CounselLink stuurt automatisch e-mailmeldingen wanneer bepaalde systeemgebeurtenissen plaatsvinden. Deze e-mailsjablonen kunnen worden aangepast zodat ze aansluiten bij de communicatiestandaarden van jouw organisatie. Je kunt ook altijd teruggaan naar het standaard, door het systeem gegenereerde sjabloon als dat nodig is.
Je hebt de rol Corporate Administrator en Email Manager Admin nodig om e-mailsjablonen te bewerken.
Dit artikel behandelt het volgende:
- Een e-mailsjabloon zoeken
- E-mailinstellingen bewerken
- Plaatsvervangers invoegen in een e-mail
- Een e-mailsjabloon bewerken of terugzetten
- Geschiedenis van e-mailsjablonen bekijken
Een e-mailsjabloon zoeken
Je kunt sjablonen vinden en bekijken via de pagina E-mailbeheer.
-
Klik op de link E-mailbeheer in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het beheerpaneel op de startpagina.
De pagina E-mailbeheer/Beheer wordt weergegeven.
- Zoek je sjabloon:
-
Zoeken door een term in te voeren in het zoekveld E-mails filteren. De lijst wordt automatisch bijgewerkt.
-
Filteren door een groep te selecteren in de vervolgkeuzelijst Filteren op. Selecteer Geen om het filter te verwijderen.
-
E-mailinstellingen bewerken
Op de pagina E-mailinstellingen bepaal je welke meldingen worden verstuurd en naar wie.
De keuzes voor deze instellingen zijn gemaakt tijdens de configuratie van je organisatie. Pas ze alleen aan als je zeker weet wat je doet.
-
Klik op E-mailinstellingen op de pagina E-mailbeheer/Beheer.
De pagina E-mailinstellingen/Beheer wordt weergegeven.
- Voer bewerkingen uit op de verschillende tabbladen indien nodig.
-
Intern verzonden: Bepaalt meldingen die binnen je organisatie worden verstuurd.
Veld Beschrijving E-mail naar klant bij acceptatie van zaak Er wordt een melding verstuurd zodra een advocatenkantoor een zaak accepteert.
Klik op het pijltje naast de Aan/Uit-instelling om meer opties voor Divisie, Kantoren en Tariefstructuur te tonen.
E-mail naar klant bij niet-toewijzing? Er wordt een melding verstuurd bij acceptatie van een niet-toewijzing.
Klik op het pijltje naast de Aan/Uit-instelling om meer opties voor Divisie, Kantoren en Tariefstructuur te tonen.
Personeelslijst ter goedkeuring indienen e-mailbezorgschema Selecteer Niet verzenden, Direct verzenden of de frequentie waarmee een melding wordt verstuurd voor het indienen van personeelsgoedkeuring door advocatenkantoren. Herinnering e-mail agenda-item Melding voor herinneringen aan agenda-items en de frequentie hiervan. Selecteer Niet verzenden om uit te schakelen. Klant per e-mail informeren bij wijzigingen advocatenkantoor Melding die wordt verstuurd als er wijzigingen zijn in het profiel van een advocatenkantoor. E-mails versturen voor journaalposten met categorie gelijk aan Melding wanneer een advocatenkantoor een journaalpost aanmaakt. Geef de categorie van de journaalpost en de contactpersoon op voor wie de e-mail moet worden verstuurd. -
Verzonden naar advocatenkantoren: Bepaalt meldingen die naar advocatenkantoren worden verstuurd.
Veld Beschrijving Herinnering e-mail zaakwijziging na Er wordt een herinnering gestuurd naar een advocatenkantoor om een verzoek tot zaakwijziging te accepteren. Je kunt een periode selecteren van Geen tot 7 dagen na de eerste melding.
Klik op het pijltje naast de Aan/Uit-instelling om meer opties voor Divisie, Kantoren en Tariefstructuur te tonen.
Stuur een MCR-e-mail naar het advocatenkantoor? Melding die naar het advocatenkantoor wordt gestuurd bij een verzoek tot zaakwijziging.
Klik op het pijltje naast de Aan/Uit-instelling om meer opties voor Divisie, Kantoren en Tariefstructuur te tonen.
E-mail naar advocatenkantoor als klant zaak sluit? Melding om advocatenkantoren te informeren wanneer jouw organisatie een zaak sluit.
Klik op het pijltje naast de Aan/Uit-instelling om meer opties voor Divisie, Kantoren en Tariefstructuur te tonen.
