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Asignación

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Acerca de la asignación

Comprender los términos clave

Términos Descripción
Asignación Un concepto contable en el que los costos se comparten entre una o más partes. Las asignaciones se establecen a nivel de asunto, pero pueden personalizarse a nivel de factura.
Contacto de asignación Entidad responsable de pagar una factura relacionada con un reclamo o asunto específico. La entidad puede ser interna o externa.
Grupo de asignación Un grupo nombrado de dos o más contactos de asignación que comparten la responsabilidad de los costos del asunto, junto con reglas definidas para compartir los costos.
Asignación externa Tu organización y una o más entidades externas comparten los costos de una factura (por ejemplo, dos compañías de seguros pagan cada una un porcentaje).
Asignación interna Dos o más entidades contables internas comparten los costos de una factura (por ejemplo, centros de costos, cuentas de libro mayor o cuentas de cuentas por pagar).

 

Personalizar la asignación de un asunto

La asignación para un asunto se puede personalizar de varias maneras:

  • Un asunto puede usar asignación externa o interna (no ambas).
  • Se pueden aplicar reglas diferentes para honorarios y gastos.
  • El reparto de costos puede definirse por porcentaje, límites de pago o límites de “pagar después”.
  • Se excluyen los pagos a plazos.
  • La asignación también puede basarse en campos de datos personalizados configurados.

Incluir el despacho de abogados (asignación externa)

Con la asignación externa, las facturas completas o parciales pueden ser facturadas a varias partes. Cuando otra empresa o entidad compartirá los costos, incluye al despacho de abogados en las conversaciones sobre quién será facturado y qué porcentajes aplican.

El seguimiento de pagos está disponible para el cliente principal dentro de CounselLink. Si los costos se comparten entre varias unidades presupuestarias internas, normalmente no es necesario notificar a los despachos de abogados.

Modificar la asignación de una factura

Puedes ajustar la asignación en una factura no aprobada sin cambiar la asignación predeterminada del asunto. También puedes cambiar las reglas de asignación para futuras facturas y, dependiendo de la configuración, para facturas previamente aprobadas.

Configurar roles de seguridad

Los usuarios clientes con el rol de Administrador de asignación tienen la autoridad para configurar contactos y grupos de asignación. Consulta Editar roles de usuario para más información.

Editar la asignación en un asunto

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Los usuarios clientes pueden modificar un grupo de asignación y sus contactos para asuntos con asignación aplicada. Los cambios guardados en la asignación a nivel de asunto se aplican a todas las facturas no aprobadas y a las futuras facturas del asunto.

Normalmente puedes editar:

  • El grupo de asignación utilizado en el asunto, o
  • Los porcentajes de reparto de costos para los contactos dentro del grupo.

Debes tener el rol de Configuración de asunto o Asignar asunto para editar la asignación en un asunto. Los usuarios de despachos de abogados no pueden ver la asignación del asunto.

  1. Haz clic en la pestaña Asignación en la página de resumen del asunto.

  2. Haz clic en Editar. Se abrirá la página de mantenimiento de asignación para el asunto.

  3. En la sección Información general, modifica la información de los campos mencionados en la siguiente tabla.

    Cambiar la información del grupo aquí solo la modifica en el asunto específico que has seleccionado. Los campos marcados con * son obligatorios.

    Campo Descripción
    Nombre del grupo de asignación* Edita el nombre del grupo.
    Descripción del grupo Edita la descripción del grupo.

    Los campos Estado y Moneda del grupo de asignación no se pueden modificar.

  4. Edita los honorarios y gastos según sea necesario.
  5. Opcional: Si tu organización utiliza códigos GL para los contactos, modifícalos aquí. Algunas organizaciones tienen el código GL como campo obligatorio.

