Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Anwenden einer Budgetvorlage
- Erstellen einer Budgetvorlage
- Verwendung einer Budgetvorlage
- Anwenden einer Budgetvorlage per Massenaktion
Anwenden einer Budgetvorlage
Wenn Sie dieselbe Budgetkonfiguration für mehrere Vorgänge verwenden möchten, können Sie diese als Budgetvorlage speichern. Vorlagen sind wiederverwendbar und helfen, die Zeit für die Dateneingabe beim Erstellen von Budgets zu reduzieren.
Um Budgetvorlagen anzeigen und verwalten zu können, müssen Benutzer die Rolle Budgetvorlagen-Administrator und die entsprechenden Systemkonfigurationen haben.
Vorteile von Budgetvorlagen
- Wiederverwendbare Vorlagen verkürzen die Zeit für die Dateneingabe.
- Jede Vorlage kann als Standardvorlage festgelegt werden.
- Vorlagen können vordefinierte Budgetwerte enthalten, was die manuelle Eingabe weiter minimiert. Das ist besonders nützlich, wenn die Ausgaben für Vorgänge vorhersehbar sind.
Erstellen einer Budgetvorlage
Wenn Sie ein Budget erstellen, das auch für zukünftige Vorgänge nützlich sein könnte, können Sie dessen Konfiguration als Budgetvorlage speichern.
Sie müssen die Rolle Budgetvorlagen-Administrator haben, um eine Budgetvorlage zu erstellen.
- Wählen Sie im Bereich Budgets auf der Registerkarte „Finanzen“ des Vorgangs +Erstellen aus. Die Seite „Vorgangsbudget erstellen“ wird angezeigt.
- Füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
- Füllen Sie die Felder Vorlagenname und Budgetkontakt aus.
- Setzen Sie ein Häkchen bei Standardvorlage, wenn dies die Standardbudgetvorlage werden soll.
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Falls erforderlich, wählen Sie im Dropdown-Menü Zweiter Budgetgenehmiger einen Genehmiger aus der Liste aus.
Der zweite Budgetgenehmiger muss sich vom Budgetkontakt unterscheiden.
- Geben Sie bei Bedarf eine Vorlagenbeschreibung ein.
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Füllen Sie die Felder Budgetdauer und -struktur wie erforderlich aus.
Wenn Ihre Organisation eine alternative Struktur für das Geschäftsjahr verwendet, können Sie auswählen, ob das Budget nach Kalendermonaten oder Geschäftsjahresstruktur erstellt werden soll. Die Optionen im Dropdown-Menü ändern sich je nach Auswahl.
- Setzen Sie ein Häkchen bei den entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen.
- Füllen Sie die Felder Rechtskanzlei-Berechtigungen wie erforderlich aus.
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Klicken Sie unten auf der Seite das Kontrollkästchen Als Budgetvorlage speichern an.
- Geben Sie bei Bedarf einen Vorlagennamen, Standort, Budgetkontakt und eine Vorlagenbeschreibung ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Verwendung einer Budgetvorlage
Der einfachste Weg, ein Budget zu erstellen, ist die Anwendung einer bestehenden Budgetvorlage auf einen Vorgang. Vorlagen sparen Zeit, wenn Sie mehrere Budgets mit ähnlichen Werten oder Strukturen erstellen.
Nur Benutzer mit der Rolle Budgetvorlagen-Administrator können eine Budgetvorlage erstellen und speichern.
- Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Vorgangs auf die Registerkarte Finanzen.
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Klicken Sie im Bereich Budgets auf +Erstellen. Der Bildschirm „Vorgangsbudget erstellen“ wird angezeigt.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
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Wählen Sie im Abschnitt Budgetvorlage anwenden eine Vorlage aus der Dropdown-Liste aus. Die Felder auf Ihrer Seite „Budget erstellen“ werden automatisch entsprechend der ausgewählten Vorlage aktualisiert.
Wenn die ausgewählte Vorlage vordefinierte Gebühren und Ausgaben enthält, wird das Budget automatisch als Aktiv angezeigt. Wenn Sie die Beträge der Vorlage beibehalten, aber eine Genehmigung durch die Kanzlei benötigen, wählen Sie unten auf der Seite Budget von Kanzleien anfordern aus.
- Füllen Sie alle weiteren erforderlichen Felder aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Übersichtsseite des Vorgangs wird mit dem neuen Budget angezeigt.
Anwenden einer Budgetvorlage von der Vorgangssuche aus
- Wählen Sie auf der Seite Vorgangssuche den Vorgang aus, auf den die Vorlage angewendet werden soll.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
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Wählen Sie Budgetvorlage anwenden aus. Das Fenster „Budgetvorlage anwenden“ wird angezeigt.
- Wählen Sie eine Budgetvorlage aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Anwenden.
- Fügen Sie das Startdatum des Budgets im Feld Startdatum hinzu.
Die Seite Vorgangssuche zeigt eine Meldung an, dass Ihr Vorgang erfolgreich aktualisiert wurde.
Anwenden einer Budgetvorlage per Massenaktion
Wenn mehrere bestehende Vorgänge dieselbe Budgetstruktur benötigen, können Sie eine Budgetvorlage gleichzeitig auf alle anwenden.
Sie müssen die Rolle Budgetvorlagen-Administrator haben, um eine Budgetvorlage zuzuweisen.
- Wählen Sie auf der Seite Vorgangssuche die Vorgänge aus, auf die die Vorlage angewendet werden soll.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
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Wählen Sie Budgetvorlage anwenden aus. Das Fenster „Budgetvorlage anwenden“ wird angezeigt.
- Wählen Sie eine Budgetvorlage aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Anwenden.
- Fügen Sie das Startdatum des Budgets im Feld Startdatum hinzu.
Die Seite Vorgangssuche zeigt eine Meldung an, dass Ihre Vorgänge erfolgreich aktualisiert wurden.