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Erstellen von Rückstellungen

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Über Rückstellungen

Mit Rückstellungen können Finanzteams Rechtskosten erfassen, die von Kanzleien bereits verursacht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Mandanten fordern Rückstellungsmeldungen von Kanzleien an, prüfen und passen diese an und geben die Beträge dann an ihre Buchhaltung weiter.

Sie benötigen die Rolle Finanzadministrator, um Rückstellungen zu erstellen und zu verwalten. Die Funktion Rückstellungen muss außerdem für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenden Sie sich für weitere Informationen an den Kundensupport.

Allgemeiner Ablauf für Rückstellungen

  1. Erstellen Sie eine Rückstellung.
  2. Fordern Sie Rückstellungsbeträge von Kanzleien an.
  3. Kanzleien reichen ihre Rückstellungen vor dem Fälligkeitsdatum ein.
  4. Prüfen und akzeptieren Sie eingereichte Rückstellungen für die Finanzberichterstattung.

Erstellen einer Rückstellung

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Sie können eine Rückstellung von der Startseite oder der Seite Rückstellungssuche aus erstellen.

Klicken Sie hier, um ein Video zu diesem Thema anzusehen. Sie benötigen die Rolle Finanzadministrator, um Rückstellungen zu erstellen.

  1.  Öffnen Sie die Seite Rückstellung erstellen auf eine der folgenden Arten:

    • Klicken Sie auf +Rückstellung erstellen im Panel der Startseite Abrechnung.

    • Klicken Sie auf +Rückstellung erstellen oben rechts auf der Seite Rückstellungssuche.

      Die Seite Rückstellung erstellen wird angezeigt.

  2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

    Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.

    Feld Beschreibung

    Name der Rückstellung*

    		 Geben Sie einen Namen für die Rückstellung ein.

    Kontaktbüro *

    		 Wählen Sie das Kontaktbüro für den Rückstellungszyklus aus.

    Mandantenkontakt*

    Wählen Sie den Benutzer aus, der Benachrichtigungen zur Rückstellung erhalten soll.

    Sie müssen die Rolle Finanzadministrator haben, um in der Liste zu erscheinen.
    Anweisungen zur Rückstellungseinreichung Geben Sie zusätzliche Hinweise für die Kanzleien zur Durchführung des Rückstellungszyklus ein.
    Rückstellungszeitraum*

    Wählen Sie einen vordefinierten Abrechnungszeitraum oder Benutzerdefiniert, um Start- und Enddatum festzulegen.

    Wenn Ihre Organisation einen alternativen Abrechnungszeitraum verwendet, können Sie entweder Kalendermonate oder einen Abrechnungszeitraum auswählen.

    Startdatum/Enddatum*

    Bei Standardzeiträumen werden diese Daten automatisch ausgefüllt. Bei benutzerdefinierten Zeiträumen wählen Sie die Daten mit dem Kalender aus.

    Das ausgewählte Datum muss nach dem Startdatum und dem aktuellen Datum liegen.

    Fälligkeitsoptionen*

    Wählen Sie eine vordefinierte Option oder ein benutzerdefiniertes Datum.

    Fälligkeitsdatum der Rückstellung*

    Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum. Je nach gewählter Fälligkeitsoption wird das Datum vorausgefüllt. Bei benutzerdefinierten Daten klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen ein Datum aus.

    Ein Kanzleibenutzer kann eine Rückstellung nach dem Fälligkeitsdatum nicht mehr bearbeiten.
    Rückstellungsschwelle (pro Vorgang) Geben Sie den Mindestbetrag für eine Einreichung an. Beispiel: Bei $5.000 müssen Kanzleien keine Rückstellungen unter diesem Betrag einreichen.

    Währung*

    		 Standardmäßig wird die Währung Ihrer Organisation verwendet, kann aber geändert werden.

    Wechselkursoptionen*

    		 Wählen Sie einen Kurs basierend auf Start-, End- oder Fälligkeitsdatum oder ein benutzerdefiniertes Datum.
    Wechselkursdatum Basierend auf Start-/Enddatum wird dieses Feld vorausgefüllt. Für benutzerdefinierte Daten klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Datum auszuwählen.
    Rückstellungsspalten anzeigen Wählen Sie bis zu drei optionale Spalten für zusätzliche Informationen aus.
    E-Mail-Erinnerung senden Geben Sie an, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung gesendet werden soll.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen einer Kanzlei zu einer Rückstellung

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Sobald die Rückstellung erstellt ist, müssen Sie Kanzleien zuweisen. Sie können auch später Kanzleien hinzufügen.

Nur Kanzleien mit aktiven Vorgängen können hinzugefügt werden.

