Dit artikel behandelt het volgende:
- Custodiërs aanmaken
- Een Legal Hold aanmaken
- Overzichtspagina Legal Hold
- Legal Hold-meldingen aanmaken
- Custodiërs toewijzen aan een Legal Hold
- Instellingen voor Legal Hold-e-mails aanmaken
- Niet-verzonden herinneringsmails voor Legal Hold bewerken
- Details van een verzonden melding bekijken
- Bronnen toevoegen aan een Legal Hold
- Een bevestiging accepteren voor een custodiër
- Legal Holds opheffen
- Custodiërs vrijgeven uit een Legal Hold
- Een Legal Hold verwijderen
Custodiërs aanmaken
Custodiërs zijn personen die aan een Legal Hold zijn toegewezen. Zij ontvangen e-mailmeldingen met instructies om relevante gegevens te bewaren.
Custodiërs moeten als Contacten bestaan in LexisNexis® CounselLink®.
Vereisten voor custodiërs
Om aan een Legal Hold te worden toegewezen, moet een custodiër:
Voorkomen in de lijst Contacten met de status Actief
Een geldig e-mailadres hebben
Een arbeidsstatus hebben van Huidig of Beëindigd
Voordat je een nieuw contact aanmaakt, zoek eerst om te controleren of het contact niet al bestaat:
Ga naar Alle pagina's > Contacten.
Zoek naar de persoon.
Controleer of de verplichte velden zijn ingevuld.
Er zijn verschillende manieren om custodiërs aan te maken (zie dit onderwerp voor meer informatie):
| Methode | Beschrijving |
|---|---|
| Contact aanmaken | Een individuele custodiër toevoegen. |
| Contacten importeren | Meerdere custodiërs tegelijk uploaden met een sjabloon. |
| Contactgroep aanmaken | Veelgebruikte custodiërs groeperen voor eenvoudigere toewijzing. |
Een Legal Hold aanmaken
-
Begin door op de knop Legal Hold aanmaken te klikken op een van de volgende plekken:
-
Het Legal Holds-paneel op de startpagina.
-
Het tabblad Legal Holds bij een zaak.
-
Bovenaan de Legal Hold-zoekpagina.
De pagina Legal Hold aanmaken wordt weergegeven.
-
-
Vul de velden in. Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.
Veld Beschrijving Titel Legal Hold* Voer een titel in (hoeft niet overeen te komen met de titel van de zaak). Geopend op Selecteer de startdatum van de hold. Type geschil Kies uit de beschikbare opties. Gerelateerde zaak Zoek en selecteer een gerelateerde zaak (optioneel, afhankelijk van de configuratie). Contactkantoor* Kies welke locatie het primaire aanspreekpunt is voor deze hold. Contactpersoon Legal Hold* Geef aan wie de contactpersoon is voor deze hold. Zaakmedewerkers toegang geven tot hold Wil je dat zaakmedewerkers de hold kunnen bekijken? - Klik op Opslaan.
Overzichtspagina Legal Hold
Op de overzichtspagina van de Legal Hold vind je alle informatie en acties met betrekking tot de hold.
Acties bovenaan
Bovenaan vind je informatie over de Legal Hold. Je kunt hier ook een nieuwe Legal Hold aanmaken of het wijzigingslogboek bekijken in het QuickLinks-zijpaneel.
| Knop | Beschrijving |
|---|---|
| Bewerken | Details van de hold aanpassen. |
| Opheffen | De hele hold opheffen. |
| Exporteren | Hold-informatie downloaden (.xls). |
Tabbladen onderaan
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Alles | Toont alle tabbladen in uitklapbare vorm. |
| Meldingen | Meldingen aanmaken, bewerken en volgen. |
| Custodiërs | Custodiërs toewijzen, vrijgeven, importeren of exporteren. |
| Bronnen | Bekijk gebruikers met toegang tot de hold. |
| Documenten | Upload of bekijk documenten die bij de hold horen. |
| Notities | Interne notities toevoegen. |
| Geschiedenis | Bekijk het activiteitenlogboek en gebeurtenissen. |
Legal Hold-meldingen aanmaken
Meldingen informeren custodiërs over hun verplichting om gegevens te bewaren.
De eerste melding wordt slechts één keer verzonden wanneer custodiërs worden toegewezen.
