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Vertragsbearbeitung

  • Aktualisiert

In diesem Artikel finden Sie folgende Themen:

Einrichten der klassischen Verhandlung

Sie können mit Ihrer Gegenpartei auf zwei Arten verhandeln:

  • Online-Verhandlungsmodus: Beide Parteien verhandeln direkt in CLM.

  • Klassischer Verhandlungsmodus: Die Verhandlung erfolgt über ein Microsoft Word-Dokument mit klassischen Überarbeitungen. CLM sendet die Dokumente per E-Mail an die Gegenpartei, anstatt sie auf die Plattform einzuladen. Das ist hilfreich, wenn die Gegenpartei CLM nicht nutzen kann.

Tipp: Im klassischen Verhandlungsmodus sollten Sie den Vertrag über die Funktion Vertrag per E-Mail senden von CLM verschicken. Dokumente, die außerhalb von CLM heruntergeladen und per E-Mail verschickt werden, lassen sich schwerer wieder einspielen und vergleichen.

Schritt 1: Klassische Verhandlung aktivieren

  1. Klicken Sie im Vertragskopf auf die Schaltfläche Vertragsinformationen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Klassischer Verhandlungsmodus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 2: Verhandlung starten

Klicken Sie im Zeitstrahl des Vertragskopfs auf Verhandlung (Verhandlungsphase).

Im klassischen Verhandlungsmodus ist der Vertrag während der Verhandlung für die Gegenpartei in CLM nicht sichtbar.

Schritt 3: Vertrag per E-Mail an die Gegenpartei senden

  1. Klicken Sie im Vertragskopf auf Vertrag per E-Mail senden: 

  2. Falls es mehrere Dokumente gibt, wählen Sie das/die zu sendende(n) Dokument(e) aus.
  3. Bestätigen Sie den Namen der Gegenpartei und die E-Mail-Adresse (oder den Namen) des Empfängers.
  4. Senden Sie die E-Mail.
    • Ihre Gegenpartei erhält die Dokumente per E-Mail.
    • Sie erhalten eine Kopie der E-Mail.

Schritt 4: Rückversion der Gegenpartei hochladen

  1. Speichern Sie das zurückgesendete Dokument der Gegenpartei auf Ihrem Computer.
  2. Suchen Sie den entsprechenden Vertrag und öffnen Sie ihn. 

  3. Klicken Sie auf Neue Version hochladen.

  4. Laden Sie das gespeicherte Dokument der Gegenpartei hoch.

  5. Überprüfen Sie die erkannten Änderungen.

  6. Klicken Sie auf Hochladen. 

CLM vergleicht die von Ihnen gesendete Version mit der erhaltenen Version und erstellt neue Diskussionen/Beiträge für erkannte Änderungen.

Schritt 5: Ihre Antwort an die Gegenpartei vorbereiten

Im klassischen Verhandlungsmodus erstellen Sie in der Regel zwei Arten von Diskussionen/Beiträgen:

  • Intern: Nur für Ihr internes Team sichtbar; wird nicht in das per E-Mail an die Gegenpartei gesendete Dokument aufgenommen.

  • Warteschlange: Wird in das Dokument aufgenommen, wenn Sie es herunterladen oder per E-Mail an die Gegenpartei senden.

Änderungen der Gegenpartei prüfen und eigene Änderungen erfassen

Sie können:

  1. Änderungen akzeptieren, indem Sie auf das blaue Häkchen-Symbol klicken. 

    Sie können Änderungen auch im Diskussionsverlauf im rechten Bereich akzeptieren:

  2. Änderungen ablehnen, indem Sie auf den Text klicken und im Popup auf Ablehnen klicken.
  3. Diskussion verwerfen und den Text auf den Originalzustand zurücksetzen, indem Sie auf Diskussion verwerfen klicken.
  4. Eigene Textänderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen.

Wenn Sie Textänderungen oder Kommentare an Ihre Gegenpartei senden möchten, wählen Sie die Option Warteschlange und klicken Sie dann auf Posten.

Hinweis:

  • Nur Warteschlange-Elemente werden in der per E-Mail gesendeten oder heruntergeladenen Version für die Gegenpartei aufgenommen.

