CounselLink envoie automatiquement des notifications par e-mail lorsque des événements spécifiques du système se produisent. Ces modèles d’e-mails peuvent être personnalisés pour correspondre aux standards de communication de votre organisation. Vous pouvez également revenir au modèle par défaut généré par le système si nécessaire.
Vous devez disposer des rôles Administrateur d’entreprise et Administrateur du gestionnaire d’e-mails pour modifier les modèles d’e-mails.
Cet article aborde les points suivants :
- Recherche d’un modèle d’e-mail
- Modification des paramètres d’e-mail
- Insertion de champs dynamiques dans un e-mail
- Modification ou réinitialisation d’un modèle d’e-mail
- Consultation de l’historique des modèles d’e-mail
Recherche d’un modèle d’e-mail
Vous pouvez localiser et consulter les modèles depuis la page Gestionnaire d’e-mails.
-
Cliquez sur le lien Gestionnaire d’e-mails dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil.
La page Gestionnaire d’e-mails/Administration s’affiche.
- Trouvez votre modèle :
-
Recherche en saisissant un terme dans le champ de recherche Filtrer les e-mails. La liste se mettra à jour automatiquement.
-
Filtre en sélectionnant un groupe dans la liste déroulante Filtrer par. Sélectionnez Aucun pour supprimer le filtre.
-
Modification des paramètres d’e-mail
La page Paramètres d’e-mail permet de contrôler quelles notifications sont envoyées et à qui.
Les choix pour ces paramètres ont été définis lors de la configuration de votre organisation. Veillez à ne pas les modifier sans réflexion préalable.
-
Cliquez sur Paramètres d’e-mail sur la page Gestionnaire d’e-mails/Administration.
La page Paramètres d’e-mail/Administration s’affiche.
- Effectuez les modifications nécessaires dans les différents onglets.
-
Envoyé en interne : Contrôle les notifications envoyées au sein de votre organisation.
Champ Description Envoyer un e-mail au client lors de l’acceptation d’un dossier Une notification sera envoyée lorsqu’un cabinet d’avocats accepte une mission sur un dossier.
Cliquez sur la flèche à côté du paramètre Activé/Désactivé pour afficher plus d’options par Division, Bureaux et Niveaux de structure tarifaire.
Envoyer un e-mail au client lors d’une non-affectation ? Une notification sera envoyée lors de l’acceptation d’une non-affectation.
Cliquez sur la flèche à côté du paramètre Activé/Désactivé pour afficher plus d’options par Division, Bureaux et Niveaux de structure tarifaire.
Soumettre la liste du personnel pour approbation - Planification de l’envoi de l’e-mail Sélectionnez Ne pas envoyer, Envoyer immédiatement ou la fréquence à laquelle une notification est envoyée pour que les cabinets d’avocats soumettent la liste du personnel à approuver. Rappel d’événement du calendrier par e-mail Notification pour les rappels d’événements du calendrier et leur fréquence. Sélectionnez Ne pas envoyer pour désactiver. Notifier le client par e-mail lors de modifications du cabinet d’avocats Notification envoyée en cas de modification du profil d’un cabinet d’avocats. Envoyer des e-mails pour les entrées de journal dont la catégorie est égale à Notification lorsqu’un cabinet d’avocats crée une entrée de journal. Précisez la catégorie de l’entrée et le contact à qui l’e-mail doit être envoyé. -
Envoyé aux cabinets d’avocats : Contrôle les notifications envoyées aux cabinets d’avocats.
Champ Description Envoyer un rappel de modification de dossier après Une notification sera envoyée en rappel à un cabinet d’avocats pour accepter une demande de modification de dossier. Vous pouvez choisir une plage allant de Aucun à 7 jours après l’envoi de la notification initiale.
Cliquez sur la flèche à côté du paramètre Activé/Désactivé pour afficher plus d’options par Division, Bureaux et Niveaux de structure tarifaire.
Envoyer un e-mail de demande de modification de dossier au cabinet d’avocats ? Notification envoyée au cabinet d’avocats lors d’une demande de modification de dossier.
Cliquez sur la flèche à côté du paramètre Activé/Désactivé pour afficher plus d’options par Division, Bureaux et Niveaux de structure tarifaire.
Envoyer un e-mail au cabinet d’avocats si le client clôture le dossier ? Notification pour informer les cabinets d’avocats lorsque votre organisation clôture un dossier.
Cliquez sur la flèche à côté du paramètre Activé/Désactivé pour afficher plus d’options par Division, Bureaux et Niveaux de structure tarifaire.
