Examen et gestion des offres d’honoraires – Centre de réponses CounselLink pour les clients

Une fois que vous avez trouvé une proposition d’honoraires à examiner, évaluez les tarifs des collaborateurs soumis ainsi que les conditions associées. Vous pouvez approuver ou refuser l’offre en totalité, ou approuver/refuser certains tarifs de collaborateurs individuellement.

Les cabinets d’avocats doivent avoir une proposition d’honoraires approuvée avant de pouvoir facturer sur un dossier. Les propositions d’honoraires sont faites à l’aide d’une structure tarifaire, ou d’un accord de facturation.

Vous devez avoir le rôle Approuver la proposition d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou modifier les propositions d’honoraires.

Cet article traite des sujets suivants :

Vérification des tarifs des collaborateurs
Approbation ou refus des collaborateurs
Négociation des tarifs des collaborateurs
Ajout d’une note à la proposition d’honoraires
Approbation ou refus total ou partiel d’une proposition d’honoraires
Vérification des propositions d’honoraires renvoyées
Rétrodatation d’une proposition d’honoraires
Modification des conditions de paiement
Création d’une proposition d’honoraires

Vérification des tarifs des collaborateurs

Lorsqu’une nouvelle proposition d’honoraires ou une proposition renvoyée est soumise, vous recevez une notification par e-mail avec un lien pour la consulter.

Sur la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires, consultez la section Tarifs des collaborateurs avant d’approuver ou de refuser l’offre.

Approbation ou refus des collaborateurs

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Vous pouvez approuver ou refuser les tarifs des collaborateurs individuellement.

Les collaborateurs approuvés peuvent être utilisés pour la facturation une fois la proposition d’honoraires approuvée. Les collaborateurs refusés sont renvoyés au cabinet d’avocats pour une nouvelle soumission.

Si aucun tarif approuvé n’existe pour un collaborateur refusé à une date donnée, un tarif de 0 $ s’appliquera jusqu’à approbation.

Vérification des collaborateurs individuels

Accédez à la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Consultez la liste des collaborateurs et les tarifs associés dans la section Tarifs des collaborateurs.
Si vous souhaitez approuver certains collaborateurs et en refuser d’autres, marquez les tarifs individuels comme approuvés ou refusés.
- Approuver : cliquez sur l’icône Marquer comme approuvé sur la ligne du collaborateur.
- Refuser : cliquez sur l’icône Marquer comme refusé sur la ligne du collaborateur.
  1. Indiquez une raison pour le refus (ex. : « Tarif supérieur à celui convenu »).
  2. Cliquez sur Marquer le collaborateur pour refus. Le collaborateur est marqué pour refus, et la raison saisie sera transmise au cabinet d’avocats lors du refus de la proposition d’honoraires.

Pour marquer plusieurs collaborateurs comme approuvés ou refusés :
1. Cochez la case à côté du ou des collaborateurs concernés.
2. Cliquez sur Marquer pour approbation ou Marquer pour refus.
3. Cliquez sur OK. Si vous marquez pour refus, indiquez la raison du refus puis cliquez sur Marquer les collaborateurs pour refus.

Optionnel : Annulez une action sur un collaborateur pour retirer une approbation ou un refus.

Cliquez sur l’icône Annuler le marqueur à côté de la ligne du collaborateur.
Cliquez sur OK. L’action précédente sur la ligne du collaborateur est supprimée.

Négociation des tarifs des collaborateurs

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La négociation des tarifs des collaborateurs fonctionne de la même manière que leur approbation ou leur refus. Votre organisation examine les tarifs soumis par le cabinet et peut proposer de nouveaux tarifs en retour.

Votre organisation doit avoir cette fonctionnalité activée pour l’utiliser.

Accédez à la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Consultez la liste des collaborateurs et les tarifs associés dans la section Tarifs des collaborateurs.
Cliquez sur l’icône poignée de main à côté d’un collaborateur, ou sélectionnez plusieurs collaborateurs puis cliquez sur Négocier les tarifs.

La fenêtre Négocier le tarif soumis du collaborateur s’affiche.
Saisissez un tarif suggéré pour le collaborateur dans le(s) champ(s) Négocier le tarif.
Indiquez une raison pour la modification dans le(s) champ(s) Raison de la négociation.
Cliquez sur Enregistrer le tarif négocié.

Les collaborateurs avec des tarifs négociés afficheront une icône de poignée de main à côté de leur nom. Les collaborateurs approuvés peuvent facturer pendant que d’autres restent en négociation.

Ajout de détails à la proposition d’honoraires

Vous pouvez ajouter une note interne à l’attention des autres utilisateurs dans la section Détails de la proposition d’honoraires. Les notes sont visibles par les utilisateurs ayant accès à la proposition d’honoraires.

Vous devez avoir le rôle Approuver la proposition d’honoraires pour effectuer cette action.

Développez la section Détails de la proposition d’honoraires sur la page Vue d’ensemble de la proposition d’honoraires.
Cliquez sur +Ajouter. La fenêtre Détails de la proposition d’honoraires s’affiche.
Saisissez vos commentaires dans le champ Notes.
Cliquez sur Enregistrer.