  • Intern (grün) und Geschlossen (grau) werden nicht aufgenommen.

  • Wenn Sie einen internen Beitrag mit Überarbeitungen/Kommentaren in einen Beitrag in der Warteschlange umwandeln, wird nur der Text übernommen. Kopieren Sie den Kommentar manuell in den Beitrag der Warteschlange, wenn Sie ihn einfügen möchten.

Schritt 6: Abschließen und alle offenen Überarbeitungen akzeptieren

Wenn Sie bereit sind, alle offenen Überarbeitungen zu akzeptieren, können Sie die Option Diskussionen verwalten nutzen.

  1. Klicken Sie auf Diskussionen verwalten.

  2. Im Fenster Diskussionen verwalten:

    • Akzeptieren Sie die erforderlichen Textänderungen.

    • Verwenden Sie Verwerfen, um Diskussionen zu schließen, die nur Kommentare (keine Textänderungen) enthalten.

Verwenden der Entwurfsversionsverwaltung

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Wenn Ihre Organisation die Entwurfsversionsverwaltung aktiviert hat, können Sie außerhalb von CLM zusammenarbeiten, indem Sie aktualisierte Dokumentversionen hochladen (die extern bearbeitet wurden).

Dies ist eine individuelle Funktion. Die meisten Organisationen haben sie nicht eingerichtet. Sie können die Entwurfsversionsverwaltung bei der Vertragserstellung oder in jeder Phase bis zur Freigabe oder Unterzeichnung nutzen.

  1. Wählen Sie während der Vertragserstellung den Klassischen Verhandlungsmodus aus.

    Oder klicken Sie während der Entwurfs-, Überprüfungs- oder Verhandlungsphase auf Vertragsinfo.

  2. Wählen Sie Konversation deaktivieren. Dadurch werden Diskussionen zum Vertrag deaktiviert.
  3. Sobald der Vertrag in die Verhandlungsphase wechselt, laden Sie eine neue Version des Dokuments hoch. Klicken Sie auf Neue Version hochladen.
  4. Wählen Sie ein neues Dokument aus. Wiederholen Sie die Schritte bei Bedarf.

Hinweise

  • Wenn eine Microsoft Word-Dokumentversion Kommentare enthält, werden diese in der hochgeladenen Version in CLM angezeigt. Sie dienen jedoch nur zur Anzeige und bieten keine weiteren Optionen.

  • Wenn Sie frühere Versionen des Vertrags ansehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen beim Dokument.
  • Wählen Sie Versionsverlauf anzeigen. Die verschiedenen Versionen des Vertrags werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen neben einem Dokument, um die Dokumentversion zu bearbeiten, herunterzuladen oder zu entfernen.

Verträge teilen

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Beim Teilen können Sie die Sichtbarkeit und Rollen auf Dokumentebene steuern.

  1. Öffnen Sie einen Vertrag.
  2. Klicken Sie auf Teilen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.

  3. Wählen Sie Benutzer und Berechtigungen aus. Die verfügbaren Rollen hängen vom Status des Vertrags ab (In Bearbeitung oder Abgeschlossen). 

  4. Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu.
  5. Klicken Sie auf Senden. 

Die ausgewählten Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zum Dokument.

Rollen beim Teilen für Verträge in Bearbeitung

Rolle Aktionen
Lead
  • Interne Diskussionen erstellen (diese sind für die Gegenpartei nicht sichtbar)
  • Interne Beiträge in internen und externen Diskussionen erstellen (diese Beiträge sind für die Gegenpartei nicht sichtbar)
  • Diskussionen schließen, die keine Textänderungen enthalten
Reviewer
  • Weitere Benutzer zum Dokument einladen
  • Interne und externe Diskussionen und Beiträge erstellen (externe Diskussionen und Beiträge sind für die Gegenpartei sichtbar)
  • Vorgeschlagene Textänderungen akzeptieren
  • Interne und externe Diskussionen schließen

