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Création et gestion des contacts

  • Mise à jour

Cet article couvre les sujets suivants :

Vous devez avoir le rôle d’Administrateur des contacts ou de Configuration des contacts pour effectuer des actions sur cette page.

Créer un contact

Un enregistrement de contact représente une personne, une entreprise ou une entité. Une fois créé, un contact peut être assigné à un dossier (en tant que Participant au dossier) ou à une conservation légale (en tant que Dépositaire).

Vous devez avoir le rôle Administrateur des contacts ou Configuration des contacts pour créer un nouveau contact.

  1. Accédez à la page Créer un contact de l’une des manières suivantes :

    • Depuis la page d’Accueil

      Cliquez sur Créer un contact dans le panneau Contacts sur la page d’Accueil.

    • Depuis la page de recherche de contacts

      Cliquez sur +Créer un contact sur la page de recherche de contacts.

    • Depuis la fenêtre Ajouter des participants

      Cliquez sur Créer un contact dans la fenêtre Ajouter un participant de la page Vue d’ensemble du dossier.

    • Depuis la page Vue d’ensemble du groupe de contacts

      Cliquez sur Créer un contact dans le menu déroulant Plus d’actions de l’onglet Contacts sur la page Vue d’ensemble du groupe de contacts.

    La page Créer un contact s’affiche.

  2. Renseignez les informations requises dans la section Informations du contact.

    Les contacts doivent avoir une adresse e-mail, un nom d’entreprise ou un nom de famille. Ces champs sont recherchables sur la page de recherche de contacts, donc plus les informations sont complètes, meilleurs seront les résultats de recherche.

    Champ Description
    Type de contact Sélectionnez une ou plusieurs options dans la liste déroulante. Individuel est sélectionné par défaut.
    Préfixe Sélectionnez dans la liste déroulante, si applicable.
    Prénom Saisissez un prénom.
    Deuxième prénom Saisissez un deuxième prénom.
    Nom de famille Saisissez un nom de famille.
    Suffixe Sélectionnez dans la liste déroulante, si applicable.
    Titre Saisissez un titre organisationnel, si applicable.
    Nom d’entreprise Saisissez le nom de l’entreprise, si applicable.
    E-mail Saisissez une adresse e-mail.
    Adresse Saisissez une adresse physique.
    Ville Saisissez la ville où se trouve le contact.
    Département/Région Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
    État/Province Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
    Code postal Saisissez un code postal.
    Téléphone professionnel Saisissez un numéro de téléphone professionnel.
    Mobile Saisissez un numéro de téléphone portable.
    Fax Saisissez un numéro de fax.
    Description Saisissez une description pour le contact.

  3. Renseignez les informations dans la section Détails du contact.

    Champ Description
    Statut d’emploi Sélectionnez dans la liste déroulante.
    Unité commerciale Saisissez une unité commerciale si elle n’est pas fournie par un flux de données personnalisé.
    Contact alternatif/de secours Saisissez les informations de contact d’urgence ou de secours.
    Devise de paiement Sélectionnez une devise dans la liste déroulante.
    Manager Saisissez le nom du manager.
    ID d’enregistrement Saisissez l’identifiant unique exactement tel qu’il a été attribué à l’origine. Cela permet d’éviter les doublons lors de l’importation.
    Date de naissance Saisissez la date de naissance, si applicable.
    Modification restreinte Visible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur des contacts. Si réglé sur Oui, seul un Administrateur des contacts peut supprimer le contact.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Conseils pour l’importation de contacts

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Lorsque vous utilisez le fichier modèle de contact :

  • Il est recommandé de limiter chaque import à 400–500 lignes.
  • Pour des importations volumineuses fréquentes (par exemple, plus de 10), envisagez de mettre en place une intégration système continue. Contactez votre responsable de compte pour plus d’informations.
  • Vous pouvez importer uniquement de nouveaux enregistrements ou des enregistrements mis à jour. Les contacts ne peuvent pas être supprimés via l’importation.
  • Utilisez la colonne ID d’enregistrement pour éviter les doublons.

Importer des contacts

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Vous devez avoir le rôle Configuration des contacts ou Administrateur des contacts pour importer des contacts.

  1. Cliquez sur l’onglet Contacts dans la barre d’outils Toutes les pages.

  2. Cliquez sur Importer des contacts.

    La fenêtre Importer des contacts s’affiche.

  3. Cliquez sur Contact_Template.xls pour télécharger le modèle de contacts.
  4. Remplissez le modèle et enregistrez le fichier.
  5. Glissez-déposez le fichier complété dans la zone de dépôt, ou cliquez sur Choisir un fichier.