Approbation ou refus d’une proposition d’honoraires (total ou partiel)

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Après avoir examiné les tarifs des collaborateurs, vous pouvez approuver ou refuser la proposition.

Selon les responsables de temps approuvés ou rejetés, il peut être plus simple de rejeter totalement ou partiellement l’offre. Par exemple, si vous devez rejeter les tarifs de trois responsables de temps, vous pouvez les rejeter individuellement, puis approuver les autres responsables de temps.

Vous devez avoir le rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou rejeter les offres d’honoraires.

Rejeter totalement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Rejeter l’offre d’honoraires.

La fenêtre Rejeter l’offre d’honoraires s’affiche.

Saisissez une raison dans le champ Motif du rejet.
Cliquez sur Rejeter l’offre d’honoraires. L’offre est renvoyée au cabinet d’avocats pour une nouvelle soumission.

Rejeter partiellement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Rejeter les responsables de temps restants. La fenêtre Rejeter les responsables de temps restants s’affiche.

Si votre organisation utilise la fonctionnalité Négocier les responsables de temps, vous verrez une fenêtre Rejeter les responsables de temps restants avec le nombre d’éléments Approuvés, Négociés et Rejetés.
Saisissez une raison dans le champ Motif du rejet.
Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

La fonctionnalité de rétroactivité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Rejeter les responsables de temps restants. L’offre d’honoraires obtient le statut Partiellement approuvée, et les responsables de temps rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Approuver totalement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Approuver l’offre d’honoraires. La fenêtre Approuver l’offre d’honoraires s’affiche.

Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Approuver l’offre d’honoraires. L’offre d’honoraires est approuvée pour le cabinet d’avocats.

Approuver partiellement l’offre d’honoraires

Cliquez sur Approuver les responsables de temps restants. La fenêtre Approuver les responsables de temps restants s’affiche.

Si votre organisation utilise la fonctionnalité Négocier les responsables de temps, vous verrez une fenêtre Approuver les responsables de temps restants avec le nombre d’éléments Approuvés, Négociés et Rejetés.
Optionnel : Saisissez une date rétroactive dans le champ Rétroactif à.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder.
Cliquez sur Approuver les responsables de temps restants. L’offre d’honoraires obtient le statut Partiellement approuvée, et les responsables de temps rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Examiner les offres d’honoraires renvoyées

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Les offres renvoyées apparaissent dans le panneau Honoraires et remises sous Offres renvoyées.

L’utilisateur chargé d’approuver l’offre d’honoraires recevra également une notification par e-mail lors de la nouvelle soumission. Cette notification inclut un lien vers l’offre d’honoraires, ainsi que la liste des responsables de temps renvoyés.

Vous devez avoir le rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Contact d’approbation de modification des honoraires pour approuver ou modifier les offres d’honoraires.

Examiner les informations des responsables de temps renvoyés

Cliquez sur Offres renvoyées dans le panneau Honoraires et remises.
Cliquez sur un ID d’offre d’honoraires depuis la page de recherche des honoraires. La page de synthèse de l’offre d’honoraires s’affiche.
Dans la section Informations sur les responsables de temps, examinez la liste des responsables de temps et les tarifs associés. Vérifiez leur statut :
- Renvoyé : Tarifs précédemment rejetés et renvoyés par le cabinet. Vous pouvez voir la colonne Tarif précédent, Tarif soumis et la raison initiale du rejet (cliquez sur le post-it jaune).
- Approuvé : Tarifs précédemment approuvés et toujours approuvés.
Sélectionnez les responsables de temps et cliquez sur :
- Approuver les responsables de temps renvoyés. Les responsables de temps sélectionnés seront immédiatement approuvés.
- Rejeter les responsables de temps renvoyés. Il vous sera demandé de fournir à nouveau une raison pour le rejet. Les responsables de temps rejetés sont renvoyés au cabinet pour une nouvelle soumission.

Rétrodater une offre d’honoraires

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Vous pouvez rétrodater les offres d’honoraires en attente, actives ou inactives.

Règles de rétroactivité :

Les offres d’honoraires ultérieures deviennent caduques.
Les offres d’honoraires antérieures deviennent inactives ou ajustées.
Une seule offre d’honoraires peut être active à la fois.

Cette fonctionnalité doit être configurée par votre organisation pour y accéder. Vous devez avoir le rôle Approuver l’offre d’honoraires pour rétrodater.

Accédez à la page de synthèse de l’offre d’honoraires.
Cliquez sur Plus d’actions en haut à droite.
Sélectionnez Rétrodater l’offre d’honoraires.

La fenêtre Rétrodater l’offre d’honoraires s’affiche.
Saisissez une date dans le champ Nouvelle date d’effet ou sélectionnez un jour en cliquant sur l’icône du calendrier.
Saisissez une description dans la zone de texte Motif de la rétroactivité.
Cliquez sur Rétrodater.