  6. Opcional: Edita los contactos en el grupo de asignación.

    Agregar contactos de asignación

    1. Haz clic en Agregar contactos de asignación. Se mostrará la ventana para agregar contactos de asignación.

    2. Selecciona los contactos que deseas agregar al grupo.
    3. Haz clic en Agregar contactos. Los contactos se agregan al grupo.

    Eliminar contactos de asignación

    1. Selecciona los contactos que deseas eliminar del grupo.
    2. Haz clic en Eliminar.

    3. Haz clic en Sí, continuar en la ventana de confirmación. El contacto se elimina.

      No se pueden eliminar del grupo los contactos con la designación de saldo restante.

    Crear contactos de asignación

    Haz clic en Crear nuevo contacto. Debes tener el rol de Administrador de asignación para usar esta opción.

  7. Haz clic en Guardar. Se mostrará la página Establecer asignación para facturas aprobadas si:
    • Hay facturas aprobadas en el asunto.
    • La opción Permitir múltiples aprobaciones de facturas está habilitada a nivel de estructura de honorarios.
    • La opción Permitir múltiples aprobaciones de facturas está habilitada a nivel corporativo, de división y de oficina.
  8. Haz clic en el ícono de calendario Filtrar por fecha de vigencia.
  9. Selecciona la fecha en la que los cambios de asignación entrarán en vigor.

  10. Haz clic en Ir. Se mostrarán las facturas afectadas por los cambios de asignación.

    Haz clic en Restablecer para mostrar la lista original de facturas.

  11. Selecciona una de las siguientes opciones:

    • Aplicar a facturas: Aplica los cambios de asignación a las facturas que aparecen en la lista de facturas. Se mostrará la página de resumen del asunto.

      Las facturas aprobadas pasan al nivel 1 de revisión del cliente.

    • No aplicar a facturas: No aplicar los cambios de asignación a las facturas. Se mostrará la página de resumen del asunto.
    • Cancelar: Cancela los cambios. Se mostrará la página de mantenimiento de asignación.

Editar la asignación en una factura

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Un asunto puede tener un grupo de asignación establecido por defecto, pero puedes modificar la asignación para una factura específica (por ejemplo, agregando/eliminando contactos o cambiando el reparto de costos). Los usuarios clientes pueden modificar la asignación tanto para facturas no aprobadas como aprobadas.

Editar una asignación en facturas aprobadas requiere que la factura vuelva a ingresar al flujo de trabajo de facturación. Los usuarios de despachos de abogados no pueden ver la asignación de la factura.

 

  1. Haz clic en la pestaña Asignación en la página de Resumen de la factura.

  2. Haz clic en Editar. Se abre la página de Mantenimiento de Asignación.

  3. Opcional: Modifica la sección de Información general si es necesario.

    Cambiar la información del grupo aquí solo la modifica en la factura específica que has seleccionado. Los campos marcados con * son obligatorios.

    Campo Descripción
    Nombre del grupo de asignación * Edita el nombre del grupo.
    Descripción del grupo Edita la descripción del grupo.

    Los campos Estado y Moneda del grupo de asignación no se pueden modificar.

  4. Opcional: Edita los contactos en el grupo de asignación.

    • Agregar contactos de asignación

      1. Haz clic en Agregar contactos de asignación. Se muestra la ventana para agregar contactos de asignación.
      2. Selecciona el/los contacto(s) que deseas agregar al grupo.
      3. Haz clic en Agregar contactos. Los contactos se agregan al grupo.
    • Eliminar contactos de asignación
      1. Selecciona el/los contacto(s) que deseas eliminar del grupo.
      2. Haz clic en Eliminar.

      3. Haz clic en Sí, continuar en la ventana de confirmación. El contacto se elimina.

        No se pueden eliminar del grupo los contactos con la designación de Saldo restante.

    • Crear nuevo contacto de asignación

      Haz clic en Crear nuevo contacto. Debes tener el rol de Administrador de asignación para usar esta opción.

