CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Contacten aanmaken en beheren

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om acties op deze pagina uit te voeren.

Een contactpersoon aanmaken

Een contactpersoon-record staat voor een persoon, bedrijf of entiteit. Zodra deze is aangemaakt, kan een contactpersoon worden toegewezen aan een zaak (als Zaakdeelnemer) of aan een legal hold (als Beheerder).

Je moet de rol Contactbeheerder of Contactinstellingen hebben om een nieuwe contactpersoon aan te maken.

  1. Ga naar de pagina Contactpersoon aanmaken op een van de volgende manieren:

    • Vanaf de startpagina

      Klik op Contactpersoon aanmaken in het paneel Contactpersonen op de startpagina.

    • Vanaf de Contactpersoon-zoekpagina

      Klik op +Contactpersoon aanmaken op de Contactpersoon-zoekpagina.

    • Via het venster Deelnemers toevoegen

      Klik op Contactpersoon aanmaken in het venster Deelnemer toevoegen op de overzichtspagina van de zaak.

    • Vanaf de overzichtspagina van de contactgroep

      Klik op Contactpersoon aanmaken onder het menu Meer acties op het tabblad Contactpersonen in het overzicht van de contactgroep.

    De pagina Contactpersoon aanmaken wordt weergegeven.

  2. Vul de verplichte velden in bij het onderdeel Contactinformatie.

    Contactpersonen moeten een e-mailadres, bedrijfsnaam of achternaam hebben. Op deze velden kun je zoeken op de Contactpersoon-zoekpagina, dus hoe vollediger de informatie, hoe beter de zoekresultaten.

    Veld Beschrijving
    Contacttype Selecteer een of meer opties uit de keuzelijst. Persoon is standaard geselecteerd.
    Voorvoegsel Selecteer uit de keuzelijst, indien van toepassing.
    Voornaam Vul een voornaam in.
    Tussenvoegsel Vul een tussenvoegsel in.
    Achternaam Vul een achternaam in.
    Achtervoegsel Selecteer uit de keuzelijst, indien van toepassing.
    Titel Vul een functietitel in, indien van toepassing.
    Bedrijfsnaam Vul de bedrijfsnaam in, indien van toepassing.
    E-mail Vul een e-mailadres in.
    Adres Vul een fysiek adres in.
    Plaats Vul de plaats in waar de contactpersoon zich bevindt.
    Regio Selecteer een optie uit de keuzelijst.
    Provincie Selecteer een optie uit de keuzelijst.
    Postcode Vul een postcode in.
    Zakelijk telefoonnummer Vul een zakelijk telefoonnummer in.
    Mobiel Vul een mobiel nummer in.
    Fax Vul een faxnummer in.
    Beschrijving Voeg een beschrijving toe voor de contactpersoon.

  3. Vul informatie in bij het onderdeel Contactgegevens.

    Veld Beschrijving
    Arbeidsstatus Selecteer uit de keuzelijst.
    Business unit Vul een business unit in als deze niet via een aangepaste gegevensfeed wordt aangeleverd.
    Alternatief/Noodcontact Vul nood- of back-up contactinformatie in.
    Betaalvaluta Selecteer een valuta uit de keuzelijst.
    Manager Vul de naam van de manager in.
    Record-ID Vul de unieke identificatie exact in zoals oorspronkelijk toegekend. Dit helpt om dubbele records bij import te voorkomen.
    Vul de geboortedatum in, indien van toepassing.
    Bewerken beperkt Alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Contactbeheerder. Als dit op Ja staat, kan alleen een Contactbeheerder de contactpersoon verwijderen.
  4. Klik op Opslaan.

Tips voor het importeren van contactpersonen

Terug naar boven

Bij het gebruik van het contactpersoon-sjabloonbestand:

  • Beperk elke import waar mogelijk tot ongeveer 400–500 rijen.
  • Bij regelmatig grote imports kun je overwegen een doorlopende systeemintegratie in te richten. Neem contact op met je accountmanager voor meer informatie.
  • Je kunt alleen nieuwe of bijgewerkte records importeren. Contactpersonen kunnen niet via import worden verwijderd.
  • Gebruik de kolom Record-ID als je organisatie een uniek kenmerk voor elke contactpersoon heeft. Dit helpt dubbele contactpersonen te voorkomen.
  • Laat het bestand in het gedownloade sjabloonformaat.
  • Hernoem geen kolomkoppen, wijzig de kolomvolgorde niet, voeg geen nieuwe kolommen toe en maak geen dubbele kolommen aan.
  • Laat optionele velden leeg als deze niet van toepassing zijn.
  • Verwijder extra spaties voor of na waarden, vooral in velden met keuzelijsten.
  • Gebruik de ingebouwde keuzelijsten waar mogelijk.
  • Bekijk na het uploaden het importsamenvatting. Rijen met fouten worden pas aangemaakt of bijgewerkt nadat de fouten zijn gecorrigeerd en het bestand opnieuw is geïmporteerd.

