Multi-Matter-Budgets bieten mehr Flexibilität und Kontrolle bei der Verwaltung von Ausgaben über mehrere Vorgänge hinweg.
Diese Funktion muss für Ihre Organisation konfiguriert sein. Sie benötigen die Rolle „Advanced Budget Administrator“, um Multi-Matter-Budgets zu erstellen.
Es gibt vier Möglichkeiten, die Seite „Multi-Matter-Budget erstellen“ aufzurufen:
Über die Vorgangssuche
Wählen Sie die Vorgänge aus, die Sie in Ihr Multi-Matter-Budget aufnehmen möchten, indem Sie auf der Seite Vorgangssuche das Kontrollkästchen neben ihnen aktivieren.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Weitere Aktionen.
Wählen Sie Multi-Matter-Budget erstellen aus.
Über die Vorgangsübersicht
- Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) auf der Seite Vorgangsübersicht für einen Vorgang, den Sie in Ihr Multi-Matter-Budget aufnehmen möchten.
Wählen Sie Multi-Matter-Budget erstellen aus der Dropdown-Liste aus.
Über das Finanzpanel
Klicken Sie auf der Startseite im Finanzpanel auf + Multi-Matter-Budget erstellen.
Über die Budgetsuche
Klicken Sie oben auf der Seite Budgetsuche auf + Multi-Matter-Budget erstellen.
Budgetdetails hinzufügen
Als Nächstes müssen Sie den Abschnitt Budgetdetails ausfüllen.
Felder, die mit einem roten Sternchen* gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Budgettitel* | Geben Sie einen eindeutigen Titel ein. Der Titel muss auf Vorgangsebene eindeutig sein. Er kann mit einem Budgettitel eines anderen Vorgangs übereinstimmen, aber nicht mit einem im selben Vorgang. Auf der Seite „Vorgangsbudget erstellen“ wird der Budgettitel standardmäßig auf den Vorgangsnamen gesetzt. Falls der Titel bereits existiert, wird eine Zahl in Klammern (z. B. „(1)“) angehängt. |
| Budgetkontakt* | Wählen Sie einen Benutzer mit der Rolle Advanced Budget Administrator aus. Der Budgetkontakt erhält E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Budgetgrenzen oder Gesamtlimits überschritten werden. |
| Beschreibung | Geben Sie bei Bedarf weitere Details ein (maximal 255 Zeichen). |
Dauer und Struktur hinzufügen
Im Abschnitt „Budgetdauer und -struktur“ legen Sie Zeitraum, Struktur und die einzubeziehenden Vorgänge fest.
Felder, die mit einem roten Sternchen* gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Startdatum* | Standardmäßig ist dies der erste Tag des Monats, in dem das Multi-Matter-Budget erstellt wird. Sie können dieses Datum bei Bedarf ändern. |
| Budgetzeitraum* | Der Gültigkeitszeitraum des Multi-Matter-Budgets. Sie können aus folgenden Optionen wählen: Wenn Ihre Organisation einen alternativen Geschäftsjahreskalender verwendet, können Sie Kalendermonate oder Struktur des Geschäftsjahres auswählen. Die Dropdown-Optionen passen sich Ihrer Auswahl an. Der Startmonat Ihres Geschäftsjahres ist im Unternehmensprofil hinterlegt.
Genehmigte Rechnungen mit Leistungsdaten innerhalb des definierten Zeitraums (Startdatum–Enddatum) werden in den Ist-Ausgaben berücksichtigt. |
| Budgetstruktur* | Legt fest, wie Budgetbeträge gemessen werden:
|
| Budgetwährung* | Standardmäßig US-Dollar. In anderen Währungen eingereichte Rechnungen werden gemäß der Konfiguration Ihres Unternehmens für den Rechnungskurs umgerechnet. Wenn sich die Budgetwährung von Ihrer bevorzugten Währung unterscheidet, können Sie auf der Übersichtsseite des Multi-Matter-Budgets zwischen den Ansichten wechseln. |
| Vorgangsauswahl | Wählen Sie aus, wie Vorgänge dem Budget hinzugefügt werden sollen. |
Vorgänge zu einem Multi-Matter-Budget hinzufügen
Sie können Vorgänge manuell, automatisch nach Kriterien oder über verwandte Vorgänge hinzufügen.
Vorgänge manuell hinzufügen
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie Vorgänge einzeln hinzufügen, sobald Sie das Multi-Matter-Budget erstellt haben.
