CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Contactgroepen aanmaken en beheren

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om acties op deze pagina uit te voeren.

Overzichtspagina Contactgroep

De overzichtspagina van een contactgroep toont gedetailleerde informatie over een contactgroep, waaronder:

  • Algemene groepsinformatie
  • Toegewezen zaken
  • Subgroepen
  • Contacten binnen de groep

Bovenste gedeelte van het overzicht

Het hoofdgedeelte toont de belangrijkste informatie over de contactgroep, zoals de activatiestatus, het contacttype, contactgegevens en andere nuttige details.

Beschikbare acties zijn onder andere:

  • Bewerken: Klik op het potloodicoon om de contactgroep te bewerken. 
  • Exporteren: Klik op het downloadicoon om de groepsinformatie te exporteren als een .xlsx-bestand.
  • Deactiveren / Activeren: Klik op de verticale puntjes om de status van de contactgroep te beheren.

Tabbladen op de overzichtspagina van de contactgroep

In de onderstaande tabel staan de tabbladen die beschikbaar zijn op de overzichtspagina van de contactgroep.

Tabblad Beschrijving
Zaken Toont de zaken die aan de contactgroep zijn toegewezen. Klik op een zaaknaam om de overzichtspagina van die zaak te openen.
Subgroepen Toont contactgroepen die als subgroep zijn toegevoegd. Je kunt hier subgroepen toevoegen of verwijderen.
Contacten

Dit tabblad toont de contacten die aan de contactgroep zijn gekoppeld. Je kunt hier de contacten beheren.

  • Toevoegen: Voeg contacten toe aan een contactgroep.
  • Verwijderen: Verwijder geselecteerde contacten.
  • Exporteren: Exporteer geselecteerde contacten naar .xslx.
  • Aanmaken: Kies Contact aanmaken onder het menu Meer acties om een nieuw contact toe te voegen.
  • Importeren: Kies Contacten importeren onder het menu Meer acties om contacten in de groep te importeren.
Geschiedenis Toont een logboek van alle acties die op de contactgroep zijn uitgevoerd.

Een contactgroep aanmaken

Terug naar boven

Met contactgroepen kun je bestaande contacten organiseren in een groep die vervolgens aan een zaak of legal hold kan worden gekoppeld.

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om een contactgroep aan te maken.

  1. Je kunt een contactgroep op twee manieren aanmaken:

    • Startpagina

      Klik op Groep aanmaken in het contactpaneel.

    • Contacten zoeken-pagina

      Klik op +Contactgroep aanmaken.

    De pagina Contactgroep aanmaken wordt weergegeven.

  2. Vul alle benodigde velden in.

    Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht.

    Veld Beschrijving
    Contacttype Selecteer één of meer types uit de keuzelijst.
    Naam contactgroep* Voer een naam in voor de groep.
    Bedrijfsnaam* Voer een organisatienaam in.
    E-mail Voer een e-mailadres in voor de groep.
    Zakelijk telefoonnummer Voer een zakelijk telefoonnummer in.
    Fax Voer een faxnummer in.
    Adres Voer een fysiek adres in voor de groep.
    Plaats Voer een plaats in.
    Land/regio

    Selecteer uit de keuzelijst.
    Staat/provincie Selecteer uit de keuzelijst.
    Postcode Selecteer uit de keuzelijst.
    Beschrijving Selecteer uit de keuzelijst.

  1. Vul de details van de contactgroep in.

    Veld Beschrijving
    Business unit Voer een business unit in als deze niet via een aangepaste datafeed wordt aangeleverd.
    Record-ID Voer de unieke identificatiecode in die bij het instellen is toegekend.
    Betaalvaluta Selecteer uit de keuzelijst.
    Bewerken beperkt

    Selecteer Ja of Nee om verwijderrechten te beheren.
  2. Optioneel: Vul eventueel extra aanvullende informatie in, afhankelijk van de instellingen van je organisatie.
  3. Klik op Opslaan.

Contacten importeren in contactgroepen

Terug naar boven

Je kunt contacten direct in een specifieke contactgroep importeren, in plaats van ze eerst apart te importeren en daarna toe te wijzen.

