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Verwendung des CounselLink-Add-Ins für Outlook

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Über das Add-in für Outlook

Das CounselLink Add-in für Outlook hilft Ihnen, effizienter zwischen Outlook und CounselLink zu arbeiten, indem es Ihnen mit nur einem Klick Zugriff auf Ihre Akten, Intakes und Aufgaben bietet. Mit dem Add-in können Sie Akten- oder Intake-Informationen anzeigen, Dokumente hinzufügen und wichtige Aufgaben erledigen, ohne Outlook zu verlassen.

Das CounselLink Add-in für Outlook unterstützt Sie dabei:

  • Zeit zu sparen, indem Sie sich direkt aus Outlook bei CounselLink anmelden
  • Mehrere Vorgänge zu überwachen, indem Sie Startseiten-Links in Outlook anzeigen
  • Akteninformationen aktuell zu halten, indem Sie E-Mails und Dokumente anhängen (inklusive Drag & Drop, sofern unterstützt)

Das Add-in funktioniert sowohl in der Web- als auch in der Desktop-Version von Outlook. Drag & Drop hat bekannte Einschränkungen, wenn Sie Windows 10 Version 1903 oder älter verwenden und/oder Ihre Organisation SSO nutzt, abhängig von der Konfiguration.

 

Anzeigen des CounselLink Add-ins für Outlook

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Sie können das CounselLink Add-in über das Outlook-Start-Menüband öffnen, wenn Sie mit Akten arbeiten oder anstehende Aktivitäten überwachen möchten. Melden Sie sich mit Ihren üblichen CounselLink-Zugangsdaten oder per SSO (falls aktiviert) an.

  1. Wählen Sie das Start-Menüband.

    • In der Desktop-Version von Outlook wird das CounselLink-Add-in in der LexisNexis-Gruppe angezeigt.

      Wenn das Add-in im Menüband angezeigt wird, Sie es aber nicht auswählen können, stellen Sie sicher, dass das Lesefenster auf Rechts oder Unten (nicht Aus) eingestellt ist.

    • In der Web-Version von Outlook klicken Sie auf das Auslassungszeichen, um Ihre Add-ins anzuzeigen.

  2. Klicken Sie auf das CounselLink-Symbol. Das CounselLink-Add-in-Panel wird angezeigt.
  3. Optional: Wählen Sie das Pin-Symbol, um das CounselLink-Panel auch bei zukünftigen Sitzungen sichtbar zu halten.
  4. Melden Sie sich bei CounselLink an.
    • Mit Ihren CounselLink-Zugangsdaten anmelden:

      1. Geben Sie Ihren CounselLink-Benutzernamen ein.

      2. Klicken Sie auf Weiter.
      3. Geben Sie Ihr Passwort ein.

      4. Klicken Sie auf Anmelden. Die CounselLink-Startseite wird im Panel angezeigt.

        Ihre Organisation kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen. Falls erforderlich, klicken Sie auf Problem beim Erhalt Ihres Codes?, um den Code erneut an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse oder Mobilnummer zu senden (sofern eingerichtet).

    • Mit Ihren Single Sign-on (SSO)-Zugangsdaten anmelden:  

      Ihre Organisation muss eine Domain konfiguriert haben, um sich mit SSO anmelden zu können.

      1. Klicken Sie auf Mit SSO anmelden.
      2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
      3. Klicken Sie auf Absenden. Die CounselLink-Startseite wird angezeigt.

Ihre Anmeldung bleibt gespeichert, sodass Sie in der Regel beim nächsten Öffnen des Add-ins angemeldet bleiben. Für zusätzliche Sicherheit melden Sie sich nach Abschluss Ihrer Arbeit ab.

Anpassen der Startseitenelemente im CounselLink Add-in für Outlook

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Startseitenelemente (farbige Felder) ermöglichen es Ihnen, gespeicherte Suchen und anstehende Aktivitäten direkt in Outlook zu überwachen. Aufgrund von Platzbeschränkungen wählen Sie aus, welche gespeicherten Suchen angezeigt werden.

  • Standardmäßig werden vier Felder angezeigt.
  • Sie können bis zu acht Felder konfigurieren.

  1. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld auf der Add-in-Startseite.

  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Eine Liste der gespeicherten Suchen wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die gespeicherte Suche aus, die angezeigt werden soll. Das Feld wird aktualisiert und zeigt die aktuelle Anzahl der Datensätze an.

Ein Feld hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Neues Feld hinzufügen (+). Ein neues Feld wird auf der Startseite hinzugefügt.

  2. Fahren Sie mit der Maus über das neue Feld.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Eine Liste der gespeicherten Suchen wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die gespeicherte Suche aus, die angezeigt werden soll. Das Feld wird aktualisiert und zeigt die aktuelle Anzahl der Datensätze an.

