Création de budgets multi-dossiers

Les Budgets Multi-Questions offrent une flexibilité et un contrôle accrus pour gérer les dépenses sur plusieurs questions.

Votre organisation doit avoir cette fonctionnalité configurée. Vous devez disposer du rôle d’Administrateur avancé des budgets pour créer des Budgets Multi-Questions.

Il existe quatre façons d’accéder à la page de création d’un budget Multi-Questions :

Depuis la page de recherche de Questions

1. Sélectionnez les questions que vous souhaitez inclure dans votre Budget Multi-Questions en cochant la case à côté d’elles sur la page Recherche de Questions.

   

2. Cliquez sur le menu déroulant Plus d’actions.

3. Sélectionnez Créer un budget Multi-Questions.

   

Depuis la page d’aperçu de la Question

1. Cliquez sur l’icône plus (+) sur la page Aperçu de la Question pour une question que vous souhaitez inclure dans votre Budget Multi-Questions.

2. Sélectionnez Créer un budget Multi-Questions dans la liste déroulante.

   

Depuis le panneau Finances

Sur la page d’accueil, cliquez sur + Créer un budget Multi-Questions dans le panneau Finances.

Depuis la page de recherche de Budgets

Cliquez sur + Créer un budget Multi-Questions en haut de la page de recherche de Budgets.

Ajouter les détails du budget

Ensuite, vous devrez remplir la section Détails du budget.

Les champs marqués d’un astérisque rouge* sont obligatoires.

Champ	Description
Titre du budget*	Saisissez un titre unique. Le titre doit être unique au niveau de la question. Il peut correspondre à un titre de budget sur une autre question, mais pas sur la même question. Sur la page de création d’un budget de question, le titre du budget est par défaut le nom de la question. Si le titre existe déjà, une valeur numérique entre parenthèses (par exemple, “(1)”) est ajoutée.
Contact du budget*	Sélectionnez un utilisateur ayant le rôle Administrateur avancé des budgets. Le contact du budget reçoit des notifications par e-mail lorsque les seuils ou les limites totales du budget sont dépassés.
Description	Ajoutez des détails supplémentaires si nécessaire (255 caractères maximum).

Ajouter la durée et la structure

La section Durée et structure du budget précise la période, la structure et les questions à inclure.

Les champs marqués d’un astérisque rouge* sont obligatoires.

Champ	Description
Date de début*	Par défaut, le premier jour du mois de création du budget Multi-Questions. Vous pouvez modifier cette date si nécessaire.
Période du budget*	La période effective du budget Multi-Questions. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Si votre organisation utilise un calendrier fiscal alternatif, vous pouvez choisir Mois calendaires ou Structure du calendrier fiscal. Les options du menu déroulant s’adaptent à votre sélection. Le mois de début de votre exercice fiscal est configuré dans votre Profil d’entreprise. Durée de vie du budget - Inclut toutes les dépenses à partir de la date de début pour toute la durée du budget. (Non disponible pour les Budgets Multi-Questions automatisés.) Annuel - Inclut le total des dépenses de la date de début jusqu’à la fin de l’exercice fiscal sélectionné. Semi-annuel - Inclut une ventilation semestrielle jusqu’à la fin de l’exercice fiscal sélectionné. Trimestriel - Inclut une ventilation trimestrielle jusqu’à la fin de l’exercice fiscal sélectionné. Mensuel - Inclut une ventilation mensuelle jusqu’à la fin de l’exercice fiscal sélectionné. Les factures approuvées dont les dates de facturation sont comprises dans la période définie (Date de début–Date de fin) sont prises en compte dans les dépenses Réelles.
Structure du budget*	Détermine comment les montants du budget sont mesurés : Résumé - Une valeur combinée pour les honoraires et les frais. Honoraires et frais - Valeurs séparées pour les honoraires et les frais. Honoraires uniquement - Valeurs des honoraires issues uniquement des questions Frais uniquement - Valeurs des frais issues uniquement des questions.
Devise du budget*	Par défaut, en dollars américains. Les factures soumises dans d’autres devises sont converties selon la configuration de conversion des factures de votre organisation. Si la devise du budget diffère de votre devise préférée, un bouton sur la page d’aperçu du budget Multi-Questions vous permet de basculer entre les vues.
Sélection des questions	Choisissez comment les questions seront ajoutées au budget.

Ajouter des questions à un budget Multi-Questions

Vous pouvez ajouter des questions manuellement, automatiquement selon des critères, ou par questions liées.

Ajouter des questions manuellement

Lorsque vous choisissez cette option, vous pouvez ajouter les questions une par une.