Hoe CounselLink bestaande contactpersonen matcht tijdens import

CounselLink gebruikt E-mail en Record-ID om te bepalen of een rij een bestaande contactpersoon bijwerkt.

  • Als het e-mailadres overeenkomt met een bestaand contact, werkt CounselLink dat contact bij.
  • Als het Record-ID overeenkomt met een bestaand contact, werkt CounselLink dat contact bij.
  • Als zowel e-mailadres als Record-ID zijn opgegeven, moeten ze verwijzen naar hetzelfde bestaande contact.
  • Als noch het e-mailadres noch het Record-ID overeenkomt met een bestaand contact, maakt CounselLink een nieuw contact aan wanneer de verplichte velden geldig zijn.

Om een contact aan te maken, geef je ten minste één van deze velden op:

  • Achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres

Informatie toevoegen aan het contactsjabloonbestand

Terug naar boven

Na het downloaden van het sjabloon:

  • Klik op Bewerken inschakelen in Excel, als daarom wordt gevraagd.
  • Begin met het invoeren van contacten op rij 2.
  • Wijzig de volgorde van de kolommen of de kolomkoppen niet.
  • Hernoem geen kolommen. Bijvoorbeeld, “First Name” moet precies zo blijven staan.
  • Voeg geen extra of dubbele kolommen toe.

Het sjabloon is bewust leeg. De koprij is vastgezet en beveiligd om te voorkomen dat deze per ongeluk wordt gewijzigd, maar de rijen voor gegevensinvoer blijven bewerkbaar.

Verplichte kolommen zijn vetgedrukt of als zodanig gelabeld.

Verplichte of Beperkte Velden

Veld Toelichting
Bewerken Beperkt (Verplicht) Verplicht. Vul Ja of Nee in. Kies Ja alleen als het contact beperkt moet worden zodat alleen Contactbeheerders het contact kunnen verwijderen.
Contactstatus (Verplicht) Verplicht. Vul Actief of Inactief in. Nieuwe contacten moeten als Actief worden geïmporteerd. Gebruik Inactief alleen bij het bijwerken van een bestaand actief contact.
Achternaam Voorwaardelijk verplicht. Verplicht als Bedrijfsnaam en E-mailadres beide leeg zijn.
Bedrijfsnaam Voorwaardelijk verplicht. Verplicht als Achternaam en E-mailadres beide leeg zijn.
E-mailadres Voorwaardelijk verplicht. Verplicht als Achternaam en Bedrijfsnaam beide leeg zijn. E-mailadres wordt ook gebruikt om bestaande contacten bij te werken en is verplicht bij het importeren van bewaarders voor een legal hold.
Land/Regio Verplicht als Provincie/Staat is ingevuld.
Provincie/Staat Optioneel. Als ingevuld, moet Land/Regio ook ingevuld zijn.

Velden met Specifieke Toegestane Waarden

Sommige velden moeten overeenkomen met bestaande CounselLink-opties. Als bij het importeren een foutmelding verschijnt dat een waarde exact moet overeenkomen met een bestaande optie, pas dan de cel aan naar een geldige waarde of laat de cel leeg als het veld optioneel is.

Veld Geldige waarden of toelichting
Voorvoegsel Optioneel. Gebruik Dr., Mr., Mrs., Ms. of Hon. Voeg de punt toe en geen extra spaties.
Achtervoegsel Optioneel. Gebruik Jr., Sr. of Esq. Voeg de punt toe en geen extra spaties.
Werkstatus Optioneel voor standaard contactimport. Gebruik Huidig of Beëindigd. Verplicht bij het importeren van bewaarders voor een legal hold.
Contacttype Optioneel. Gebruik een bestaand contacttype in je CounselLink-omgeving. Veelvoorkomende opties zijn Advocaat, Bedrijf, Consultant, Persoon, Interne Business Unit, Overig en Leverancier. Bij meerdere contacttypes, scheid deze met puntkomma’s.
Betaalvaluta Optioneel. Gebruik een geldige valutacode die is ingesteld in CounselLink, zoals USD.
Land/Regio Gebruik de volledige land- of regiobenaming, of de CounselLink-landcode.
Provincie/Staat Gebruik de volledige naam van de provincie/staat of de CounselLink-code voor de gekozen Land/Regio.

Contacten importeren

Terug naar boven

Je moet de rol Contact Setup of Contact Admin hebben om contacten te importeren.

  1. Klik op het tabblad Contacten in de werkbalk Alle pagina's.

  2. Klik op Contacten importeren.

    Het venster Contacten importeren wordt weergegeven.