  1. Fahren Sie mit der Maus über eines der Felder, die Sie zuvor hinzugefügt haben.

  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Eine Liste der gespeicherten Suchen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Ausgewähltes Feld entfernen. 

    Sie können die ursprünglichen vier Felder nicht entfernen, aber Sie können ändern, welche gespeicherte Suche in jedem Feld angezeigt wird.

Anzeigen von Akten- und Intake-Details im Add-in für Outlook

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Sie können Akten und Akte-Intakes direkt im CounselLink-Add-in anzeigen und (falls nötig) in CounselLink öffnen, um weitere Aktionen durchzuführen.

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (drei Linien) und wählen Sie dann Akten aus.

    Verwenden Sie eine der folgenden Registerkarten:

    • Meine Akten – Akten oder Intakes, die Sie in CounselLink als Favoriten markiert haben (Sternsymbol auf der Aktenübersichtsseite).
    • Alle Akten – Alle Akten und Intakes, für die Sie eine Berechtigung zur Ansicht haben.
  2. Suchen und filtern:
    • Um zu suchen, geben Sie Schlüsselwörter in das Feld „Nach Akten suchen…“ ein (z. B. Aktenname, Tracking-Nr., Akten-Nr., Name der Kanzlei, Titel oder Beschreibung) und drücken Sie dann Enter.
    • Klicken Sie auf das Filter-Symbol, wählen Sie einen Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden, um die Aktenliste entsprechend zu filtern.

  3. Fahren Sie mit der Maus über eine Akte in der Liste und klicken Sie dann auf das Auslassungszeichen, um die Aktionsliste anzuzeigen.

    • Journal hinzufügen – Fügen Sie einen Journaleintrag hinzu, um Aktivitäten und Kommunikation zu dokumentieren.
    • Datei oder Link hinzufügen – Fügen Sie einen externen Link zu einem Dokument oder eine Datei in einem unterstützten Dateiformat (bis zu 100 MB) zur Akte hinzu.
    • Dieses Word-Dokument hochladen – Laden Sie das aktuelle Word-Dokument zur Akte hoch.
    • In CounselLink öffnen – Öffnet die Aktenübersichtsseite in einem neuen Browserfenster.
  4. Klicken Sie auf eine Akte, um die Registerkarten Details oder Dokumente im Add-in-Panel anzuzeigen.

    • Details – Zeigt die Akteninformationen in einer Nur-Lese-Ansicht an.

    • Dokumente – Zeigen und verwalten Sie Dokumente zur Akte.

E-Mails per Drag & Drop einer Akte zuordnen

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Sie können E-Mails und/oder Anhänge per Drag & Drop einer Akte zuordnen. Sie können Folgendes ablegen:

  • Nur die E-Mail
  • Nur die Anhänge
  • Die E-Mail mit allen Anhängen
  1. Öffnen Sie im Add-in Meine Akten oder Alle Akten und suchen Sie die gewünschte Akte.

  2. Wählen Sie in Outlook eine oder mehrere E-Mails aus. Um mehrere auszuwählen, halten Sie Shift gedrückt und nutzen Sie die Pfeiltaste nach unten, um mehrere E-Mails zu markieren.

  3. Ziehen Sie die ausgewählten E-Mails auf die Akte. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt.

Um zu überprüfen, ob sie hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Akte, um Details zu öffnen, und dann auf Dokumente. Suchen Sie das hochgeladene Element im entsprechenden Ordner oder in der Dokumentenliste.

Dokument zu CounselLink mit dem Outlook-Add-in hinzufügen

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Ein „Dokument“ bezeichnet jede unterstützte Dateityp. Jede Datei ist auf 100 MB begrenzt, aber es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Dokumente, die Sie hinzufügen können.

Drag & Drop wird nur unterstützt, wenn Sie Folgendes verwenden:

  • Outlook Desktop (Microsoft 365) und
  • Windows 10 Version 1903 oder neuer
  1. Suchen Sie im Add-in den Vorgang in der Liste.

  2. Um das Dokument im übergeordneten Dokumentenordner abzulegen, ziehen Sie die E-Mail oder das Dokument aus Ihrem Outlook-Ordner auf den Vorgang in der Liste. Es erscheint eine Bestätigungsleiste.

  3. Um das Dokument in einen Dokumentenordner abzulegen:
    1. Klicken Sie auf einen ausgewählten Vorgang in der Vorgangsliste.
    2. Klicken Sie auf den Tab Dokumente.

    3. Ziehen Sie die E-Mail oder das angehängte Dokument in den entsprechenden Ordner. Es erscheint eine Bestätigungsleiste.

