Cet article couvre les sujets suivants :
- À propos de la page d’aperçu du groupe de contacts
- Créer un groupe de contacts
- Importer des contacts dans des groupes de contacts
- Ajouter des contacts à un groupe de contacts
- Ajouter des groupes à un groupe de contacts
- Supprimer des contacts d’un groupe de contacts
- Supprimer un sous-groupe d’un groupe de contacts
- Supprimer un ou plusieurs groupes de contacts
Vous devez avoir le rôle d’administrateur des contacts ou de configuration des contacts pour effectuer des actions sur cette page.
À propos de la page d’aperçu du groupe de contacts
La page d’aperçu du groupe de contacts affiche des informations détaillées sur un groupe de contacts, notamment :
- Informations générales sur le groupe
- Questions attribuées
- Sous-groupes
- Contacts dans le groupe
Partie supérieure de l’aperçu
La zone principale affiche les informations essentielles sur le groupe de contacts, notamment le statut d’activation, le type de contact, les coordonnées et d’autres informations utiles.
Les actions disponibles incluent :
- Modifier : Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier le groupe de contacts.
- Exporter : Cliquez sur l’icône de téléchargement pour exporter les informations du groupe au format .xlsx.
- Désactiver / Activer : Cliquez sur les points verticaux pour gérer le statut du groupe de contacts.
Onglets de la page d’aperçu du groupe de contacts
Le tableau ci-dessous présente les onglets disponibles sur la page d’aperçu du groupe de contacts.
| Onglet | Description |
|---|---|
| Questions | Liste les questions attribuées au groupe de contacts. Cliquez sur le nom d’une question pour ouvrir sa page d’aperçu. |
| Sous-groupes | Liste les groupes de contacts attribués comme sous-groupes. Vous pouvez ajouter ou supprimer des sous-groupes ici. |
| Contacts |
Cet onglet affiche les contacts attribués au groupe de contacts. Vous pouvez gérer les contacts depuis cet onglet.
|
| Historique | Affiche un journal de toutes les actions effectuées sur le groupe de contacts. |
Créer un groupe de contacts
Les groupes de contacts vous permettent d’organiser les contacts existants dans un groupe qui peut ensuite être attribué à une question ou à une conservation légale.
Vous devez avoir le rôle d’administrateur des contacts ou de configuration des contacts pour créer un groupe de contacts.
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Vous pouvez créer un groupe de contacts à partir de deux emplacements :
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Page d’accueil
Cliquez sur Créer un groupe dans le panneau Contacts.
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Page de recherche de contacts
Cliquez sur +Créer un groupe de contacts.
La page de création de groupe de contacts s’affiche.
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Remplissez tous les champs nécessaires.
Les champs marqués d’un astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Champ Description Type de contact Sélectionnez un ou plusieurs types dans la liste déroulante. Nom du groupe de contacts* Saisissez un nom pour le groupe. Nom de l’entreprise* Saisissez un intitulé organisationnel. Email Saisissez une adresse email pour le groupe. Téléphone professionnel Saisissez un numéro de téléphone professionnel. Fax Saisissez un numéro de fax. Adresse Saisissez une adresse physique pour le groupe. Ville Saisissez une ville. Pays/Région Sélectionnez dans la liste déroulante.
État/Province Sélectionnez dans la liste déroulante. Code postal Sélectionnez dans la liste déroulante. Description Sélectionnez dans la liste déroulante.
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Saisissez les détails du groupe de contacts.
Champ Description Unité commerciale Saisissez une unité commerciale si elle n’est pas fournie par un flux de données personnalisé. ID d’enregistrement Saisissez l’identifiant unique attribué lors de la configuration. Devise de paiement Sélectionnez dans la liste déroulante. Modification restreinte Sélectionnez Oui ou Non pour contrôler les autorisations de suppression.
- Optionnel : Complétez les champs Informations supplémentaires selon la configuration de votre organisation.
- Cliquez sur Enregistrer.
Importer des contacts dans des groupes de contacts
Vous pouvez importer des contacts directement dans un groupe de contacts spécifique au lieu de les importer séparément puis de les attribuer.
Vous devez avoir le rôle de configuration des contacts ou d’administrateur des contacts pour importer des contacts dans un groupe de contacts.
