Cet article couvre les sujets suivants :
- Créer des dépositaires
- Créer une mise en attente légale
- Page d’aperçu de la mise en attente légale
- Créer des notifications de mise en attente légale
- Affecter des dépositaires à une mise en attente légale
- Créer des paramètres d’e-mail de mise en attente légale
- Modifier les e-mails de rappel de mise en attente légale non envoyés
- Afficher les détails d’une notification envoyée
- Ajouter des ressources à une mise en attente légale
- Accepter un accusé de réception pour un dépositaire
- Lever une mise en attente légale
- Retirer des dépositaires d’une mise en attente légale
- Supprimer une mise en attente légale
Créer des dépositaires
Les dépositaires sont des personnes affectées à une mise en attente légale. Ils reçoivent des notifications par e-mail leur demandant de conserver les documents pertinents.
Les dépositaires doivent exister en tant que Contacts dans LexisNexis® CounselLink®.
Exigences pour les dépositaires
Pour être affecté à une mise en attente légale, un dépositaire doit :
Apparaître dans la liste des Contacts avec le statut Actif
Avoir une adresse e-mail valide
Avoir un statut d’emploi Actuel ou Terminé
Avant de créer un nouveau contact, effectuez une recherche pour vérifier que le contact n’existe pas déjà :
Allez dans Toutes les pages > Contacts.
Recherchez la personne.
Vérifiez que les champs obligatoires sont bien remplis.
Il existe différentes options pour créer des dépositaires (voir ce sujet pour plus d’informations) :
| Méthode | Description |
|---|---|
| Créer un contact | Ajouter un dépositaire individuel. |
| Importer des contacts | Importer plusieurs dépositaires à l’aide d’un modèle. |
| Créer un groupe de contacts | Grouper les dépositaires fréquemment utilisés pour faciliter l’affectation. |
Créer une mise en attente légale
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Commencez en cliquant sur le bouton Créer une mise en attente légale à l’un des emplacements suivants :
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Le Panneau des mises en attente légales sur la page d’Accueil.
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L’onglet Mises en attente légales sur un dossier.
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En haut de la page de recherche de mise en attente légale.
La page Créer une mise en attente légale s’affiche.
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Remplissez les champs. Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Description Titre de la mise en attente légale* Saisissez un titre (il n’est pas nécessaire qu’il corresponde au titre du dossier). Date d’ouverture Sélectionnez la date de début de la mise en attente. Type de litige Choisissez parmi les options disponibles. Dossier associé Recherchez et sélectionnez un dossier lié (optionnel selon la configuration). Bureau de contact* Choisissez le site principal pour les contacts concernant la mise en attente. Contact de la mise en attente légale* Identifiez le contact de la mise en attente légale affecté à cette mise en attente. Autoriser le personnel du dossier à accéder à la mise en attente Voulez-vous que le personnel du dossier puisse consulter la mise en attente ? - Cliquez sur Enregistrer.
Page d’aperçu de la mise en attente légale
La page d’aperçu de la mise en attente légale affiche toutes les informations et actions liées à la mise en attente.
Actions de la section supérieure
La section supérieure contient les informations sur la mise en attente légale. Vous pouvez également créer une nouvelle mise en attente légale ou consulter le journal des modifications dans le panneau latéral QuickLinks.
| Bouton | Description |
|---|---|
| Modifier | Modifier les détails de la mise en attente. |
| Lever | Lever l’ensemble de la mise en attente. |
| Exporter | Télécharger les informations de la mise en attente (.xls). |
Onglets inférieurs
| Onglet | Description |
|---|---|
| Tous | Affiche tous les onglets sous forme développable. |
| Notifications | Créer, modifier et suivre les notifications. |
| Dépositaires | Affecter, retirer, importer ou exporter des dépositaires. |
| Ressources | Voir les utilisateurs ayant accès à la mise en attente. |
| Documents | Télécharger ou consulter les documents liés à la mise en attente. |
| Notes | Ajouter des notes internes. |
| Historique | Voir le journal d’activité et les événements. |
Créer des notifications de mise en attente légale
Les notifications informent les dépositaires de leur obligation de conserver les documents.
