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Roles de usuario en CounselLink

  • Actualización

Este artículo describe cómo funcionan los roles de usuario en LexisNexis® CounselLink® y cómo controlan el acceso a las funciones y asignaciones de flujo de trabajo. Los roles determinan lo que los usuarios pueden ver y hacer dentro de CounselLink. Debido a que cada rol otorga permisos específicos, no se recomienda asignar todos los roles a una sola persona.

Incluye lo siguiente:

Acerca de los roles

Los roles de usuario controlan lo que los usuarios pueden ver y hacer dentro de la aplicación. Cada rol otorga permisos específicos relacionados con la funcionalidad del sistema, los flujos de trabajo y las responsabilidades administrativas.

Dado que los roles determinan el acceso a datos sensibles y a los flujos de aprobación, no se recomienda asignar todos los roles a un solo usuario. En su lugar, los roles deben distribuirse según la función y las necesidades del negocio.

Recomendaciones generales sobre los roles:

  • Los roles asignados a nivel corporativo se aplican automáticamente a todas las divisiones y oficinas que dependan de él, a menos que se restrinja lo contrario.
  • Para limitar los permisos de un usuario a una oficina específica, asigne los roles solo a nivel de oficina, no a nivel corporativo.
  • Solo los usuarios con el rol de Administrador de usuarios pueden asignar, editar o eliminar roles de usuario.
  • Los cambios en los roles pueden afectar la asignación de tareas en los flujos de trabajo; asegúrese de que las tareas necesarias sigan asignadas.

Roles para usuarios corporativos

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Cada rol en CounselLink cumple una función específica y otorga permisos únicos para el uso de la aplicación. Los roles en CounselLink se definen a continuación.

Categoría Nombre del Rol Descripción
Gestión de Devengos Accrual Admin Delete Permite eliminar devengos existentes. Debe asignarse junto con otro rol relacionado con devengos.
  Accrual View Admin Acceso solo de visualización a los devengos; no puede crear, editar ni eliminar.
Asignación e Integración Allocation Administrator Crea, modifica, activa o inactiva contactos y grupos de asignación. Solo a nivel corporativo.
API API Administrator Accede a la administración de API y configura los ajustes de firewall para integraciones.
Ofertas de Honorarios  Approve Fee Offer Aprueba o rechaza ofertas de honorarios enviadas por despachos o proveedores.
  Fee Change Contact Revisa ofertas de honorarios y modifica los honorarios originalmente especificados mediante solicitudes de cambio de asunto.
  Fee Offer Setup Define las estructuras de honorarios de los despachos y establece ofertas de honorarios antes de asignar el asunto.
  View Fee Offer Acceso solo de visualización a las ofertas de honorarios enviadas por clientes o despachos.
Presupuestos Budget Contact Recibe notificaciones por correo electrónico sobre eventos seleccionados de presupuesto. Disponible en todos los niveles organizativos.
  Budget Setup Crea, edita, elimina y aprueba o rechaza presupuestos enviados.
  Budget Template Administrator Crea y gestiona plantillas de presupuesto a nivel corporativo, de división u oficina.
  Second Budget Approver Proporciona una segunda aprobación para los montos de presupuesto.
  Multi-Matter Budget Administrator Crea, visualiza y edita presupuestos para múltiples asuntos.
Contactos Contact Administrator Administra los registros de contactos corporativos, sujeto a restricciones de origen y edición.
  Contact Setup Agrega y gestiona registros de contacto pero no puede modificar contactos con “Edición Restringida”.
Administración Corporativa Corporate Administrator Mantiene los perfiles corporativos, de división y oficina, así como la configuración del sistema.
  User Administrator Crea y gestiona usuarios, asigna roles, restablece contraseñas y define niveles de autoridad para facturas.
Datos y Personalización Custom Data Change Alert Recibe notificaciones cuando se modifican campos de datos personalizados.
  Edit Custom Data Edita datos personalizados recopilados de despachos.
  Dashboard View Administrator Visualiza tableros configurados para análisis e informes.
  Email Manager Admin Modifica el contenido de los correos electrónicos generados por el sistema de CounselLink.
Documentos Document Administrator Adjunta y gestiona documentos asociados a los asuntos.
  Folder Administrator Sube documentos y crea plantillas de carpetas.
Recepción Create Intake Crea formularios de recepción para nuevos asuntos.
  Intake Administrator Configura flujos de trabajo de recepción, reglas de automatización y asignaciones predeterminadas.
Facturas  Finance Administrator Permisos completos de devengos excepto eliminación.
  Invoice Administrator Visualiza todas las facturas, edita notas, copia facturas y accede a datos de facturación.
  Invoice Contact Actúa como contacto de facturación y es visible para los despachos.
  Invoice Create Admin Crea facturas para despachos o proveedores cuando está habilitado.
  Invoice Delete Admin Elimina facturas de CounselLink.
  Override Rejected Invoices Visualiza y anula facturas rechazadas con registro de auditoría.
  Revenue Contact Recibe facturas administrativas y alertas de pago de CounselLink.
  Workflow Administrator Gestiona flujos de trabajo de facturas, reasignaciones y rutas de aprobación.
Retenciones Legales Legal Hold Administrator Gestiona y visualiza todas las retenciones legales a nivel de oficina.
  Legal Hold Contact Recibe notificaciones por correo electrónico de las retenciones legales asignadas.
  Legal Hold Setup Crea y mantiene retenciones legales.
Solicitudes Legales Legal Request Administrator Visualiza, asigna y avanza solicitudes legales a través del flujo de trabajo.
  Legal Request Create Crea solicitudes legales.
  Legal Request Only Permite a usuarios que no usan CounselLink crear y ver solicitudes legales.
Asuntos Matter Assign Asigna despachos externos y proveedores a los asuntos.
  Matter Contact Actúa como contacto del asunto y recibe notificaciones de despachos.
  Matter Setup Crea y edita asuntos y asignaciones de asuntos.
  Matter Change Approval Contact Aprueba solicitudes de cambio de honorarios y asuntos.
  Matter Delete Administrator Acceso de visualización a todos los asuntos y datos relacionados en todas las oficinas.
  Matter Reopen Reabre asuntos previamente cerrados.
  Matter View Administrator Acceso solo de visualización a los asuntos asignados en todas las oficinas.
  Staffing List Approval Contact Aprueba listas de personal enviadas por despachos.
Otros Roles Administrativos Relationship Administrator Gestiona estructuras de asuntos relacionados. Solo a nivel corporativo.
  Reserve Administrator Ingresa y visualiza montos de reservas en los asuntos.
  Reserve Payment Administrator Ingresa y visualiza montos de pagos de indemnización.
  SSO Admin Accede a las páginas administrativas de inicio de sesión único (SSO).
  Volume Discount Administrator Crea, edita, aprueba y activa descuentos por volumen.

