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Creación y gestión de contactos

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Debes tener el rol de Administrador de Contactos o Configuración de Contactos para realizar acciones en esta página.

Crear un contacto

Un registro de contacto representa a una persona, empresa o entidad. Una vez creado, un contacto puede asignarse a un asunto (como Participante del asunto) o a una retención legal (como Custodio).

Debes tener el rol de Administrador de Contactos o Configuración de Contactos para crear un nuevo contacto.

  1. Accede a la página Crear contacto de una de las siguientes maneras:

    • Desde la página principal

      Haz clic en Crear contacto en el panel de Contactos de la página principal.

    • Desde la página de búsqueda de contactos

      Haz clic en +Crear contacto en la página de búsqueda de contactos.

    • Desde la ventana Agregar participantes

      Haz clic en Crear contacto en la ventana Agregar participante de la página de resumen del asunto.

    • Desde la página de resumen del grupo de contactos

      Haz clic en Crear contacto en el menú desplegable Más acciones de la pestaña Contactos en el resumen del grupo de contactos.

    Se mostrará la página Crear contacto.

  2. Completa la información requerida en la sección Información de contacto.

    Los contactos deben tener una dirección de correo electrónico, nombre de empresa o apellido. Estos campos se pueden buscar en la página de búsqueda de contactos, por lo que ingresar información completa mejora los resultados de búsqueda.

    Campo Descripción
    Tipo de contacto Selecciona una o más opciones del menú desplegable. Individual está seleccionado por defecto.
    Prefijo Selecciona del menú desplegable, si corresponde.
    Nombre Ingresa el nombre.
    Segundo nombre Ingresa el segundo nombre.
    Apellido Ingresa el apellido.
    Sufijo Selecciona del menú desplegable, si corresponde.
    Cargo Ingresa el cargo organizacional, si corresponde.
    Nombre de la empresa Ingresa el nombre de la empresa, si corresponde.
    Correo electrónico Ingresa una dirección de correo electrónico.
    Dirección Ingresa una dirección física.
    Ciudad Ingresa la ciudad donde se encuentra el contacto.
    Condado/Región Selecciona una opción del menú desplegable.
    Estado/Provincia Selecciona una opción del menú desplegable.
    Código postal Ingresa el código postal.
    Teléfono de la empresa Ingresa el número de teléfono de la empresa.
    Móvil Ingresa el número de teléfono móvil.
    Fax Ingresa el número de fax.
    Descripción Ingresa una descripción para el contacto.

  3. Completa la información en la sección Detalles del contacto.

    Campo Descripción
    Estado laboral Selecciona del menú desplegable.
    Unidad de negocio Ingresa la unidad de negocio si no se proporciona mediante una integración personalizada.
    Alternativo/Respaldo Ingresa información de contacto de emergencia o respaldo.
    Moneda de pago Selecciona una moneda del menú desplegable.
    Gerente Ingresa el nombre del gerente.
    ID de registro Ingresa el identificador único exactamente como fue asignado originalmente. Esto ayuda a evitar duplicados durante la importación.
    Fecha de nacimiento Ingresa la fecha de nacimiento, si corresponde.
    Edición restringida Visible solo para usuarios con el rol de Administrador de Contactos. Si se establece en Sí, solo un Administrador de Contactos puede eliminar el contacto.
  4. Haz clic en Guardar.

Consejos para importar contactos

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Al usar el archivo de plantilla de contactos:

  • Se recomienda limitar cada importación a 400–500 filas.
  • Si realizas importaciones grandes con frecuencia (por ejemplo, más de 10), considera configurar una integración de sistema continua. Contacta a tu gerente de cuenta para más información.
  • Solo puedes importar registros nuevos o actualizados. Los contactos no se pueden eliminar mediante importación.
  • Utiliza la columna ID de registro para evitar registros duplicados.

Importar contactos

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Debes tener el rol de Configuración de Contactos o Administrador de Contactos para importar contactos.

  1. Haz clic en la pestaña Contactos en la barra de herramientas de Todas las páginas.

  2. Haz clic en Importar contactos.

    Se mostrará la ventana Importar contactos.

  3. Haz clic en Contact_Template.xls para descargar la plantilla de contactos.
  4. Llena la plantilla y guarda el archivo.
  5. Arrastra y suelta el archivo completado en el área de carga, o haz clic en Elegir un archivo.

