Configuration d’Adobe Sign
Vous pouvez configurer Adobe Sign pour la fonctionnalité de contrats dans CounselLink.
Assurez-vous que les cookies tiers sont activés dans votre navigateur pour utiliser Adobe Sign avec CLM.
- Accédez à la page Profil de l’entreprise.
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Cliquez sur Intégrations dans la section Administration CLM du panneau QuickLinks.
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Cliquez sur Connecter sous Adobe Sign.
- Connectez-vous à votre compte Adobe.
- Cliquez sur Autoriser l’accès.
Adobe Sign est maintenant configuré pour CLM.
Configuration de DocuSign
CounselLink CLM s’intègre à DocuSign. Grâce à cette intégration, vous pouvez gérer et signer des documents facilement et rapidement.
Vous devez disposer d’un compte DocuSign.
- Allez sur la page Profil de l’entreprise.
- Cliquez sur Intégrations dans le panneau QuickLinks.
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Cliquez sur CONNECTER dans la section DocuSign.
Indiquez votre adresse e-mail et mot de passe DocuSign puis cliquez sur ENREGISTRER.
Utilisation de l’intégration DocuSign (option SOBO)
L’intégration DocuSign vous permet de passer efficacement de la négociation à la signature.
Veuillez suivre ces instructions pour configurer votre intégration DocuSign.
Dans DocuSign :
- Accédez à DocuSign et connectez-vous à votre compte. Assurez-vous d’utiliser un utilisateur ayant les droits d’administrateur.
- Créez un utilisateur de service.
- Générez un mot de passe d’application en suivant les instructions officielles.
- Ajoutez les utilisateurs qui auront le rôle de Négociateur principal. Assurez-vous qu’ils ne sont pas administrateurs et que l’option Sign On Behalf Of (SOBO) est activée.
Si vous utilisez SSO, assurez-vous d’exclure l’utilisateur de service des exigences SSO.
Dans CLM :
- Allez sur la page Profil de l’entreprise.
- Cliquez sur Intégrations dans le panneau Quicklinks.
- Cliquez sur Connecter sous DocuSign.
- Saisissez l’adresse e-mail de connexion de l’utilisateur de service DocuSign et le mot de passe d’application, puis cliquez sur Se connecter.
- Le bouton Connecter doit maintenant afficher le statut Connecté. Pour vous déconnecter, survolez le statut pour afficher le bouton Déconnecter et cliquez dessus.
Activation de SOBO dans DocuSign
La fonctionnalité SOBO doit être activée dans la configuration de votre tenant CLM. Veuillez contacter le service client pour en savoir plus sur l’activation de cette fonctionnalité.
- Connectez-vous au compte DocuSign intégré. Assurez-vous d’utiliser un utilisateur ayant les droits d’administrateur.
- Allez dans Paramètres puis dans Profils d’autorisations dans la barre de navigation de gauche.
- Ajoutez un profil d’autorisations ou modifiez un profil existant.
- Dans la fenêtre d’édition du profil, cochez Autoriser les utilisateurs à envoyer des enveloppes
- Descendez et cochez Autoriser la consultation et la gestion des droits d’enveloppe via l’API et Autoriser l’envoi au nom d’autres utilisateurs via l’API.
Gestion du workflow de matrice de signataires
Les workflows de matrice de signataires automatisent les utilisateurs ayant l’autorité d’approuver certains contrats. Ces workflows peuvent inclure des utilisateurs ou des groupes. Les administrateurs peuvent définir des critères qui intègrent la matrice dans le workflow du contrat. Une fois qu’un contrat est créé et correspond à ces critères, la matrice de signataires est lancée pour la signature électronique.
Important : Cette fonctionnalité ne fonctionne que pour les clients ayant intégré Adobe Sign ou DocuSign.
Actuellement, il existe une différence clé entre les deux services de signature électronique lors de l’utilisation de groupes de signataires :
- Adobe Sign : Une seule personne du groupe de signataires doit signer.
- DocuSign : Toutes les personnes du groupe de signataires doivent signer.
Créer ou modifier un workflow de matrice de signataires
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Cliquez sur Workflows dans la section Administration CLM de la page Profil de l’entreprise.
- Pour modifier un workflow d’approbation existant, cliquez sur les trois points verticaux et sélectionnez Modifier.
- Pour créer un nouveau workflow d’approbation, cliquez sur +Nouveau workflow.
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Sélectionnez Signataires.
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La fenêtre Signataires s’affiche.
Donnez un nom unique au workflow et complétez les champs. Ceux-ci dépendent de la configuration des champs personnalisés de votre organisation. Les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires. Vous pouvez également définir une plage de valeurs minimale et maximale pour ce contrat, un minimum sans maximum, ou laisser cette zone vide, auquel cas le workflow couvrira toutes les plages de valeurs de contrat. La devise par défaut est USD, mais vous pouvez en sélectionner d’autres via le menu déroulant.
Signataires
C’est ici que vous ajoutez les utilisateurs ou groupes ayant l’autorité déléguée pour compléter le processus de signature électronique. Remplissez les champs nécessaires.
Sélectionnez Définir l’ordre des signataires si vous souhaitez que les utilisateurs ou groupes signent dans un ordre précis. Par exemple, si cette option est sélectionnée, l’utilisateur numéro 2 ne pourra pas signer avant l’utilisateur numéro 1. Si cette option n’est pas sélectionnée, chaque utilisateur ou groupe recevra la demande de signature électronique en même temps et pourra signer dans n’importe quel ordre. Vous pouvez faire glisser et déposer les emplacements dans l’ordre souhaité.
| Champ Signataires |
Ajoutez un utilisateur par rôle ou nom via le menu déroulant. Vous pouvez aussi commencer à taper le nom, l’adresse e-mail ou le rôle. Vous pouvez également créer un groupe en cliquant sur le bouton Ajouter un groupe de signataires.
Entrez un nom pour le groupe. Ensuite, sélectionnez les utilisateurs par nom, adresse e-mail ou rôle. Important : Les groupes de signataires Adobe Sign et DocuSign fonctionnent différemment.
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| Champ CC | Cliquez sur Afficher CC pour afficher un champ permettant d’ajouter des utilisateurs en copie du message de notification de signature électronique. |
| Champ Message | Saisissez un message personnalisé qui apparaîtra pour les utilisateurs qui recevront la notification de signature électronique. |
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le workflow sera lancé pour les futurs contrats et pour tous les contrats qui ne sont pas encore à l’étape de signature.
Au niveau du contrat
Chaque contrat qui répond aux critères du workflow de matrice de signataires permettra à l’utilisateur de le sélectionner à l’étape de signature.
Lorsque vous êtes prêt à passer à cette étape, le Négociateur principal cliquera sur Signer pour démarrer le processus de signature électronique. Une boîte de dialogue s’affichera. Selon votre intégration, sélectionnez DocuSign ou Adobe Sign.
La boîte de dialogue Confirmer les approbateurs apparaît. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Lancer l’approbation pour démarrer le processus.
Champs personnalisés et plage de valeurs
Les informations que vous fournissez ici détermineront quand ce workflow sera activé. Les champs personnalisés mis en place pour votre organisation détermineront les choix de configuration disponibles. Vous pouvez rendre un workflow de signataires large ou spécifique, selon vos besoins.
Si vous avez des questions concernant la configuration du workflow de matrice de signataires, veuillez contacter l’assistance LexisNexis pour obtenir de l’aide.