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Abrechnungsrichtlinien

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Verwaltung der Abrechnungsrichtlinien

Mit Abrechnungsrichtlinien können Sie Dokumentationen zu Ihren Abrechnungspraktiken erstellen und veröffentlichen, damit Kanzleien diese vor der Einreichung von Rechnungen prüfen und bestätigen können. Nach der Veröffentlichung können die Abrechnungsrichtlinien aktualisiert werden, um Annahmebedingungen festzulegen und den Annahmestatus zu überwachen.

Um Abrechnungsrichtlinien zu verwalten, muss diese Funktion für Ihre Organisation aktiviert sein und der Benutzer benötigt die Rolle Corporate Admin oder Invoice Admin.

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Ihre Organisation versendet Benachrichtigungsschreiben an Kanzleien bezüglich der Annahme der Richtlinien. Nachdem Kanzleien zur Annahmeverfolgungsliste hinzugefügt wurden, können sie die Abrechnungsrichtlinien einsehen und – falls erforderlich – die Annahme bestätigen. Wenn die Frist ohne Annahme abläuft, kann Kanzleien untersagt werden, neue Mandate anzunehmen oder Rechnungen einzureichen.

Die Seite Billing Administration ist die zentrale Oberfläche zur Verwaltung der Abrechnungsrichtlinien.

Einstellungsbereich

In diesem Abschnitt werden Ihre Richtlinieneinstellungen angezeigt, einschließlich der Annahmefrist. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Einstellungen zu bearbeiten.

Tab „Abrechnungsrichtlinien“

In diesem Tab können Sie:

  • Neue Richtlinien erstellen
  • Aktuelle Richtlinien anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen oder löschen
  • Richtliniendetails wie Erstellungsdatum, Annahmestufe und aktuellen Status einsehen

Tab „Kanzleien“

In diesem Tab werden alle Kanzleien aufgelistet, die mit den Abrechnungsrichtlinien verknüpft sind. Es werden Start-/Fälligkeitsdaten, Annahmestatus und das Annahmedatum angezeigt.

Zugriff auf Abrechnungsrichtlinien

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Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Abrechnungsrichtlinien zu finden:

  • Alle Seiten-Link: Dieser Link ist für alle Nutzer in der oberen Symbolleiste verfügbar. Je nach Berechtigung öffnet sich der Editor oder die Ansicht.

  • Verwaltungsbereich: Dieser Link ist im Verwaltungsbereich auf der Startseite verfügbar. Sichtbar nur für Corporate Admins und öffnet die vollständige Verwaltungsseite.

  • Link im Unternehmensprofil: Nur für Corporate Admins sichtbar und öffnet die vollständige Verwaltungsseite.

Bearbeiten der Einstellungen zur Verwaltung der Abrechnungsrichtlinien

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Sie benötigen die Rolle Corporate Admin oder Invoice Admin, um Einstellungen zu ändern.

  1. Öffnen Sie Ihre Abrechnungsrichtlinien.
  2. Klicken Sie im Bereich Einstellungen auf das Symbol Einstellungen bearbeiten (Stift).
  3.  Passen Sie Folgendes nach Bedarf an:
    • Annahmefrist. Wählen Sie aus, wie lange externe Kanzleien Zeit haben, die Richtlinien zu akzeptieren. Während dieses Zeitraums erscheint eine Anforderungsnachricht auf den Übersichtsseiten für Rechnungen, Mandate und Honorarangebote der Kanzlei.
    • Mandatsannahme verhindern. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Ja: Kanzleien, die die Frist verpassen, können keine neuen Mandate annehmen. Sie können das Mandat weiterhin zuweisen und der Nutzer der Kanzlei kann es sehen, aber nicht annehmen.
      • Nein: Die Mandatsannahme bleibt unverändert.
    • Rechnungseinreichung verhindern. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Ja: Kanzleien, die die Frist verpassen, können keine Rechnungen hochladen oder manuell eingeben.
      • Nein: Die Rechnungseinreichung bleibt unverändert.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen von Abrechnungsrichtlinien

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Sie benötigen die Rolle Corporate Administrator, um Abrechnungsrichtlinien zu erstellen.

Klicken Sie auf der Registerkarte „Abrechnungsrichtlinien“ der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung auf die Schaltfläche +Richtlinie erstellen. Das Fenster „Neue Richtlinie erstellen“ wird angezeigt.

Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

Vorhandene Datei hochladen

  1. Wählen Sie eine Datei aus Ihrem Verzeichnis aus. Das Fenster „Vorhandene Datei hochladen“ wird angezeigt.

  2. Wählen Sie Erforderlich oder Optional aus.
  3. Wählen Sie, ob Sie An alle Kanzleien veröffentlichen möchten:
    • Ja: Die Richtlinien werden beim Veröffentlichen an alle Kanzleien gesendet.
    • Nein: Verwenden Sie die Schaltfläche „Kanzleien auswählen“, um bestimmte Kanzleien auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Richtlinien zu senden, oder auf Als Entwurf speichern, um später zu veröffentlichen.