La notification initiale est envoyée une seule fois lors de l’affectation des dépositaires.
- Cliquez sur l’onglet Notifications sur la page d’aperçu de la mise en attente légale.
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Cliquez sur Créer une notification.
La première page de la section Créer une notification s’affiche.
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Remplissez les champs. Les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires.
Champ/Action Description 1. Copier Duplique le contenu de la notification à partir d’une autre mise en attente. Cette option affiche une fenêtre de recherche où vous pouvez rechercher le nom ou l’ID de la mise en attente légale. 2. Aperçu Affiche un aperçu du texte qui sera envoyé. 3. Objet de l’email* Saisissez l’objet de l’email. 4. Corps de l’email* Saisissez le texte de l’email. Un lien vers la page d’accusé de réception du dépositaire et des instructions seront ajoutés à l’email. 5. Importance de l’email Définissez le niveau d’importance de l’email pour les destinataires. - Cliquez sur Suivant. La page Configurer les rappels s’affiche.
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Renseignez les informations pour les rappels par email.
Cliquez sur « Suivant » pour passer cette section.
Champ/Action Description 1. Mise en attente légale Rappelle aux dépositaires que la mise en attente est toujours en cours. 2. Accusé de réception Envoyé aux dépositaires qui n’ont pas encore accusé réception. 3. Conservation des documents Envoyé si la confirmation de conservation n’est pas terminée. 4. Envoyer un rappel Choisissez la fréquence des rappels : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. 5. Date de début Cliquez sur l’icône du calendrier pour sélectionner la date du premier rappel. Si vous avez copié la notification depuis une autre mise en attente, vérifiez la date de début. - Cliquez sur Suivant.
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Remplissez les champs. Les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires.
Champ/Action Description 1. Instructions d’accusé de réception* Fournissez des informations au dépositaire. 2. Accusé de réception Joignez un document à lire par le dépositaire sur la page d’accusé de réception. 3. Paramètres de la liste des dépositaires Choisissez Oui pour permettre aux dépositaires de voir les noms des autres. 4. Ajouter une question Ajoutez une question d’enquête. 5. Modifier Cliquez sur Modifier pour modifier une question existante. 6. Supprimer Cliquez sur Supprimer pour supprimer une question existante. 7. Aperçu Prévisualisez les questions de l’enquête telles qu’elles seront vues par le dépositaire. - Optionnel : Cliquez sur Suivant. La page Ajouter des dépositaires et envoyer l’email s’affiche.
- Optionnel : Cliquez sur Ajouter pour ajouter d’autres dépositaires.
- Optionnel : Cliquez sur Enregistrer pour plus tard pour enregistrer la notification en tant que brouillon et y revenir plus tard.
- Cliquez sur Envoyer.
Affecter des dépositaires à une mise en attente légale
Un dépositaire sur une mise en attente légale doit être ajouté en tant que Contact ou Groupe de contacts. Le contact doit être actif.
- Cliquez sur l’onglet Dépositaires sur la page d’aperçu de la mise en attente légale.
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Cliquez sur Affecter.
La fenêtre Affecter un dépositaire s’affiche.
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Saisissez un nom dans le champ de recherche, ou cliquez sur Rechercher pour afficher tous les contacts.
Si vous sélectionnez un groupe de contacts, les contacts du groupe seront affectés individuellement.
- Cochez la case à côté du ou des contact(s) ou groupe(s) de contacts.
- Cliquez sur Affecter.
Créer les paramètres d’email de mise en attente légale
Configurez le modèle d’email pour les notifications. L’en-tête et le pied de page personnalisés apparaîtront sur tous les emails envoyés aux dépositaires.
Vous devez avoir le rôle d’administrateur de la mise en attente légale au niveau de l’entreprise pour effectuer cette tâche.
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Cliquez sur Paramètres des emails de mise en attente légale dans le panneau QuickLinks de la page Profil de l’entreprise ou dans le panneau Administration de la page d’accueil. La page des paramètres d’email de mise en attente légale s’affiche.
- Sélectionnez Activer les paramètres d’email client.
- Dans la zone En-tête de l’email, saisissez l’en-tête.
