CounselLink-Antwortzentrum für Kunden

Hochladen und Bearbeiten von Dokumenten

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Ein Dokument hinzufügen

Sie können jeden unterstützten Dokumenttyp direkt über die Registerkarte „Dokumente“ oder die Übersichtsseite des Dokuments hinzufügen.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um zur Seite „Dokumente hinzufügen“ zu gelangen:

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche +Dokument hinzufügen oben rechts auf der Seite „Dokumentensuche“.

      -- oder --

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen (Pluszeichen) auf der Übersichtsseite des Dokuments.

    Die Seite „Dokumente hinzufügen“ wird angezeigt.

  2. Im Bereich Dokumente hochladen können Sie auf folgende Weise das/die gewünschte(n) Dokument(e) angeben:

    • Geben Sie im Textfeld Externer Link einen Link zur Datei ein (http oder https).

    • Ziehen Sie beliebig viele Dateien von Ihrem Computer in das große Textfeld in der Mitte des Bildschirms.

      Diese Option ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen möchten. Wenn Sie den Chrome-Browser verwenden, können Sie sogar einen ganzen Ordner in das Textfeld ziehen. CounselLink trennt die Dateien des Ordners automatisch in einzelne Dokumente. Bei anderen Browsern wählen Sie alle gewünschten Dateien im Ordner aus und ziehen diese gemeinsam hinein.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen und navigieren Sie zum Speicherort der Datei auf Ihrem Computer.

    Alle hinzugefügten Dateien werden im unteren Bereich des Bereichs Dokumente hochladen angezeigt.

  3. Geben Sie die Details im Bereich „Dokumentdetails“ ein.

    Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

    Spalte Beschreibung
    Dokumentname* Geben Sie einen Namen für das Dokument ein. Dieser Name erscheint in der Spalte Name bei der Dokumentensuche.
    Wenn Sie mehrere Dateien hinzufügen, ist dieses Feld nicht verfügbar. Sie können den Namen jedes Dokuments später bearbeiten.
    Dokumenttyp* Wählen Sie den Objekttyp aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Diese Auswahl bestimmt die verfügbaren Optionen im Feld Verknüpft mit.
    Verknüpft mit

    Klicken Sie in dieses Feld und suchen Sie nach dem zugehörigen Objekt (Rechnung, Vorgang usw.).
    Kategorie

    Wählen Sie die Beschreibung aus, die am besten zum Dokument passt.
    Eigentümer* Ihr Benutzername wird automatisch eingetragen. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…), um einen anderen Eigentümer zu suchen.
    Wer kann dieses Dokument sehen?*

    Wählen Sie eine Sicherheitsoption aus der Dropdown-Liste aus.

    Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation die neue Dokumentensicherheitsfunktion aktiviert hat. Falls konfiguriert, sind die Felder „Geteilt“ und „Zugriffsebene“ nicht verfügbar.
    Geteilt*

    Legen Sie fest, welche Benutzer das Dokument sehen können. Wenn Sie Nein auswählen, ist die Sichtbarkeit auf Unternehmenskunden beschränkt.
    Klicken Sie hier, um mehr über Dokumentensicherheit zu erfahren.

    Wenn Ihre Organisation die Funktion „Dokumentfreigabe“ aktiviert hat, wird dieses Feld nicht angezeigt.
    Zugriffsebene*

    Bestimmen Sie, welche Benutzer das Dokument sehen dürfen.

    Wenn Ihre Organisation die Funktion „Dokumentfreigabe“ aktiviert hat, wird dieses Feld nicht angezeigt.
    Version Geben Sie eine Versionsnummer ein.
    Status

    Geben Sie den Status des Dokuments an.

    Wenn der Status eines Dokuments auf N/A gesetzt ist, wird im Statusfeld „Dokument nicht zutreffend“ angezeigt.
    Beschreibung Geben Sie eine kurze Beschreibung ein (maximal 255 Zeichen). Dieser Text erscheint in den Suchergebnissen, halten Sie ihn daher möglichst knapp.
    Schlüsselwörter Geben Sie einzelne Wörter ein, mit denen nach diesem Dokument gesucht werden kann.
    Benachrichtigung über geteiltes Dokument überspringen

    Wählen Sie diese Option, um E-Mail-Benachrichtigungen an den/die dem Dokument zugewiesenen Benutzer zu unterdrücken.

    Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation die Funktion „Dokumentfreigabe“ aktiviert hat und E-Mail-Benachrichtigungen entsprechend konfiguriert sind.
  4. Wenn Sie die Bestätigung zur Vertraulichkeitserklärung sehen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie die Vertraulichkeitserklärung auf dem hochgeladenen Dokument angebracht haben.
  5. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen.

Eine Dokumentversion von der Übersichtsseite hinzufügen

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Sie können eine neue Version eines Dokuments über die Übersichtsseite des Dokuments hinzufügen.

Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann nur der Benutzer, der es ausgecheckt hat, eine neue Version hinzufügen. Dokumentadministratoren können eine Dokumentensperre aufheben.

  1. Öffnen Sie die Übersichtsseite des Dokuments.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Versionen.

  3. Klicken Sie auf +Version hinzufügen. Das Fenster „Version hinzufügen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Neue Version dieses Dokuments hochladen, um eine Datei auszuwählen, oder ziehen Sie eine Datei von Ihrem Computer in das Feld.
  5. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar ein.
  6. Wählen Sie bei Bedarf einen Status aus dem Dropdown-Feld Status aus.
  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Ein Dokument ein-/auschecken

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Die Ein-/Auscheckfunktion verhindert, dass andere Benutzer ein Dokument bearbeiten, während es ausgecheckt ist.

Diese Funktion steht nur Advanced- oder Premier-Kunden zur Verfügung. Sie müssen entweder Eigentümer des Dokuments sein oder die Rolle „Dokumentadministrator“ besitzen, um ein Dokument ein- oder auszuchecken. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann es von anderen Benutzern (außer einem Dokumentadministrator) nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Administratoren können eine Dokumentensperre aufheben.

 

Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können:

  • Ein Dokument sperren, um die Bearbeitung zu verhindern.

  • Eine bestehende Sperre entfernen.

  • Details zur Sperre anzeigen.

  • Eine bestehende Sperre aufheben.

Ein Dokument ein- oder auschecken

  1. Checken Sie ein oder aus ein Dokument auf eine der folgenden zwei Arten aus:

    • Wählen Sie einen Dokumentnamen unter dem Tab „Dokumente“ auf der Übersichtsseite des Vorgangs aus und klicken Sie auf Auschecken oder Einchecken.

    • Klicken Sie auf das Symbol Auschecken oder Einchecken auf der Dokumenten-Übersichtsseite.

  2. Optional: Wenn Sie ein Dokument wieder einchecken, können Sie eine neue Version hochladen.

    1. Ziehen Sie eine neue Version des Dokuments in das Fenster oder wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus.

    2. Optional: Geben Sie die Sperre des Dokuments frei, damit andere es bearbeiten können.
    3. Klicken Sie auf Speichern.

Ein Dokument bearbeiten

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Sie können die Details eines einzelnen Dokuments bearbeiten.

Sie müssen die Rolle „Dokumentenadministrator“ haben oder Eigentümer des Dokuments sein, um dessen Details bearbeiten zu können.

  1. Greifen Sie auf die Seite „Dokumente/Dokument bearbeiten“ auf eine der folgenden zwei Arten zu:

    • Wählen Sie einen Dokumentnamen auf der Seite „Dokumentensuche“ aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

    • Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol auf der Dokumenten-Übersichtsseite.

      Die Seite „Dokumente/Dokument bearbeiten“ wird angezeigt.

  2. Bearbeiten Sie die benötigten Details des Dokuments. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Hinzufügen eines Dokuments in diesem Artikel.

    Wenn Ihre Organisation auf die neue Dokumentenfreigabe-Funktion umgestellt hat, werden Sie aufgefordert, eine Sicherheitseinstellung im Feld „Wer kann dieses Dokument sehen?“ auszuwählen, falls noch keine ausgewählt wurde.

  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Ein Dokument löschen

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Wenn Sie der Dokumenteneigentümer sind, können Sie ein nicht mehr benötigtes Dokument löschen. Das Löschen eines Dokuments entfernt es dauerhaft aus CounselLink.