Neue Datei erstellen

  1. Klicken Sie auf +Neue Datei erstellen. Das Fenster „Neue Richtlinie“ wird angezeigt.

  2. Geben Sie einen Titel ein.
  3. Geben Sie im Bereich Inhalt die gewünschten Inhalte ein. Diese bilden die Details Ihrer Abrechnungsrichtlinien.
  4. Wählen Sie Erforderlich oder Optional aus.
  5. Wählen Sie, ob Sie An alle Kanzleien veröffentlichen möchten:
    • Ja: Die Richtlinien werden beim Veröffentlichen an alle Kanzleien gesendet.
    • Nein: Verwenden Sie die Schaltfläche „Kanzleien auswählen“, um bestimmte Kanzleien auszuwählen.
  6. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Richtlinien zu senden, oder auf Als Entwurf speichern, um später zu veröffentlichen.

Löschen von Abrechnungsrichtlinien

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Mehrere Richtlinien löschen

  1. Aktivieren Sie im Tab „Abrechnungsrichtlinien“ das Kästchen neben den zu löschenden Richtlinien. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Richtlinien löschen.
  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, löschen.

Eine einzelne Richtlinie löschen

  1. Klicken Sie im Bereich „Abrechnungsrichtlinien“ auf das Mülleimer-Symbol. Das Bestätigungsfenster zum Löschen der Abrechnungsrichtlinien wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Ja, löschen.

Veröffentlichen von Entwürfen der Abrechnungsrichtlinien

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Durch das Veröffentlichen werden die Richtlinien für Kanzleien zur Ansicht und Annahme verfügbar gemacht. Das Bearbeiten und erneute Veröffentlichen bereits veröffentlichter Richtlinien löst eine neue Annahmeanfrage für die zugeordneten Kanzleien aus.

Einen Entwurf veröffentlichen

  1. Klicken Sie auf das Häkchen neben der Richtlinie.

    Das Fenster „Möchten Sie diese Abrechnungsrichtlinien wirklich veröffentlichen?“ wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Ja, veröffentlichen. Die Richtlinien werden veröffentlicht.

Mehrere Entwürfe veröffentlichen

  1. Aktivieren Sie die Kästchen der Richtlinien im Entwurfsstatus, die Sie veröffentlichen möchten. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Richtlinien veröffentlichen. Das Fenster „Möchten Sie diese Abrechnungsrichtlinien wirklich veröffentlichen?“ wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf Ja, veröffentlichen.

Bearbeiten von Abrechnungsrichtlinien

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Sie können sowohl veröffentlichte Richtlinien als auch Entwürfe bearbeiten. Das Bearbeiten und erneute Veröffentlichen bereits veröffentlichter Richtlinien löst eine neue Annahmeanfrage für die zugeordneten Kanzleien aus.

  1. Suchen Sie die Richtlinie im Tab „Abrechnungsrichtlinien“ auf der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung.

    Um den Inhalt von Abrechnungsrichtlinien zu bearbeiten, die aus externen Dateien erstellt wurden, müssen Sie die Originaldatei bearbeiten und erneut hochladen.

  1. Bearbeiten Sie die Richtlinien auf eine der folgenden Arten:
    • Klicken Sie ganz rechts in der Zeile auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) der Richtlinie.

    • Klicken Sie auf den Namen der Abrechnungsrichtlinie in der Spalte Dokumentname.

      Die Seite „Richtlinien bearbeiten“ wird angezeigt.

  2. Bearbeiten Sie den Inhalt nach Bedarf. 
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Veröffentlichen. Je nach Auswahl unter „An alle Kanzleien veröffentlichen“ wird die/werden die Richtlinie(n) an Kanzleien gesendet oder nicht.
    • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Richtlinie später zu veröffentlichen.

Die Richtlinien werden gespeichert und an die zugehörigen Kanzleien gesendet.

Kanzleien Abrechnungsrichtlinien zuweisen oder entfernen

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Die Schaltflächen „Kanzleien zuweisen“ und „Kanzleien entfernen“ sind nur verfügbar, wenn bei der ausgewählten Richtlinie die Einstellung An alle Kanzleien veröffentlichen auf Nein gesetzt ist.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der/den Richtlinie(n).
  2. Wählen Sie Kanzleien zuweisen oder Kanzleien entfernen aus.
    • Kanzleien zuweisen

      • Die Seite „Kanzleisuche“ wird angezeigt.

      • Nutzen Sie die Suchfunktionen, um die gewünschte(n) Kanzlei(en) zu finden.
      • Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen neben der/den Kanzlei(en), die Sie hinzufügen möchten.
      • Klicken Sie auf An ausgewählte Kanzleien veröffentlichen. Die ausgewählten Kanzleien erhalten die Abrechnungsrichtlinien.
    • Kanzleien entfernen

      • Das Fenster „Kanzleien entfernen“ wird angezeigt.

      • Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen neben der/den Kanzlei(en), die Sie entfernen möchten.

