Este artículo cubre lo siguiente:
- Crear custodios
- Crear una retención legal
- Página de resumen de retención legal
- Crear notificaciones de retención legal
- Asignar custodios a una retención legal
- Crear configuraciones de correo electrónico de retención legal
- Editar correos electrónicos de recordatorio de retención legal no enviados
- Ver detalles de una notificación enviada
- Agregar recursos a una retención legal
- Aceptar un acuse de recibo para un custodio
- Liberar retenciones legales
- Liberar custodios de una retención legal
- Eliminar una retención legal
Crear custodios
Los custodios son personas asignadas a una retención legal. Reciben notificaciones por correo electrónico con instrucciones para preservar los registros relevantes.
Los custodios deben existir como Contactos en LexisNexis® CounselLink®.
Requisitos para custodios
Para ser asignado a una retención legal, un custodio debe:
Aparecer en la lista de Contactos con estado Activo
Tener una dirección de correo electrónico válida
Tener un estado laboral de Actual o Terminado
Antes de crear un nuevo contacto, busca para confirmar que el contacto no exista ya:
Ve a Todas las páginas > Contactos.
Busca a la persona.
Confirma que los campos requeridos estén completos.
Existen diferentes opciones para crear custodios (consulta este tema para más información):
| Método | Descripción |
|---|---|
| Crear un contacto | Agregar un custodio individual. |
| Importar contactos | Cargar custodios en lote usando una plantilla. |
| Crear un grupo de contactos | Agrupar custodios frecuentes para asignarlos más fácilmente. |
Crear una retención legal
-
Comienza haciendo clic en el botón Crear retención legal en uno de los siguientes lugares:
-
El Panel de retenciones legales en la página principal.
-
La pestaña de Retenciones legales en un asunto.
-
La parte superior de la página de búsqueda de retenciones legales.
Se mostrará la página Crear retención legal.
-
-
Completa los campos. Los campos con un asterisco (*) son obligatorios.
Campo Descripción Título de la retención legal* Ingresa un título (no es necesario que coincida con el título del asunto). Fecha de apertura Selecciona la fecha de inicio de la retención. Tipo de litigio Elige entre las opciones disponibles. Asunto asociado Busca y selecciona un asunto relacionado (opcional según la configuración). Oficina de contacto* Elige qué ubicación será la fuente principal de contacto sobre la retención. Contacto de la retención legal* Identifica el contacto de retención legal asignado a esta retención. Permitir que el personal del asunto acceda a la retención ¿Quieres que el personal del asunto pueda ver la retención? - Haz clic en Guardar.
Página de resumen de retención legal
La página de resumen de retención legal muestra toda la información y acciones relacionadas con la retención.
Acciones en la sección superior
La sección superior contiene la información de la retención legal. También puedes crear una nueva retención legal o ver el registro de cambios en el panel lateral de QuickLinks.
| Botón | Descripción |
|---|---|
| Editar | Modificar los detalles de la retención. |
| Liberar | Liberar toda la retención. |
| Exportar | Descargar la información de la retención (.xls). |
Pestañas inferiores
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Todo | Muestra todas las pestañas en formato expandible. |
| Notificaciones | Crear, editar y hacer seguimiento de notificaciones. |
| Custodios | Asignar, liberar, importar o exportar custodios. |
| Recursos | Ver usuarios con acceso a la retención. |
| Documentos | Subir o ver documentos relacionados con la retención. |
| Notas | Agregar notas internas. |
| Historial | Ver el registro de actividades y eventos. |
Crear notificaciones de retención legal
Las notificaciones informan a los custodios sobre su obligación de preservar registros.
La notificación inicial se envía solo una vez cuando se asignan los custodios.
- Haz clic en la pestaña Notificaciones en la página de resumen de Legal Hold.
-
Haz clic en Crear notificación.
Se muestra la primera página de la sección Crear notificación.
-
Completa los campos. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.
Campo/Acción Descripción 1. Copiar Duplica el contenido de la notificación desde otro hold. Esta opción muestra una ventana de búsqueda donde puedes buscar por el nombre o ID del Legal Hold. 2. Vista previa Muestra una vista del texto que se enviará. 3. Asunto del correo* Ingresa el asunto del correo electrónico. 4. Cuerpo del correo* Escribe el texto del correo electrónico. Se añadirá un enlace a la página de acuse de recibo del custodio e instrucciones al correo. 5. Importancia del correo Define la prioridad del correo para los destinatarios. - Haz clic en Siguiente. Se muestra la página Configurar recordatorios.
-
Ingresa la información para los recordatorios por correo electrónico.
Haz clic en 'Siguiente' para omitir esta sección.
Campo/Acción Descripción 1. Legal Hold Recuerda a los custodios que el hold sigue activo. 2. Acuse de recibo Se envía a los custodios que no han confirmado el acuse de recibo. 3. Conservación de documentos Se envía si la confirmación de conservación no está completa. 4. Enviar recordatorio Elige la frecuencia de los recordatorios: diaria, semanal o mensual. 5. Fecha de inicio Haz clic en el ícono de calendario para seleccionar la fecha del primer recordatorio. Si copiaste la notificación de otro hold, verifica la fecha de inicio. - Haz clic en Siguiente.
-
Completa los campos. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.
Campo/Acción Descripción 1. Instrucciones de acuse de recibo* Proporciona información para el custodio. 2. Acuse de recibo Adjunta un documento para que el custodio lo lea en la página de acuse de recibo. 3. Configuración de lista de custodios Elige Sí para permitir que los custodios vean los nombres de los demás. 4. Agregar una pregunta Agrega una pregunta de encuesta. 5. Editar Haz clic en Editar para modificar una pregunta existente. 6. Eliminar Haz clic en Eliminar para borrar una pregunta existente. 7. Vista previa Previsualiza las preguntas de la encuesta tal como las verá el custodio. - Opcional: Haz clic en Siguiente. Se muestra la página Agregar custodios y enviar correo.