Das Budget bleibt im Status „Ausstehend“, bis Sie einen Vorgang hinzufügen. Sie können maximal 10.000 Vorgänge hinzufügen.
- Wählen Sie im Abschnitt Vorgangsauswahl Vorgänge manuell hinzufügen aus.
- Schließen Sie bei Bedarf den Abschnitt E-Mail-Benachrichtigungen Ihres Multi-Matter-Budgets ab.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Übersichtsseite des Multi-Matter-Budgets wird angezeigt.
- Klicken Sie unter dem Tab Vorgänge auf + Vorgänge hinzufügen. Die Suchseite zum Hinzufügen von Vorgängen wird angezeigt.
- Wählen Sie die Vorgänge aus, die Sie dem Multi-Matter-Budget hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Vorgänge hinzufügen.
- Die Übersichtsseite des Multi-Matter-Budgets wird mit einer Bestätigungsmeldung angezeigt.
Vorgänge automatisch nach Kriterien hinzufügen
- Wählen Sie im Abschnitt Vorgangsauswahl Vorgänge automatisch nach Kriterien hinzufügen aus.
Klicken Sie auf Kriterien auswählen.
Das Fenster „Vorgangskriterien auswählen“ wird angezeigt.
Klicken Sie auf die Filter, die Sie für Ihre Kriterien anwenden möchten. Wenn Sie einen neuen Filter auswählen, wird er unter der Suchleiste zu den Kriterien hinzugefügt.
- Klicken Sie unten im Fenster auf Kriterien auswählen, wenn Sie alle Kriterien für Ihr Multi-Matter-Budget ausgewählt haben.
Alle bestehenden Vorgänge, die den Kriterien entsprechen, werden im Tab Vorgänge hinzugefügt. Neue Vorgänge, die den Kriterien entsprechen, werden stündlich automatisch hinzugefügt.
Verwandte Vorgänge hinzufügen
- Wählen Sie im Abschnitt Vorgangsauswahl Verwandte Vorgänge hinzufügen aus.
Klicken Sie auf die Auslassungspunkte rechts neben dem Feld „Parent Matter Id auswählen“.
Das Fenster „Vorgänge suchen“ wird angezeigt.
- Suchen Sie nach dem übergeordneten Vorgang, den Sie hinzufügen möchten.
Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Vorgangs.
Der übergeordnete Vorgang wird dem Multi-Matter-Budget hinzugefügt. Alle aktuellen und zukünftigen Vorgänge, die mit diesem übergeordneten Vorgang verknüpft sind, werden im Budget berücksichtigt.
E-Mail-Benachrichtigungen hinzufügen
Füllen Sie den Abschnitt E-Mail-Benachrichtigungen aus, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden. Die Benachrichtigungen beziehen sich auf das gesamte Multi-Matter-Budget – nicht auf einzelne Quartale, Codes oder Kategorien.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Schwellenwert-Konfigurationen | Sie können bis zu drei Schwellenwerte konfigurieren, bei deren Überschreitung eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst wird. Die Schwellenwerte müssen als ganze Zahlen und nicht als Dezimalzahlen eingegeben werden. Zum Beispiel wird ein Budgetschwellenwert von 50 % als „50“ und nicht als „0,5“ eingegeben. Geben Sie Schwellenwerte als ganze Zahlen ein, nicht als Dezimalzahlen. Zum Beispiel wird ein Budgetschwellenwert von 50 % als „50“ und nicht als „0,5“ eingegeben. |
| Budget überschritten | Wählen Sie diese Option, um benachrichtigt zu werden, wenn das Budget überschritten wurde. |
Multi-Matter-Budgetbeträge hinzufügen
Um ein Multi-Matter-Budget zu aktivieren, müssen Sie Budgetbeträge eingeben.
Kunden müssen die Beträge direkt eingeben. Die Möglichkeit, Beträge von Kanzleien anzufordern, steht für Multi-Matter-Budgets nicht zur Verfügung.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Beträge auf der Übersichtsseite des Multi-Matter-Budgets.
Klicken Sie auf den Link +Beträge hinzufügen. Das Fenster „Budgetbeträge bearbeiten“ wird angezeigt.
- Geben Sie den Gesamtbudgetbetrag ein.
- Fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern. Der Budgetbetrag wird im Tab angezeigt.