Rollen beim Teilen für abgeschlossene Verträge

Rolle Aktionen
Viewer
  • Kann das Dokument und alle zugehörigen Informationen einsehen, einschließlich Zusammenfassung und nach Abschluss
  • Kann das Dokument herunterladen
Viewer Plus
  • Kann das Dokument und alle zugehörigen Informationen einsehen, einschließlich Zusammenfassung und nach Abschluss
  • Kann das Dokument nicht herunterladen

Überprüfen und Verhandeln von PDF-Dokumenten

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Wenn Sie einen Vertrag als PDF erhalten:

  1. Erstellen Sie einen neuen Vertrag und laden Sie das PDF hoch.

  2. Starten Sie eine oder mehrere Diskussionen über die Diskussionsfunktion.

Wichtiger Unterschied zu Word: PDFs haben einen einzigen Diskussionsfaden für das gesamte Dokument (Kommentare sind nicht absatzbezogen wie bei Word-Dokumenten). Wenn Sie sich auf einen bestimmten Text beziehen möchten, kopieren Sie den entsprechenden Ausschnitt und fügen Sie ihn in den Kommentar ein.

Wenn Sie eine neue PDF-Version erhalten, klicken Sie auf Neue Version hochladen, um das vorherige PDF zu ersetzen. Die alte Version bleibt aus Prüfungsgründen erhalten.

Vertragsklauseln mit abweichenden Bedingungen nachverfolgen

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So markieren Sie eine Klausel als abweichend:

  1. Wählen Sie eine Diskussion mit abweichenden Bedingungen aus.

  2. Klicken Sie unten links auf das S-Symbol.

  3. Geben Sie den Namen der Klausel ein und senden Sie den Beitrag ab.

Nach dem Posten sehen Ihre Teammitglieder, dass die Klausel eine abweichende Bedingung enthält:

Verfolgen Sie alle abweichenden Bedingungen im gesamten Vertragsportfolio. Das Dashboard von CLM bietet Berichte zu abweichenden Bedingungen für laufende und abgeschlossene Verträge:

Bearbeitung des Workflows während der Genehmigungsphase

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Wenn Ihre Workflow-Konfiguration Änderungen zulässt, können Sie Genehmiger und Reihenfolge anpassen.

Workflow vor der Genehmigungsphase bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Reiter Genehmigung in der Dokumentenübersicht. Ein Fenster bestätigt den Start des Genehmigungsprozesses.
  2. Klicken Sie auf Weiter.
  3. Im Fenster Genehmiger konfigurieren können Sie Genehmiger hinzufügen oder entfernen und per Drag & Drop die Reihenfolge ändern.
  4. Klicken Sie auf Genehmigung aktualisieren. 

Workflow während der Genehmigungsphase bearbeiten

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen in der Dokumentenübersicht.
  2. Im Fenster Genehmiger konfigurieren können Sie Genehmiger hinzufügen oder entfernen und per Drag & Drop die Reihenfolge ändern.
  3. Klicken Sie auf Genehmigung aktualisieren. 

Alle Diskussionen zu einem Vertrag akzeptieren

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Sie können alle Diskussionen auf einmal schließen, anstatt jede einzeln zu bearbeiten. Zum Beispiel, wenn Sie und Ihre Gegenpartei alle Änderungen besprochen und akzeptiert haben und bereit sind, diese zu schließen.

Normalerweise erlaubt CLM nicht, ausstehende Diskussionen der Gegenpartei zu akzeptieren. Mit der Schaltfläche Alle akzeptieren können Sie jedoch sowohl interne als auch ausstehende Diskussionen der Gegenpartei akzeptieren.

Nur Nutzer mit den Rollen Hauptverhandler und Lead können diese Aktion durchführen.

  1. Klicken Sie oben auf der Seite auf Diskussionen verwalten.

  2. Klicken Sie im Fenster auf Akzeptieren.

  3. Bestätigen Sie, indem Sie erneut auf Akzeptieren klicken.

Diskussionsverlauf

Um den Verlauf Ihrer Diskussionen zu einem Vertrag einzusehen, klicken Sie auf Diskussionen. Dort sehen Sie sowohl offene als auch geschlossene Diskussionen.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."