Examen et gestion des offres d’honoraires – Centre de réponses CounselLink pour les clients

Une fois que vous avez localisé une proposition d’honoraires à examiner, évaluez les tarifs des intervenants soumis ainsi que les conditions associées. Vous pouvez approuver ou rejeter l’offre en totalité, ou approuver/rejeter partiellement les tarifs individuels des intervenants.

Les cabinets d’avocats doivent avoir une proposition d’honoraires approuvée avant de pouvoir facturer sur un dossier. Les propositions d’honoraires sont faites en utilisant une structure tarifaire, ou un accord de facturation.

Vous devez avoir le rôle Approuver la proposition d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou modifier les propositions d’honoraires.

Dans cet article :

Vérification des tarifs des intervenants
Approbation ou rejet des intervenants
Négociation des tarifs des intervenants
Ajout d’une note à la proposition d’honoraires
Approbation ou rejet total ou partiel d’une proposition d’honoraires
Vérification des propositions d’honoraires renvoyées
Rétrodatation d’une proposition d’honoraires
Modification des conditions de paiement
Création d’une proposition d’honoraires

Vérification des tarifs des intervenants

Lorsqu’une nouvelle proposition d’honoraires ou une proposition renvoyée est soumise, vous recevez une notification par e-mail avec un lien pour la consulter.

Sur la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires, consultez la section Tarifs des intervenants avant d’approuver ou de rejeter la proposition.

Approbation ou rejet des intervenants

Retour en haut

Vous pouvez approuver ou rejeter les tarifs des intervenants individuellement.

Les intervenants approuvés peuvent être utilisés pour la facturation une fois la proposition d’honoraires approuvée. Les intervenants rejetés sont renvoyés au cabinet d’avocats pour une nouvelle soumission.

Si aucun tarif approuvé n’existe pour un intervenant rejeté à une date donnée, un tarif de 0 $ s’appliquera jusqu’à approbation.

Vérification des intervenants individuels

Accédez à la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Consultez la liste des intervenants et les tarifs associés dans la section Tarifs des intervenants.
Si vous devez approuver certains intervenants et en rejeter d’autres, marquez les tarifs individuels comme approuvés ou rejetés.
- Approuver : cliquez sur l’icône Marquer comme approuvé sur la ligne de l’intervenant.
- Rejeter : cliquez sur l’icône Marquer comme rejeté sur la ligne de l’intervenant.
  1. Indiquez une raison pour le rejet (ex. : « Tarif supérieur à celui convenu »).
  2. Cliquez sur Marquer l’intervenant pour rejet. L’intervenant est marqué comme rejeté et la raison saisie est transmise au cabinet d’avocats lors du rejet de la proposition d’honoraires.

Pour marquer plusieurs intervenants comme approuvés ou rejetés :
1. Cochez la case à côté du ou des intervenants.
2. Cliquez sur Marquer pour approbation ou Marquer pour rejet.
3. Cliquez sur OK. Si vous marquez pour rejet, indiquez la raison du rejet puis cliquez sur Marquer les intervenants pour rejet.

Optionnel : Annulez une action sur un intervenant pour retirer une approbation ou un rejet.

Cliquez sur l’icône Annuler le marqueur à côté de la ligne de l’intervenant.
Cliquez sur OK. L’action précédente sur la ligne de l’intervenant est supprimée.

Négociation des tarifs des intervenants

Retour en haut

La négociation des tarifs des intervenants fonctionne de la même manière que leur approbation ou leur rejet. Votre organisation examine les tarifs soumis par le cabinet et peut proposer de nouveaux tarifs à négocier.

Votre organisation doit avoir cette fonctionnalité activée pour l’utiliser. Lorsqu’une négociation d’offre est en cours, le cabinet d’avocats doit mettre à jour et renvoyer l’offre existante. La nouvelle soumission apparaîtra dans le même historique et non comme une nouvelle offre.

Accédez à la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Consultez la liste des intervenants et les tarifs associés dans la section Tarifs des intervenants.
Cliquez sur l’icône poignée de main à côté d’un intervenant, ou sélectionnez plusieurs intervenants puis cliquez sur Négocier les tarifs.

La fenêtre Négocier le tarif soumis de l’intervenant s’affiche.
Saisissez un tarif suggéré pour l’intervenant dans le ou les champs Négocier le tarif.
Indiquez une raison pour la modification dans le ou les champs Raison de la négociation.
Cliquez sur Enregistrer le tarif négocié.

Les intervenants avec des tarifs négociés afficheront une icône de poignée de main à côté de leur nom. Les intervenants approuvés peuvent facturer pendant que d’autres restent en négociation.

Ajout de détails à la proposition d’honoraires

Vous pouvez ajouter une note interne à destination des autres utilisateurs dans la section Détails de la proposition d’honoraires. Les notes sont visibles par les utilisateurs ayant accès à la proposition d’honoraires.

Vous devez avoir le rôle Approuver la proposition d’honoraires pour effectuer cette action.