Roles para Diversos Puestos de Trabajo

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Generalmente, los roles que contienen las siguientes palabras en sus títulos tienen estas características:

  • Admin: Derechos para ver un área o elemento específico.
  • Contact: Recibe notificaciones por correo electrónico.
  • Setup: Derechos para crear o modificar un elemento.

Consulta este tema para entender cómo puedes utilizar los perfiles de usuario basados en el sistema para aplicar roles agrupados comúnmente para los usuarios en LexisNexis® CounselLink®.

Los roles en esta tabla son recomendaciones. Se listan puestos de trabajo comunes y cada sección contiene roles que pueden ajustarse a ese puesto. Aquellos roles con un asterisco (*) pueden ajustarse mejor a otro usuario, o pueden compartirse dependiendo de la configuración de tu oficina.

Personal administrativo Abogado Gerente de oficina Asistente legal
  • Configuración de presupuesto
  • Editar datos personalizados *
  • Configuración de oferta de honorarios
  • Contacto de facturación*
  • Asignar asunto*
  • Contacto de aprobación de cambio de asunto*
  • Configuración de asunto
  • Reabrir asunto
  • Tareas de flujo de trabajo 1-26*
  • Contacto de cambio de honorarios*
  • Contacto de facturación*
  • Contacto de asunto*
  • Contacto de aprobación de lista de personal*
  • Tareas de flujo de trabajo 1-26*
  • Administrador de asignaciones
  • Administrador de calendario
  • Administrador corporativo
  • Alerta de cambio de datos personalizados
  • Administrador de documentos
  • Contacto de cambio de honorarios*
  • Administrador de facturación
  • Administrador de vista de asuntos
  • Administrador de relaciones
  • Administrador de usuarios
  • Administrador de flujos de trabajo
  • Contacto de presupuesto
  • Editar datos personalizados*
  • Contacto de cambio de honorarios*
  • Contacto de facturación*
  • Asignar asunto*
  • Contacto de aprobación de cambio de asunto*
  • Contacto de asunto*
  • Contacto de aprobación de lista de personal*
  • Tareas de flujo de trabajo 1-26*

Editar roles de usuario

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Si necesitas editar los roles de un usuario, lo más recomendable es hacerlo desde el perfil del usuario en lugar de la página Asignar roles.