- Dans la zone Pied de page de l’email, saisissez le pied de page.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les emails de rappel non envoyés
Effectuez cette tâche si la notification initiale a été envoyée, même si personne n’a encore accusé réception.
- Effectuez une recherche de la mise en attente.
- Cliquez sur le lien de la notification active dans l’onglet Notifications.
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Cliquez sur Modifier sous les paramètres de rappel.
Option Description Texte du rappel Rappelle au dépositaire que la mise en attente est toujours en vigueur. Accusé de réception rappelle au dépositaire que l’email initial doit encore être accusé réception. Conservation des documents Rappelle au dépositaire que les documents doivent encore être conservés. Envoyer un rappel Choisissez la fréquence des rappels : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Date de début Cliquez sur l’icône du calendrier pour sélectionner la date d’envoi du premier rappel. - Cliquez sur Enregistrer.
Afficher les détails d’une notification envoyée
Une fois la notification initiale envoyée, vous pouvez en consulter les détails.
- Cliquez sur l’onglet Notifications.
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Cliquez sur le lien de la notification active dans la colonne Type.
La page d’aperçu de la notification s’affiche.
- Choisissez parmi les différents onglets pour afficher les informations sur la notification.
- Optionnel : Cliquez sur Modifier pour modifier le texte dans les Paramètres de rappel s’ils n’ont pas encore été envoyés.
- Optionnel : Cliquez sur Renvoyer en haut de la page pour renvoyer à tous les dépositaires.
Ajouter des ressources à une mise en attente légale
Les ressources sont des utilisateurs ayant accès à la mise en attente.
- Cliquez sur l’onglet Ressources sur la page d’aperçu de la mise en attente légale.
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Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Sélectionner une ressource s’affiche.
- Cochez la case à côté du ou des utilisateur(s).
- Cliquez sur Ajouter.
Accepter un accusé de réception pour un dépositaire
Parfois, un dépositaire ne peut pas répondre à un accusé de réception, mais vous avez reçu une confirmation de sa part en dehors de CounselLink. Dans ce cas, un administrateur de la mise en attente légale peut enregistrer l’accusé de réception.
- Cliquez sur l’onglet Dépositaires sur la page d’aperçu de la mise en attente légale.
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Cliquez sur le lien dans la colonne Statut pour le dépositaire.
- Cliquez sur l’onglet Notifications.
- Cliquez sur la notification.
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Cliquez sur Accuser réception.
- Remplissez les informations sur la page d’accusé de réception.
- Cliquez sur Soumettre.
Libérer une mise en attente légale
Une mesure de gel ne peut être levée qu'après l'envoi de la notification initiale. Cela reste vrai même si aucun dépositaire n’a accusé réception. Un e-mail de levée sera envoyé à tous les dépositaires restants concernés par la mesure de gel.
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Cliquez sur le bouton Lever sur la page d’aperçu de la mesure de gel.
La fenêtre Envoyer l’e-mail de levée s’affiche.
- Saisissez l’objet et le texte du message. Indiquez le nom de la mesure de gel dont ils sont libérés.
- Cliquez sur Envoyer.
Un message de confirmation s’affiche en haut de la page.
Libérer des dépositaires d’une mesure de gel
Lorsqu’une affaire est résolue, les dépositaires peuvent être libérés. Vous pouvez envoyer une notification depuis CounselLink pour les en informer.
- Cliquez sur l’onglet Dépositaires sur la page d’aperçu de la mesure de gel.
- Sélectionnez le(s) dépositaire(s) à libérer.
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Cliquez sur Lever. La fenêtre Envoyer l’e-mail de levée s’affiche.
- Saisissez l’objet et le texte du message. Indiquez le nom de la mesure de gel dont ils sont libérés.
- Cliquez sur Envoyer.
Le champ Statut du contact dans la section Informations de contact affiche désormais « Libéré ».
Supprimer une mesure de gel
Les mesures de gel peuvent être supprimées uniquement si aucune notification n’a été envoyée. Une fois les notifications envoyées, la mesure de gel ne peut qu’être levée, pas supprimée.
- Effectuez une recherche de la ou des mesures de gel.
- Sur la page Résultats de la recherche, cochez la case de chaque mesure à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation pour terminer cette opération.