  6. Haz clic en Importar. Los contactos del archivo se importarán y aparecerán en búsquedas futuras.

    Al importar contactos, los registros existentes se actualizan si hay coincidencia en las columnas Email o ID de registro. Estas son las únicas dos entradas que determinan la unicidad de un contacto. Debes proporcionar al menos una para actualizar un registro.

Se mostrará una página de Resumen de importación con el número total de contactos importados. Esta página también muestra cualquier error y te permite imprimir un informe detallando el proceso de importación.

Agregar información al archivo de plantilla de contactos

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Después de descargar la plantilla:

  • Haz clic en Habilitar edición en Excel, si se te solicita.
  • No cambies el orden de las columnas ni los encabezados.
  • No cambies el nombre de las columnas (por ejemplo, “First Name” debe permanecer exactamente como aparece).

Las columnas obligatorias están en negrita o etiquetadas como tales.

Campos obligatorios o restringidos

Campo Descripción
Tipo de contacto Valores permitidos: Attorney, Company, Consultant, Individual, Internal Business Unit, Other, Vendor.
Prefijo Opcional. Valores permitidos: Dr., Mr., Mrs., Ms., Hon.
Apellido Obligatorio.
Sufijo Opcional. Valores permitidos: Jr., Sr., Esq.
Nombre de la empresa Obligatorio
Email Obligatorio. No se admiten direcciones de correo electrónico con apóstrofes (por ejemplo, o’brien).
Estado/Provincia Se requiere el nombre completo (por ejemplo, “North Carolina”, no “NC”).
País/Región Obligatorio si se especifica Estado/Provincia. Usa el nombre completo (por ejemplo, “United States”, no “USA”).
Estado laboral Valores permitidos: Current o Terminated.
Edición restringida (Obligatorio) Obligatorio. Valores permitidos: Yes o No.
Estado del contacto (Obligatorio) Obligatorio. Valores permitidos: Active o Inactive.
Número de empresa Máximo 20 caracteres. Debe estar alineado a la izquierda.

Activar o inactivar contactos o grupos de contactos

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Los contactos y grupos de contactos se activan automáticamente al crearlos. Puedes inactivarlos (para evitar su asignación) y reactivarlos más adelante.

Debes tener el rol de Administrador de contactos para activar o inactivar un contacto.

Activar o inactivar desde la página de resumen

  1. Abre la página de resumen del contacto o del grupo de contactos.
  2. Haz clic en Más acciones en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona Activar o Inactivar.

  1. Haz clic en Confirmar en la ventana de confirmación.

El contacto o grupo de contactos seleccionado se activará o inactivará.

Activar o inactivar desde la página de búsqueda de contactos

  1. Haz clic en la pestaña Contactos en la barra superior de Todas las páginas.
  2. Marca la casilla junto al(los) contacto(s) o grupo(s) de contactos.

  3. Haz clic en Activar contacto o Inactivar contacto.

Si recibes un mensaje de error, haz clic en Mostrar detalles para ver los registros afectados.

Eliminar uno o más contactos

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Necesitas el rol de Administrador de contactos o Configuración de contactos para eliminar contactos.

  1. Busca el(los) contacto(s) en la página de búsqueda de contactos.

    Usa el filtro Tipo para seleccionar solo Contacto en tus resultados de búsqueda.

  2. Marca la casilla junto al(los) contacto(s).

  3. Haz clic en Eliminar contacto.

  4. Haz clic en Sí, eliminar en la ventana de confirmación de eliminación. El(los) contacto(s) serán eliminados.

Enviar correos electrónicos desde una búsqueda de contactos

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Si está habilitado para tu organización, puedes enviar correos electrónicos a contactos o grupos de contactos directamente desde la página de búsqueda de contactos.

Si un contacto seleccionado no tiene dirección de correo electrónico, el sistema mostrará un error.

  1. Haz clic en la pestaña Contactos en la barra superior de Todas las páginas.
  2. Busca contactos o grupos de contactos.
  3. Marca la casilla junto a los registros deseados.

  4. Haz clic en Enviar correo. Se mostrará la ventana de correo electrónico.

  5. Ingresa un Asunto para el correo.
  6. Escribe el mensaje en el campo Cuerpo.
  7. Opcional: Selecciona un nivel de importancia.
  8. Haz clic en Enviar. 
"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."