  5. Modifica la sección de asignación de contactos según sea necesario.

    En la sección de Configuración adicional, solo se muestran los campos configurados. Es posible que no veas todos los campos que aparecen a continuación.

    Campo Descripción
    % de honorarios Porcentaje que paga el contacto por honorarios.

    H.R. (Saldo restante de honorarios)

    En el grupo, selecciona un contacto para cubrir cualquier saldo restante de honorarios en una factura.

    		 Selecciona un contacto para pagar cualquier saldo restante de honorarios. Si se selecciona, el campo % de honorarios no se puede modificar.
    % de gastos Porcentaje que paga el contacto por gastos.

    G.R. (Saldo restante de gastos)

    En el grupo, selecciona un contacto para cubrir cualquier saldo restante de gastos en una factura.

    		 Selecciona un contacto para pagar cualquier saldo restante de gastos. Si se selecciona, el campo % de gastos no se puede modificar.
    Configuración adicional - Dependiendo de la configuración de tu organización, es posible que no veas estas opciones.
    Importe límite

    Monto total que el contacto debe pagar durante la vida del asunto.
    Pagado externamente

    Si está habilitado, usa esto para ingresar montos pagados fuera de CounselLink:

    1. Haz clic en el icono () .

      Se abre la ventana Editar monto pagado externamente en la asignación.

    2. En la sección Detalles del monto, escribe el monto en los siguientes campos:
    • Indemnización pagada asegurada: Escribe el monto de indemnización pagado
    • Gastos pagados asegurados: Escribe el monto de gastos pagados
    • Excluir indemnización pagada asegurada del límite:
      • Haz clic en Sí para excluir la indemnización pagada asegurada del límite
      • Haz clic en No para incluir la indemnización pagada asegurada en el límite
    • Indemnización pagada corporativa: Escribe el monto de indemnización corporativa pagado
    • Gastos pagados corporativos: Escribe el monto de gastos corporativos pagados
    • Excluir indemnización pagada corporativa del límite:
      • Haz clic en Sí para excluir la indemnización pagada corporativa del límite
      • Haz clic en No para incluir la indemnización pagada corporativa en el límite

    1. Haz clic en Guardar.

      La ventana Editar monto pagado externamente en la asignación se cierra.

      Este campo solo se muestra si la configuración de Indemnización pagada asegurada o Gastos pagados asegurados está habilitada.
    Compartir costos

    Selecciona para reducir el Neto a pagar para una parte interna y compartir costos entre partes internas y externas.
    Rastrear exceso Selecciona la casilla Rastrear exceso para rastrear los montos que superan el límite y deben pagarse.
    Contacto con límite compartido Si está habilitado, selecciona un contacto con límite compartido usando el flujo de búsqueda/agregado disponible en la configuración de tu sistema.
    Código GL

    Se muestra la lista de códigos GL (Libro mayor general). De la lista, selecciona el código GL correspondiente.

    El campo Código GL solo se muestra si su configuración está habilitada.

    Descripción

     

    Escribe la descripción relacionada con el código GL.

    El campo Descripción solo se muestra si su configuración está habilitada.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Se muestra la página Establecer asignación para facturas aprobadas si:
    • La factura para la asignación ha sido aprobada.
    • La configuración Permitir múltiples aprobaciones de facturas está habilitada a nivel de Estructura de honorarios.

    • La configuración Permitir múltiples aprobaciones de facturas está habilitada a nivel Corporativo, División y Oficina.

      Haz una de las siguientes acciones:

      • Haz clic en Aplicar a esta factura para aplicar los cambios de asignación a la factura. Se abre la página de Resumen de la factura.

        La factura regresa a la primera etapa del flujo de revisión de facturas.

        Se abre la página de Mantenimiento de Asignación.

      • Haz clic en Cancelar si no deseas aplicar los cambios de asignación a esta factura aprobada. 

Se muestra la página de Resumen de la factura.