Je moet de rol Contactinstellingen of Contactbeheerder hebben om contacten in een contactgroep te importeren.

Contacten importeren in een contactgroep

  1. Ga naar de pagina Overzicht contactgroep.
  2. Klik op het tabblad Contacten.
  3. Klik op Meer acties.

  4. Klik op Contacten importeren. Het venster Contacten importeren verschijnt.

  5. Upload je ingevulde sjabloon door het bestand te slepen of te klikken op Bestand kiezen.
  6. Klik op Importeren. 

Geïmporteerde contacten worden automatisch aan de geselecteerde contactgroep gekoppeld.

Op de pagina Importoverzicht zie je het totaal en eventuele fouten.

Contacten toevoegen aan een contactgroep

Terug naar boven

Je moet de rol Contactinstellingen of Contactbeheerder hebben om een contact aan een contactgroep toe te voegen.

Toevoegen vanaf de overzichtspagina van de contactgroep

  1. Ga naar de overzichtspagina van de contactgroep.
  2. Klik op het tabblad Contacten.
  3. Klik op +Toevoegen.

Het venster Contacten zoeken wordt weergegeven.

  1. Voer zoekcriteria in het zoekveld in.
  2. Klik op Zoeken.
  3. Vink het selectievakje aan bij een of meer contacten.

  1. Klik op Opslaan. 

Toevoegen vanaf de Contact Overzichtspagina

  1. Ga naar de overzichtspagina van het contact.
  2. Klik op het tabblad Groepen.

  3. Klik op +Toevoegen.

    Het venster Contactgroep zoeken wordt weergegeven.

  4. Voer zoekcriteria in het zoekveld in.
  5. Klik op Zoeken.

  6. Vink het selectievakje aan bij een of meer contactgroepen.

  7. Klik op Opslaan. 

Groepen toevoegen aan een contactgroep

Terug naar boven

Je kunt bestaande contactgroepen samenvoegen tot een grotere groep.

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om groepen toe te voegen aan een contactgroep.

  1. Ga naar de overzichtspagina van de contactgroep.
  2. Klik op het tabblad Subgroepen.

  3. Klik op +Toevoegen.

    Het venster Contactgroepen zoeken wordt weergegeven.

  4. Voer zoekcriteria in het zoekveld in.
  5. Klik op Zoeken.

  6. Vink het selectievakje aan bij een of meer contactgroepen.

  7. Klik op Opslaan. De contactgroep is nu toegewezen.

Contacten verwijderen uit een contactgroep

Terug naar boven

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om contacten uit een contactgroep te verwijderen.

Verwijderen op de Contacten Zoeken-pagina

  1. Ga naar de overzichtspagina van de contactgroep.
  2. Klik op het tabblad Contacten.

  3. Klik op Verwijderen.

  4. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster. 

Verwijderen op de Contact Overzichtspagina

  1. Ga naar de overzichtspagina van het contact.
  2. Klik op het tabblad Groepen.

  3. Klik op Verwijderen.

  4. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster.

Een subgroep verwijderen uit een contactgroep

Terug naar boven

  1. Ga naar de overzichtspagina van de contactgroep.
  2. Klik op het tabblad Subgroepen.
  3. Vink het selectievakje aan naast de groep(en).

  4. Klik op Verwijderen.

  5. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster.

Een of meer contactgroepen verwijderen

Terug naar boven

Als je een contactgroep verwijdert, wordt deze verwijderd uit zaken en legal holds, maar de individuele contacten binnen de groep worden niet verwijderd.

Belangrijke aandachtspunten:

  • Contacten binnen de groep blijven actief.
  • Als de groep aan een zaak is gekoppeld, wordt deze verwijderd uit het tabblad Deelnemers.
  • Als de groep aan een legal hold is gekoppeld, blijven de individuele beheerders toegewezen.

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Zoek de contactgroep(en).

    Gebruik de filter Type om alleen contactgroepen in je zoekresultaten te tonen.

  2. Zet een vinkje bij de groep(en).

  3. Klik op Contact verwijderen.

  4. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster. 
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."