Le budget restera en statut « En attente » tant que vous n’aurez pas ajouté de question. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 000 questions.

1. Sélectionnez Ajouter des questions manuellement.
2. Complétez la section Notifications par e-mail de votre budget Multi-Questions si besoin.

3. Cliquez sur Enregistrer.

   La page d’aperçu du budget Multi-Questions s’affiche.

   

4. Cliquez sur +Ajouter des questions sous l’onglet Questions. La page de recherche Ajouter des questions s’affiche.
5. Sélectionnez les questions que vous souhaitez ajouter au budget Multi-Questions.
6. Cliquez sur Ajouter des questions.
7. La page d’aperçu du budget Multi-Questions s’affiche avec un message de confirmation.

Ajouter des questions automatiquement selon des critères

1. Sélectionnez Ajouter automatiquement des questions selon des critères dans la section Sélection des questions.

2. Cliquez sur Sélectionner des critères.

   La fenêtre Sélectionner des critères de question s’affiche.

   

3. Cliquez sur les filtres à appliquer à vos critères. Lorsque vous sélectionnez un nouveau filtre, il s’ajoute aux critères sous la barre de recherche.

   

4. Cliquez sur Sélectionner des critères en bas de la fenêtre lorsque vous avez terminé de choisir tous les critères pour votre budget Multi-Questions.

Toutes les questions existantes qui répondent aux critères sont ajoutées à l’onglet Questions. Les nouvelles questions correspondant aux critères sont ajoutées automatiquement chaque heure.

Ajouter des questions liées

1. Sélectionnez Ajouter des questions liées dans la section Sélection des questions.

2. Cliquez sur les points de suspension à droite du champ Sélectionner l’ID de la question parente.

   

   La fenêtre Rechercher des questions s’affiche.

3. Recherchez la question parente que vous souhaitez ajouter.

4. Cliquez sur le nom de la question dans la liste.

   

5. La question parente est ajoutée au budget Multi-Questions. Toutes les questions actuelles et futures liées à cette question parente seront incluses dans le budget.

   

Regrouper les dépenses par cabinet d’avocats

Cette option vous permet d’afficher les dépenses pour les cabinets d’avocats de votre choix. Sélectionner une option spécifique à un cabinet affecte les dépenses réelles affichées par rapport au budget, et pas seulement les questions sélectionnées. Si cette option n’est pas sélectionnée, les dépenses agrégées du budget s’afficheront pour tous les cabinets affectés aux questions sélectionnées.

Par exemple, un budget multi-questions contient dix questions attribuées au Cabinet A. Plusieurs de ces questions incluent également le Cabinet B. Sélectionnez le Cabinet A si vous souhaitez que les dépenses réelles du budget reflètent uniquement les frais du Cabinet A, et non les dépenses de tous les cabinets affectés à ces questions.

1. Sélectionnez Regrouper les dépenses par cabinet d’avocats.

2. Cliquez sur Ajouter un cabinet d’avocats. La fenêtre Sélectionner des cabinets d’avocats s’affiche.

   

3. Recherchez et sélectionnez les cabinets d’avocats.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des notifications par e-mail

Complétez la section Notifications par e-mail pour recevoir des alertes lorsque certains seuils sont atteints. Les notifications s’appliquent à l’ensemble du budget Multi-Questions — et non à des trimestres, codes ou catégories individuels.

Champ	Description
Configurations de seuils	Vous pouvez configurer jusqu'à trois seuils qui déclencheront des notifications par e-mail lorsque les dépenses de factures approuvées les dépasseront. Les seuils doivent être saisis en nombres entiers et non en décimales. Par exemple, un seuil budgétaire de 50 % doit être saisi comme “50” et non “0,5”. Saisissez les seuils en nombres entiers, pas en décimales. Par exemple, un seuil budgétaire de 50 % doit être saisi comme “50” et non “0,5”.
Dépassement du budget	Sélectionnez cette option pour être averti si le budget est dépassé.

Ajout de montants pour un budget multi-dossiers

Pour activer un budget multi-dossiers, vous devez saisir les montants du budget.

Les clients doivent saisir les montants directement. Il n'est pas possible de demander les montants aux cabinets d'avocats pour les budgets multi-dossiers.

1. Cliquez sur l’onglet Montants sur la page d’aperçu du budget multi-dossiers.

2. Cliquez sur le lien +Ajouter des montants. La fenêtre Modifier les montants du budget s’affiche.

   

3. Saisissez le montant total du budget.
4. Ajoutez des commentaires si nécessaire.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le montant du budget apparaît dans l’onglet.

"Cet article d’aide a été traduit à l’aide de l’IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez un doute sur une information, veuillez consulter la version originale en anglais."