Corregir la asignación en una factura aprobada

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Si una factura aprobada tiene una asignación incorrecta, debes quitar la aprobación, actualizar la asignación, reiniciar el flujo de trabajo y volver a aprobar la factura.

Debes tener el rol de Administrador de flujo de trabajo para realizar esta acción.

  1. Busca la factura aprobada.
  2. Haz clic en Acciones de flujo de trabajo.

  3. Selecciona Quitar última aprobación de la lista. Se muestra una ventana de confirmación.

  4. Haz clic en Sí.

  5. Haz clic en Editar en la pestaña Asignación. Se muestra la página de Mantenimiento de Asignación.

  6. Edita los contactos del grupo según sea necesario.
  7. Haz clic en Guardar. Se muestra la página de Resumen de la factura con los contactos actualizados.
  8. Haz clic en Acciones de flujo de trabajo.
  9. Selecciona Reiniciar flujo de trabajo completado. Se muestra una ventana de confirmación.
  10. Haz clic en Sí en la ventana de confirmación.

La factura regresa al inicio del flujo de trabajo y debe pasar nuevamente por la revisión para su aprobación.

Opcional: Actualiza la asignación del asunto para que las futuras facturas hereden la asignación correcta.

Aplicar un grupo de asignación a un asunto

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Un grupo de asignación incluye dos o más contactos de asignación que comparten la responsabilidad de los costos del asunto. Puedes aplicar un grupo de asignación durante la creación del asunto o desde la página de Resumen del asunto.

Debes tener el rol de Configuración de asunto o Asignación de asunto. Como mejor práctica, aplica la asignación durante la creación del asunto cuando sea posible.

Elegir un grupo de asignación durante la creación del asunto

  1. Cree un nuevo asunto de una de las siguientes dos maneras:
    • Haga clic en +Crear asunto en el panel de Asuntos en la página principal.

    • Haga clic en +Crear asunto en la esquina superior derecha de la página de búsqueda de asuntos.

      Se mostrará la página Crear asunto.

  2. En la parte inferior de la página, en la sección Plantillas, elija un Grupo de asignación del menú desplegable.
  3. Después de completar los campos del formulario, haga clic en Guardar para crear el asunto. Se mostrará la página de resumen del asunto.

Agregar un grupo de asignación desde el resumen del asunto

  1. Haga clic en la pestaña Asignación en la página de resumen del asunto.

  2. Haga clic en +Seleccionar grupo de asignación.

    Se mostrará la ventana Seleccionar grupo de asignación.

  3. Seleccione un grupo de asignación del menú desplegable.

  4. Haga clic en Agregar. 

Eliminar un grupo de asignación de un asunto

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Puede eliminar un grupo de asignación de un asunto y luego agregar otro grupo de asignación si es necesario.

Debe tener el rol de Configuración de asunto o Asignar asunto. El asunto no debe tener facturas aprobadas.

  1. Haga clic en la pestaña Asignación en la página de resumen del asunto. Se mostrará la sección de Asignación.

  2. Haga clic en Eliminar.

  3. Haga clic en Sí, eliminar en la ventana de confirmación.

Imprimir un informe de límite de asignación

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El botón de Informe de límite de asignación solo aparece si la configuración de Monto límite está habilitada.

  1. Haga clic en la pestaña Asignación en la página de resumen del asunto.

  2. Haga clic en Informe de límite de asignación. Se mostrará la ventana del informe de límite de asignación.

  3. Haga clic en Imprimir.

Ver historial de asignaciones

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Puede ver el historial de cambios de asignación para saber qué se modificó y qué contacto o grupo fue afectado.

  1. Haga clic en la pestaña Asignación en la página de resumen del asunto.

  2. Haga clic en el ícono de Historial en la esquina superior derecha.

    Se mostrará la ventana de Historial de asignaciones del asunto.

    La sección Contexto muestra qué contacto o grupo fue afectado por la edición.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tiene dudas sobre alguna información, consulte la versión original en inglés."