille de calcul du groupe d’allocation doit être correctement formatée pour que l’importation réussisse. Il est recommandé de télécharger le modèle vierge, d’ajouter les informations du groupe d’allocation dans les formats appropriés, puis d’enregistrer et d’importer le fichier.

Vous devez avoir le rôle d’administrateur d’allocation pour effectuer cette action.

Préparation du fichier d’importation

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page Groupe d’allocation s’ouvre.
Cliquez sur Importer des groupes d’allocation. La fenêtre d’importation des groupes d’allocation s’affiche.
Téléchargez le modèle Allocation_Group_Template.xls.
Ouvrez le fichier et activez la modification.
Consultez les instructions de formatage (survolez les triangles rouges).
Saisissez les détails du groupe d’allocation, les identifiants de contact et les données de partage des coûts.
Enregistrez le fichier.

Importer le fichier

Cliquez sur Importer des groupes d’allocation sur la page Groupe d’allocation.

CounselLink accepte les fichiers Microsoft Excel (.xls, .xlsx). Vous pouvez importer un fichier jusqu’à 10 Mo.
Cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez le fichier enregistré.
Cliquez sur Importer. Un message de statut s’affiche.
- S’il n’y a pas d’erreurs de formatage, le message indique que l’importation a réussi.
- En cas d’erreurs, une alerte s’affiche avec une description du ou des problèmes.
Corrigez les erreurs si nécessaire.
1. Modifiez le fichier pour corriger le ou les problèmes.
2. Enregistrez le fichier.
3. Recommencez le processus d’importation.

Exporter un groupe d’allocation comme modèle

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Vous pouvez exporter un groupe d’allocation existant pour l’utiliser comme modèle.

Cliquez sur Groupes d’allocation dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil. La page Groupe d’allocation s’affiche.
Cochez la case du groupe que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur Plus d’actions.
Sélectionnez Exporter vers le modèle.

Le fichier modèle est enregistré dans votre dossier par défaut.
Ouvrez le fichier et activez la modification.
Consultez les instructions de formatage (survolez les triangles rouges).
Modifiez les détails du groupe et les données de partage des coûts.

Le nom du groupe doit être unique. Modifiez le nom avant d’importer le fichier pour créer un nouveau groupe.
Enregistrez le fichier.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."

Champ	Description
Nom du groupe d’allocation*	Saisissez un nom pour le groupe.
Allouer les taxes séparément	Cochez cette case si vous souhaitez spécifier comment vos contacts d’allocation paieront les taxes encourues. Cette option n’est disponible que si la fonctionnalité de gestion des taxes pour les groupes d’allocation est activée pour votre organisation. Une fois le partage des taxes défini sur un groupe, une icône de calculatrice apparaîtra à côté de son nom sur la page des groupes d’allocation.
Description du groupe	Saisissez une description du groupe.
Devise du groupe d’allocation	Sélectionnez une devise pour le groupe. Le dollar américain est sélectionné par défaut.
Modèle par défaut du client	Faites l’une des actions suivantes : Oui : Il s’agit du modèle par défaut lors de la création d’un dossier. Non : Il ne s’agit pas du modèle par défaut lors de la création d’un dossier.