CounselLink Antwoordcentrum voor cliënten

Gebruikerspersona's

  • Bijgewerkt

Met de functie Gebruikerspersona kun je op kantoorniveau rollen toewijzen aan meerdere gebruikers op een consistente manier. Persona’s werken als sjablonen die je kunt toewijzen aan gebruikers met vergelijkbare verantwoordelijkheden binnen je organisatie.

Je moet de rol Gebruikersbeheerder hebben op het Corporate-niveau om gebruikerspersona’s te kunnen maken en toewijzen.

Dit artikel behandelt het volgende:

Systeemgebaseerde persona’s

Systeemgebaseerde gebruikerspersona’s zijn beschikbaar voor alle klanten. Deze persona’s zijn vooraf aangemaakt op basis van best practices en veelvoorkomende rolindelingen voor gebruikers die vergelijkbare taken uitvoeren.

Het gebruik van deze persona’s is optioneel. Ze kunnen echter een handig startpunt zijn bij het maken van aangepaste persona’s voor je organisatie.

Om een systeemgebaseerde persona toe te passen, moet je deze eerst kopiëren. De gekopieerde versie kun je vervolgens aanpassen en toewijzen.

Je moet de rol Gebruikersbeheerder hebben op het Corporate-niveau om gebruikerspersona’s te beheren.

Als je organisatie geen systeemgebaseerde persona’s nodig heeft, kun je ze verbergen in de lijst met persona’s door op Systeempersona’s verbergen te klikken.

Er zijn zes systeemgebaseerde persona’s beschikbaar. Ze kunnen niet worden gedeactiveerd, maar hoeven niet te worden toegewezen.

Persona Details Rollen
Matter Contact - Factuurcontroleur (WF1)

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker zaken aanmaken en bekijken, advocatenkantoren toewijzen en budgetten opstellen. De gebruiker neemt deel aan de factuurcontrole onder Workflow Taak 1.

 Documentbeheerder, Budgetcontact, Budgetinstellingen, Tariefvoorstel bekijken, Zaakbeheerder, Zaak toewijzen, Zaakcontact, Zaak instellen, WF Taak 1
Factuurcontact - Factuurcontroleur (WF2)

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker zaken aanmaken en bekijken, advocatenkantoren toewijzen en budgetten opstellen. De gebruiker neemt deel aan de factuurcontrole onder Workflow Taak 2.

 Documentbeheerder, Budgetcontact, Tariefvoorstel bekijken, Factuurcontact, WF Taak 2
GC \ C-Level - Factuurcontroleur (WF3)

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker alle zaken en bijbehorende gegevens bekijken, inclusief agenda-items en documenten. De gebruiker is de eindcontroleur van facturen.

 Documentbeheerder, Agenda beheerder, Tariefvoorstel bekijken, Tariefvoorstel goedkeuren, Zaakbeheerder, WF Taak 3
Kantoorbeheerder

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker volledig zaken beheren (aanmaken, toewijzen, verwijderen, heropenen), budgetten en facturen beheren, gebruikers beheren en workflows instellen. Deze persona neemt niet deel aan de factuurcontrole.

 Gebruikersbeheerder, Workflowbeheerder, Aangepaste gegevens bewerken, Documentbeheerder, Agenda beheerder, Corporate beheerder, Financieel beheerder, Budgetsjabloonbeheerder, Budgetinstellingen, Tariefvoorstel bekijken, Tariefvoorstel goedkeuren, Afgewezen facturen overschrijven, Zaakbeheerder, Zaak verwijderen, Zaak toewijzen, Zaak instellen, Zaak heropenen
Paralegal - Factuurcontroleur - WF1

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker zaken aanmaken en bekijken, advocatenkantoren toewijzen, documenten beheren en budgetten opstellen. De gebruiker neemt deel aan de factuurcontrole onder Workflow Taak 1.

 Documentbeheerder, Budgetcontact, Budgetinstellingen, Tariefvoorstel bekijken, Factuurcontact, Zaakbeheerder, Zaak toewijzen, Zaakcontact, Zaak instellen, WF Taak 1
Paralegal - Geen factuurcontrole

Binnen het toegewezen kantoor kan deze gebruiker zaken aanmaken en bekijken, advocatenkantoren toewijzen, documenten beheren en budgetten opstellen. Deze persona neemt niet deel aan de factuurcontrole.

 Documentbeheerder, Budgetcontact, Budgetinstellingen, Tariefvoorstel bekijken, Zaakbeheerder, Zaak toewijzen, Zaak instellen

Een gebruikerspersona aanmaken

Terug naar boven

Gebruikerspersona’s werken als rolsjablonen voor gebruikers. Eenmaal aangemaakt kun je ze toepassen op de profielpagina van een gebruiker of via een massa-actie op de pagina Profiel zoeken.