  1. Klicken Sie auf den Tab Beträge auf der Übersichtsseite der Rückstellung.
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wenn Ihre Rückstellung keine Kanzleien enthält, wählen Sie:
      • Kanzleien auswählen: Wählen Sie Kanzleien manuell aus. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Alle Kanzleien einbeziehen: Weist automatisch alle aktiven Kanzleien mit mindestens einem aktiven Vorgang zu.
    • Wenn Ihre Rückstellung bereits Kanzleien enthält, klicken Sie auf +Kanzlei hinzufügen und fahren Sie mit Schritt 3 fort.

  3. Wählen Sie die Kanzleien aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen aktivieren.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Anfordern eines Rückstellungsbetrags von einer Kanzlei

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Rückstellungen müssen keine zugeordneten Vorgänge haben, bevor Sie Einreichungen anfordern.

Kanzleibenutzer sehen Rückstellungen mit dem Status „Nicht angefordert“ nicht.

  1. Klicken Sie auf den Tab Beträge auf der Übersichtsseite der Rückstellung.
  2. Setzen Sie ein Häkchen bei der/den gewünschten Kanzlei(en).

  3. Klicken Sie auf Anfordern.

    Das Fenster Kanzleibüro anfordern wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Ja.

Das Datum der Rückstellungsanforderung und der Anforderungsstatus werden aktualisiert und eine E-Mail-Benachrichtigung an Kanzleibenutzer mit entsprechender Rolle gesendet.

Hinzufügen von Vorgängen zu Rückstellungen

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Sowohl Ihre Organisation als auch Kanzleien können Vorgänge zu einer Rückstellung hinzufügen. Hinzugefügte Vorgänge gelten für alle Büros, die in der Rückstellung enthalten sind.

  1. Klicken Sie auf den Tab Beträge auf der Übersichtsseite der Rückstellung.

  2. Klicken Sie auf +Vorgang hinzufügen. Das Fenster Vorgänge hinzufügen wird angezeigt.

  1. Wählen Sie die Vorgänge aus. Sie können nach ihnen suchen, Filter verwenden oder die Filter nach Kanzleiname nutzen, um die Liste einzugrenzen.
    • Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Vorgangsnummer, um alle Vorgänge auf der Seite auszuwählen.

    • Optional: Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Kontrollkästchen. Wählen Sie Alle Seiten auswählen, um alle verfügbaren Vorgänge auszuwählen, oder Diese Seite auswählen, um nur die Vorgänge auf der aktuellen Seite zu wählen.

  2. Klicken Sie auf Vorgänge hinzufügen.

Um zugewiesene Vorgänge anzuzeigen, klappen Sie den Pfeil neben dem Namen der Kanzlei aus.

Übersichtsseite Rückstellungen

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In der rechten oberen Ecke der Übersicht können Sie:

  • Bearbeiten (Stiftsymbol): Details zur Rückstellung bearbeiten.
  • Löschen (Papierkorb-Symbol): Die Rückstellung löschen.

Details zur Rückstellung

Im Abschnitt „Details zur Rückstellung“ werden das Erstellungsdatum, die Schwellenwertstufe und die Währung angezeigt.

Kontakt

Im Abschnitt „Kontakt“ wird der Benutzer angezeigt, der als Ansprechpartner für die Rückstellung fungiert, sowie das zugehörige Büro. Klicken Sie auf einen der Namen, um weitere Informationen zu sehen.

Rückstellungszeiträume

Im Abschnitt „Zeiträume“ werden das Start- und Enddatum des Rückstellungszeitraums angezeigt. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um einen neuen Rückstellungszeitraum hinzuzufügen.

Tabs auf der Rückstellungsübersichtsseite

Tab Beschreibung
Beträge Enthält die zugewiesenen Kanzleien und Vorgänge. Sie können auf diesem Tab Rückstellungen anfordern und akzeptieren.
Kommentare Zeigt Informationen zu den bisherigen Ausgaben für den Vorgang an, einschließlich Budget und Rücklagen (falls für Ihre Organisation aktiviert).
Verlauf Zeigt die Liste der Kanzleien, die einem Vorgang zugewiesen sind. Sie können auch Details zu den Gebühren und Rabatten einer Kanzlei einsehen, falls zutreffend.

Rückstellungsbeträge eingeben

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Sie können Rückstellungsbeträge jeweils nur für eine Kanzlei bearbeiten.

Wenn eine Kanzlei einen Betrag eingereicht hat, ist die Bearbeitung nur möglich, wenn Ihre Organisation Änderungen an eingereichten Rückstellungen erlaubt.

  1. Klicken Sie auf den Tab Beträge auf der Rückstellungsübersichtsseite.
  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Kanzlei.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite „Rückstellungsbeträge bearbeiten“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Betrag in das Feld Betrag ein.
  5. Füllen Sie weitere Felder nach Bedarf aus. 