Wenn keine Bestätigungsleiste erscheint, wurde die Datei nicht erfolgreich hinzugefügt. Überprüfen Sie, ob Sie die oben genannten Desktop-/Windows-Anforderungen erfüllen, oder verwenden Sie die manuelle Methode unten.

  1. Navigieren Sie im CounselLink-Add-in zum Vorgang.
  2. Fahren Sie mit der Maus über den Vorgangsnamen.

  3. Klicken Sie auf das Ellipsis-Symbol.

  4. Klicken Sie auf Datei oder Link hinzufügen. Das Panel „Dokumente hinzufügen“ wird angezeigt.

  5. Wählen Sie eine Datei aus, die mit dem Vorgang verknüpft werden soll.
    • Wenn die Datei auf einem Webserver gespeichert ist, geben Sie einen Externen Link mit der vollständigen URL ein.
    • Wenn sich die Datei auf Ihrem lokalen Gerät befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien auswählen... und wählen Sie die Datei aus.
  6. Füllen Sie den Bereich „Dokumentdetails“ aus.
    1. Geben Sie einen Dokumentnamen ein.
    2. Stellen Sie sicher, dass unter Zugehörig zu der richtige Vorgang angezeigt wird. Falls nicht, klicken Sie auf Abbrechen, um zur Vorgangsliste zurückzukehren und den richtigen Vorgang auszuwählen.
    3. Optional: Wählen Sie einen Ordner aus.
    4. Passen Sie die Dokumenteinstellungen für Kategorie, Eigentümer, Geteilt und Zugriffslevel nach Bedarf an.
    5. Optional: Fügen Sie eine Revisionsnummer oder Beschreibung hinzu.
    6. Optional: Wählen Sie einen Status aus.
    7. Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

    8. Optional: Geben Sie Schlüsselwörter zur Beschreibung des Dokuments ein.

      Schlüsselwörter werden als Metatags verwendet, um die Dokumentensuche zu erleichtern.

    9. Klicken Sie auf Dokumente hochladen. Es erscheint eine Bestätigungsleiste.

Vorgang im CounselLink-Add-in erstellen

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Sie müssen die Rolle Vorgangseinrichtung besitzen, um einen Vorgang aus dem Add-in heraus zu erstellen.

  1. Klicken Sie im Add-in-Menü (drei Linien) auf Vorgänge.

  2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol über der Vorgangsliste.

Die Seite Vorgang erstellen wird angezeigt.

Vorgangs- oder Intake-Dokumente im Add-in bearbeiten

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Sie können Dokumentdetails (z. B. Freigabeeinstellungen und Zugriffslevel) direkt im Add-in aktualisieren.

  1. Navigieren Sie im CounselLink-Add-in zum Vorgang.
  2. Klicken Sie in der Liste auf den Vorgang oder Intake.
  3. Klicken Sie auf Dokumente.

  4. Fahren Sie mit der Maus über das zu bearbeitende Dokument.

  5. Klicken Sie auf das Ellipsis-Symbol, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

  6. Klicken Sie auf Dokumentdetails bearbeiten.

  7. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf.

    CounselLink prüft, ob Sie berechtigt sind, die Dokumentdetails zu bearbeiten. Sie können den Eigentümer oder den Vorgang, dem das Dokument zugeordnet ist, nicht ändern. Diese Änderungen können in der Webversion von CounselLink vorgenommen werden, wenn Sie der aktuelle Dokumenteneigentümer oder ein Dokumentenadministrator sind.

  8. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Dokumente aus- und einchecken mit dem Outlook-Add-in

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Wenn Sie ein Dokument auschecken, wird es gesperrt, sodass andere Benutzer es nicht bearbeiten oder löschen können, solange es ausgecheckt ist. Checken Sie das Dokument wieder ein, um die Sperre aufzuheben, wenn Sie fertig sind.

  1. Wechseln Sie im CounselLink-Add-in zum Tab Dokumente des Vorgangs.

  2. Fahren Sie im ausgewählten Ordner mit der Maus über das auszuhandelnde Dokument.

  3. Klicken Sie auf das Ellipsis-Symbol, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf Dokument auschecken. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Dokument auschecken

  1. Wechseln Sie im CounselLink-Add-in zum Tab Dokumente des Vorgangs.
  2. Suchen Sie das Dokument in der Liste oder in einem Ordner.

  3. Fahren Sie mit der Maus über das einzuhandelnde Dokument.

  4. Klicken Sie auf das Ellipsis-Symbol.

  5. Klicken Sie auf Dokument einchecken.

    Optional – Vor dem Einchecken:

    • Klicken Sie auf Datei auswählen, um eine neue Version hochzuladen.
    • Geben Sie Kommentare im Feld Kommentar ein.
    • Wählen Sie einen Status aus der Dropdown-Liste.
    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Sperre aufzuheben (falls zutreffend). Diese Option ist in der Regel standardmäßig aktiviert, um die Sperre beim Einchecken aufzuheben.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Das Bestätigungsfenster wird angezeigt.