- Klik op het tabblad Meldingen op de Legal Hold-overzichtspagina.
-
Klik op Melding aanmaken.
De eerste pagina van het gedeelte Melding aanmaken wordt weergegeven.
-
Vul de velden in. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.
Veld/Actie Beschrijving 1. Kopiëren Kopieer de inhoud van de melding van een andere hold. Deze optie toont een zoekvenster waarin je kunt zoeken op de naam of ID van de Legal Hold. 2. Voorbeeld Geeft een voorbeeld van de tekst die verstuurd zal worden. 3. Onderwerp e-mail* Voer een onderwerpregel in voor de e-mail. 4. E-mailtekst* Voer de tekst in voor de e-mail. Een link naar de pagina voor bevestiging door de bewaarder en instructies worden aan de e-mail toegevoegd. 5. E-mailprioriteit Stel de prioriteit van de e-mail in voor de ontvangers. - Klik op Volgende. De pagina Herinneringsinstellingen configureren wordt weergegeven.
-
Vul de informatie in voor de e-mailherinneringen.
Klik op 'Volgende' om dit gedeelte over te slaan.
Veld/Actie Beschrijving 1. Legal Hold Herinnert bewaarders eraan dat de hold nog loopt. 2. Bevestiging Wordt verstuurd naar bewaarders die nog niet hebben bevestigd. 3. Documentbehoud Wordt verstuurd als de bevestiging van het behoud niet compleet is. 4. Herinnering versturen Kies hoe vaak herinneringen worden verstuurd: dagelijks, wekelijks of maandelijks. 5. Startdatum Klik op het kalendericoon om de datum te kiezen voor de eerste herinneringsmail. Als je de melding hebt gekopieerd van een andere hold, controleer dan de startdatum. - Klik op Volgende.
-
Vul de velden in. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.
Veld/Actie Beschrijving 1. Instructies voor bevestiging* Geef informatie voor de bewaarder. 2. Bevestiging Voeg een document toe dat de bewaarder kan lezen op de bevestigingspagina. 3. Instellingen bewaarderslijst Kies Ja om bewaarders de namen van anderen te laten zien. 4. Vraag toevoegen Voeg een enquêtevraag toe. 5. Bewerken Klik op Bewerken om een bestaande vraag aan te passen. 6. Verwijderen Klik op Verwijderen om een bestaande vraag te verwijderen. 7. Voorbeeld Bekijk een voorbeeld van de enquêtevragen zoals de bewaarder ze ziet. - Optioneel: Klik op Volgende. De pagina Bewaarders toevoegen en e-mail versturen wordt weergegeven.
- Optioneel: Klik op Toevoegen om extra bewaarders toe te voegen.
- Optioneel: Klik op Later opslaan om de melding als concept op te slaan en er later op terug te komen.
- Klik op Verzenden.
Bewaarders toewijzen aan een Legal Hold
Een bewaarder op een legal hold moet toegevoegd zijn als Contactpersoon of als Contactgroep. De contactpersoon moet actief zijn.
- Klik op het tabblad Bewaarders op de Legal Hold-overzichtspagina.
-
Klik op Toewijzen.
Het venster Bewaarder toewijzen wordt weergegeven.
-
Voer een naam in het zoekveld in, of klik op Zoeken om alle Contactpersonen te bekijken.
Als je een Contactgroep selecteert, worden de contactpersonen in de groep individueel toegewezen.
- Zet een vinkje naast de contactpersoon/personen of Contactgroep(en).
- Klik op Toewijzen.
E-mailinstellingen voor Legal Hold aanmaken
Stel de e-mailsjabloon in voor meldingen. De aangepaste header en footer verschijnen op alle e-mails naar bewaarders.
Je moet de Legal Hold Admin-rol op bedrijfsniveau hebben om deze taak uit te voeren.
-
Klik op Legal Hold E-mailinstellingen in het QuickLinks-paneel op de Bedrijfsprofielpagina of in het Administratiepaneel van de homepage. De pagina Legal Hold E-mailinstellingen wordt weergegeven.
- Selecteer Klant e-mailinstellingen inschakelen.
- Typ de header in het veld E-mailheader.
- Typ de footer in het veld E-mailfooter.
- Klik op Opslaan.