Belangrijke punten over gebruikerspersona’s:

  • Je kunt zoveel gebruikerspersona’s aanmaken als je wilt.
  • Persona’s worden aangemaakt op Corporate-niveau, maar zijn alleen van toepassing op kantoorniveau.
  • Persona’s moeten minimaal één rol toegewezen krijgen om te kunnen werken.
  1. Open de pagina Persona aanmaken op een van de volgende twee manieren:
    • Via de Corporate profielpagina

      1. Klik op Persona’s beheren in het QuickLinks-gedeelte van je Corporate profielpagina, of

        Klik op Persona’s in het Beheer paneel op de startpagina.

        De pagina Persona’s beheren wordt weergegeven.

      2. Klik op Persona aanmaken. De pagina Persona aanmaken wordt weergegeven.

    • Via de overzichtspagina persona

      1. Klik op een gebruikerspersona naam op de pagina Persona’s beheren.

        De overzichtspagina van de gebruikerspersona wordt weergegeven.

      2. Klik op het plusteken rechtsboven.

        De pagina Persona aanmaken wordt weergegeven.

  2. Vul een naam in bij het veld Naam persona.
  3. Voeg indien gewenst een beschrijving toe.
  4. Zet een vinkje bij de rollen die bij de persona horen.

  5. Optioneel: Stel een Aangepast gebruikersoverzicht in voor de persona. Hiermee bepaal je welke pagina’s zichtbaar zijn in de bovenste navigatiebalk voor de gebruiker. Bijvoorbeeld: als je een persona maakt die alleen facturen controleert, hoeft die gebruiker de pagina’s Tarieven of Taken niet te zien.

    1. Zet een vinkje bij Gebruikerspersona instellen voor aangepast overzicht.
    2. Selecteer alle pagina’s die je wilt tonen. 
  6. Klik op Opslaan.

De nieuwe persona is geactiveerd en verschijnt op je pagina Persona’s beheren.

Een gebruikerspersona kopiëren

Terug naar boven

Het kopiëren van een persona maakt het aanmaken eenvoudiger als de rollen vergelijkbaar zijn.

Je moet de rol Gebruikersbeheerder hebben op het Corporate-niveau om een persona te kunnen kopiëren. Systeemgebaseerde persona’s moeten eerst gekopieerd worden voordat je ze kunt toewijzen.

  1. Klik op Persona’s beheren in het QuickLinks-gedeelte van je Corporate profielpagina of op de link Persona’s in het Beheer paneel op de startpagina. De pagina Persona’s beheren wordt weergegeven.

  2. Zet een vinkje bij de naam van een persona in de kolom Persona.

  3. Klik op Persona kopiëren. Het venster Persona sjabloon kopiëren wordt weergegeven.

  4. Voer een naam in voor de nieuwe persona.
  5. Klik op Opslaan. De nieuwe persona wordt toegevoegd aan de lijst.

Klik op de naam van de nieuwe persona en pas deze indien nodig aan. 

Een gebruikerspersona bewerken

Terug naar boven

Je kunt de details van een persona bewerken nadat deze is aangemaakt, zoals de naam, beschrijving en rollen.

Wijzigingen aan een bestaande persona zijn van toepassing op alle gebruikers aan wie die persona is toegewezen. Bijvoorbeeld: als je de rol Budgetinstellingen toevoegt aan een bestaande persona, krijgen alle gebruikers met die persona nu ook de rol Budgetinstellingen.

  1. Klik op een persona naam op de pagina Persona’s beheren.

    De overzichtspagina van de persona wordt weergegeven.

  2. Klik op het potloodicoon rechtsboven. De pagina Persona bewerken wordt weergegeven.
  3. Breng de gewenste wijzigingen aan. 
  4. Klik op Opslaan.

Een gebruikerspersona inactiveren of activeren

Terug naar boven

Als een persona niet meer nodig is, kun je deze deactiveren. Inactieve persona's blijven beschikbaar voor toekomstig gebruik.

Gebruikers die aan een inactieve persona zijn toegewezen, behouden hun rollen.

Een gebruikerspersona deactiveren of activeren op de pagina Persona's beheren

  1. Klik op Persona's beheren in het gedeelte QuickLinks van je bedrijfsprofielpagina of op de link Persona's in het beheerpaneel op de startpagina. De pagina Persona's beheren wordt weergegeven.

  2. Zet een vinkje naast de persona('s) die je wilt deactiveren of activeren.
  3. Klik op Deactiveren of Activeren.
  4. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster. Er verschijnt een bevestigingsbericht dat de door jou geselecteerde persona('s) zijn gedeactiveerd of geactiveerd.

Een gebruikerspersona deactiveren of activeren op de overzichtspagina van de persona

  1. Klik op de naam van de persona op de pagina Persona's beheren. De overzichtspagina van de persona wordt weergegeven.

  2. Klik op de verticale puntjes in de rechterbovenhoek.

  3. Selecteer Deactiveren of Activeren.
  4. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster. Er verschijnt een bevestigingsbericht.

Een gebruikerspersona verwijderen

Terug naar boven

Als een persona niet meer nodig is, kun je deze verwijderen. Wil je de persona in de toekomst misschien nog gebruiken, maar heb je er nu geen directe behoefte aan, dan kun je deze beter deactiveren.