      • Klicken Sie auf Ausgewählte Kanzleien entfernen.

        Die ausgewählten Kanzleien werden aus den Abrechnungsrichtlinien entfernt.

Kanzleien zu Ihren Abrechnungsrichtlinien hinzufügen oder entfernen

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Obwohl Kanzleien automatisch in der Liste auf der Registerkarte „Kanzleien“ hinzugefügt werden, können Sie sie bei Bedarf entfernen. Sie können sie auch wieder hinzufügen, wenn sie gelöscht wurden.

Kanzleien, die aus der Kanzleiliste entfernt wurden, können keine Abrechnungsrichtlinien mehr erhalten.

Eine Kanzlei aus der Registerkarte „Kanzleien“ entfernen

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung.
  2. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen neben der/den Kanzlei(en).

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kanzleien entfernen. Das Fenster „Kanzlei aus Abrechnungsrichtlinien entfernen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Ja, entfernen.

Die Kanzlei(en) werden aus der Ansicht und dem Empfang von Abrechnungsrichtlinien entfernt.

Eine Kanzlei über die Registerkarte „Kanzleien“ hinzufügen

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Kanzlei hinzufügen. Das Fenster „Kanzlei hinzufügen“ wird angezeigt.
  3. Geben Sie im Bereich Ergebnisse filtern bei Bedarf Suchbegriffe ein.
  4. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen für die Kanzleien, die Sie unter der Spalte „Kanzleiname“ hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kanzleien hinzufügen.

Die ausgewählten Kanzleien wurden hinzugefügt. Alle Abrechnungsrichtlinien, bei denen „An alle Kanzleien veröffentlichen“ auf Ja gesetzt ist, werden angewendet.

Bearbeiten eines Annahmezeitraums

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Wenn Sie ein Annahmedatum bearbeiten, wird der zugehörige Annahmezeitraum automatisch aktualisiert. Sie können auch den Annahmestatus einer Kanzlei zurücksetzen, wenn Sie möchten, dass sie die zugewiesenen Richtlinien erneut akzeptiert.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien / Verwaltung.
  2. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Kanzlei(en), für die der Annahmezeitraum bearbeitet werden soll.

  3. Klicken Sie auf Annahmezeitraum bearbeiten. Das Fenster „Annahmezeitraum bearbeiten“ wird angezeigt.

  4. Wählen Sie das neue Fälligkeitsdatum aus, indem Sie ein Datum eingeben oder auf das Kalendersymbol klicken.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Annahmezeitraum wurde für die ausgewählten Kanzleien geändert.

Annahme einer Kanzlei zurücksetzen

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  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien / Verwaltung.
  2. Sie können die Annahme einer oder mehrerer Kanzleien zurücksetzen:
    • So setzen Sie die Annahme einer einzelnen Kanzlei zurück:

      • Klicken Sie auf das Zurücksetzen-Symbol in der ganz rechten Spalte. Das Fenster „Annahme zurücksetzen“ wird angezeigt.

    • Klicken Sie auf Ja, zurücksetzen. Der Annahmestatus der ausgewählten Kanzlei wurde zurückgesetzt.
    • So setzen Sie die Annahme mehrerer Kanzleien zurück:
      • Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Kanzlei(en), für die Sie den Annahmestatus zurücksetzen möchten.
      • Klicken Sie auf Annahme zurücksetzen. Das Fenster „Annahme zurücksetzen“ wird angezeigt
      • Klicken Sie auf Ja, zurücksetzen. Der Annahmestatus der ausgewählten Kanzleien wurde zurückgesetzt.

Annahmeverlauf einer Kanzlei anzeigen

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Sie können die Annahme der Abrechnungsrichtlinien einer Kanzlei im Zeitverlauf einsehen, indem Sie auf deren Verlauf klicken.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung.

  2. Klicken Sie auf das Verlauf-Symbol (Buch) der Kanzlei, deren Verlauf Sie anzeigen möchten.

    Das Fenster „Abrechnungsrichtlinien Annahmeprotokoll“ wird angezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Richtlinie, um deren Details anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf Schließen, um zu beenden.

Exportieren eines Annahmeberichts

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  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kanzleien auf der Seite Abrechnungsrichtlinien/Verwaltung.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Annahmebericht. Das Fenster „Annahmebericht“ wird angezeigt.

  3. Optional: Gruppieren Sie die Ergebnisse nach den verschiedenen Spalten, bevor Sie die Daten exportieren.

    • Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Spalte, nach der Sie gruppieren möchten.

    • Ziehen Sie die Spalte in den Bereich oberhalb der Spalten. Das Symbol zeigt ein Pluszeichen an, wenn es bereit zum Ablegen ist.

    • Die Daten werden entsprechend der Gruppierung aktualisiert. Sie können weitere Spalten ziehen, um die Gruppierung der Daten zu ändern.

  4. Klicken Sie auf Exportieren nach Excel.

Der Bericht wird in Ihren Download-Ordner heruntergeladen.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."