Antes de eliminar roles, asegúrate de reasignar cualquier flujo de trabajo asignado al usuario para evitar interrupciones en los procesos.

  1. Accede a la página de Perfil Corporativo de una de las siguientes maneras:

    • Haz clic en el nombre de usuario en la barra superior y selecciona la opción Perfil Corporativo.

    • Desplázate hacia abajo hasta el panel de Perfiles en la página de inicio y haz clic en el enlace Perfil Corporativo.

  1. Haz clic en el signo más (+) de la División / Oficina bajo Estructura Corporativa y selecciona la oficina.

  1. Haz clic en el nombre del usuario en la columna Nombre de usuario de la sección de personal. Se mostrará la página de Perfil de Usuario.

  1. Haz clic en la pestaña Roles. Aquí puedes editar los roles en diferentes áreas

  1. Realiza las ediciones necesarias. Consulta los temas a continuación para más información.

Editar roles corporativos

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Puedes editar los roles corporativos de un usuario en su página de Perfil de Usuario. Lo encontrarás en la sección Roles Corporativos dentro de la pestaña Roles.

Debes tener el rol de Administrador de usuarios para editar los roles de un usuario.

  1. Haz clic en el botón Editar roles. Se mostrará la página Asignar roles corporativos.

  1. Marca o desmarca las casillas de los roles según sea necesario. Usa las opciones de visualización si lo necesitas:

    • Desliza la barra inferior para ver más roles.

  • Selecciona opciones del filtro Categorías de roles para mostrar u ocultar los roles asociados a esa categoría y haz clic en Guardar. Por defecto, se muestran todas las categorías de roles.

  1. Haz clic en Guardar.

Editar roles de división

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Puedes editar los roles de división de un usuario en su página de Perfil de Usuario, incluyendo asignar o quitar una división. Esto se realiza en la sección Roles de División dentro de la pestaña Roles.

Debes tener el rol de Administrador de usuarios en la división que deseas editar.

Agregar una división

  1. Haz clic en el botón +Agregar. Se mostrará la página Asignar usuario a división.

  2. Selecciona uno o más campos de la sección División disponible o de la sección Divisiones en las que trabaja el usuario y usa las flechas para realizar una de las siguientes acciones:

    Una vez que hayas seleccionado una división, mantén presionada la tecla Shift y usa las flechas arriba o abajo para seleccionar varias divisiones.

    Acción Descripción
    Agregar los campos seleccionados de División disponible a Divisiones en las que trabaja el usuario.
    Agregar todas las divisiones a la sección Divisiones en las que trabaja el usuario.
    Quitar todas las divisiones de la sección Divisiones en las que trabaja el usuario.
    Quitar los campos seleccionados de Divisiones en las que trabaja el usuario y devolverlos a División disponible.
  3. Haz clic en Guardar.

Editar roles de división

  1. Selecciona la división o divisiones para las que deseas editar los roles.

  2. Haz clic en Editar roles. Se mostrará la página Asignar roles de usuario en la división.

  1. Marca o desmarca las casillas de los roles de división según sea necesario. Usa las opciones de visualización si lo necesitas:

    Selecciona Marcar todo o Desmarcar todo para agregar o quitar todos los roles de categoría para la(s) división(es) seleccionada(s).

  2. Desplázate hacia abajo para ver todas las categorías de roles y repite según sea necesario.
  3. Haz clic en Guardar.

Editar roles de oficina

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Puedes editar los roles de oficina de un usuario en su página de Perfil de Usuario, incluyendo asignarle más roles o eliminarlo completamente de una oficina. Estas acciones se realizan en la sección Roles de Oficina dentro de la pestaña Roles.

Debes tener el rol de Administrador de usuarios para editar los roles de un usuario.

  1. Selecciona la oficina u oficinas para las que deseas editar los roles.

    Si tu organización tiene habilitada la función de Perfiles de usuario, consulta este tema para más información.

  1. Selecciona Editar roles o Eliminar:
    • Editar roles

      • Se mostrará la página Asignar roles de usuario en la oficina.

  • Marca o desmarca las casillas de los roles de división según sea necesario. Usa las opciones de visualización si lo necesitas:

    Selecciona Marcar todo o Desmarcar todo para agregar o quitar todos los roles de categoría para la(s) división(es) seleccionada(s).

  • Desplázate hacia abajo para ver todas las categorías de roles y repite según sea necesario.
  • Haz clic en Guardar.
  • Eliminar
    • Se mostrará una ventana de confirmación.
    • Haz clic en Confirmar.
    • El usuario será eliminado de la(s) oficina(s) seleccionada(s).
"Este artículo de ayuda fue traducido con IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."