Modifier les conditions de paiement

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Les conditions de paiement déterminent les dates d’échéance des factures soumises dans le cadre de l’offre d’honoraires.

Important :

Les factures approuvées avant la mise à jour des conditions ne seront pas modifiées.
Les dates d’échéance saisies manuellement ne seront pas modifiées.
Les factures non approuvées seront mises à jour si les conditions de paiement changent.

Vous devez avoir le rôle Approuver l’offre d’honoraires ou Configuration de l’offre d’honoraires pour modifier les conditions de paiement.

Accédez à la page de synthèse de l’offre d’honoraires.
Cliquez sur l’icône crayon dans la section Conditions de paiement. La fenêtre Conditions de paiement s’affiche.
Saisissez une valeur numérique dans le champ Conditions de paiement.
Optionnel : Cochez la case pour appliquer les conditions de paiement également aux factures non approuvées.
Cliquez sur Enregistrer.

Créer une offre d’honoraires

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Ce processus décrit comment créer une offre d’honoraires en utilisant des honoraires forfaitaires, horaires ou horaires détaillés. En général, cette tâche est effectuée par le personnel du cabinet d’avocats, mais votre organisation peut choisir de gérer les offres d’honoraires pour le compte de ses cabinets. Les tarifs sont saisis lorsqu’un cabinet s’est inscrit sur CounselLink mais n’a pas encore reçu de Questions.

Une seule offre d’honoraires peut être active à la fois par structure d’honoraires. Les offres d’honoraires restent actives jusqu’à la date d’effet d’une nouvelle offre. Après cette date, les Questions affectées à cette structure d’honoraires peuvent être facturées au nouveau tarif.

Ces instructions présentent le type d’arrangement de facturation le plus courant. Les sections détaillées peuvent varier selon chaque client.

Cliquez sur +Ajouter une offre d’honoraires depuis l’onglet Offres d’honoraires de la page de synthèse de la structure d’honoraires. La page Créer une offre d’honoraires s’affiche.
Dans le champ Date d’effet, saisissez la date d’effet de l’offre d’honoraires.
Dans le champ Devise de l’offre d’honoraires, utilisez le menu déroulant pour sélectionner la devise de l’offre d’honoraires.

Par défaut, la devise utilisée par la structure d’honoraires est appliquée.
Dans la zone Motif de l’offre d’honoraires, indiquez la raison de la création de l’offre d’honoraires.
Dans le champ Grouper par, si plusieurs étapes sont listées dans la structure d’honoraires, sélectionnez l’option de regroupement (Type d’honoraires ou Nom de l’étape).
Dans le champ Montant proposé, saisissez le montant des honoraires proposés pour l’étape.

Certains types d’étapes seront un montant en euros ou un pourcentage. Il est également possible de saisir des honoraires par responsable de temps individuel selon le type d’étape.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de l’offre d’honoraires, ou cliquez sur Annuler pour annuler l’opération.

Optionnel : Ajouter des remises

Cliquez sur +Créer une remise dans la section Remises de la page d’aperçu de l’offre de frais.

La fenêtre Créer une remise s’affiche.
Effectuez l’une des actions suivantes :
- Cliquez sur Créer une remise pour paiement anticipé.
  1. La fenêtre Créer une remise pour paiement anticipé s’affiche.
  2. Remplissez tous les champs obligatoires.
  3. Cliquez sur Enregistrer les remises.
- Cliquez sur Créer des conditions de remise.
  1. La fenêtre Créer des conditions de remise s’affiche.
  2. Remplissez tous les champs nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer les remises.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."

Colonne	Description
Collaborateur	Nom du collaborateur. Cliquez pour voir le profil utilisateur du cabinet d’avocats (inclut les informations sur la diversité).
Initiales	Identifiant du collaborateur.
Niveau	Niveau du collaborateur (ex. : collaborateur, associé).
Tarif précédent	Tarif précédemment approuvé (vide pour les nouveaux collaborateurs).
Tarif soumis	Nouveau tarif soumis.
Changement de tarif	Différence entre le tarif précédent et le tarif soumis (basculez entre devise et pourcentage).
Négocié	Si la fonctionnalité de négociation de proposition d’honoraires est activée pour votre organisation, cette colonne affiche le tarif négocié proposé.
Statut	Selon la modification du tarif du collaborateur, cette colonne affiche l’un des quatre statuts suivants : Identique (aucun changement) Ajouté (collaborateur ajouté) Diminué (tarif du collaborateur diminué) Augmenté (tarif du collaborateur augmenté).
Actions	Chaque ligne de collaborateur propose les actions suivantes : Marquer comme approuvé : approuver le tarif du collaborateur. Marquer comme refusé : refuser le tarif du collaborateur. Négocier les tarifs : si activé pour votre organisation, négocier un tarif pour ce collaborateur. Note sur la raison du changement de tarif : afficher les informations concernant le changement de tarif. Une icône de note jaune indique qu’une note est disponible. Analyse du tarif du collaborateur : si votre organisation dispose d’Analytics, consultez l’historique des tarifs et la comparaison avec le tarif médian pour ce collaborateur.