- Opcional: Haz clic en Agregar para añadir más custodios.
- Opcional: Haz clic en Guardar para después para guardar la notificación como borrador y continuar más tarde.
- Haz clic en Enviar.
Asignar custodios a un Legal Hold
Un custodio en un legal hold debe ser agregado como Contacto o como un Grupo de Contactos. El contacto debe estar activo.
- Haz clic en la pestaña Custodios en la página de resumen de Legal Hold.
-
Haz clic en Asignar.
Se muestra la ventana Asignar custodio.
-
Ingresa un nombre en el campo de búsqueda, o haz clic en Buscar para ver todos los contactos.
Si seleccionas un Grupo de Contactos, los contactos del grupo se asignarán individualmente.
- Marca la casilla junto al(los) contacto(s) o Grupo(s) de Contactos.
- Haz clic en Asignar.
Crear configuración de correo electrónico para Legal Hold
Configura la plantilla de correo para las notificaciones. El encabezado y pie de página personalizados aparecerán en todos los correos a custodios.
Debes tener el rol de Legal Hold Admin a nivel corporativo para realizar esta tarea.
-
Haz clic en Configuración de correo Legal Hold en el panel de accesos rápidos de la página de perfil corporativo o en el panel de administración de la página principal. Se muestra la página de configuración de correo Legal Hold.
- Selecciona Habilitar configuración de correo del cliente.
- En el cuadro Encabezado del correo, escribe el encabezado.
- En el cuadro Pie de página del correo, escribe el pie de página.
- Haz clic en Guardar.
Editar correos de recordatorio no enviados
Realiza esta tarea si la notificación inicial ya fue enviada, aunque nadie la haya confirmado.
- Realiza una búsqueda del hold.
- Haz clic en el enlace de la notificación activa en la pestaña Notificaciones.
-
Haz clic en Editar en la sección de configuración de recordatorios.
Opción Descripción Texto del recordatorio Recuerda al custodio que el hold sigue vigente. Acuse de recibo Recuerda al custodio que aún debe confirmar el correo inicial. Conservación de documentos Recuerda al custodio que aún debe conservar los registros. Enviar recordatorio Elige la frecuencia de los recordatorios: diaria, semanal o mensual. Fecha de inicio Haz clic en el ícono de calendario para seleccionar la fecha en que se enviará el primer recordatorio. - Haz clic en Guardar.
Ver los detalles de una notificación enviada
Una vez que se ha enviado la notificación inicial, puedes ver sus detalles.
- Haz clic en la pestaña Notificaciones.
-
Haz clic en el enlace de la notificación activa en la columna Tipo.
Se muestra la página de resumen de la notificación.
- Elige entre las diferentes pestañas para ver la información de la notificación.
- Opcional: Haz clic en Editar para modificar el texto en Configuración de recordatorios si aún no se han enviado.
- Opcional: Haz clic en Reenviar en la parte superior de la página para reenviar a todos los custodios.
Agregar recursos a un Legal Hold
Los recursos son usuarios con acceso para ver el hold.
- Haz clic en la pestaña Recursos en la página de resumen de Legal Hold.
-
Haz clic en Agregar. Se muestra la ventana Seleccionar recurso.
- Marca la casilla junto al(los) usuario(s).
- Haz clic en Agregar.
Aceptar un acuse de recibo para un custodio
A veces un custodio no puede responder al acuse de recibo, pero has recibido comunicación de su parte fuera de CounselLink. En este caso, un Legal Hold Admin puede registrar el acuse de recibo.
- Haz clic en la pestaña Custodios en la página de resumen de Legal Hold.
-
Haz clic en el enlace en la columna Estado para el custodio.
- Haz clic en la pestaña Notificaciones.
- Haz clic en la notificación.
-
Haz clic en Aceptar.
- Completa la información en la página de acuse de recibo.
- Haz clic en Enviar.
Liberar un Legal Hold
Una retención solo se puede liberar después de que se haya enviado la notificación inicial. Esto es cierto incluso si ningún custodio ha confirmado la recepción. Se enviará un correo electrónico de liberación a todos los custodios restantes en la retención.
-
Haz clic en el botón Liberar en la página de Resumen de Legal Hold.
Se mostrará la ventana Enviar correo de liberación.
- Ingresa el asunto y el texto del correo electrónico. Incluye el nombre de la retención de la que han sido liberados.
- Haz clic en Enviar.
Se mostrará un estado de confirmación en la parte superior de la página.
Liberar custodios de una Legal Hold
Cuando un asunto se resuelve, los custodios pueden ser liberados. Puedes enviar una notificación desde CounselLink para informarles.
- Haz clic en la pestaña Custodios en la página de Resumen de Legal Hold.
- Selecciona el/los custodio(s) que deseas liberar.
-
Haz clic en Liberar. Se mostrará la ventana Enviar correo de liberación.
- Ingresa el asunto y el texto del correo electrónico. Incluye el nombre de la retención de la que han sido liberados.
- Haz clic en Enviar.
El campo Estado de contacto en la sección Información de contacto ahora muestra "Liberado".
Eliminar una Legal Hold
Las Legal Holds se pueden eliminar solo si no se han enviado notificaciones. Una vez que se envían las notificaciones, la retención solo se puede liberar, no eliminar.
- Realiza una búsqueda de las Legal Hold(s).
- En la página de Resultados de búsqueda, marca la casilla de cada retención que desees eliminar.
- Haz clic en Eliminar.
- Haz clic en OK en la ventana de confirmación para completar esta tarea.