Développez la section Détails de la proposition d’honoraires sur la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Cliquez sur +Ajouter. La fenêtre Détails de la proposition d’honoraires s’affiche.
Saisissez vos commentaires dans le champ Notes.
Cliquez sur Enregistrer.

Approbation ou rejet d’une proposition d’honoraires (total ou partiel)

Retour en haut

Après avoir examiné les tarifs des collaborateurs, vous pouvez approuver ou rejeter l’offre.

Selon les collaborateurs approuvés ou rejetés, il peut être plus simple de rejeter totalement ou partiellement l’offre. Par exemple, si vous devez rejeter trois tarifs de collaborateurs, vous pouvez les rejeter individuellement, puis approuver les autres collaborateurs restants.

Vous devez disposer du rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou rejeter les offres d’honoraires.

Rejeter totalement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Rejeter l’offre d’honoraires.

La fenêtre Rejeter l’offre d’honoraires s’affiche.

Saisissez une raison dans le champ Motif du rejet.
Cliquez sur Rejeter l’offre d’honoraires. L’offre est renvoyée au cabinet d’avocats pour une nouvelle soumission.

Rejeter partiellement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Rejeter les collaborateurs restants. La fenêtre Rejeter les collaborateurs restants s’affiche.

Si votre organisation utilise la fonctionnalité Négocier les collaborateurs, vous verrez une fenêtre Rejeter les collaborateurs restants avec le nombre d’Approuvés, Négociés et Rejetés.
Saisissez une raison dans le champ Motif du rejet.
Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

La fonctionnalité de rétroactivité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Rejeter les collaborateurs restants. L’offre d’honoraires obtient le statut Partiellement approuvée, et les collaborateurs rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Approuver totalement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Approuver l’offre d’honoraires. La fenêtre Approuver l’offre d’honoraires s’affiche.

Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Approuver l’offre d’honoraires. L’offre d’honoraires est approuvée pour le cabinet d’avocats.

Approuver partiellement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Approuver les collaborateurs restants. La fenêtre Approuver les collaborateurs restants s’affiche.

Si votre organisation utilise la fonctionnalité Négocier les collaborateurs, vous verrez une fenêtre Approuver les collaborateurs restants avec le nombre d’Approuvés, Négociés et Rejetés.
Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Approuver les collaborateurs restants. L’offre d’honoraires obtient le statut Partiellement approuvée, et les collaborateurs rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Examiner les offres d’honoraires renvoyées

Retour en haut

Les offres renvoyées apparaissent dans le panneau Honoraires et remises sous Offres renvoyées.

L’utilisateur chargé d’approuver l’offre d’honoraires recevra également une notification par e-mail lors de la nouvelle soumission. Cette notification inclut un lien vers l’offre d’honoraires, ainsi que la liste des collaborateurs renvoyés.

Vous devez disposer du rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou modifier les offres d’honoraires.

Examiner les informations des collaborateurs renvoyés

Cliquez sur Offres renvoyées dans le panneau Honoraires et remises.
Cliquez sur un ID d’offre d’honoraires depuis la page de recherche des honoraires. La page de synthèse de l’offre d’honoraires s’affiche.
Dans la section Informations sur les collaborateurs, examinez la liste des collaborateurs et les tarifs associés. Vérifiez leur statut :
- Renvoyé : Tarifs précédemment rejetés et renvoyés par le cabinet. Vous pouvez consulter la colonne Tarif précédent, la colonne Tarif soumis, ainsi que le motif initial du rejet (cliquez sur le post-it jaune).
- Approuvé : Tarifs précédemment approuvés et toujours approuvés.
Sélectionnez les collaborateurs et cliquez sur :
- Approuver les collaborateurs renvoyés. Les collaborateurs sélectionnés seront immédiatement approuvés.
- Rejeter les collaborateurs renvoyés. Il vous sera demandé de fournir à nouveau un motif de rejet. Les collaborateurs rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Rétroactivité d’une offre d’honoraires

Retour en haut

Vous pouvez appliquer une date rétroactive aux offres d’honoraires en attente, actives ou inactives.

Règles de rétroactivité :

Les offres d’honoraires ultérieures deviennent caduques.
Les offres d’honoraires antérieures deviennent inactives ou ajustées.
Une seule offre d’honoraires peut être active à la fois.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder. Vous devez disposer du rôle Approuver l’offre d’honoraires pour appliquer une rétroactivité.

Accédez à la page de synthèse de l’offre d’honoraires.
Cliquez sur Plus d’actions en haut à droite.
Sélectionnez Rendre l’offre d’honoraires rétroactive.

La fenêtre Rendre l’offre d’honoraires rétroactive s’affiche.
Saisissez une date dans le champ Nouvelle date d’effet ou sélectionnez un jour en cliquant sur l’icône du calendrier.
Saisissez une description dans la zone de texte Motif de la rétroactivité.
Cliquez sur Rendre rétroactif.

Modifier les conditions de paiement

Retour en haut

Les conditions de paiement déterminent les dates d’échéance des factures soumises dans le cadre de l’offre d’honoraires.

