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Gestión de documentos de un asunto

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente para los documentos adjuntos a un asunto:

Agregar un documento a un asunto

Puedes adjuntar archivos a un asunto para mantener registros relacionados, como correspondencia, videos u otra información relevante. Un archivo puede estar vinculado a un asunto específico, a una factura específica o subirse como referencia general.

Una vez subido, cualquier usuario con permiso para ver el documento podrá encontrarlo mediante la Búsqueda de Documentos.

El tamaño máximo de los archivos adjuntos es de 100 MB. No hay límite en la cantidad de archivos que se pueden agregar al mismo tiempo.  

  1. Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.

  2. Haz clic en +Agregar. Se mostrará la página Documentos/Agregar documentos.

  3. Sube un documento usando uno de los siguientes métodos:

    1. Ingresa el enlace (URL) del documento que deseas subir en la sección Subir documentos.

      Ingresa el enlace completo, incluyendo http:// o https://

    2. Arrastra y suelta un archivo en el área de arrastrar y soltar.
    3. Haz clic en Elegir un archivo para buscarlo en tu computadora.

  4. En la sección Detalles del documento, completa todos los campos que correspondan.

    Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

    Campo Descripción
    Nombre del documento* Ingresa un nombre corto.
    Tipo de documento*

    Selecciona el tipo de objeto al que se adjuntará el documento. Esta selección determina las opciones disponibles en el campo Vinculado a.

    Puedes seleccionar Otro y asociarlo más tarde.
    Vinculado a

    Busca y selecciona el objeto relacionado (por ejemplo, asunto, factura).
    Agregar a carpeta Elige un nombre de carpeta de la lista desplegable.
    Categoría* Elige la categoría que mejor describa el documento.
    Propietario* Haz clic en el botón de búsqueda (…) para seleccionar el propietario del documento. Si eres el propietario, no es necesario hacer cambios.
    ¿Quién puede ver este documento?* Selecciona una opción de seguridad de la lista desplegable. Esta opción solo está disponible si tu organización tiene activada la función de Compartir documentos.
    Compartido* Elige Sí o No para determinar si los usuarios externos pueden ver el documento. Si seleccionas No, el acceso se restringe solo a tu organización.
    Nivel de acceso* Elige Público o Privado para definir qué usuarios externos pueden ver el documento.
    Revisión Ingresa el número de versión.
    Estado Elige entre Borrador, En revisión, Final o deja sin cambios.
    Descripción

    Agrega detalles adicionales sobre el documento.
    Palabras clave Ingresa términos de búsqueda para facilitar la localización del documento más adelante.
    Omitir notificación de documento compartido

    Selecciona esta opción para evitar que se envíen notificaciones por correo electrónico a los usuarios con quienes se comparte el documento.

    Esta opción solo está disponible si tu organización utiliza la función de Compartir documentos. También puede que no aparezca dependiendo de la configuración de notificaciones por correo electrónico de tu organización para Compartir documentos.
  5. Haz clic en Subir documento(s). 

Editar un documento

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Puedes editar un documento después de haberlo subido, por ejemplo, para actualizar la configuración de uso compartido o subir una versión revisada.

Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de documentos para editar documentos.

  1. Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
  2. Selecciona la casilla junto al nombre del documento.

  3. Haz clic en Editar. Se mostrará la página Editar documento.

  4. Actualiza la información requerida del documento como se describe en la sección Agregar un documento de este artículo.
  5. Opcional: Agrega información en el campo Revisión.
  6. Opcional: Selecciona un nuevo estado para el documento si es necesario.
  7. Haz clic en Guardar cambios.

La información actualizada aparecerá en la página de Resumen del documento.

Copiar un documento

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Puedes copiar un documento existente para crear uno nuevo con detalles similares. Esto es útil cuando necesitas vincular un documento a otro asunto.

Por ejemplo, para asociar un documento a un asunto diferente, copia el documento y actualiza el campo Vinculado a. El documento copiado aparecerá en la lista de documentos del nuevo asunto.

  1. Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
  2. Selecciona la(s) casilla(s) junto al(los) documento(s).

  3. Haz clic en Copiar. Se mostrará la página Documentos / Copiar documento.

  4. En la sección Detalles del documento, actualiza la información del documento según sea necesario. Para más información sobre estos campos, consulta la sección Agregar un documento en este artículo.
  5. Opcional: Si seleccionaste varios documentos, es posible que debas asignar un solo Propietario:
    1. Selecciona el icono de puntos suspensivos a la derecha del campo Propietario. Se mostrará la ventana Buscar propietarios.
    2. Escribe un nombre de usuario en el campo.
    3. Haz clic en Buscar.
    4. Selecciona el usuario de la lista desplegable.
  6. Haz clic en Guardar cambios.

Eliminar un documento

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  1. Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
  2. Selecciona la(s) casilla(s) junto al(los) documento(s).

  3. Haz clic en Eliminar. Se mostrará una ventana de confirmación.

  4. Haz clic en Eliminar.
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."