Niet-verzonden herinneringsmails bewerken
Voer deze taak uit als de eerste melding is verstuurd, ook als nog niemand heeft bevestigd.
- Zoek naar de hold.
- Klik op de link naar de actieve melding in het tabblad Meldingen.
-
Klik op Bewerken onder de Herinneringsinstellingen.
Optie Beschrijving Herinneringstekst Herinner de bewaarder eraan dat de hold nog steeds van kracht is. Bevestiging herinner de bewaarder eraan dat de eerste e-mail nog bevestigd moet worden. Documentbehoud Herinner de bewaarder eraan dat documenten nog bewaard moeten blijven. Herinnering versturen Kies hoe vaak herinneringen worden verstuurd: dagelijks, wekelijks of maandelijks. Startdatum Klik op het kalendericoon om de datum te kiezen waarop de eerste herinneringsmail wordt verstuurd. - Klik op Opslaan.
De details van een verzonden melding bekijken
Zodra de eerste melding is verstuurd, kun je de details bekijken.
- Klik op het tabblad Meldingen.
-
Klik op de link van de actieve melding in de kolom Type.
De pagina Meldingsoverzicht wordt weergegeven.
- Kies uit de verschillende tabbladen om informatie over de melding te bekijken.
- Optioneel: Klik op Bewerken om tekst in de Herinneringsinstellingen aan te passen als deze nog niet zijn verstuurd.
- Optioneel: Klik op Opnieuw verzenden bovenaan de pagina om naar alle bewaarders opnieuw te versturen.
Resources toevoegen aan een Legal Hold
Resources zijn gebruikers die toegang hebben om de hold te bekijken.
- Klik op het tabblad Resources op de Legal Hold-overzichtspagina.
-
Klik op Toevoegen. Het venster Resource selecteren wordt weergegeven.
- Zet een vinkje naast de gebruiker(s).
- Klik op Toevoegen.
Een bevestiging accepteren voor een bewaarder
Soms kan een bewaarder niet reageren op een bevestiging, maar heb je wel communicatie van hem of haar ontvangen buiten CounselLink om. In dat geval kan een Legal Hold Admin de bevestiging registreren.
- Klik op het tabblad Bewaarders op de Legal Hold-overzichtspagina.
-
Klik op de link in de kolom Status voor de bewaarder.
- Klik op het tabblad Meldingen.
- Klik op de melding.
-
Klik op Bevestigen.
- Vul de informatie in op de bevestigingspagina.
- Klik op Verzenden.
Een Legal Hold opheffen
Een hold kan pas worden opgeheven nadat de eerste kennisgeving is verstuurd. Dit geldt ook als geen enkele bewaarder heeft bevestigd. Een vrijgave-e-mail wordt gestuurd naar alle overgebleven bewaarders op de hold.
-
Klik op de knop Vrijgeven op de overzichtspagina van de Legal Hold.
Het venster E-mail vrijgeven verzenden verschijnt.
- Vul het onderwerp en de tekst van de e-mail in. Vermeld de naam van de hold waarvan ze zijn vrijgegeven.
- Klik op Verzenden.
Bovenaan de pagina verschijnt een bevestigingsmelding.
Bewaarders vrijgeven uit een Legal Hold
Wanneer een zaak is afgerond, kunnen bewaarders worden vrijgegeven. Je kunt vanuit CounselLink een melding sturen om hen te informeren.
- Klik op het tabblad Bewaarders op de overzichtspagina van de Legal Hold.
- Selecteer de bewaarder(s) die je wilt vrijgeven.
-
Klik op Vrijgeven. Het venster E-mail vrijgeven verzenden verschijnt.
- Vul het onderwerp en de tekst van de e-mail in. Vermeld de naam van de hold waarvan ze zijn vrijgegeven.
- Klik op Verzenden.
Het veld Contactstatus in de sectie Contactinformatie toont nu "Vrijgegeven".
Een Legal Hold verwijderen
Legal Holds kunnen alleen worden verwijderd als er nog geen meldingen zijn verstuurd. Zodra meldingen zijn verstuurd, kan de hold alleen nog worden vrijgegeven, niet verwijderd.
- Zoek naar de gewenste Legal Hold(s).
- Vink op de pagina Zoekresultaten het vakje aan bij elke hold die je wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
- Klik op OK in het bevestigingsvenster om deze taak af te ronden.