Sie können ein Dokument von der Seite „Dokumentensuche“ oder der Dokumenten-Übersichtsseite löschen:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dokument, das Sie auf der Seite „Dokumentensuche“ entfernen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen oben rechts auf der Dokumenten-Übersichtsseite.

Bei beiden Methoden werden Sie aufgefordert, das Löschen zu bestätigen. Klicken Sie auf Ja, löschen.

Ein Dokument von der Vorgangs- oder Arbeitseingangs-Übersichtsseite löschen

  1. Klicken Sie auf den Tab Dokumente.
  2. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen neben dem Dokument.

  3. Klicken Sie auf Löschen. Das Fenster „Löschen bestätigen“ wird angezeigt. Das Fenster bestätigt die Anzahl der Dokumente, die Sie löschen möchten.

  4. Klicken Sie auf Löschen. Dokumente, die nicht gelöscht werden können, werden mit einem Grund aufgelistet.

Einzelnes Dokument kopieren

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Sie können eine Kopie eines bestehenden Dokuments von der Seite „Dokumentensuche“ oder von der Dokumenten-Übersichtsseite erstellen.

Sie müssen der Dokumenteneigentümer sein oder die Rolle „Dokumentenadministrator“ haben, um ein bestehendes Dokument zu kopieren. Sie können auch mehrere Dokumente von der Seite „Dokumentensuche“ kopieren. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Abschnitt dieses Artikels.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie ein Dokument auf der Seite „Dokumentensuche“ aus und klicken Sie auf Kopieren.

      -- oder --

    • Klicken Sie auf das Symbol Dokument kopieren auf der Dokumenten-Übersichtsseite.

    Die Seite „Dokument kopieren“ wird mit den übernommenen Einstellungen des Originaldokuments angezeigt.

  2. Geben Sie einen neuen Namen für das Dokument im Feld Dokumentenname ein. Standardmäßig wird der Text „Kopie von“ am Anfang des Namens hinzugefügt.
  3. Bearbeiten Sie bei Bedarf weitere Details. 
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Mehrere Dokumente kopieren

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Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig kopieren.

Sie müssen der Dokumenteneigentümer sein oder die Rolle „Dokumentenadministrator“ haben, um bestehende Dokumente zu kopieren.

  1. Suchen Sie die Dokumente auf der Seite „Dokumentensuche“ oder der Vorgangs-Übersichtsseite.
  2. Wählen Sie das/die Kontrollkästchen links neben dem/den Dokumentnamen aus. Die Gesamtanzahl der ausgewählten Dokumente wird oben in der Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Kopieren. Das Fenster „Dokumente kopieren“ wird angezeigt.

    Wenn Sie keine Berechtigung zum Kopieren eines ausgewählten Dokuments haben, erscheint eine Warnmeldung und das jeweilige Dokument wird automatisch aus der Liste entfernt. Sie können das entfernte Dokument überprüfen, indem Sie auf den Link Details anzeigen rechts neben der Meldung klicken.

  4. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.

    Alle Felder, die leer gelassen werden, werden in keinem der ausgewählten Dokumente geändert. 

  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Mehrere Dokumentdetails gleichzeitig bearbeiten

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Sie können einen Teil der Dokumentdetails für mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten.

Folgende Details (keines davon ist erforderlich) können mit dieser Option bearbeitet werden:

  • Eigentümer
  • Kategorie
  • Dokumententyp
  • Verknüpft mit
  • Revision
  • Status
  • Beschreibung
  • Schlüsselwörter
  1. Suchen Sie die Dokumente auf der Seite „Dokumentensuche“ oder der Vorgangs-Übersichtsseite.
  2. Wählen Sie das/die Kontrollkästchen links neben dem/den Dokumentnamen aus. Die Gesamtanzahl der ausgewählten Dokumente wird oben in der Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Das Fenster „Dokumente bearbeiten“ wird angezeigt.

    Wenn Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten eines ausgewählten Dokuments haben, erscheint eine Warnmeldung und das jeweilige Dokument wird automatisch aus der Liste entfernt. Sie können das entfernte Dokument überprüfen, indem Sie auf den Link Details anzeigen rechts neben der Meldung klicken.

  4. Bearbeiten Sie die Details der Dokumente nach Bedarf.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei einer Information unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."