Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Teammitglieder einladen und kommunizieren
- Anhänge in einem Vertrag verwalten
- Einen Vertrag manuell unterzeichnen
- Einen Vertrag mit DocuSign unterzeichnen
Teammitglieder in CLM einladen und kommunizieren
Hauptverhandlungsführer und andere Leads können interne Nutzer zur Zusammenarbeit an einem Vertrag einladen. Eingeladene Nutzer können auf Klausel-Ebene kommentieren und Änderungen vorschlagen. Jede Bearbeitung oder jeder Kommentar wird zu einem Diskussionseintrag.
Rollen
Sie können eingeladenen Personen eine von zwei Rollen zuweisen:
| Berechtigung | Lead | Reviewer |
|---|---|---|
| Weitere Nutzer zum Dokument einladen | ✓ | ✓ |
| Interne Diskussionen erstellen | ✓ | ✓ |
| Externe Diskussionen und Beiträge erstellen* | ✓ | X |
| Interne Beiträge in internen Diskussionen erstellen | ✓ | ✓ |
| In externen Diskussionen posten** | ✓ | ✓ (nur intern sichtbar) |
| Vorgeschlagene Textänderungen (Redlines) annehmen | ✓ | X |
| Diskussionen schließen, die keine Textänderungen betreffen | ✓ | ✓ |
| Interne und externe Diskussionen schließen | ✓ | X |
| Bearbeitungen und Redlines intern sichtbar machen | ✓ | ✓ |
* Externe Diskussionen sind für die Gegenpartei sichtbar.
** Reviewer können möglicherweise in externen Diskussionen posten, aber ihre Beiträge sind nur intern sichtbar (nicht für die Gegenpartei).
Nutzer zu einem Vertrag einladen
- Suchen Sie das laufende Dokument.
-
Klicken Sie auf Teilen.
Es öffnet sich ein Fenster, um Nutzer zum Vertrag hinzuzufügen.
-
Wählen Sie einen Nutzer oder ein Team aus. Oder geben Sie die E-Mail-Adresse eines Nutzers ein.
Verwenden Sie die Teilen-Funktion nur für Nutzer innerhalb Ihrer Organisation.
- Wählen Sie für jeden Nutzer oder jedes Team die Rolle Reviewer oder Lead aus.
- Optional: Klicken Sie auf Notiz hinzufügen und geben Sie eine Nachricht für die Eingeladenen ein.
- Klicken Sie auf Senden.
Sobald interne Mitarbeitende eingeladen wurden, wechselt der Vertrag vom Status Entwurf in den Status Überprüfung.
Anhänge in einem Vertrag verwalten
Sie können viele Dateitypen (Excel, PDFs, Bilder usw.) anhängen, um unterstützende Materialien beim Vertrag zu speichern. Beispiele sind Umfragen, Bildmaterial oder Nachträge.
Nicht alle Nutzer haben die Berechtigung, Anhänge hinzuzufügen, anzusehen oder zu löschen. Verträge im Status „abgeschlossen“ erlauben möglicherweise keine neuen Anhänge mehr (abhängig von Konfiguration/Status).
- Suchen Sie den Vertrag.
- Klicken Sie auf +Neues Dokument.
-
Wählen Sie den Tab Anhang hochladen aus.
-
Fügen Sie Ihren Anhang hinzu.
Angehängte Dateien finden Sie am unteren Ende des Vertrags.
Sie können das angehängte Dokument herunterladen oder löschen, indem Sie mit der Maus über den Dateinamen fahren.
Einen Vertrag manuell unterzeichnen
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Unterzeichnung:
Mit einer Integration (z. B. DocuSign oder Adobe Acrobat Sign)
Manuelle Unterzeichnung: herunterladen, ausdrucken und unterschreiben, dann die unterschriebene Version wieder in CLM hochladen
Wenn Sie manuell unterzeichnen, muss CLM darüber informiert werden, damit der Vertrag korrekt nachverfolgt und verwaltet werden kann.
Wenn Ihr Hauptverhandlungsführer die Unterzeichnung startet
-
Ändern Sie den Vertragsstatus oben im Dokumentfenster auf Signieren.
- Falls Sie nach der Unterschriftsmethode gefragt werden:
- Wählen Sie Manuell unterzeichnen.
- Wenn keine Integration verfügbar ist, bestätigen Sie mit Starten.
- Der Vertrag wird auf Ihren Computer heruntergeladen.
- Drucken und unterschreiben Sie das Dokument und senden Sie es zur Unterschrift an die Gegenpartei (außerhalb von CLM).
- Wenn die vollständig unterschriebene Version zurückkommt:
- Laden Sie das unterschriebene Dokument wieder in CLM hoch.
- Klicken Sie auf Unterschrift abschließen, um den Unterschriftsschritt abzuschließen.
- Wenn Sie den Unterschriftsprozess abbrechen müssen, klicken Sie auf Unterschrift annullieren.
Wenn die Gegenpartei die Unterzeichnung startet
Die Gegenpartei klickt in CLM auf Bereit zum Unterzeichnen (für sie sichtbar).
-
Der Hauptverhandlungsführer erhält eine E-Mail und kann das Dokument über Vertrag prüfen in der E-Mail öffnen.
Folgen Sie den gleichen Schritten wie oben, um manuell zu unterzeichnen.
Einen Vertrag mit DocuSign unterzeichnen
Wenn Ihre Organisation DocuSign eingerichtet hat:
Wenn der Vertrag unterschriftsbereit ist, wählen Sie DocuSign als Unterschriftsmethode aus.
Bestätigen Sie im CLM-Fenster erneut mit DocuSign.
Sie werden auf die DocuSign-Website weitergeleitet, um das Umschlag-Setup durchzuführen und zu versenden. Folgen Sie den Anweisungen von DocuSign.
Alle Parteien erhalten DocuSign-E-Mail-Einladungen und unterzeichnen über Dokument prüfen in der DocuSign-E-Mail.
Nach Abschluss aller Unterschriften erhalten Sie eine Abschluss-E-Mail. Klicken Sie auf Vertrag verwalten, um den Vertrag in CLM im Status Unterzeichnet zu öffnen.
Füllen Sie alle erforderlichen nachgelagerten Informationen aus, um den Vertrag in den Status Verwaltet zu überführen (unter Unterzeichnete Verträge).