Configurar Adobe Sign
Puedes configurar Adobe Sign para la función de contratos en CounselLink.
Asegúrate de que las cookies de terceros estén habilitadas en tu navegador para usar Adobe Sign con CLM.
- Ve a la página de Perfil Corporativo.
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Haz clic en Integraciones en la sección de Administración de CLM del panel de Accesos Rápidos.
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Haz clic en Conectar debajo de Adobe Sign.
- Inicia sesión en tu cuenta de Adobe.
- Haz clic en Permitir acceso.
Adobe Sign ya está configurado para CLM.
Configurar DocuSign
CounselLink CLM se integra con DocuSign. Con esta integración, puedes gestionar y firmar documentos de manera fácil y rápida.
Necesitas tener una cuenta de DocuSign.
- Ve a la página de Perfil Corporativo.
- Haz clic en Integraciones desde el panel de Accesos Rápidos.
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Haz clic en CONECTAR en la sección de DocuSign.
Ingresa tu correo electrónico y contraseña de DocuSign y haz clic en GUARDAR.
Usar la integración de DocuSign (Opción SOBO)
La integración con DocuSign te permite pasar de la negociación a la firma de manera eficiente.
Sigue estas instrucciones para configurar tu integración con DocuSign.
En DocuSign:
- Ve a DocuSign e inicia sesión en tu cuenta. Asegúrate de iniciar sesión con un usuario que tenga permisos de administrador.
- Crea un usuario de servicio.
- Genera una contraseña de aplicación, siguiendo las instrucciones oficiales.
- Agrega los usuarios que tendrán el rol de Negociador Principal. Asegúrate de que no tengan permisos de administrador y que la opción Firmar en Nombre de Otro (SOBO) esté habilitada.
Si usas SSO, asegúrate de excluir al usuario de servicio de los requisitos de SSO.
En CLM:
- Ve a la página de Perfil Corporativo.
- Haz clic en Integraciones en el panel de Accesos Rápidos.
- Haz clic en Conectar debajo de DocuSign.
- Ingresa el correo electrónico de inicio de sesión del usuario de servicio de DocuSign y la contraseña de la aplicación, y haz clic en Iniciar sesión.
- El botón Conectar ahora debería mostrar el estado Conectado. Para desconectar, simplemente pasa el cursor sobre el estado para mostrar el botón Desconectar y haz clic.
Habilitar SOBO en DocuSign
La función SOBO debe estar habilitada en la configuración de tu tenant de CLM. Por favor, contacta al equipo de Atención al Cliente para obtener más información sobre cómo habilitar esta función.
- Inicia sesión en la cuenta de DocuSign integrada. Asegúrate de iniciar sesión con un usuario que tenga permisos de administrador.
- Ve a Configuración y luego a Perfiles de Permisos en la barra de navegación izquierda.
- Agrega un perfil de permisos o modifica uno existente.
- En el cuadro de edición del perfil, marca Permitir a los usuarios enviar sobres
- Desplázate hacia abajo y marca Permitir ver y gestionar derechos de sobres a través de la API y Permitir enviar en nombre de otros usuarios a través de la API.
Gestionar el flujo de trabajo de la Matriz de Firmantes
Los flujos de trabajo de la Matriz de Firmantes automatizan qué usuarios tienen autoridad para aprobar ciertos contratos. Estos flujos pueden incluir usuarios o grupos. Los administradores pueden establecer criterios que incorporarán la matriz en el flujo de trabajo del contrato. Una vez que se crea un contrato que cumple con esos criterios, se inicia la matriz de firmantes para la firma electrónica.
Importante: Esta función solo funciona para clientes que tienen integrada Adobe Sign o DocuSign.
Actualmente, ambos servicios de firma electrónica tienen una diferencia clave al usar grupos de firmantes:
- Adobe Sign: Solo una persona del grupo de firmantes necesita firmar.
- DocuSign: Todas las personas del grupo de firmantes deben firmar.
Crear o editar un flujo de trabajo de Matriz de Firmantes
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Haz clic en Flujos de trabajo en la sección de Administración de CLM en la página de Perfil Corporativo.
- Para editar un flujo de aprobación existente, haz clic en los tres puntos verticales y selecciona Editar.
- Para crear un nuevo flujo de aprobación, haz clic en +Nuevo Flujo de Trabajo.
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Selecciona Firmantes.
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Se muestra la ventana de Firmantes.
Asigna un nombre único al flujo de trabajo y completa los campos. Estos se basan en las configuraciones de campos personalizados de tu organización. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios. También puedes asignar un rango de valores mínimo y máximo para este contrato, un mínimo sin máximo, o puedes dejar esta área en blanco, en cuyo caso el flujo de trabajo abarcará todos los rangos de valor de contrato. La moneda predeterminada es USD, pero puedes seleccionar otras monedas usando el menú desplegable.
Firmantes
Aquí es donde agregarás a tus usuarios o grupos que tienen autoridad delegada para completar el proceso de firma electrónica. Completa los campos según sea necesario.
Selecciona Establecer orden de firma si deseas que la lista de usuarios o grupos firmen en un orden específico. Por ejemplo, si está seleccionado, el usuario número 2 no podrá firmar antes que el usuario número 1. Si esta opción no está seleccionada, cada usuario o grupo en la lista recibirá la solicitud de firma electrónica al mismo tiempo y podrán firmar en cualquier orden. Puedes arrastrar y soltar los espacios en el orden que necesites.
| Campo de Firmantes |
Agrega un usuario por rol o nombre desde el menú desplegable. También puedes comenzar a escribir el nombre, correo electrónico o rol. También puedes crear un grupo haciendo clic en el botón Agregar grupo de firmantes.
Ingresa un nombre para el grupo. Luego, selecciona usuarios por nombre, correo electrónico o rol. Importante: Los grupos de firmantes de Adobe Sign y DocuSign funcionan de manera diferente.
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| Campo CC | Haz clic en Mostrar CC para mostrar un campo donde agregar usuarios en copia para el mensaje de notificación de firma electrónica. |
| Campo de Mensaje | Ingresa un mensaje personalizado que aparecerá para los usuarios que recibirán la notificación de firma electrónica. |
Cuando termines, haz clic en Guardar. El flujo de trabajo se iniciará para futuros contratos y para cualquier contrato que aún no esté en la etapa de Firma.
A nivel de contrato
Cada contrato que cumpla con los criterios del flujo de trabajo de la matriz de firmantes permitirá al usuario seleccionarlo en la etapa de Firma.
Cuando estés listo para avanzar a esta etapa, el Negociador Principal hará clic en Firmar para iniciar el proceso de firma electrónica. Aparecerá un cuadro de diálogo. Dependiendo de tu integración, selecciona DocuSign o Adobe Sign.
Aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar Aprobadores. Cuando estés listo, haz clic en Iniciar Aprobación para comenzar el proceso.
Campos personalizados y rango de valores
La información que proporciones aquí determinará cuándo se activa este flujo de trabajo. Los campos personalizados que se hayan configurado para tu organización determinarán las opciones de configuración disponibles. Puedes hacer que un flujo de trabajo de firmantes sea amplio o específico, según lo que elijas.
Si tienes alguna pregunta sobre la configuración del flujo de trabajo de la matriz de firmantes, por favor contacta al soporte de LexisNexis para recibir ayuda.