Importer des contacts dans un groupe de contacts
- Accédez à la page Aperçu du groupe de contacts.
- Cliquez sur l’onglet Contacts.
- Cliquez sur Plus d’actions.
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Cliquez sur Importer des contacts. La fenêtre d’importation des contacts s’affiche.
- Téléversez votre modèle complété en faisant glisser le fichier ou en cliquant sur Choisir un fichier.
- Cliquez sur Importer.
Les contacts importés sont automatiquement attribués au groupe de contacts sélectionné.
Une page de Résumé de l’importation affiche les totaux et les éventuelles erreurs.
Ajouter des contacts à un groupe de contacts
Vous devez avoir le rôle de configuration des contacts ou d’administrateur des contacts pour ajouter un contact à un groupe de contacts.
Ajout depuis la page d’aperçu du groupe de contacts
- Accédez à la page d’aperçu du groupe de contacts.
- Cliquez sur l’onglet Contacts.
- Cliquez sur +Ajouter.
La fenêtre Rechercher des contacts s’affiche.
- Saisissez les critères de recherche dans le champ de recherche.
- Cliquez sur Rechercher.
- Cochez la case à côté d’un ou plusieurs contacts.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajout depuis la page d’aperçu du contact
- Accédez à la page d’aperçu du contact.
- Cliquez sur l’onglet Groupes.
-
Cliquez sur +Ajouter.
La fenêtre Rechercher un groupe de contacts s’affiche.
- Saisissez les critères de recherche dans le champ de recherche.
- Cliquez sur Rechercher.
-
Cochez la case à côté d’un ou plusieurs groupes de contacts.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des groupes à un groupe de contacts
Vous pouvez regrouper des groupes de contacts existants dans un groupe plus large.
Vous devez avoir le rôle Administrateur de contacts ou Configuration des contacts pour ajouter des groupes à un groupe de contacts.
- Accédez à la page d’aperçu du groupe de contacts.
- Cliquez sur l’onglet Sous-groupes.
-
Cliquez sur +Ajouter.
La fenêtre Rechercher des groupes de contacts s’affiche.
- Saisissez les critères de recherche dans le champ de recherche.
- Cliquez sur Rechercher.
-
Cochez la case à côté d’un ou plusieurs groupes de contacts.
- Cliquez sur Enregistrer. Le groupe de contacts est attribué.
Retirer des contacts d’un groupe de contacts
Vous devez avoir le rôle Administrateur de contacts ou Configuration des contacts pour retirer des contacts d’un groupe de contacts.
Suppression depuis la page de recherche de contacts
- Accédez à la page d’aperçu du groupe de contacts.
- Cliquez sur l’onglet Contacts.
-
Cliquez sur Retirer.
- Cliquez sur Oui, retirer dans la fenêtre de confirmation.
Suppression depuis la page d’aperçu du contact
- Accédez à la page d’aperçu du contact.
- Cliquez sur l’onglet Groupes.
-
Cliquez sur Retirer.
- Cliquez sur Oui, retirer dans la fenêtre de confirmation.
Retirer un sous-groupe d’un groupe de contacts
- Accédez à la page d’aperçu du groupe de contacts.
- Cliquez sur l’onglet Sous-groupes.
- Cochez la case à côté du ou des groupes.
-
Cliquez sur Retirer.
- Cliquez sur Oui, retirer dans la fenêtre de confirmation.
Supprimer un ou plusieurs groupes de contacts
La suppression d’un groupe de contacts le retire des Questions et des gels juridiques, mais ne supprime pas les contacts individuels du groupe.
Points importants à prendre en compte :
- Les contacts du groupe restent actifs.
- Si le groupe est affecté à une Question, il est retiré de l’onglet Participants.
- Si le groupe est affecté à un gel juridique, les dépositaires individuels restent affectés.
Vous devez avoir le rôle Administrateur de contacts ou Configuration des contacts pour effectuer cette action.
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Trouvez le ou les groupes de contacts.
Utilisez le filtre Type pour sélectionner uniquement les groupes de contacts dans vos résultats de recherche.
- Cochez la case à côté du ou des groupes.
-
Cliquez sur Supprimer le contact.
- Cliquez sur Oui, supprimer dans la fenêtre de confirmation de suppression.