Les Budgets Multi-Questions offrent une flexibilité et un contrôle accrus pour gérer les dépenses sur plusieurs questions.
Votre organisation doit avoir cette fonctionnalité configurée. Vous devez disposer du rôle d’Administrateur avancé des budgets pour créer des Budgets Multi-Questions.
Il existe quatre façons d’accéder à la page de création d’un budget Multi-Questions :
Depuis la page de recherche de Questions
Sélectionnez les questions que vous souhaitez inclure dans votre Budget Multi-Questions en cochant la case à côté d’elles sur la page Recherche de Questions.
- Cliquez sur le menu déroulant Plus d’actions.
Sélectionnez Créer un Budget Multi-Questions.
Depuis la page d’aperçu de la Question
- Cliquez sur l’icône plus (+) sur la page Aperçu de la Question pour une question que vous souhaitez inclure dans votre Budget Multi-Questions.
Sélectionnez Créer un Budget Multi-Questions dans la liste déroulante.
Depuis le panneau Finances
Sur la page d’accueil, cliquez sur + Créer un Budget Multi-Questions dans le panneau Finances.
Depuis la page de recherche de Budgets
Cliquez sur + Créer un Budget Multi-Questions en haut de la page de recherche de Budgets.
Ajout des détails du budget
Ensuite, vous devrez remplir la section Détails du budget.
Les champs marqués d’un astérisque rouge* sont obligatoires.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre du budget* | Saisissez un titre unique. Le titre doit être unique au niveau de la question. Il peut correspondre à un titre de budget sur une autre question, mais pas sur la même question. Sur la page de création du budget de la question, le titre du budget est par défaut le nom de la question. Si le titre existe déjà, une valeur numérique entre parenthèses (par exemple, “(1)”) est ajoutée. |
| Contact budget* | Sélectionnez un utilisateur avec le rôle Administrateur avancé des budgets. Le contact budget reçoit des notifications par e-mail lorsque les seuils ou les limites totales du budget sont dépassés. |
| Description | Ajoutez des détails supplémentaires si nécessaire (255 caractères maximum). |
Ajout de la durée et de la structure
La section Durée et structure du budget précise la période, la structure et les questions à inclure.
Les champs marqués d’un astérisque rouge* sont obligatoires.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de début* | Par défaut, le premier jour du mois de création du Budget Multi-Questions. Vous pouvez modifier cette date si nécessaire. |
| Période du budget* | La période effective du Budget Multi-Questions. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Si votre organisation utilise un calendrier fiscal alternatif, vous pouvez choisir Mois calendaires ou Structure du calendrier fiscal. Les options du menu déroulant s’adaptent à votre sélection. Le mois de début de votre exercice fiscal est configuré dans votre Profil d’entreprise.
Les factures approuvées avec des dates de facturation comprises dans la période définie (Date de début–Date de fin) sont prises en compte dans les dépenses Réelles. |
| Structure du budget* | Détermine comment les montants du budget sont mesurés :
|
| Devise du budget* | Par défaut, en dollars américains. Les factures soumises dans d’autres devises sont converties selon la configuration de conversion des factures de votre organisation. Si la devise du budget diffère de votre devise préférée, un bouton sur la page d’aperçu du Budget Multi-Questions vous permet de basculer entre les vues. |
| Sélection des questions | Choisissez comment les questions seront ajoutées au budget. |
Ajout de questions à un Budget Multi-Questions
Vous pouvez ajouter des questions manuellement, automatiquement selon des critères, ou par questions liées.
Ajout manuel de questions
Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez ajouter les questions individuellement une fois le Budget Multi-Questions créé.
Le budget restera en statut « En attente » jusqu’à ce que vous ajoutiez une Question. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 000 Questions maximum.
- Sélectionnez Ajouter des questions manuellement dans la section Sélection des questions.
- Complétez la section Notifications par e-mail de votre Budget Multi-Questions si besoin.
Cliquez sur Enregistrer.
La page d’aperçu du Budget Multi-Questions s’affiche.
- Cliquez sur +Ajouter des questions sous l’onglet Questions. La page de recherche Ajouter des questions s’affiche.
- Sélectionnez les Questions que vous souhaitez ajouter au Budget Multi-Questions.
- Cliquez sur Ajouter des questions.
- La page d’aperçu du Budget Multi-Questions s’affiche avec un message de confirmation.
Ajout automatique de questions selon des critères
- Sélectionnez Ajouter automatiquement des questions selon des critères dans la section Sélection des questions.
Cliquez sur Sélectionner des critères.
La fenêtre Sélectionner des critères de question s’affiche.
Cliquez sur les filtres à appliquer à vos critères. Lorsque vous sélectionnez un nouveau filtre, il s’ajoute aux critères sous la barre de recherche.
- Cliquez sur Sélectionner des critères en bas de la fenêtre lorsque vous avez terminé de sélectionner tous les critères pour votre Budget Multi-Questions.
Toutes les questions existantes qui répondent aux critères sont ajoutées à l’onglet Questions. Les nouvelles questions correspondant aux critères sont ajoutées automatiquement chaque heure.
Ajout de questions liées
- Sélectionnez Ajouter des questions liées dans la section Sélection des questions.
Cliquez sur les points de suspension à droite du champ Sélectionner l’ID de la question parente.
La fenêtre Rechercher des questions s’affiche.
- Recherchez la Question parente que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur le nom de la Question dans la liste.
La Question parente est ajoutée au Budget Multi-Questions. Toutes les Questions actuelles et futures liées à cette Question parente seront incluses dans le budget.
Ajout de notifications par e-mail
Complétez la section Notifications par e-mail pour recevoir des alertes lorsque certains seuils sont atteints. Les notifications s’appliquent au Budget Multi-Questions global — et non à des trimestres, codes ou catégories individuels.
| Champ | Description |
|---|---|
| Configuration des seuils | Vous pouvez configurer jusqu’à trois seuils qui déclencheront des notifications par e-mail lorsque les dépenses de factures approuvées les dépasseront. Les seuils doivent être saisis en nombres entiers et non en décimales. Par exemple, un seuil de budget de 50 % doit être saisi comme “50” et non “0,5”. Saisissez les seuils en nombres entiers, pas en décimales. Par exemple, un seuil de budget de 50 % doit être saisi comme “50” et non “0,5”. |
| Budget dépassé | Sélectionnez cette option pour être notifié si le budget est dépassé. |
Ajout des montants du Budget Multi-Questions
Pour activer un Budget Multi-Questions, vous devez saisir les montants du budget.
Les clients doivent saisir les montants directement. L’option permettant de demander des montants aux cabinets d’avocats n’est pas disponible pour les budgets multi-dossiers.
- Cliquez sur l’onglet Montants sur la page d’aperçu du budget multi-dossiers.
Cliquez sur le lien +Ajouter des montants. La fenêtre Modifier les montants du budget s’affiche.
- Saisissez le montant total du budget.
- Ajoutez des commentaires si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer. Le montant du budget apparaît dans l’onglet.