  3. Klik op Contact_Template.xls om het contactsjabloon te downloaden.
  4. Vul het sjabloon in en sla het bestand op.
  5. Sleep het ingevulde bestand naar het uploadgebied of klik op Kies een bestand.

  6. Klik op Importeren. De contacten in het bestand worden geïmporteerd en verschijnen in toekomstige zoekopdrachten.

    Bij het importeren van contacten worden bestaande records bijgewerkt als er een overeenkomst is op de kolommen E-mailadres of Record-ID. Dit zijn de enige twee gegevens die de uniciteit van een contact bepalen. Je moet er minstens één opgeven om een record bij te werken.

Er verschijnt een pagina met het Importoverzicht, waarop het totale aantal geïmporteerde contacten wordt weergegeven. Op deze pagina zie je ook eventuele fouten en kun je een rapport afdrukken met details over het importproces.

Veelvoorkomende importfouten oplossen

Terug naar boven

Fout of probleem Hoe los je het op
De waarde voor het veld Prefix is ongeldig. Wijzig de waarde voor Prefix naar Dr., Mr., Mrs., Ms. of Hon., of laat Prefix leeg. Voeg de punt toe en verwijder extra spaties.
De waarde voor het veld Suffix is ongeldig. Wijzig de waarde voor Suffix naar Jr., Sr. of Esq., of laat Suffix leeg. Voeg de punt toe en verwijder extra spaties.
Het veld Contactstatus (Verplicht) is een verplicht veld. Vul Actief of Inactief in. Gebruik voor nieuwe contacten Actief.
Inactieve status is niet geldig voor nieuwe contacten. Wijzig Contactstatus naar Actief, of geef het e-mailadres of Record-ID op van een bestaand contact dat op inactief moet worden gezet.
Het veld Bewerken Beperkt (Verplicht) is een verplicht veld. Vul Ja of Nee in.
Ongeldig contacttype Gebruik een bestaand contacttype uit je CounselLink-omgeving. Bij meerdere waarden, scheid deze met een puntkomma.
Ongeldige Provincie/Staat Vul Land/Regio in en gebruik een geldige provincie/staat voor dat land of die regio.
Onvoldoende gegevens Geef ten minste één van Achternaam, Bedrijfsnaam of E-mailadres op.

Contacten of contactgroepen activeren of inactiveren

Terug naar boven

Contacten en contactgroepen worden automatisch geactiveerd bij het aanmaken. Je kunt ze inactiveren (om toewijzing te voorkomen) en later weer activeren.

Je moet de rol Contact Administrator hebben om een contact te activeren of inactiveren.

Activeren of inactiveren vanaf de overzichtspagina

  1. Open de overzichtspagina van het contact of de contactgroep.
  2. Klik rechtsboven op Meer acties.
  3. Selecteer Activeren of Inactiveren.

  1. Klik op Bevestigen in het bevestigingsvenster.

Het geselecteerde contact of de geselecteerde contactgroep is nu geactiveerd of inactief gemaakt.

Activeren of inactiveren vanaf de contactzoekpagina

  1. Klik op het tabblad Contacten in de bovenste werkbalk Alle pagina's.
  2. Selecteer het selectievakje naast het contact of de contactgroep.

  3. Klik op Contact activeren of Contact inactiveren.

Als je een foutmelding krijgt, klik dan op Details weergeven om de betreffende records te bekijken.

Een of meer contacten verwijderen

Terug naar boven

Je hebt de rol Contact Administrator of Contact Setup nodig om contacten te verwijderen.

  1. Zoek de contactpersoon/personen op de pagina Contacten zoeken.

    Gebruik het filter Type om alleen Contacten in je zoekresultaten te tonen.

  2. Zet een vinkje bij de gewenste contactpersoon/personen.

  3. Klik op Contact verwijderen.

  4. Klik op Ja, verwijderen in het bevestigingsvenster. De contactpersoon/personen worden verwijderd.

E-mails versturen vanuit Contacten zoeken

Terug naar boven

Als deze functie is ingeschakeld voor jouw organisatie, kun je contactpersonen of contactgroepen direct vanaf de pagina Contacten zoeken e-mailen.

Als een geselecteerde contactpersoon geen e-mailadres heeft, geeft het systeem een foutmelding weer.

  1. Klik op het tabblad Contacten in de bovenste werkbalk op Alle pagina's.
  2. Zoek naar contactpersonen of contactgroepen.
  3. Vink het selectievakje aan naast de gewenste records.

  4. Klik op E-mail contact. Het venster E-mail contactpersoon/personen verschijnt.

  5. Vul een Onderwerp in voor de e-mail.
  6. Typ het bericht in het veld Bericht.
  7. Optioneel: Selecteer een belangrijkheidsniveau.
  8. Klik op Verzenden. 
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."