  6. Verwenden Sie die Schaltflächen oben auf der Seite oder klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen (drei vertikale Punkte) am Ende einer Zeile, um weitere Änderungen vorzunehmen.

    Aktion Beschreibung
    Kommentar hinzufügen

    Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte am Ende einer Zeile, um Kommentare hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Der Kommentar erscheint neben dem Vorgang als Notizsymbol in der Dropdown-Liste der Kanzlei.
    Zeilen hinzufügen Fügen Sie dem Vorgang zusätzliche Zeilen hinzu. Zum Beispiel können Sie Zeilen hinzufügen, um für verschiedene Monate in einem vierteljährlichen Rückstellungszeitraum spezifische Beträge einzutragen. Klicken Sie auf Zeile entfernen, um eine zusätzliche Zeile zu löschen.
    Unzugewiesenen Vorgang hinzufügen Fügen Sie der Kanzlei einen unzugewiesenen Vorgang hinzu.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Rückstellungseinträge importieren

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Sie können Rückstellungseinträge mit der bereitgestellten Excel-Vorlage importieren. Importe sind jeweils nur für eine Kanzlei möglich.

Importe sind jeweils nur für eine Kanzlei möglich.

  1. Klicken Sie auf den Tab Beträge auf der Rückstellungsübersichtsseite.
  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Kanzlei.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Weitere Aktionen.

  4. Wählen Sie Importieren aus.

    Das Fenster „Rückstellungseinträge importieren“ wird angezeigt.

  5. Laden Sie die Datei Accrual_Import_Template.xlsx herunter, indem Sie auf den Link klicken.

    Es wird empfohlen, die leere Vorlage herunterzuladen, damit Ihre Upload-Datei korrekt formatiert ist.

  6. Suchen Sie die Datei in Ihrem Download-Ordner und öffnen Sie sie.

  7. Füllen Sie die Felder wie erforderlich aus.

    Sie können Beträge für Vorgänge eingeben, die bereits zur Kanzlei-Rückstellung hinzugefügt wurden, oder neue Vorgangsreferenzen eintragen.

    Feld Beschreibung
    Vorgangstitel Geben Sie den Vorgangstitel ein.
    Kunden-Vorgangs-ID Für zugewiesene Vorgänge geben Sie die Kunden-Vorgangs-ID ein.
    Kanzlei-Vorgangs-ID Für unzugewiesene Vorgänge geben Sie die Kanzlei-Vorgangs-ID ein.
    Betrag Geben Sie einen Rückstellungsbetrag ein.
    Währung Geben Sie die Währung als dreistelligen Code an (z. B. USD).
    Leistungsdaten Nur verwendet, wenn bei der Rückstellungserstellung ausgewählt. Geben Sie die Leistungsdaten im Format MM/TT/JJJJ ein.
    Kanzlei-Rechnungsnummer Nur verwendet, wenn bei der Rückstellungserstellung ausgewählt. Geben Sie eine Kanzlei-Rechnungsnummer ein.
    Rechnungsdatum Nur verwendet, wenn bei der Rückstellungserstellung ausgewählt. Geben Sie ein Rechnungsdatum für den Rückstellungsbetrag ein.
  8. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
  9. Wählen Sie die Datei im Fenster aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop hinein.
  10. Klicken Sie auf Importieren. Das Fenster „Import-Status Rückstellung“ wird mit einer Aufschlüsselung der Datensätze angezeigt:
    • Rückstellungsbeträge für Vorgänge werden aktualisiert: Die Rückstellungsbeträge werden für einen bereits hinzugefügten Vorgang erfolgreich importiert.
    • Vorgänge werden mit Rückstellungsbeträgen zum Zeitraum hinzugefügt: Der Vorgang wurde für dieses Kanzleibüro bisher nicht hinzugefügt. Der Vorgang und die Rückstellungsbeträge werden erfolgreich importiert.
    • Rückstellungsbeträge für Vorgänge bleiben unverändert: Die Vorgangs- und Rückstellungsinformationen wurden bereits hinzugefügt, und es gibt keine Änderung durch diesen Import.
    • Rückstellungsbeträge für Vorgänge enthalten Fehler und werden nicht importiert: Es liegt ein Fehler im Datensatz vor, z. B. eine ungültige Währung.
  11. Klicken Sie bei Bedarf auf Statusbericht anzeigen, um eine detaillierte Fehlerbeschreibung zu sehen.
  12. Klicken Sie auf Weiter. Die Rückstellungsbeträge werden aktualisiert.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, lesen Sie bitte die Originalversion auf Englisch."