Dokumente mit dem Add-in herunterladen

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Sie können alle Vorgangsdokumente herunterladen, für die Sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben. Eine Kopie wird im Standard-Download-Ordner Ihres Geräts gespeichert; das Original bleibt in CounselLink.

Aktuelle Version herunterladen

  1. Navigieren Sie im Add-in zum Vorgang: 
    • Klicken Sie im Menü auf Vorgänge. Das Panel „Meine Vorgänge“ wird angezeigt.
    • Im Tab Alle Vorgänge. Die Liste „Alle Vorgänge“ enthält alle Vorgänge, für die Sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben. Prüfen Sie, ob der Vorgang in dieser Liste sichtbar ist.
    • Im Feld Nach Vorgängen suchen.... Geben Sie Schlüsselwörter ein und drücken Sie Enter.

  2. Klicken Sie auf Dokumente.

  3. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument.
  4. Klicken Sie auf Ellipsis.
  5. Klicken Sie auf Dokument herunterladen. Eine Kopie des Dokuments wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Vorherige Version eines Dokuments herunterladen

  1. Navigieren Sie im Add-in zum Vorgang: 
    • Klicken Sie im Menü auf Vorgänge. Das Panel „Meine Vorgänge“ wird angezeigt.
    • Im Tab Alle Vorgänge. Die Liste „Alle Vorgänge“ enthält alle Vorgänge, für die Sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben. Prüfen Sie, ob der Vorgang in dieser Liste sichtbar ist.
    • Im Feld Nach Vorgängen suchen.... Geben Sie Schlüsselwörter ein und drücken Sie Enter.

  2. Klicken Sie auf Dokumente.

  3. Klicken Sie auf den Dokumentnamen.

  4. Wählen Sie den Tab Versionen aus.

  5. Klicken Sie auf die Version, die Sie herunterladen möchten.

Dokumenteinstellungen für Vorgänge im Add-in konfigurieren

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Sie können Standard-Dokumenteinstellungen für Uploads festlegen, die über das Outlook-Add-in vorgenommen werden. Änderungen, die im Add-in und in der CounselLink-Webanwendung vorgenommen werden, bleiben synchronisiert.

  1. Klicken Sie auf der Startseite des Outlook-Add-ins auf das Menü-Symbol.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen. Das Einstellungsfenster wird angezeigt.

  3. Überprüfen und aktualisieren Sie die Standardwerte nach Bedarf:
    • Kategorie – Standard-Dokumentenkategorie
    • Eigentümer – Dokumenteneigentümer (behält die vollständige Kontrolle über das Dokument)
    • Freigegeben – Ob externe Kanzleien das Dokument sehen können (Standard ist Nein)
    • Zugriff – Wer das Dokument extern sehen kann:
      • Privat – Nur der Dokumenteneigentümer und Dokumenten-Administratoren

      • Öffentlich – Alle Teilnehmer des Unternehmensfalls; wenn Freigegeben = Ja, sowohl Unternehmens- als auch Kanzleiteilnehmer des Falls

        Die Standardeinstellung Öffentlich kann dazu führen, dass Dokumente unbeabsichtigt allen Kanzleien im selben Fall zugänglich gemacht werden.

Hinzufügen von Journaleinträgen zu Fällen über das CounselLink Outlook-Add-in

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Sie können Journaleinträge hinzufügen, um Kommunikation zu dokumentieren oder Aktennotizen zu erfassen. Sie können unterstützte Dateien (jeweils bis zu 100 MB) anhängen, darunter Audio-/Videoclips, Bilder und Dokumente. Über das Add-in gespeicherte Journaleinträge sind für Unternehmensnutzer mit Zugriff auf den Fall sichtbar. Sie können entscheiden, ob Sie Einträge mit Kanzleien teilen möchten.

  1. Fahren Sie mit der Maus über den Fall in der Fallliste.

  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte.

  3. Klicken Sie auf Journal hinzufügen. Das Fenster zum Hinzufügen eines Journaleintrags wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Betreff ein.
  5. Füllen Sie die optionalen Felder aus:
    • Datum (bei Bedarf anpassen)
    • Beschreibung
    • Kategorie
    • Mit Kanzleien teilen (Kontrollkästchen)
    • Klicken Sie auf Dateien auswählen..., um Dateien zu durchsuchen und hochzuladen, oder ziehen Sie Dateien in den Bereich für Anhänge (nur Desktop-Outlook; Windows 10 Version 1903 oder neuer).

  6. Klicken Sie auf Speichern.

    Der Journaleintrag ist in CounselLink für Nutzer mit Berechtigung zur Ansicht des Falls verfügbar.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."