Het verwijderen van een persona verwijdert geen rollen van gebruikers die eerder aan deze persona waren toegewezen.

  1. Klik op Persona's beheren in het gedeelte QuickLinks van je bedrijfsprofielpagina of op de link Persona's in het beheerpaneel op de startpagina. De pagina Persona's beheren wordt weergegeven.

  2. Zet een vinkje naast de persona('s) die je wilt verwijderen.
  3. Klik op Persona verwijderen.
  4. Klik op Ja, doorgaan in het bevestigingsvenster. Er verschijnt een bevestigingsbericht.

Overzichtspagina van de persona

Terug naar boven

De overzichtspagina van de persona bevat alle relevante informatie over die persona. Je kunt de status bekijken en alle rollen zien die wel of niet aan deze persona zijn gekoppeld.

Bovenste gedeelte van de overzichtspagina bekijken

Het bovenste gedeelte van de overzichtspagina bevat de beschrijving van de gebruikerspersona en de status (actief of inactief). Je kunt hier ook snel acties uitvoeren via de knoppen rechtsboven.

Actie Beschrijving
Gebruikerspersona aanmaken Klik op het plusteken.
Gebruikerspersona bewerken Klik op het potloodicoon.
Gebruikerspersona deactiveren/activeren Klik op de verticale puntjes.

Onderste tabbladen van de overzichtspagina bekijken

De tabbladen onderaan de pagina bevatten informatie over de gekoppelde rollen en de wijzigingen die aan de persona zijn gedaan.

Tabblad Beschrijving
Rollen Dit tabblad toont twee uitklapbare categorieën: Toegewezen en Beschikbaar. Toegewezen rollen zijn de rollen die aan de persona zijn gekoppeld. Beschikbaar toont de rollen die niet aan de persona zijn gekoppeld.
Geschiedenis Dit tabblad toont een logboek van alle wijzigingen die sinds het aanmaken aan de gebruikerspersona zijn gedaan.

Een gebruikerspersona toewijzen

Terug naar boven

Je kunt een gebruikerspersona toewijzen vanaf de profieloverzichtspagina van de gebruiker. Je kunt ook een gebruikerspersona aan meerdere gebruikers tegelijk toewijzen (zie het latere gedeelte op deze pagina voor meer informatie).

Je moet de rol Gebruikersbeheerder op bedrijfsniveau hebben om deze actie uit te voeren. Alleen door de klant aangemaakte persona's kunnen aan een gebruiker worden toegewezen (niet systeemgebaseerde persona's).

  1. Ga naar de profieloverzichtspagina van de gebruiker.

  2. Zoek het gedeelte Kantoorrollen onder het tabblad Rollen.

  3. Zet een vinkje naast het/de kantoor(en).
  4. Klik op de knop Meer acties.

  5. Selecteer Persona toewijzen in de vervolgkeuzelijst.

    Het venster Persona bewerken wordt weergegeven.

  6. Selecteer een persona uit de vervolgkeuzelijst voor elk kantoor dat je hebt geselecteerd. 
  7. Klik op Opslaan. 

Er verschijnt een succesbericht en de rollen en persona zijn nu toegevoegd aan de gebruiker.

Een gebruikerspersona verwijderen

Terug naar boven

Het verwijderen van een persona koppelt deze los van de gebruiker, maar verwijdert de bijbehorende rollen niet.

Je moet de rol Gebruikersbeheerder op bedrijfsniveau hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Ga naar de profieloverzichtspagina van de gebruiker.

  2. Zoek het gedeelte Kantoorrollen onder het tabblad Rollen.

  3. Zet een vinkje naast het/de kantoor(en).
  4. Klik op de knop Meer acties.

  5. Selecteer Persona verwijderen in de vervolgkeuzelijst.

    Als de persona niet is toegewezen aan het/de geselecteerde kantoor(en), is deze optie niet beschikbaar.

  6. Klik op Bevestigen in het venster Persona verwijderen.
  7. Klik op Opslaan. 

Er verschijnt een succesbericht en de rollen en persona zijn nu verwijderd voor het/de geselecteerde kantoor(en).

Een gebruikerspersona toewijzen aan meerdere gebruikers

Terug naar boven

Je kunt een gebruikerspersona aan meerdere gebruikers tegelijk toewijzen via de pagina Profiel zoeken.

Je moet de rol Gebruikersbeheerder op bedrijfsniveau hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Ga naar de pagina Profiel zoeken.

  2. Zet een vinkje naast de gebruikers.

    Je kunt de Persona-kolom toevoegen aan de zoekpagina door deze te selecteren in het kolommenmenu.

  3. Klik op de knop Meer acties.

  4. Selecteer Persona toewijzen in de vervolgkeuzelijst.

    Het venster Persona toewijzen wordt weergegeven.

  5. Selecteer een persona uit de vervolgkeuzelijst voor elk kantoor dat je hebt geselecteerd.
  6. Klik op Opslaan. 

Er verschijnt een succesbericht en de rollen en persona zijn nu toegevoegd aan de gebruiker.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."