Envoyer un e-mail au cabinet d’avocats lors de l’approbation d’une facture Notification envoyée au cabinet d’avocats une fois que votre organisation a approuvé leur facture. Vous pouvez choisir entre Envoi immédiat, quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Envoyer un e-mail au cabinet d’avocats lors du rejet d’une facture ? Notification envoyée à un cabinet d’avocats lorsque votre organisation rejette une de leurs factures. Envoyer un e-mail au cabinet d’avocats lors du rejet d’un appel de facture Notification envoyée à un cabinet d’avocats lorsque votre organisation rejette un appel concernant une facture. -
Envoyé aux deux : Contrôle les notifications envoyées à la fois aux utilisateurs internes et aux cabinets d’avocats.
Champ Description Envoyer un e-mail lors du dépôt d’un document dans un dossier Notification envoyée lorsqu’un document est ajouté à un dossier. Vous pouvez choisir Aucun, Contact du dossier uniquement ou Contact du dossier et contacts du cabinet d’avocats.
-
- Cliquez sur Enregistrer.
Insertion de champs dynamiques dans un e-mail
Les champs dynamiques permettent d’insérer automatiquement des données CounselLink dans les e-mails. Ils sont indiqués par un surlignage jaune.
La liste des champs disponibles varie selon le modèle d’e-mail.
Insérer un champ dynamique dans un modèle d’e-mail
- Cliquez sur le lien Gestionnaire d’e-mails dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau Administration sur la page d’Accueil.
- Cliquez sur le Nom de l’e-mail.
-
Insérez des champs dynamiques :
Ajoutez des espaces avant et après les champs pour garantir une bonne mise en forme.
-
Depuis le menu déroulant
- Placez le curseur à l’endroit souhaité.
-
Cliquez sur le menu déroulant Insérer un champ dynamique.
- Sélectionnez un champ dans la liste.
-
Glisser-déposer
-
Sélectionnez un champ dynamique dans le panneau de droite.
- Glissez-déposez l’élément dans le corps de l’e-mail.
-
-
Depuis le menu déroulant
Modification ou réinitialisation d’un modèle d’e-mail
Vous devez disposer des rôles Administrateur d’entreprise et Administrateur du gestionnaire d’e-mails pour modifier les modèles d’e-mails.
Modification des modèles d’e-mails
- Cliquez sur le lien Gestionnaire d’e-mails dans la section Liens rapides de la page Profil d’entreprise ou dans le panneau d’administration sur la page d’Accueil.
- Cliquez sur le nom du modèle ou sur l’icône crayon.
-
Modifiez les zones suivantes si nécessaire :
Champ Description À Lecture seule. Ne peut pas être modifié. CC Ajoutez des adresses e-mail internes pour le suivi. Objet Modifiez la ligne d’objet et ajoutez des champs dynamiques si besoin.
Le jaune indique les champs dynamiques qui seront remplis automatiquement selon les données spécifiques à l’événement. Ajoutez un champ dynamique à la ligne d’objet en cliquant sur le menu déroulant Insérer un champ dynamique et en sélectionnant dans la liste.
Corps Modifiez le contenu et la mise en forme du message.
Veillez à ne pas modifier les boutons ou liens hypertextes déjà présents dans le modèle.
- Une fois terminé, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Enregistrer et publier : Remplace le modèle actif.
- Enregistrer comme brouillon : Enregistre la progression sans publier.
- Aperçu de l’e-mail : Affiche un aperçu.
- Annuler : Ignore les modifications.
Rétablir le modèle d’e-mail par défaut
Si un modèle personnalisé doit être réinitialisé :
-
Trouvez le modèle sur la page du Gestionnaire d’e-mails. Les modèles personnalisés sont identifiés dans la colonne Type.
- Cliquez sur l’icône Rétablir par défaut
à côté de l’icône crayon. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Oui, rétablir.
Afficher l’historique des modèles d’e-mails
Vous pouvez consulter l’historique des modifications des modèles d’e-mails depuis la page Paramètres des e-mails sur la page Gestionnaire d’e-mails/Administration.
- Cliquez sur Paramètres des e-mails sur la page Gestionnaire d’e-mails/Administration. La page Paramètres des e-mails/Administration s’affiche.
-
Cliquez sur Afficher l’historique. La page Historique des modifications des paramètres d’e-mails s’affiche.
La page Historique des modifications des paramètres d’e-mails affiche :
Date de la modification
Description
Utilisateur ayant effectué la modification
Ancienne valeur vs. nouvelle valeur
Par défaut, l’historique s’affiche du plus ancien au plus récent. Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour changer l’ordre de tri.