Cet article couvre les points suivants :
- Appliquer un modèle de budget
- Créer un modèle de budget
- Utiliser un modèle de budget
- Appliquer un modèle de budget via une action groupée
Appliquer un modèle de budget
Si vous prévoyez d'utiliser la même configuration de budget pour plusieurs Questions, vous pouvez l'enregistrer comme modèle de budget. Les modèles sont réutilisables et permettent de réduire le temps de saisie lors de la création de budgets.
Pour afficher et gérer les modèles de budget, les utilisateurs clients doivent avoir le rôle Administrateur des modèles de budget et les configurations système appropriées.
Avantages des modèles de budget
- Les modèles réutilisables réduisent le temps de saisie.
- N'importe quel modèle peut être défini comme modèle par défaut.
- Les modèles peuvent inclure des valeurs de budget prédéfinies, ce qui limite encore la saisie manuelle. Ceci est particulièrement utile lorsque les dépenses d'une Question sont prévisibles.
Créer un modèle de budget
Si vous créez un budget qui pourrait être utile pour de futures Questions, vous pouvez enregistrer sa configuration comme modèle de budget.
Vous devez avoir le rôle Administrateur des modèles de budget pour créer un modèle de budget.
- Sélectionnez +Créer dans la section Budgets de l’onglet Finances de la Question. La page Créer un budget de Question s’affiche.
- Remplissez tous les champs obligatoires.
- Complétez les champs Nom du modèle et Contact budget.
- Cochez la case Modèle par défaut si ce modèle doit devenir le modèle de budget par défaut.
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Si besoin, utilisez le menu déroulant Deuxième approbateur du budget pour sélectionner un approbateur dans la liste.
Le deuxième approbateur du budget doit être différent du contact budget.
- Saisissez une Description du modèle si nécessaire.
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Complétez les champs Durée et structure du budget selon les besoins.
Si votre organisation utilise une structure de calendrier fiscal différente, vous pouvez choisir de créer un budget en utilisant les mois calendaires ou la structure du calendrier fiscal. Les options du menu déroulant s’adapteront à votre sélection.
- Cochez la ou les cases Notifications par e-mail appropriées.
- Remplissez les champs Autorisations du cabinet d’avocats selon les besoins.
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En bas de la page, cochez la case Enregistrer comme modèle de budget.
- Saisissez un Nom du modèle, Emplacement, Contact budget et une description du modèle si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Utiliser un modèle de budget
La façon la plus simple de créer un budget est d’appliquer un modèle de budget existant à une Question. Les modèles vous font gagner du temps lors de la création de plusieurs budgets avec des valeurs ou des structures similaires.
Seuls les utilisateurs clients ayant le rôle Administrateur des modèles de budget peuvent créer et enregistrer un modèle de budget.
- Cliquez sur l’onglet Finances dans la page d’aperçu de la Question.
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Dans la section Budgets, cliquez sur +Créer. L’écran Créer un budget de Question s’affiche.
- Remplissez les champs obligatoires.
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Dans la section Appliquer un modèle de budget, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante. Les champs de votre page de création de budget se mettront automatiquement à jour selon le modèle choisi.
Si le modèle sélectionné inclut des honoraires et dépenses prédéfinis, le budget s’affichera automatiquement comme Actif. Si vous souhaitez conserver les montants du modèle mais exiger l’approbation du cabinet d’avocats, sélectionnez Demander le budget aux cabinets d’avocats en bas de la page.
- Complétez les autres champs obligatoires restants.
- Cliquez sur Enregistrer.
La page d’aperçu de la Question s’affiche avec le nouveau budget ajouté.
Appliquer un modèle de budget depuis la page de recherche de Questions
- Depuis la page Recherche de Questions, sélectionnez la Question à laquelle le modèle sera appliqué.
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Cliquez sur le bouton Plus d’actions pour accéder au menu déroulant.
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Sélectionnez Appliquer un modèle de budget. La fenêtre Appliquer un modèle de budget s’affiche.
- Sélectionnez un modèle de budget dans la liste déroulante et cliquez sur Appliquer.
- Ajoutez la date de début du budget dans le champ Date de début.
La page de recherche de Questions s’affiche avec un message indiquant que votre Question a été mise à jour avec succès.
Appliquer un modèle de budget via une action groupée
Si plusieurs Questions existantes nécessitent la même structure de budget, vous pouvez appliquer un modèle de budget à toutes en même temps.
Vous devez avoir le rôle Administrateur des modèles de budget pour attribuer un modèle de budget.
- Depuis la page Recherche de Questions, sélectionnez les Questions auxquelles le modèle sera appliqué.
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Cliquez sur le bouton Plus d’actions pour accéder au menu déroulant.
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Sélectionnez Appliquer un modèle de budget. La fenêtre Appliquer un modèle de budget s’affiche.
- Sélectionnez un modèle de budget dans la liste déroulante et cliquez sur Appliquer.
- Ajoutez la date de début du budget dans le champ Date de début.
La page de recherche de Questions s’affiche avec un message indiquant que vos Questions ont été mises à jour avec succès.