  6. Cliquez sur Importer. Les contacts du fichier sont importés et apparaîtront lors de vos prochaines recherches.

    Lors de l’importation de contacts, les fiches existantes sont mises à jour s’il y a correspondance sur les colonnes Email ou ID d’enregistrement. Ce sont les deux seuls champs qui déterminent l’unicité d’un contact. Vous devez en fournir au moins un pour mettre à jour une fiche.

Une page de Résumé d’importation s’affiche, indiquant le nombre total de contacts importés. Cette page affiche également les éventuelles erreurs et vous permet d’imprimer un rapport détaillant le processus d’importation.

Ajouter des informations au fichier modèle de contacts

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Après avoir téléchargé le modèle :

  • Cliquez sur Activer la modification dans Excel, si cela vous est demandé.
  • Ne modifiez pas l’ordre des colonnes ni les en-têtes.
  • Ne renommez pas les colonnes (par exemple, « Prénom » doit rester tel quel).

Les colonnes obligatoires sont en gras ou indiquées comme telles.

Champs obligatoires ou restreints

Champ Description
Type de contact Valeurs autorisées : Avocat, Société, Consultant, Individu, Unité commerciale interne, Autre, Fournisseur.
Préfixe Optionnel. Valeurs autorisées : Dr., M., Mme, Mlle, Hon.
Nom de famille Obligatoire.
Suffixe Optionnel. Valeurs autorisées : Jr., Sr., Esq.
Nom de l’entreprise Obligatoire
Email Obligatoire. Les adresses email contenant des apostrophes (ex. : o’brien) ne sont pas prises en charge.
État/Province Nom complet requis (ex. : « Caroline du Nord », et non « NC »).
Pays/Région Obligatoire si État/Province est renseigné. Utilisez le nom complet (ex. : « États-Unis », et non « USA »).
Statut d’emploi Valeurs autorisées : Actuel ou Terminé.
Modification restreinte (Obligatoire) Obligatoire. Valeurs autorisées : Oui ou Non.
Statut du contact (Obligatoire) Obligatoire. Valeurs autorisées : Actif ou Inactif.
Numéro d’entreprise 20 caractères maximum. Doit être aligné à gauche.

Activer ou désactiver des contacts ou des groupes de contacts

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Les contacts et groupes de contacts sont automatiquement activés lors de leur création. Vous pouvez les désactiver (pour empêcher leur attribution) et les réactiver plus tard.

Vous devez avoir le rôle Administrateur des contacts pour activer ou désactiver un contact.

Activation ou désactivation depuis la page d’aperçu

  1. Ouvrez la page d’aperçu du contact ou du groupe de contacts.
  2. Cliquez sur Plus d’actions en haut à droite.
  3. Sélectionnez Activer ou Désactiver.

  1. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre de confirmation.

Le contact ou groupe de contacts sélectionné est activé ou désactivé.

Activation ou désactivation depuis la page de recherche de contacts

  1. Cliquez sur l’onglet Contacts dans la barre d’outils Toutes les pages en haut.
  2. Cochez la case à côté du ou des contacts ou groupes de contacts.

  3. Cliquez sur Activer le contact ou Désactiver le contact.

Si vous recevez un message d’erreur, cliquez sur Afficher les détails pour voir les fiches concernées.

Supprimer un ou plusieurs contacts

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Vous devez avoir le rôle Administrateur des contacts ou Configuration des contacts pour supprimer des contacts.

  1. Trouvez le ou les contacts sur la page de recherche de contacts.

    Utilisez le filtre Type pour sélectionner uniquement les contacts dans vos résultats de recherche.

  2. Cochez la case à côté du ou des contacts.

  3. Cliquez sur Supprimer le contact.

  4. Cliquez sur Oui, supprimer dans la fenêtre de confirmation de suppression. Le ou les contacts sont supprimés.

Envoyer des emails depuis une recherche de contacts

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Si cette fonctionnalité est activée pour votre organisation, vous pouvez envoyer des emails aux contacts ou groupes de contacts directement depuis la page de recherche de contacts.

Si un contact sélectionné n’a pas d’adresse email, le système affichera une erreur.

  1. Cliquez sur l’onglet Contacts dans la barre d’outils Toutes les pages en haut.
  2. Recherchez des contacts ou des groupes de contacts.
  3. Cochez la case à côté des fiches souhaitées.

  4. Cliquez sur Email Contact. La fenêtre Email Contact(s) s’affiche.

  5. Saisissez un Objet pour l’email.
  6. Rédigez le message dans le champ Corps.
  7. Optionnel : Sélectionnez un niveau d’importance.
  8. Cliquez sur Envoyer. 
"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."