Important :

Les factures approuvées avant la mise à jour des conditions ne seront pas modifiées.
Les dates d’échéance saisies manuellement ne seront pas modifiées.
Les factures non approuvées seront mises à jour si les conditions de paiement changent.

Vous devez disposer du rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Configuration de l’offre d’honoraires pour modifier les conditions de paiement.

Accédez à la page de synthèse de l’offre d’honoraires.
Cliquez sur l’icône crayon dans la section Conditions de paiement. La fenêtre Conditions de paiement s’affiche.
Saisissez une valeur numérique dans le champ Conditions de paiement.
Optionnel : Cochez la case pour appliquer également les conditions de paiement aux factures non approuvées.
Cliquez sur Enregistrer.

Créer une offre d’honoraires

Retour en haut

Ce processus décrit comment créer une offre d’honoraires en utilisant des honoraires forfaitaires, horaires ou horaires détaillés. En général, cette tâche est effectuée par le personnel du cabinet d’avocats, mais votre organisation peut souhaiter gérer les offres d’honoraires pour le compte de ses cabinets. Les tarifs sont saisis lorsqu’un cabinet s’est inscrit sur CounselLink mais n’a pas encore reçu de Questions.

Une seule offre d’honoraires peut être active à la fois par structure d’honoraires. Les offres d’honoraires restent actives jusqu’à la date d’effet d’une nouvelle offre. Après cette date, les Questions affectées à cette structure d’honoraires peuvent être facturées au nouveau tarif.

Ces instructions présentent le type d’arrangement de facturation le plus courant. Les sections détaillées peuvent varier selon chaque client.

Cliquez sur +Ajouter une offre d’honoraires depuis l’onglet Offres d’honoraires de la page de synthèse de la structure d’honoraires. La page Créer une offre d’honoraires s’affiche.
Dans le champ Date d’effet, saisissez la date d’effet de l’offre d’honoraires.
Dans le champ Devise de l’offre d’honoraires, utilisez le menu déroulant pour sélectionner la devise de l’offre d’honoraires.

Par défaut, la devise utilisée par la structure d’honoraires est appliquée.
Dans la zone Motif de l’offre d’honoraires, indiquez la raison de la création de l’offre d’honoraires.
Dans le champ Grouper par, si plusieurs étapes sont listées dans la structure d’honoraires, sélectionnez l’option de regroupement (Type d’honoraires ou Nom de l’étape).
Dans le champ Montant proposé, saisissez le montant des honoraires proposés pour l’étape.

Certains types d’étapes seront un montant en euros ou un pourcentage. Les types d’étapes permettant de saisir des honoraires par collaborateur individuel peuvent également être utilisés.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de l’offre d’honoraires, ou cliquez sur Annuler pour annuler l’opération.

Optionnel : Ajouter des remises

Cliquez sur +Créer une remise dans la section Remises de la page d’aperçu de l’offre de frais.

La fenêtre Créer une remise s’affiche.
Effectuez l’une des actions suivantes :
- Cliquez sur Créer une remise pour paiement anticipé.
  1. La fenêtre Créer une remise pour paiement anticipé s’affiche.
  2. Remplissez tous les champs obligatoires.
  3. Cliquez sur Enregistrer les remises.
- Cliquez sur Créer des conditions de remise.
  1. La fenêtre Créer des conditions de remise s’affiche.
  2. Remplissez tous les champs nécessaires selon le cas.
  3. Cliquez sur Enregistrer les remises.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."

Colonne	Description
Intervenant	Nom de l’intervenant. Cliquez pour voir le profil utilisateur du cabinet d’avocats (inclut les informations sur la diversité).
Initiales	Identifiant de l’intervenant.
Niveau	Niveau de l’intervenant (ex. : collaborateur, associé).
Tarif précédent	Tarif précédemment approuvé (vide pour les nouveaux intervenants).
Tarif soumis	Nouveau tarif soumis.
Changement de tarif	Différence entre le tarif précédent et le tarif soumis (basculez entre devise et pourcentage).
Négocié	Si la fonctionnalité de négociation de proposition d’honoraires est activée pour votre organisation, cette colonne affiche le tarif négocié proposé.
Statut	Selon la modification du tarif de l’intervenant, cette colonne affiche l’un des quatre statuts suivants : Identique (aucun changement) Ajouté (intervenant ajouté) Diminué (tarif de l’intervenant diminué) Augmenté (tarif de l’intervenant augmenté).
Actions	Chaque ligne d’intervenant propose les actions suivantes : Marquer comme approuvé : approuver le tarif de l’intervenant. Marquer comme rejeté : rejeter le tarif de l’intervenant. Négocier les tarifs : si activé pour votre organisation, négocier un tarif pour cet intervenant. Note sur la raison du changement de tarif : afficher les informations concernant le changement de tarif. Une icône de note jaune indique qu’une note est disponible. Analyse du tarif de l’intervenant : si votre organisation dispose d’Analytics, consulter l’historique des tarifs et la comparaison avec le tarif médian pour l’intervenant.