E-mail naar advocatenkantoor bij goedkeuring factuur Melding die naar het advocatenkantoor wordt gestuurd zodra jouw organisatie hun factuur heeft goedgekeurd. Je kunt kiezen voor direct verzenden of een dagelijks, wekelijks of maandelijks schema. E-mail naar advocatenkantoor bij afwijzing factuur? Melding die naar een advocatenkantoor wordt gestuurd wanneer jouw organisatie een factuur van hen afwijst. E-mail naar advocatenkantoor bij afwijzing factuurbezwaar Melding die naar een advocatenkantoor wordt gestuurd wanneer jouw organisatie een bezwaar tegen een factuur van hen afwijst. -
Verzonden naar beiden: Bepaalt meldingen die naar zowel interne gebruikers als advocatenkantoren worden verstuurd.
Veld Beschrijving E-mail versturen bij uploaden document aan zaak Melding die wordt verstuurd wanneer een document aan een zaak wordt toegevoegd. Je kunt kiezen voor Geen, Alleen contactpersoon zaak of Contactpersoon zaak en contactpersonen advocatenkantoor.
-
- Klik op Opslaan.
Plaatsvervangers invoegen in een e-mail
Plaatsvervangers zorgen ervoor dat dynamische CounselLink-gegevens automatisch in e-mails worden ingevuld. Plaatsvervangers zijn geel gemarkeerd.
De beschikbare lijst met plaatsvervangers verschilt per e-mailsjabloon.
Een plaatsvervanger invoegen in een e-mailsjabloon
- Klik op de link E-mailbeheer in het gedeelte QuickLinks van de pagina Bedrijfsprofiel of in het beheerpaneel op de startpagina.
- Klik op de E-mailnaam.
-
Plaatsvervangers invoegen:
Voeg spaties toe voor en na plaatsvervangers voor de juiste opmaak.
-
Via het keuzemenu
- Plaats de cursor op de gewenste plek.
-
Klik op het dropdownmenu Plaatsvervanger invoegen.
- Selecteer een plaatsvervanger uit de lijst.
-
Slepen en neerzetten
-
Selecteer een plaatsvervanger uit het paneel aan de rechterkant.
- Sleep het item naar het e-mailbericht.
-
-
Via het keuzemenu
Een e-mailsjabloon bewerken of terugzetten
Je moet de rol Corporate Administrator en Email Manager Administrator hebben om e-mailsjablonen te bewerken.
E-mailsjablonen bewerken
- Klik op de link Emailbeheer in het gedeelte QuickLinks op de pagina Bedrijfsprofiel of in het administratiepaneel op de homepage.
- Klik op de naam van de sjabloon of op het potlood-icoon.
-
Pas de volgende onderdelen aan indien nodig:
Veld Beschrijving Aan Alleen-lezen. Kan niet worden bewerkt. CC Voeg interne e-mailadressen toe voor tracking. Onderwerp Pas de onderwerpregel aan en voeg indien nodig placeholders toe.
Geel geeft placeholders aan die automatisch worden ingevuld op basis van gegevens die specifiek zijn voor het evenement. Voeg een placeholder toe aan de onderwerpregel door op het dropdownmenu Placeholder invoegen te klikken en een optie te selecteren uit de lijst.
Bericht Bewerk de inhoud en opmaak van het bericht.
Let op dat je geen bestaande knoppen of hyperlinks in de sjabloon aanpast of verwijdert.
- Als je klaar bent, kies je een van de volgende opties:
- Opslaan en publiceren: Vervangt de actieve sjabloon.
- Opslaan als concept: Slaat je voortgang op zonder te publiceren.
- Voorbeeld e-mail: Toont een voorbeeld.
- Annuleren: Wijzigingen worden niet opgeslagen.
Terugzetten naar de standaard e-mailsjabloon
Als een aangepaste sjabloon moet worden teruggezet:
-
Zoek de sjabloon op de pagina Emailbeheer. Aangepaste sjablonen herken je in de kolom Type.
- Klik op het pictogram Terugzetten naar standaard
naast het potlood-icoon. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
- Klik op Ja, terugzetten.
E-mailsjabloon geschiedenis bekijken
Je kunt de geschiedenis van bewerkingen aan e-mailsjablonen bekijken via de pagina E-mailinstellingen op de pagina Emailbeheer/Administratie.
- Klik op E-mailinstellingen op de pagina Emailbeheer/Administratie. De pagina E-mailinstellingen/Administratie wordt weergegeven.
-
Klik op Geschiedenis bekijken. De pagina E-mailinstellingen bewerkingsgeschiedenis wordt weergegeven.
De pagina E-mailinstellingen bewerkingsgeschiedenis toont:
Datum van wijziging
Beschrijving
Gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd
Vorige waarde vs. nieuwe waarde
Standaard wordt de geschiedenis getoond van oud naar nieuw. Klik op de kolomkoppen om de sorteervolgorde te wijzigen.